ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ: Понятие о бухгалтерских документах. Требования к содержанию и оформлению документов

ЛЕКЦИЯ НА ТЕМУ:

Понятие о бухгалтерских документах. Требования к содержанию и  оформлению  документов.

Основой  синтетического и аналитического учета является первичный учет. От его точности и своевременности зависит качество учетных показателей, необходимых для контроля и управления хозяйственной деятельностью предприятия.

         Для отражения в учете любой хозяйственной операции, используются соответственно оформленные первичные документы ( основа первичного учета), которые являются письменным подтверждением ( доказательством):

-       Факт совершения хозяйственной операции ( или права собственности на ее совершение);

-       Ее законности;

-       Хозяйственной  целесообразности;

Информация на предприятии первоначально отражается в первичных документах, а затем обобщается в  учетных регистрах.

Документация, как один из основополагающих  элементов метода  бухгалтерского учета, представляет собой  способ  сплошного и беспрерывного  наблюдения за осуществляемыми на предприятии хозяйственными операциями и их первичной  фиксации в специальных носителях информации ( документах).

         Документирование  - это процесс оформления производственных, финансовых и хозяйственных операций соответствующими документами – на основе наблюдения, восприятия факта совершения операций, измерения ее показателей ( натуральных, трудовых, денежных) и фиксации в первичных документах.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранение первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями, их объединениями и хозрасчетными  организациями ( кроме банков) независимо от форм собственности учреждения и организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета определяется Положением о документальном обеспечении  записей в бухгалтерском учете, утв. Приказом Министерства финансов Украины № 88 от 24.05.1995г.

Первичный документ – это письменное свидетельство, фиксирующее и подтверждающее хозяйственную операцию, включая распоряжение (разрешение ) администрации или собственника предприятия на ее осуществление.

Бухгалтерский документ- это документ, который содержит информацию о хозяйственной операции и является юридическим доказательством ее совершения.

Выписываются первичные документы на самых различных участках деятельности предприятия. Составляются в момент осуществления хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения, содержать полные и достоверные данные. Составляется в бумажном виде.

 Они могут быть :

-         кассовые и банковские;

-         товарные и расчетные;

-         приходные и расходные;

-         первичные и сводные

На основании первичных документов можно судить о том, какая операция была совершена,  кто принимал участие в ее совершении,  кто дал распоряжение (право) на ее совершение( распорядительные подписи руководители и главного бухгалтера или др. должностных лиц имеющих право первой и второй подписи).

Документы имеют большое значение в управлении деятельностью предприятия, в контроле над выполнением тех основных задач, которые стоят в настоящее время перед бухгалтерским, финансовым, управленческим, налоговым и статистическим видами учета.

Особенно велико значение документов для  предварительного и последующего контроля за  законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляют руководящие работники предприятия: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом.

Последующий контроль  осуществляют работники бухгалтерии при приеме и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов.

  Огромное значение имеют документы в обеспечении контроля над сохранностью имущества предприятия, рационального  его использования.

Документы имеют и правовое ( юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а поэтому используются в качестве источника доказательства при разрешении в суде хозяйственных споров, при проведении судебно – бухгалтерской экспертизы и ревизий. Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если они составлены   своевременно и правильно оформлены.

Требования к содержанию, составлению и оформлению документов.

Бухгалтерские документы должны составляться, заполняться на бланках типовых, стандартных, унифицированных форм( документы, утвержденные Госкомстатом Украины, являются обязательными для применения всеми предприятиями независимо от организационно – правовой формы). В настоящее время  применяются утвержденные  приказами Министерства  статистики Украины типовые формы первичной учетной документации по учету  основных средств, сырья и материалов, по учету начисления и выплаты заработной платы, кассовых и банковских операций и др. Транспортные документы ( товарно – транспортная накладная) утверждаются  приказами Мнтранса Украины.

Каждый документ имеет свою определенную форму и содержит определенные показатели, которые уже напечатаны типографическим способом или требуют дополнительного заполнения. Иногда документы могут иметь произвольную форму. Но в любом случае они должны содержать обязательные реквизиты.

Обязательные сведения, приведенные в документе, без которых он не имеет юридической силы  называются его реквизитами.

Существуют  обязательные реквизиты, которые должны быть заполнены в каждом документе и есть дополнительные реквизиты, которые в одних ситуациях заполняются, а в других – нет.

К обязательным реквизитам относятся:

-         название документа (формы), его номер, код формы ( если это бланк установленной типовой формы);

-         название предприятия (учреждения), от имени которого составлен документ;

-         содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;

-         должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции, и составление первичного документа ( иногда необходимо указывать адреса сторон, участвующих в хозяйственной операции);

-         дата ( число, месяц, год ) и место составления документа;

Документ без подписей ответственных лиц к исполнению не принимается.

                     Дополнительные реквизиты:

-         идентификационный код предприятия из  Государственного реестра (ЕГРПОУ);

-         основание для осуществления хозяйственной операции ( договор, контракт, приказ, распоряжение, акт и др., с указанием их номера и даты подписания);

-         данные о документах, удостоверяющие личность получателя и пр.

Документ  может быть  подписан лично, с применением факсимиле, штампа  и пр.

Однако, следует обратить внимание, что в случаях, если речь идет о документах : расчетных, расчетных чеков, доверенностях , оформление кассовых документов, письменные сделки, то в этих случаях недопустимо применение факсимиле.

Основные правила заполнения документов.

Документы должны заполняться чисто ( без подчисток и помарок), четко, ясно, аккуратно, чернилами  или пастой темного цвета, на пишущих машинках или других средствах оргтехники. Карандашом или цветными чернилами записи выполнять запрещено.

Все необходимые реквизиты, как обязательные, так и дополнительные должны быть заполнены. Свободные строки по правилам  прочеркиваются.

В кассовых и банковских документах сумма обязательно должна быть указана прописью ( гривны - прописью, копейки цифрами; запятой гривны (прописью) и копейки( цифрами) не отделять)  . В кассовых документах указание суммы требуется начинать с начала строки и с большой буквы.

В товарных документах, которыми оформляется отпуск или получение материальных ценностей в обязательном порядке прописью должна быть указана итоговая сумма « Всего к оплате на сумму»,  « Всего получено товаров на сумму ( прописью)».

Даты:

11.12.02              - нельзя писать!

                   Нужно писать:

                   11 декабря 2002г.

                  Суммы цифрами:

                   Нужно писать:          435,26  или 435,00 грн.

                   Нельзя писать:            435.24 или 435 или 435-24 грн.

Если при выписке документа была допущена ошибка , то можно выписать документ на новом бланке, а испорченный уничтожить. Если же это невозможно, то исправление производится так:

-         неправильный текст или сумма зачеркиваются одной тонкой линией, так, чтобы можно было прочитать написанное ранее.

-         Сверху или сбоку пишется правильный текст( сумма) и на полях документа или на свободном месте, делается оговорка- « исправлено», ставится  дата и подпись лица.

В кассовых и банковских документах никакие  исправления, даже оговорки не разрешаются (за исключением кассовой книги, в ней допущенную ошибку можно исправить, но исправление ошибки должно быть оговорено подписью главного бухгалтера и кассира,. Можно подстраховаться еще и печатью).

В документах строгой отчетности (  это документы, которые связаны с оформлением денежных операций ( денежные чеки, доверенности, векселя, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и др.) и составляются на бланках с  водяными знаками. Учет их ведется поштучно, списание использованных оформляется актами. В приказе об учетной политике  предприятия обязательно должен быть перечень  применяемых видов бланков  строгой отчетности и указаны работники ( должности), ответственные за их хранение) никакие исправления не допускаются. Необходимо выписать новый документ, а испорченный списать по акту.

Язык документа – украинский, но  наряду с украинским может применяться  другой язык – в порядке, определенном ст. 3 и ст.11 Закона « О языках в Украине» ( № 8312 – XI от 28.10.89г.).

Ответственность за своевременное и качественное составление документа, передачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в БУ, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, составившие и подписавшие эти документы.