Обработка и отображение данных БД. Запросы. Формы. Отчеты
Оценка 4.8

Обработка и отображение данных БД. Запросы. Формы. Отчеты

Оценка 4.8
doc
20.11.2021
Обработка и отображение данных БД. Запросы. Формы. Отчеты
2435_obrabotka (2).doc

Обработка и отображение данных БД. Запросы. Формы. Отчеты.

 

Запросы — это объект базы данных, который служит для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных в базе данных

Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE-запросы, SQL-запросы.

QBE-запросы (Query By Example) — запросы, строящиеся с помощью конструктора запросов, представляющего собой графический инструмент для создания запросов по образцу.

SQL-запросы — запросы, строящиеся при помощи унифицированного набора инструкций SQL (Structured Query Language — структурированный язык запросов).

Все запросы делятся на две группы: запросы-выборки, запросы-действия.

Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся следующие.

·                     Запрос к связанным таблицам — позволяет производить выборку данных из связанных таблиц.

·                     Перекрестный запрос — отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выводя результаты их обработки в виде таблиц.

·                     Запрос с параметром — позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса.

·                     Запрос с вычисляемым полем — позволяет рассчитать данные на основе других полей из той же строки запроса.

·                     Запрос с критерием поиска — позволяет производить отбор записей в соответствии с заданным критерием поиска.

·                     Запрос с итогами — производит математические вычисления и выдает результат.

Запросы-действия позволяют модифицировать данные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. К этой группе запросов относятся следующие.

·                     Запросы на создание таблицы создают таблицы на основании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса.

·                     Запросы на добавление записей позволяют добавлять в таблицу записи, создаваемые запросом.

·                     Запросы на обновление изменяют значения существующих полей в соответствии с заданным критерием.

·                     Запросы на удаление удаляют записи из одной или нескольких таблиц одновременно.

В Access можно создавать запросы при помощи Мастера запросов и с помощью Конструктора.

Для создания запросов при помощи Мастера имеются следующие мастера:

·                     Мастер создания простого запроса;

·                     Мастер создания перекрестного запроса;

·                     Мастер создания запросов на поиск повторяющихся записей;

·                     Мастер создания запросов на поиск записей без подчиненных записей.

При создании запроса с помощью Мастера производится пошаговое выполнение действий в диалоговом окне Мастера запросов.

Конструктор запросов позволяет создавать новые и изменять существующие запросы, поэтому он является основным способом при создании запросов QBE.

При создании запросов в режиме Конструктора открывается специальный бланк, называемый бланком запросов по образцу. Этот бланк состоит из двух, областей. В верхней части отображаются структуры таблиц, к которым адресован запрос, а нижняя часть представляет собой таблицу описания запроса, которая имеет 5 основных строк. Количество столбцов в запросе определяется количеством выбранных полей, которые будут использованы в запросе.

Назначение строк в бланке Конструктора запросов:

·                     1-я строка Поле предназначена для ввода имени поля запроса и обозначения поля — источника данных или вычисляемого выражения;

·                     2-я строка Имя таблицы предназначена для задания имени таблицы — источника данных;

·                     3-я строка Сортировка предназначена для указания порядка сортировки в данном поле. Может принимать следующие значения: по возрастанию, по убыванию, отсутствует;

·                     4-я строка Вывод на экран содержит флажок, указывающий на то, будет ли выводиться соответствующее значение поля;

·                     5-я строка Условие отбора содержит критерий, по которому будет происходить отбор записей в результирующую таблицу.

Запросы могут быть созданы на основе одной или нескольких таблиц. Многотабличные запросы позволяют получить информацию из нескольких предварительно связанных между собой таблиц.

 

Форма — это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы позволяют выполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

Работа с формами может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Констриктора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм либо с помощью команды меню Вид.

В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм.

В режиме Конструктора можно производить изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления, разработку.

Виды форм. В Access можно создать формы следующих видов:

·                     форма в столбец или полноэкранная форма;

·                     ленточная форма;

·                     табличная форма;

·                     форма главная/подчиненная;

·                     сводная таблица;

·                     форма-диаграмма.

Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Чаще всего эта форма используется для ввода и редактирования данных.

Ленточная форма служит для отображения полей группы записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.

Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.

Форма главная/подчиненная представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа один-ко-многим.

Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в Access, чтобы использовать его в Access, необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.

Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE-приложением и может быть запущен из Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.

Структуры формы. Любая форма может включать следующие разделы:

·                     заголовок формы — определяет верхнюю часть формы и может содержать текст, графику и другие элементы управления;

·                     верхний колонтитул — раздел отображается только в режиме предварительного просмотра и обычно содержит заголовки столбцов;

·                     область данных — определяет основную часть формы, содержащую поля, полученные из источника данных;

·                     нижний колонтитул — раздел отображается только в режиме предварительного просмотра в нижней части экранной страницы и обычно содержит номер страницы, дату и т. д.;

·                     примечание формы — отображается внизу последней экранной страницы формы.

Форма может содержать все-разделы или некоторые из них.

Как и любой объект базы данных, форма имеет свойства. Значения этих свойств для всей формы, ее разделов или элементов управления задаются в окнах свойств соответствующих объектов. Для отображения на экране окна свойств нужно нажать кнопку Свойства на панели инструментов Конструктор форм.

Окно свойств выделенного объекта содержит следующие вкладки:

·                     Макет — с помощью этих свойств задается макет формы;

·                     Данные — с помощью этих свойств задается источник данных;

·                     События — содержит перечень свойств, связанных с объектом;

·                     Другие — перечень остальных свойств;

·                     Все — перечень всех свойств.

Основные свойства формы:

·                     подпись — позволяет задать название формы, которое будет выводиться в области заголовка;

·                     режим по умолчанию — определяет режим открытия формы (простая, ленточная, табличная формы);

·                     допустимые режимы — свойство, которое определяет, можно ли с помощью команд меню Вид переходить из режима формы в режим конструктора;

·                     свойства полосы прокрутки, область выделения, кнопки перехода, разделительные линии, кнопка оконного меню, размеров окна, кнопка закрытия, кнопка контекстной справки, тип границы — определяют, будут ли выводиться эти элементы в окно формы;

·                     свойства разрешить добавления, разрещить удаления, разрешить изменения — определяют, можно ли пользователю редактировать данные через форму. Эти свойства могут принимать значения Да/Нет;

·                     ввод данных — определяет режим открытия формы и принимает значения Да/Нет. Режим Да — открытие формы только для добавления новых записей. Режим Нет — просмотр существующих записей и добавление новых;

·                     блокировка записей — определяет способы блокировки записей в режиме многопользовательской работы с базой данных.

Для создания форм в Access используются следующие виды.

·                     Автоформа — автоматизированное средство для создания форм трех стандартных типов: в столбец, ленточная, табличная. При этом в форму вставляются все поля источника данных. ,

·                     Мастер форм — программное средство, которое позволяет создавать структуру одного из трех стандартных типов формы в режиме диалога с разработчиком формы. При этом в форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных.

·                     Конструктор форм — позволяет конструировать форму пользователем в окне конструктора форм.

Самым удобным способом создания новой формы является следующая технология: форма создается с использованием автоформы или мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора.

Источником данных формы «являются одна или несколько связанных таблиц и/или запросов.

Элементом управления называют любой, объект фор-. мы или отчета, который служит для вывода данных на экран, оформления или выполнения макрокоманд. Элементы управления могут быть связанными, вычисляемыми или свободными.

Связанный (присоединенный) элемент управления присоединен к полю базовой таблицы или запроса. При вводе значения в связанный элемент управления поле таблицы текущей записи автоматически обновляется. Поле таблицы является источником данных связанного элемента управления.

Вычисляемый элемент управления создается на основе выражений. В выражениях могут использоваться данные полей таблицы или запроса, данные другого элемента управления формы или отчета и функции.

Свободные элементы управления предназначены для вывода на экран данных, линий, прямоугольников и рисунков. Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти.

Все элементы управления могут быть добавлены в форму или отчет с помощью панели инструментов элементов управления, которая появляется при работе с формой или отчетом.

 

Отчет — это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране. Источником данных для отчета может служить таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисляемые поля, например, итоговые суммы.

Ниже приведены виды отчетов.

·                     Одноколонный отчет (в столбец) — длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.

·                     Многоколонный отчет — сездается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.

·                     Табличный отчет — отчет, имеющий табличную форму.

·                     Отчет с группировкой данных и подведением итогов — создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.

·                     Перекрестный отчет — строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.

·                     Составной отчет — отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.

·                     Отчет, полученный слиянием документов с Word (составной документ).

·                     Почтовые наклейки — специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.

·                     Отчет по связанным таблицам — отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один-ко-многим.

Структура отчета. Отчет может состоять из следующих разделов.

·                     Заголовок отчета — отображается только на первой странице и определяет высоту области заголовка отчета, который может содержать текст, графику и другие элементы управления.

·                     Верхний колонтитул — выводится на верху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов.

·                     Заголовок группы — печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

·                     Область данных — предназначена для отображения записей источника данных отчета.

·                     Область примечания группы — отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.

·                     Нижний колонтитул — выводится внизу каждой страницы; содержит, например, номер страницы отчета, дату печати отчета и т. д.

·                     Раздел примечаний — отображается только внизу последней страницы; сюда помещают поля с итоговыми значениями по всем записям, включенным в отчет. Отчет может быть создан при помощи Мастера отчетов или в режиме Конструктора. Обычно используют оба способа. Мастер отчетов позволяет ускорить процесс создания отчета, работа в нем производится в пошаговом режиме в диалоге с пользователем. Доработать созданный мастером отчет можно в режиме Конструктора.

Раздел Область данных может содержать вычисляемые поля, предназначенные для отображения в отчетах значений выражений на основе исходных данных.

В режиме Конструктора доступны такие свойства отчета, как Сортировка и группировка данных, которые расположены на панели инструментов конструктора отчетов и форм. В диалоговом окне Сортировка и группировка можно определить поле или выражение, по которому будут сгруппированы данные, а также сгруппированные данные можно отсортировать по возрастанию или убыванию.


Обработка и отображение данных

Обработка и отображение данных

Форма — это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации

Форма — это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации

Эти свойства могут принимать значения

Эти свойства могут принимать значения

Область примечания группы — отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу

Область примечания группы — отображается после обработки последней записи группы; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу
Скачать файл