Методы автоматизации офиса

 Методы автоматизации офиса

Основными фазами жизни информации в офисе являются¹:

·        ввод информации в систему;

·        хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;

·        коллективная работа с документами;

·        вывод информации из системы.

Способы ввода информации в систему

1.       Сканирование документов.

В системах первого поколения графические образы введенных до- кументов идентифицируются с помощью ключевых слов для последую- щего поиска необходимой информации (например, система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического

¹ Артемьев В. ЦБ РФ. www.citforum.ru : Методы и средства автоматизации учрежден- ческой деятельности. Материалы конференции «Офисные информационные систе- мы 96».

распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ «переводится» в символьный текст, а затем следует исправление ошибок распознавания.

2.       Ввод при помощи электронных форм.

Форма – это структурированный документ с незаполненными областями, в которые вводятся данные. Пользователь может создать форму и заполнить ее на бумаге или в приложении. В Microsoft Office можно создать формы, просматриваемые и заполняемые пользователями в Microsoft Word, Excel или Access. Этот вид форм можно пересылать по- средством электронной почты или по сети. При создании таких форм можно использовать текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки.

Электронные формы используются при массовом ручном вводе од- нотипных документов. Они обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления.

К преимуществам относятся также автоматическая проверка вве- денных данных (например, табельного номера сотрудника), обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса) и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы. Импорт файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты).

Скачано с www.znanio.ru