Оформление реквизитов документов

 Оформление реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1           - Государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным  законом

«О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. №   2-

ФКЗ (с изм. 09 июля 2002 г., 30 июня 2003 г.).

Схема  расположения  реквизитов  документов  приведена  в  приложениях

1, 2.

Изображение  Государственного  герба  Российской  Федерации  (далее    -

герб)  помещают на верхнем поле бланка или  над серединой строк    реквизита

«Наименование   организации».   Изображение   герба   рекомендуется   делать диаметром не более 17 мм.

Порядок применения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен постановлением Правительства Российской Федерации*

2           - Герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской федерации.

Например:

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом города Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 «О гербе города Москвы» и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование герба города Москвы на бланках документов допускается:

·    органами исполнительной власти города;

·    районными управлениями органов исполнительной власти города;

·    органами власти района – районной управой и др.

Изображение герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

3         - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) - помещают на бланках организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 (с изм. от 24 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11 декабря, 24 декабря 2002 г.).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Изображение эмблемы или товарного знака помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

4                 - код организации - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору  органов  государственной  власти  и  управления  (ОКОГУ)  на

*    Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» (с изм. От 8 июня 2001 г.).

основании    требований    о    ведении    этих    классификаторов    и    других, взаимосвязанных с ними классификаторов.

В бланках документов код организации указывают после справочных данных. На официальных документах, представляемых в государственные органы, проставление кода ОКПО обязательно.

5            – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица – проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

ОГРН проставляется в бланках, после справочных данных, а также обязательно проставляется в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.

6           – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) – проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер также проставляется после справочных данных об организации наряду с кодами ОКПО и ОГРН.

7            – код формы документа – проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД, и проставляется последним из кодов.

8           - наименование организации – являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

При наличии у организации вышестоящей организации ее наименование указывают выше наименования организации автора документа, например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

“М А Т И” - Р О СС И Й С К  И Й Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й Т Е Х Н О Л О Г И Ч Е С К И Й  У Н И В Е Р С И Т Е Т

имени  К. Э.  Ц  И О Л К О В С К О Г О

(МАТИ)

На   документах   акционерных   обществ   указывается   организационно- правовая форма, например:

9             - справочные данные об организации – содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; номера телефаксов, счетов в банке; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

Адрес организации пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725. Данный реквизит проставляется только на бланках писем, например:

10    – наименование вида документа - должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, извещение и др. Распорядительные документы организации издаются со следующими названиями: приказ, постановление, распоряжение, решение. Вид документа (кроме письма) указывается только на бланках конкретного  вида документов, например:

11    - дата документа – датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами, например: 09.03.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 09 февраля 2005 г., а также в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2005.02.09.

Дата на документе проставляется ниже реквизита «справочные данные об организации» (на бланке письма) или под реквизитом «наименование вида документа» (на бланках конкретного вида документа).

На бланке отмечено место для даты, как правило, в виде линии.  Дата всегда проставляется на этом месте  вне зависимости от вида документа.

12   - регистрационный номер документа - состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который можно дополнять по усмотрению организации индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Например:   регистрационный  номер   отправляемого  письма   04-08/127

можно расшифровать так:

04 – индекс структурного подразделения;

08   –   порядковый  номер  дела     по   номенклатуре  дел   конкретного структурного подразделения;

127 – порядковый номер письма.

Регистрационный номер документа, двум и более организаций состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ    АГЕНТСТВО                     ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ

ПО  ОБРАЗОВАНИЮ

УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

ГОУ   ВПО                                           Московское машиностроительное предприятие

«МАТИ»  -  РОССИЙСКИЙ                                                                  САЛЮТ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ                                                        ФГУП ММП «САЛЮТ»

УНИВЕРСИТЕТ

имени К.Э. ЦИОЛКОВСКОГО

25.01.2005                                                                                    № 25/48

В    целях    создания    совершенных    ресурсосберегающих    технологий производства изделий и полуфабрикатов изделий авиационной техники и сокращения периода внедрения новых разработок в производство ПРИКАЗЫВАЕМ:

1.        Создать     совместный    научно-технологический    центр     современных технологий (НТЦТ).

2.        Поручить разработку положения о НТЦТ д.т.н., проф. МАТИ Сидорову К.В. и зам. генерального директора ММП «САЛЮТ» д.т.н., проф. Семенову В.А.

3. 

13        - ссылка на индекс и дату документа - включает в себя регистрационный номер и дату письма, на которое должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражений типа «На Ваше письмо от … № … сообщаем …» и т.п.

Располагается  ниже   реквизитов  «Дата»  и   «Регистрационный  номер».

Например:

14     

В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные организации».

Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: «Московский приборный завод».

Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес).

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

15        - адресат – в качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например (здесь и далее в примерах наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указывают перед фамилией, например:

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата. Например:

При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

В настоящее время действуют правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725. На почтовых отправлениях адрес пишется в следующей последовательности:

·    наименование адресата (наименование организации – юридического лица или имя, отчество, фамилия для физического лица);

·    название улицы, номер дома, номер квартиры;

·    название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

·    название области, края, автономного округа (области), республики;

·    страна (для международных отправлений);

·    почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При  адресовании  документа  физическому лицу  указывают  инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес, затем почтовый адрес, например:

Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу бланка ниже реквизита «Отметка о контроле».

16             - гриф утверждения документа. Документ утверждается руководителем организации или иными должностными лицами, поименованными в специально изданном документе. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан до его утверждения.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА»,  «УТВЕРЖДЕНЫ»  или  «УТВЕРЖДЕНО»),  наименования

утверждающего  документа  в   творительном  падеже,   его   даты  и   номера, например:

или

Решением общего собрания ВНИИСталь

от 14.01.2005  № 1

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 3.

17      - резолюция - пишется соответствующим должностным лицом и включает следующие элементы: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается  ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте на первом листе документа. Допускается    оформление    резолюции    на    отдельном    листе    с указанием

регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

18   - заголовок к тексту – включает в себя краткое содержание документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл  текста.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем? (о ком?), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция старшего инженера

Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта соглашения».

Заголовок составляет исполнитель документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок документа записывается при его регистрации  в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, компьютерную базу данных организации.

19    - отметка о контроле – обозначают буквой «К», словом или    штампом

«Контроль» на наиболее важных документах. Данный реквизит располагают в правом углу верхнего поля документа.

20   - текст документа – составляют на русском или национальном языке в соответствии   с   законодательством  Российской   Федерации.  Тексты   могут

оформляться в виде анкеты, таблицы, это может быть  свободный  текст,  а также комбинация разных форм. Если сплошной текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах принята форма изложения текста от первого лица единственного числа (“постановляю”, “предлагаю”, “прошу”). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (“постановляет”, “решил”). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа (“решили”, “постановили”).

Текст   протокола  излагают  от   третьего   лица   множественного   числа

(“слушали”, “выступили”, “постановили”).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (“отдел осуществляет функции”, “в состав управления входят”, “комиссия установила”).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (“просим направить”), от первого лица единственного числа (“считаю необходимым”, “прошу выделить”), от третьего лица единственного числа (“администрация не возражает”, “комитет  по экономике считает возможным”).

21    - отметка о наличии приложения - если письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.

2. Смета затрат на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Если   к    документу   прилагают   другой   документ,   также    имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение к распорядительному документу, например инструкцию, оформляют следующим образом: на первом листе инструкции в правом  верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Если приложение одно, порядковый номер не указывают, например:

от 15.11.2004  № 137

Само приложение должно быть оформлено как самостоятельный документ в зависимости от вида документа.

22    - подпись - в состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

не на бланке -

или на бланке организации -

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия. Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Главный   бухгалтер                     Личная   подпись               Н.С. Комова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в соответствии с распределением, например:

23    - гриф согласования документа - состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Если     согласование    осуществляется    письмом,    протоколом,    гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

или

Гриф согласования располагают ниже реквизита “подпись” или на отдельном листе согласования (в этом случае в документе после подписи делается отметка:  Лист согласования прилагается).

Лист согласования может оформляться следующим образом:

Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа.

24  

При   наличии   замечаний   к   документу   визу  оформляют  следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25       - оттиск печати – оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,   фиксирующих

факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи  должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписи должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовую печать). Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Кроме того, в организации могут использовать печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков,  эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью (приложение 4), и перечень наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечне устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности документа.

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы четко были видна и читаемы все составные части  реквизита

«подпись»  и вся информация на оттиске печати.

Возможно оттиск печати размещать, не задевая подписи, на свободном месте, например:

26    - отметка о заверении копии - размещают ниже реквизита “Подпись” включает в себя: заверительную надпись “Верно”, должность лица,  заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения. Например:

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

27    

28   - отметка об исполнении документа и направлении его в дело -

включает следующие данные:

·    краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;

·    слова “В дело”;

·    номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется ниже отметки об исполнителе, например:

29      - отметка о поступлении документа в организацию – содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты), проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. Например:

30   - идентификатор электронной копии документа – представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:

Скачано с www.znanio.ru