Методы и способы документирования

Практическое занятие 2.3. Методы и способы документирования

1.      Кодирование информации

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации, обмен которой в социальной коммуникации осуществляется в знаковой форме. В процессе документирования происходит преобразование социальной информации из одной знаковой формы в другую, то есть кодирование информации, без которого невозможна реализация основных функций документа - функций закрепления и передачи информации в пространстве и времени.

 

Кодирование информации — это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.

 

Основными атрибутами кодирования являются код, язык, знак, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

 

Код -- это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

 

Язык -- это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

 

Знак -- это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

 

Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные черты:

 

Код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться.

 

Кодов существует гораздо больше, чем материальных носителей. Различают следующие виды кодов: алфавитный - система букв, цифровой - система цифр, алфавитно-цифровой -- смешанная система алфавитных и цифровых кодов, рельефно-точечный -- система выпуклых точек (шифр Брайля), матричный -- система углублений или отверстий и другие.

2.      Понятие о языках

Выбор кода зависит от материального носителя. Бумажным материальным носителям соответствуют различные варианты графического изображения кодов.

 

Информация не зависит от выбранного кода.

 

Понятие о языках

 

Языки -- это языковые системы, в которых из знаков (букв, цифр, условных обозначений) при помощи грамматических правил строятся осмысленные лексические единицы и предложения.

 

Особенности языка проявляются в том, что он социален и свидетельствует о способности человека создавать систему дифференцированных знаков, соответствующих дифференцированным понятиям. Одно и то же сообщение, построенное на основе некоего данного языка, может транслироваться разными средствами.

 

Язык -- это единство обозначаемого (предмет, мысли) и означающего (буквы, изображения, звуки).

 

За время существования цивилизации человечество выработало множество языков, которые принято делить на естественные (или натуральные) и искусственные (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе). Соответственно различают коды и знаки как естественных, так и искусственных языков.

 

Естественный язык отличается от искусственного тем, что его языковые знаки возникают стихийно, а искусственные знаки создаются преднамеренно.

 

Каждое слово здесь не более чем условный знак, которым люди договорились обозначать то или иное понятие, предмет. С естественным языком связан код письма, появление которого вызвало возникновение текстового документа, в частности книги.

 

Понятие о знаках

 

Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость -- один из основных его признаков.

 

Документ -- это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т. п. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.

 

В документоведении знак -- материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний). Знак является своеобразным «атомом» социальной информации. Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.

 

Знак обладает следующими основными свойствами: имеет материальное выражение; обладает значением; информирует о чем-то отличном от него; используется для передачи информации; функционирует в определенной знаковой ситуации.

 

Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Пока знаки не поняты (не расшифрованы) реципиентом, сообщение не может быть воспринято, а значит, документ не может выполнить свою сущностную функцию -- быть источником информации и средством коммуникации.

3.      Знаковый метод фиксирования информации (семиотика, лингвистика, документоведение)

Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т.д. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.

 

Знаковые системы, как уже говорилось, могут быть естественными (естественные, или натуральные языки) и искусственными (машинные, нформационные языки, языки-посредники при машинном переводе).

 

В широком смысле знак - это любое физическое явление, имеющее общепринятую или субъективную интерпретацию, которая обычно зависит от окружающей среды.

 

В документоведении знак - материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний). Знак является своеобразным "атомом" социальной информации. Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.

 

Знак обладает следующими основными свойствами:

 

· имеет материальное выражение;

 

· обладает значением;

 

· информирует о чем-то отличном от него;

 

· используется для передачи информации;

 

· функционирует в определенной знаковой ситуации.

 

· Знак имеет внешнюю и внутреннюю структурные стороны.

 

Внешняя сторона - это материальная оболочка знака. Предмет, который выступает в роли знака, обязательно обладает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, способным фиксировать и передавать информацию в пространстве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Документоведение связано лишь с фиксированными знаками, полученными письменным или иным способом.

 

Внутренняя сторона знака - это его значение. Этим он отличается от других материальных знаков.

 

Между знаком и обозначаемым предметом, как правило, нет сходства. Связь между знаком и предметом осуществляет человек. Люди в большинстве случаев условливаются в применении тех или иных знаков и знаковых систем. Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Поэтому значения знаков должны быть понятны всем участникам коммуникационного процесса. Пока знаки не поняты (не расшифрованы) реципиентом, сообщение не может быть воспринято, а значит, документ не может выполнить свою сущностную функцию - быть источником информации и средством коммуникации. Знак существует в определенной знаковой системе. Будучи извлеченным из нее, он может потерять или поменять свое значение.

 

Для документоведения особый интерес представляет классификация знаков.

 

Классификация знаков - это их группировка по определенным признакам.

 

Существует множество классификаций знаков, разработанных в семиотике - науке, изучающей общие свойства знаков, их систем и ситуаций в человеческом обществе. Но наиболее приемлемой для документоведения является группировка знаков по характеру происхождения и форме существования, разработанная С.Г. Кулешовым и А.В. Соколовым. Она изображена на схеме №6.1.

Различают знаки языковые и неязыковые.

 

Знак языковой - единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов или явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте. Знак языковой двусторонен, он состоит из обозначающего и обозначаемого.

 

Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми (символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники).

 

Чаще всего среди неязыковых знаков используются знаки-изображения существующих или условных объектов, содержащие их схематичное обозначение. Они делятся на знаки -"пикчеры", эмблемные и вещественные.

 

Знаки - "пикчеры" (англ, picture - картина, рисунок, кинофильм, кадр фильма) - это произведения живописи, в том числе графики, художественной вышивки, художественной резьбы по дереву, металлу, фотографии (включая кинофильмы). Их принято называть иконическими (т.е. знаками-изображениями).

 

Эмблемные знаки - разнообразная эмблематика (военная, спортивная, торгово-фирменная, геральдическая, мифологическая, дорожная и т.д.).

 

Знаки вещественные (трехмерные) - это скульптура, макеты, модели выставок, музеев и т.д. Среди них - разнообразная (в большинстве - обрядовая) вещественная символика, означающая разные понятия (хлеб и соль - знак приветствия и дружбы, кольцо на четвертом пальце - человек женат). Функция и значение знака придаются отдельным предметам в конкретной ситуации (хлеб на столе вне обряда встречи дорогих гостей не фиксирует никакой социальной информации).

 

Форма знака-символа может быть различной. Одни из них подобны изображаемому, другие носят целевой характер и не похожи на отображенный предмет или явление. Первые создаются путем более или менее точного копирования реальных объектов или явлений. Они несут иконические неязыковые знаки, подобные по форме обозначаемым объектам (рисунки, фотографии, кинофильмы, диапозитивы, видеофильмы). В отличие от иконического, знак-символ не обязан иметь сходства с тем предметом или явлением, которое он обозначает. Для того чтобы понять (расшифровать) информацию, человек должен заранее заучить значение знака. К документам, использующим языковые знаки относятся вербальные (словесные) документы (книги, брошюры, журналы, газеты, бюллетени и т.д.) и идеографические документы (географические карты, ноты, чертежи).

 

Письмо - знаковая система фиксации речи, позволяющая с помощью начертательных (графических) элементов передавать речевую информацию на расстоянии и закреплять ее во времени.

 

Знаковая система обладает определенными свойствами:

 

· знаки связаны в ней между собой определенными правилами грамматики;

 

· новые знаки вводятся в систему не произвольно, а на основе правил;

 

· значение знака в системе зависит не только от него самого, а от его места в системе;

 

· система состоит из конечного (хотя и не всегда постоянного) числа элементов (знаков), из которых может быть составлен словарь;

 

· осуществим перевод (замена) одной знаковой системы на другую;

 

· знаки фиксируются одним или несколькими способами.

 

Система письма характеризуется постоянным составом знаков, причем каждый знак передает либо целое слово, либо последовательность звуков, либо отдельный звук речи. Система письма тесно связана с письменностью.

 

Письменность - совокупность письменных приемов фиксирования и передачи информации, включающих понятие графики, алфавита и орфографии какого-либо языка или группы языков, объединенных одной системой письма или одним алфавитом. В этом смысле можно говорить о русской, английской, арабской письменности и т.д.

 

Первоначально для передачи информации использовали простые знаки письма: рисуночное, пиктографическое письмо, биржи, зарубки, вампумы, кипу и т.д.

 

Вампумы ( индийское wampum, сокр. от wampumpead - нити с нанизанными на них раковинами) - разновидность так называемого предметного письма у северо-американских индейцев (ирокезов, гуранов и др.). Представляет собой пояс, сплетенный из нитей, унизанных раковинами. Количество, цвет и взаиморасположение раковин имеют символическое значение. Иногда на вампумы наносились рисунки, уточняющие содержание, часто они выполняли функцию денег.

 

Кипу - комбинации узлов и сплетений шнуров.

 

Первоначальной формой письма было рисуночное письмо, которым пользовался доисторический человек.

 

Рисуночное письмо передавало более или менее схематичными рисунками конкретные предметы. Из рисуночного кода примерно в середине IV в. до н.э. развилось пиктографическое письмо.

 

Пиктография (лат. pictus - рисованный, живописный, греч. grapho - пишу) - древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только предметы, но и действия, события, т.е. целое сообщение. Для пиктографии не нужен алфавит, т.е. набор определенных знаков, необходимо только изображать предметы и ситуации (например, человека, лодку, охоту и т.д.). "Читающий" пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения (как, например, в буквенном письме), он должен лишь правильно опознать изображения. Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере - изображение уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности.

 

Поскольку посредством пиктографического письма нельзя выразить абстрактные понятия и мысли, на более высоком уровне развития общества возникла потребность в новом типе письма - идеографическом. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в "знак-идею" (идеограмму). В этом случае он означает уже не сам изображаемый конкретный предмет, а ассоциируемое с ним обобщенное понятие. Например, круг с расходящимися лучами означает уже не "солнце", а "жару", "тепло", "горячий" или "теплый". Старец, опирающийся на палку, означает старость и т.п.

 

Разновидностью идеографического является иероглифическое письмо, используемое с конца IV в. до н.э. Иероглиф - условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин "иероглифический" применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II в. до н.э.) и современного китайского и японского письма, знаки не клинописной, а изобразительной разновидности хеттского письма (II-I в. до н.э.) и т.д. Знак в идеографическом письме превращается в образ-символ. Он становится более обобщенным, схематичным. Образ-символ - это переходная ступень от безусловного изображения к условному знаку. Однако знаки идеографического письма - идеограммы, иероглифы - не могли служить для графического изображения звуков речи.

 

Способ обозначения звуков речи с помощью графических знаков впервые был изобретен уже в III в. до н.э. шумерами, создавшими самую древнюю из земных цивилизаций. Хотя шумерское письмо, как и древнеегипетское, находилось на переходной стадии от словесного к слоговому, первый шаг к графическому изображению речи был уже сделан. Прошло несколько столетий, прежде чем античные греки, отталкиваясь от открытого шумерами и развитого семитами слогового письма, научились разлагать слова на фонемы, записывать звучащую речь с помощью букв, объединенных в систему алфавита.

 

Следующим важным шагом явилось фонетическое письмо, в котором язык нашел для себя адекватное графическое выражение. Фонетическое письмо можно считать самым точным изображением речи. Развитие фонетического письма делится на два этапа.

 

Первый - это буквенно-слоговое письмо - клинописное, возникшее на рубеже IV-III в. до н.э.

 

Второй - алфавитное письмо (II в. до н.э.), в котором каждой графеме (букве) соответствует или первоначально соответствовала фонема (звук). Буква - графический знак или литера. Совокупность букв, принятых в данной письменности и расположенных в определенном порядке, называют азбукой (по первым славянским буквам - аз и буки).

 

Возникшее на базе греческого, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма. В XII-XIII вв. славяне также заимствовали греческое письмо. С конца IX в. существовало два письма - глаголица и кириллица, отличающиеся формой букв. Затем в X-XI вв. в Киевской Руси кириллица вытесняет глаголицу. В XVIII в. появляется скоропись, а в XIX-начале XX в. - гражданское письмо, или гражданский шрифт, т.е. современное письмо. Шрифт - гражданская форма знаков определенной системы письма. В зависимости от техники исполнения различают рукописный, рисованный, гравированный, наборный шрифт. Алфавитное письмо часто называют словесным или вербальным.

 

Письменное документирование является высшей формой развития коммуникационной системы "язык". Именно письменный документ стал основой для формирования такого сложного и многогранного документа как книга.

4.      Понятие о знаках (классификация знаков, знаки письма)

Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость — один из основных его признаков.

 

Документ — это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверстий, точек, линий, цифр и т.п. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятия информации, степень использования документов, компактность их хранения.

 

Изучением знаков занимается семиотика. Семиотика (от греч. semeion — знак, признак) — наука, изучающая общие свойства знаков, их систем и ситуаций в человеческом обществе.

 

Семиотика изучается на трех различных уровнях:

 

1) синтактика,

 

2) семантика,

 

3) прагматика.

 

Синтактика рассматривает способы сочетания знаков, ведущих в конечном результате к формированию текстов.

 

Семантика анализирует понятия значения и смысла. Знак не только обозначает какой-либо предмет или явление, но имеет и свое смысловое (содержательное), и экспрессивное (выразительное) значение.

 

Прагматика занимается отношением «человек — знак».

 

Знаковые системы, как уже говорилось, могут быть естественными (естественные, или натуральные языки) и искусственными (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе).

 

Семиотика тесно связана с лингвистикой. Лингвистика — наука о языке, которая позволяет ответить на вопросы — что есть слово, что есть предложение. Она изучает язык как систему взаимосвязанных знаков.

 

Классиками семиотической науки являются американский ученый Чарльз Сандерс Пирс (1839—1914) и швейцарский лингвист Ф. де Соссюр (1857—1913). В нашей стране внимание к семиотике возникло в 60—70-е годы (Ю.М. Лотман, А.М. Кондратов). Для документоведения особый интерес представляет классификация знаков, предложенная А.В. Соколовым и С.Г. Кулешовым.

 

В широком смысле знак — это любое физическое явление, имеющее общепринятую или субъективную интерпретацию, которая обычно зависит от окружающей среды.

 

В документоведении знак — материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний). Знак является своеобразным «атомом с социальной информации». Сообщение может состоять из одного или совокупности знаков. Но сообщения менее одного знака быть не может, ибо оно не будет иметь содержания.

 

Знак обладает следующими основными свойствами:

 

1) имеет материальное выражение;

 

2) обладает значением;

 

3) информирует о чем-то отличном от него;

 

4) используется для передачи информации;

 

5) функционирует в определенной знаковой ситуации.

 

Знак имеет внешнюю и внутреннюю структурные стороны. Внешняясторона — это материальная оболочка знака. Предмет, который выступает в роли знака, обязательно обладает определенной формой, чтобы быть воспринимаемым, способным фиксировать и передавать информацию в пространстве и времени. Жест, свет светофора, морской флажный код, звук речи не могут служить знаками для документа. Документоведение связано лишь с фиксированными знаками, полученными письменным или иным способом. Внутренняя сторона знака — это его значение. Этим он отличается от других материальных знаков.

 

Между знаком и обозначаемым предметом, как правило, нет сходства. Связь между знаком и предметом осуществляет человек. Люди в боль-шинстве случаев условливаются в применении тех или иных знаков и знаковых систем. Знак используется для передачи и хранения информации, служит средством коммуникации. Поэтому значения знаков должны быть понятны всем участникам коммуникационного процесса. Пока знаки не поняты (не расшифрованы) реципиентом, сообщение не может быть воспринято, а значит, документ не может выполнить свою сущностную функцию — быть источником информации и средством коммуникации.

 

Знак существует в определенной знаковой системе. Будучи извлеченным из нее, он может потерять или поменять свое значение.

 

 

 

4.2. Классификация знаков

 

 

 

Классификация знаков — это их группировка по определенным признакам.

 

Существует множество классификаций знаков, разработанных в семиотике.

 

Ч.С. Пирс выделил знаки-копии, знаки-признаки и знаки-символы. Знаки-копии — это воспроизведения, репродукции, более или менее сходные с обозначаемым (таковы фотографии, фильмы, картины, знаки пиктографической письменности). Знаки-признаки связаны с обозначаемыми предметами, как действие со своими причинами (то, что иначе называют симптомами, приметами и т.д.). Знаки-символы в силу заключенного в них наглядного образа используются для выражения некоторого, часто весьма значительного и отвлеченного содержания (например, изображение древнегреческой театральной маски как символ современного театра). Слово «символ» употребляется и просто в смысле «знак».

5. Документ как знаковая система

Документ представляет собой знаковую систему, т. е. материальный посредник, служащий обмену семантической информацией между двумя другими материальными системами. Например, между автором и реально существующим миром или автором (коммуникантом) и читателем (реципиентом) используется совокупность визуально (а также на слух, путем осязания) воспринимаемых шрифтовых, графических или иных знаков, воспроизведенных на листовом (карточном или ином) материале рукописным, полиграфическим, электронным или другим способом.

 

К свойствам документа как знаковой системы отнесены:

 

1) особенности формы знаков, в которых воплощается информация; 2) способы нанесения (фиксирования) знаков; 3) способы восприятия знаков.

 

Знаковая система обладает определенными свойствами:

 

1) знаки связаны в ней между собой определенными правилами грамматики; 2) новые знаки вводятся в систему не произвольно, а на основе правил; 3) значение знака в системе зависит не только от него самого, а от его места в системе; 4) система состоит из конечного (хотя и не всегда постоянного) числа элементов (знаков), из которых может быть составлен словарь; 5) осуществим перевод (замена) одной знаковой системы на другую; 6) знаки фиксируются одним или несколькими способами.

 

В частности, нотная запись (которая не тождественна музыке) имеет свои особенности. В каждой системе нотной записи (в скрипичном, басовом ключе, ключах «до», цифровой системе, крюковом письме) существуют свои правила. Нотные знаки могут вводиться только на основе существующих правил (как в нотной записи — ноты на добавочных местах). Значение ноты определяется в зависимости от места в системе (в скрипичном ключе на первой линейке означает «ми» первой октавы, в басовом — «соль» большой октавы). Число нотных знаков ограничено, возможно составление «словаря» (этим занимается нотная грамота). Можно перевести знаменное (крюковое) письмо в нотную запись, а нотную запись — в цифровую; написанное в басовом ключе обозначить в скрипичном и наоборот. Нотная запись может быть осуществлена от руки, машинописным, полиграфическим или другим способом.

 

Знаковостью обладает не только информационная, но и материальная составляющая документа, его вещественная основа и конструктивная форма. Взятый в перспективе семиотики, документ — это не просто «упаковка» для той или иной идеи, а значащий предмет. Пока книга лежит на складе, она безгласна, но стоит взять ее в руки или посмотреть на нее на библиотечной полке, как она начинает посылать сигналы, знаки, информацию, сообщает, кто ее создал, каков ее внешний вид. Информативность (знаковость) документа во многом определяется его дизайном, структурой и содержанием научно-справочного аппарата, иллюстрированным сопровождением или иллюстративной интерпретацией текста.

 

Общий стиль издания, его дизайн: формат, бумага, композиция элементов, выразительные средства набора, умело подобранная шрифтовая гарнитура — прямо или косвенно расширяют его информативность, действуя на подсознание, формируют определенный образ времени, в который вписывается текст произведения, в определенном ключе режиссируют его восприятие. Информационная роль всех этих как будто бы внешних элементов, формирующих издание, особенно увеличивается, когда приходится иметь дело с изданиями прошлых веков и даже десятилетий.

 

Главной семиотической знаковой подсистемой документа является текст. Именно от формы и способа записи текста зависит уровень информативности документа, отнесение к тому или иному виду, типу, разновидности. Его расположение, шрифтовое оформление, связь с дополнительными текстами, научно-справочным аппаратом — также формируют образ документа.

 

Иллюстрации — тоже знаковая подсистема, важнейшее средство расширения информативности издания. В рукописных книгах они служили изобразительным комментарием, ибо иллюстратор был читателем и давал свою трактовку прочитанного. Иллюстративная интерпретация текста может иметь различную информационную окраску: историко-бытовую, социальную, стилевую, философскую, психологическую, но она в любом случае информативно и активно участвует в создании образа книги.

 

Информативность определенного экземпляра документа во многом зависит от истории его бытования и формируется «следами», которые оставили на нем время и владельцы. Владельческие переплеты, экслибрисы, ярлыки книжных магазинов и аукционов, штампы библиотек, в которых хранился экземпляр; дарственные и владельческие надписи, автографы, маргинальные записи, заметки на внешних листах и в колофоне иногда создают уникальную ауру не только экземпляра, но и владельца, эпохи, культуры, обладающую огромной информационной ценностью.

 

Информационная ценность экземпляра может значительно возрастать и приобретать иную окраску в специально подобранной коллекции, библиотечном или справочно-информационном фонде, в фонде редких книг, переводов и т. п.

 

6. Способы и средства записи информации

Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механическую, магнитную, оптическую, фотографическую и электростатическую), а также системы воспроизведения информации (ручную, полиграфическую, механическую, магнитную, оптическую, электростатическую), и системы стирания информации (ручную, магнитную, оптическую и тепловую). В зависимости от способа фиксирования информации различают рукописный, механический, магнитный, оптический, фотографический, электростатический документы.

 

Первым способом фиксирования информации является ручной способ - нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными книгами. Рукописная книга написана от руки с нарисованными вручную иллюстрациями.

 

С изобретением пишущей машинки и началом ее промышленного производства (1867г.) появилась машинопись как способ текстового фиксирования. Она вытеснила ручной способ и используется для создания и копирования документов. Документ, отпечатанный на пишущей машинке, считается рукописью, или машинописной рукописью. В настоящее время большинство архивных, деловых, неопубликованных документов выполнены машинописным способом на пишущих машинках или ЭВМ.

 

Потребность в более широком распространении информации нашла свое выражение в механизированном размножении фиксированных сообщений. Новый технологический прием фиксации и размножения письменного документа осуществлялся посредством печатного станка, а затем и других средств полиграфии. С появлением в 40-х годах XV в. типографий началась эпоха книгопечатания - печати с наборной формы, инструмента для стандартной отливки литер, типографского сплава и краски, печатного пресса. Переход к тиражному размножению книг был качественным скачком в истории книжного дела и всей мировой культуры. Благодаря появлению полиграфии - отрасли техники, специализированной на множественном воспроизведении текста и изображений, возникла печатная продукция. Печатный документ изготовлен при помощи полиграфических или других средств массового размножения документов. Произведения печати - изделия полиграфического производства, полученные печатанием или тиснением. На печатном документе запись информации производится преимущественно путем нанесения красочного слоя на его поверхность, а также тиснением и выдавливанием знаков шрифта Брайля. Вторая разновидность печатных документов - это те, которые получены с помощью копировально-множительной техники. К процессам оперативного размножения документов относятся офсетная, трафаретная, гектографическая печать. Текст на оттисках получается путем переноса краски с печатной формы на материал оттиска (бумагу, картон). Благодаря полиграфии появились такие виды печатной продукции, как книги, брошюры, журналы, газеты, плакаты и малые печатные формы - листовки, билеты, открытки, этикетки, бланки, буклеты и т.д.

 

В 1740 г. впервые была применена механическая запись информации для составления перфокарт, а с 1888 г. - для фиксации звука на грампластинках. Механическая запись производится с помощью изменения физического состояния поверхности или структуры носителя. Различают термопластическую - осуществляемую путем нагревания носителя записи; поперечную - при которой направление колебаний резца параллельно к поверхности носителя записи; глубокую - при которой направление колебаний резца перпендикулярно к поверхности носителя записи (грампластинка, фонограмма, перфокарта).

 

Потребность в оперативной передаче информации и надежном ее хранении привела к возникновению фотографии, звукозаписи и т.д., а также к использованию телеграфа, фототелеграфа, факса и т.д. Так появились новые, более совершенные формы фиксирования и передачи информации. Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность фотографический процесс, названный дагерротипией. Фотографическая запись - оптическая, осуществляемая при помощи фотографического процесса изменением оптической плотности носителя записи соответственно сигналам записываемой информации. Разновидностью фотографической записи является электронно-фотографическая запись, осуществляемая электронным пучком. В 1870 г. на практике проверяется возможность многократного уменьшения и воспроизведения текстов. Это послужило толчком к развитию микро-фильмирования на базе фотографии. К фотографическим носителям информации относятся: фотографии, диафильмы, диапозитивы, кино-, микрофильмы, апертурные карты. В 1960-е годы бурное развитие получает телефаксовая связь. Наряду с рулонным микрофильмом появляются его разновидности: в отрезке, апертурная карта и дискета. Применение голографии и растровой фотографии привело к возникновению голограмм.

 

В 1895 г. изобретен кинематограф (Франция). На кинодокументе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных на кинопленке изображений.

 

В начале XX в. появилась магнитная запись. Она осуществляется под влиянием магнитного поля путем изменения состояния носителя записи или его отдельных частей при воздействии сигналов записываемой информации. Различают запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую запись.

 

Существует также электромагнитная и магнитооптическая запись. Первыми появились фонодокументы с электрической записью звука.

 

Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись - это запись звука на носителе. Документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, называют фонодокументами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Однако первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было начато в конце 90-х годов XIX в.

 

В 70-е годы XX в. возникла оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации. Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

 

Документы, содержание которых полностью или частично выражено перфорациями, матричной магнитной записью, матричным расположением стилизованных знаков и т.д., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов фиксирования информации, а лишь дополняет их.

 

Постоянное расширение способов записи (фиксирования) информации приводит к возникновению все более сложных нетрадиционных видов документов, которые сочетаются с традиционными документами, рукописными и печатными.

 

В зависимости от характера знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

 

Следует выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации. Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов. В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различным международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.

 

Особого внимания заслуживает техническое документирование, являющееся способом фиксирования технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

 

Музыка, отражающая действительность в звуковых художественных образах, также нуждается в закреплении. Задолго до возникновения каких-либо систем звукозаписи возникло нотное письмо. Осуществляется это при помощи нотного письма. Нотный документ - это запись музыкального произведения условными графическими знаками (нотами), представляющими собой систему - нотную запись.