Общая характеристика и основные виды информационно-справочных документов

Общая характеристика и основные виды информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

протокол, акт, докладная записка, служебная записка, предложение, объяснительная записка, справка, сводка,  заключение; перечень и список, письма, телеграмма, телефонограмма, доклад.

Документы этой системы играют служащую роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документом. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.

Особенность этих документов являются то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю предприятия, от подведомственной организации в вышестоящую.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Существует два вида протоколов: полный и краткий.

Вид протокола выбирается в зависимости от вида заседания или статуса коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Полный протокол (см. приложение к уроку 2 – образец полного протокола).

В вводной части протокола после заголовка приводятся:

1. сведения о председателе и секретаре заседания;

2. сведения о присутствовавших, перечисляются фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), а также приглашенных на заседание, с указанием должностей. Если число присутствовавших больше десяти, то указывается общее количество;

3. повестка дня – краткое содержание документа, она должна содержать оптимальное количество вопросов и устанавливать последовательность их рассмотрения и фамилии основных выступающих (докладчиков) по каждому вопросу. Каждый пункт должен отвечать на вопрос «о чем?», в конце пункта указывается фамилии и должность докладчика, например: О перспективах развития завода. Доклад директора В.Р. Аксакова.

 Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня и строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) – по каждому вопросу отдельно.

В разделе «СЛУШАЛИ» приводится фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается). Например:

1. СЛУШАЛИ:

З.Е. Константинова о принятых мерах ликвидации последствий аварии на стройке.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» и со следующей строки с абзаца указывают должность, инициалы и фамилию каждого выступающего и через тире запись его выступления. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке их выступления. Фамилии задававших вопросы выступающему, ответы на них печатаются с новой строки, например:

В.К. Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

К.П. Лысов – К 8 ч. утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Оно строится по схеме: действие-исполнитель-срок. Например:

РЕШИЛИ:

1.1 Доценту Б.С. Илизарову организовать на кафедре выставку (…) к 11.05.2012.

Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если оно продолжалась несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, например: 21-24.01.2012.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарно года или срока полномочий коллегиального органа.

В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется.

К протоколу подшиваются все представленные на рассмотрение материалы, которые оформляются как приложения, об этом делается запись после первой части протокола: Заседание ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступившего с записью его выступления и получает подпись.

Краткий протокол).

Краткий протокол фиксирует вопросы, которые обсуждались на заседании, фамилии докладчиков и выступавших и принятые решения. Текст краткого протокола не содержит сведений о ходе обсуждения основного доклада, о замечаниях, вопросах, мнениях по поводу доклада.

Такой протокол рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется, доклады и тексты будут предоставлены секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний оперативного характера.

Выписка из протокола (см. приложение к уроку 4 – образец выписки из протокола).

Представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и фамилию председателя и секретаря (без подписи). В конце составляется заверительная надпись.

Деловое письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами (см. приложение к уроку 5 – образец письма).

Существует целый ряд классификаций деловых писем.

По тематическому признаку корреспонденция разделяется на деловую и коммерческую.

Деловые (служебные) письма – письма, оформляющие организационные, экономические, правовые, финансовые и другие виды деятельности организаций (письма - просьба, приглашение, напоминание, подтверждение, отказ, гарантийные, сопроводительные, информационные, рекламные).

Коммерческие письма – составляются при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения (запросы, предложения (оферты), рекламации (претензии) и др.

На основе функционального критерия выделяются:

1. письма, требующие ответа (просьба, требование, обращение, предложение, запрос, представление);

2.письма, не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, рекламное письмо).

По этой классификации письма также делятся на инициативные и ответные.

По структурному признаку письма подразделяются на регламентируемые и нерегламентируемые.

Регламентируемые письма, составляемые по определенному образцу, решают вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных текстов.

Нерегламентируемые письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста (инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-претензии, письма-объявления и др.).

По признаку адресности служебные письма разделяются на обычные и циркулярные. Последние направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных организаций.

Структура текста делового письма – это последовательность расположения его составных частей.

Письмо обычно начинается с обращения: «Уважаемый господин (госпожа) господа». При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр! В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Игорь Михайлович! Подобное обращение обычно используется в письмах к лицам, с которыми установлены тесные партнерские отношения. При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Наиболее рациональна структура текста официального письма, состоящая из двух частей.

В первой части излагаются факты и события, решения вышестоящего учреждения и другие факторы, послужившие основанием для составления документа.

Во второй части содержатся выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

В конце текста перед подписью, необходимо написать: С Уважением, с надеждой на плодотворное сотрудничество и т.п.

Требования к тексту письма следующие: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, одноаспектность, ясность.

Реквизиты формуляра письма:

1. наименование организации;

2. справочные данные об организации;

3. дата, индекс;

4. ссылка на регистрационный номер и дату;

5. адресат;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. отметка о наличии приложения (если они имеются);

9. подпись руководителя;

10. отметка об исполнителе.

Название вида документа в письме не указывается, за исключением гарантийного письма.