Лекция на тему: MS Access. Создание запросов

Лекция на тему:

MS Access. Создание запросов

Запросы –служат для выбора записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы применяют для выбора конкретных групп записей, удовлетворяющих заданному условию. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид.

Использование мастера простых запросов.

Согласно своему названию, этот мастер способен создавать только очень простые запросы на выборку данных и используется поэтому в основном обычными пользователями – непрофессионалами.

Простые запросы отличаются от других типов запросов тем, что при их создании:

1        Нельзя добавлять критерии выбора в запрос или определять порядок сортировки запроса

2        Нельзя изменять порядок полей в запросе; поля всегда отображаются в том порядке, в каком они были выбраны в первом окне мастера

3        Если одно или несколько полей являются числовыми, то мастер позволяет создать суммарный запрос, представляющий сумму, среднее, минимальное или максимальное значение цифрового поля (полей). В набор результатов запроса можно включить также подсчет количества записей.

4        Если одно или несколько полей имеют тип Date/Time, то можно задать итоговый запрос, осуществляющий группирование данных по диапазону – дню, месяцу, кварталу, году.

Использование конструктора запросов.

Возможности мастера простого запроса достаточно ограничены. Лучший подход состоит в том, чтобы использовать графическое окно конструктора запроса, называемое также бланком запроса. Это одно из наиболее мощных средств Access.

Добавляя и удаляя таблицы в верхней части бланка, перемещая необходимые для выборки поля в нижнюю часть, изменяя, если необходимо, связи между таблицами, мы фактически формируем текст запроса на языке SQL.

Нажав кнопку Запуск , мы увидим результат выполнения сформированного запроса.

Типы запросов.

В Access возможно создание 4-х основных типов запросов:

1.     Запросы на выборку - извлекают данные из одной или нескольких таблиц.

2.     Перекрестные запросы - суммируют данные из одной или нескольких таблиц БД в форме электронной таблицы. Эти запросы полезны для анализа данных и создания графиков и диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей многих записей.

3.     Запросы на изменение - эти запросы создают новые таблицы базы данных или вносят в таблицы значительные изменения. Такие запросы позволяют добавлять в таблицу новые записи или удалять их, вносить изменения в записи с помощью выражений, встроенных в конструкцию запроса.

4.     Запросы с параметрами – повторно применяют существующие запросы, внося незначительные изменения в их условия отбора. После выполнения запроса с параметрами Access отображает диалоговое окно, предлагающее пользователю внести новое условие отбора. Функции запросов с параметрами можно добавить к остальным 3-м типам запросов.

Оптимизация запросов.

1        Задание точных критериев позволяет минимизировать число строк, пересылаемых через сеть. Например, можно выбирать заказы только текущего месяца. Можно создать отдельные запросы «последний месяц», «этот квартал», «последний квартал» для пользователей, нуждающихся в «исторических» данных.

2        В первоначальный запрос целесообразно включать только те поля, которые необходимы для представления самых основных сведений.

3        Не следует включать в первоначальные запросы поля типа OLE Object и MEMO.