Обработка входящих документов

 Обработка входящих документов

Прием и первичная обработка документов осуществляются службой ДОУ в централизованном порядке, в небольших организациях секретарем или специально выделенным работником.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции включает  в себя следующие операции:

1.     Первоначальная обработка поступающей корреспонденции - проверка правильности доставки и целостности вложений. Проверяется адрес документа, количество листов, приложений. При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и составить акт. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

2.     Вскрытие документов - вскрываются все конверты, за  исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, которые сразу передаются по назначению. Конверты, как  правило, уничтожаются, кроме случаев, когда дату отправки и получения документа или адрес корреспондента  можно установить только по конверту.

3.     На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию. В штампе указывается наименование организации, дата поступления, а при необходимости и время (часы и минуты).

4.     Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Эту операцию производят с помощью Перечня нерегистрируемых документов (в каждой организации должен быть свой перечень такой корреспонденции). Документы, подлежащие регистрации, заносят в принятую соответствующую форму регистрации.

При предварительном рассмотрении поступившей корреспонденции работники службы ДОУ руководствуются:

·     Положением об организации и ее структурных подразделениях;

·     должностными инструкциями;

·     номенклатурой дел;

·     примерными схемами движения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ или секретарем-референтом руководителя в следующем порядке:

Документы на имя руководства и без указания конкретного адресата ДОУ предварительного рассматриваются службой ДОУ, а документы в адрес структурных подразделений – передаются непосредственно в структурные подразделения.

После      предварительного      рассмотрения      документы      передаются

(докладываются)  руководителю  (передаются  наиболее  важные  и  срочные из

поступивших документов), остальная корреспонденция распределяется между заместителями (согласно их функциональным обязанностям).

Если к поступившим документам необходимо подобрать дополнительные материалы (контракты, предыдущие письма и т.п.), то их передают вместе с поступившей корреспонденцией.

Передача документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления.

Руководитель, рассматривая документы, пишет резолюцию на них. Резолюция включает в себя следующие элементы: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дата.

Получив от руководителя документы с резолюцией, в службе ДОУ вносятся сведения из резолюции об исполнителях и сроках исполнения документа в журнал входящей корреспонденции или карточку регистрации.

Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки (как правило, в день поступления документа).

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях.

В дальнейшем служба ДОУ ведет контроль исполнения документов, поставленных на контроль, в отведенные сроки (получает информацию, как идет работа по документу, напоминает о сроке исполнения), как исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по данному вопросу.