ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

УДК 34-342

К.Б.КОЖАХМЕТОВ

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

Аннотация. В статье автор исследует организацию документооборота в современных учреждениях, основные проблемы, возникающие в процессе организации документооборота в учреждениях, предлагает пути их решения.

Ключевые слова и словосочетания: документооборот учреждения, входящие, исходящие и внутренние документы, электронный документооборот.

В текущей управленческой деятельности каждого учреждения или организации ежедневно решается большое количество вопросов, которые непосредственно связаны с регистрацией и распределением документации по основным документопотокам, которые впоследствии составляют документооборот учреждения. При этом, наиболее эффективная организация работы с документами возможна лишь путём развития информационно-документальных процессов как в масштабе государства в целом, так и в рамках конкретного учреждения или конкретной организации.

Предметом документационного обеспечения управления являются механизмы правильного оформления документов, которые отражают специфику деятельности учреждения или организации; надлежащую организацию документооборота в соответствии с требованиями нормативных документов [1].

Рациональная организация документооборота в современном учреждении предполагает точный учёт объема документов, участвующих в деятельности аппарата управления, т.е. подсчет входящих, исходящих и внутренних документов [2].

Анализ состава документов, которые используются в управленческой деятельности современного учреждения, позволяет своевременно корректировать содержание работы подразделений и проводить мероприятия, направленные на совершенствование управления учреждением, определять оптимальное количество документации по управлению деятельности учреждения.

Проведение анализа состава документации, используемой в процессе деятельности учреждения, необходимо и при ведении делопроизводства в бумажной форме, и при использовании систем электронного документооборота. Проводя процесс учета и анализа документооборота, требуется подсчитать количество оригиналов документов и их заверенных копий, а также соответствие приложений к документам и их наличие.

Эффективному управлению деятельностью современного учреждения способствует грамотное управление его документооборотом [3].

В получении экономического эффекта, сопровождающего деятельность любого учреждения, существенным фактором становится оперативность в доступе к информации, степени сложности такого доступа и стоимости. В случае неэффективной организации документооборота, нарушений организации поиска, хранения и использования документов в учреждении происходит ухудшение управления, правильной и своевременной постановки управленческих задач и функций основной деятельности.

В современной литературе принято выделять основные задачи, решаемые в ходе управления документооборотом учреждения:

1. Правильное оформление документов (их соответствие требованиям стандартов, норм и правил оформления документации).

2. Верное распределение потоков документов (входящие, исходящие и внутренние).

3. Систематизация документов.

Увеличение документооборота, связанное с совершенствованием деятельности учреждения в целом, определяет необходимость повышения эффективности организации работы с документами.

Основными проблемами, возникающими в процессе организации документооборота в учреждении, являются:

- отсутствие систематизации при создании, регистрации и распределении документопотоков,

- нарушение целостности представления процессов маршрутизации документопотоков внутри учреждения,

- недостаточная координация деятельности сотрудников или структурных подразделений по своевременной передаче, регистрации, распределении и передаче документов, поступивших из различных источников - внешних или внутренних,

- снижение производительности труда сотрудника, осуществляющего управление документооборотом в учреждении, связанного с недостаточностью ресурсов - материально-технических, коммуникационных, информационных и иных.

В рамках современных концепций управления документооборота, необходимо придерживаться ряда положений, определяющих эффективность реализации функций по управлению документопотоками.

Так, в рамках технических вопросов, сопровождающих документооборот учреждения, необходимо своевременное обновление программного обеспечения, обновление антивирусной защиты (особенно при работе в сети Интернет), а также своевременное внесение необходимых сведений в систему электронного документооборота.

Технологические проблемы, сопровождающие документооборот современного учреждения, решаются такими программными средствами, как CASE, CALS, workflow [4].

Нередко проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы, регулирующей документооборот учреждения, поскольку создание регулирующих локальных документов необходимо осуществлять в соответствии с последними изменениями законодательства, что вызывает вопросы у сотрудников, не обладающих необходимой квалификацией.

Автоматизация процессов документооборота привела к революционным изменениям в сфере работы с документами - их изготавливают сами авторы. Однако, эти изменения обязывают орган управления учреждением или должностное лицо, отвечающее за ведение делопроизводства,

- издавать документы в пределах собственной компетенции;

- проверять, анализировать и приводить в соответствие с нормами и правилами, стандартами и действующим законодательством, документы, издаваемые в структурных подразделениях [5].

Как было отмечено ранее, существует проблема привлечения в учреждения, особенно в бюджетные, муниципальных, квалифицированных кадров, которые способны грамотно, точно и эффективно вести документооборот в процессе деятельности учреждения, что приводит к отсутствию упорядоченной системы, увеличению сроков обработки документов.

Таким образом, проблема эффективной организации ведения документооборота в современных учреждениях не теряет своей актуальности, что объясняется следующими причинами:

- существенное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и потоков документационного оборота в конкретном учреждении;

- способы и методы обработки документов, которые имеются в ряде учреждений, ежедневно осуществляющих распределение значительного количества документов, являются достаточно несовершенными.

К современному документообороту учреждения предъявляются ещё такие существенные требования, как своевременность, оперативность, достаточность [6].

Поскольку эффективность документооборота учреждения применима к управляемому объекту, то грамотное распределение потоков является обязательным условием, предписывается нормативными требованиями и является одним из средств укрепления контроля и законности.

Управление документацией подразумевает создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, а также снабжение документацией потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Чтобы в системе документооборота учреждения был порядок, необходимо правильно организовать документопотоки, которые, как было упомянуто выше, делятся на входящие, исходящие, внутренние.

Документооборот в учреждении подразумевает использование всех трёх потоков. Маршруты документов (этапы обработки). Входящие документы чаще всего поступают в учреждение извне: от клиентов, контрагентов, контролирующих органов, общественных организаций, органов местного самоуправления, граждан.

Внутренние документы создаются в учреждении и в нем же проходят все этапы существования. Этот вид документации имеет различные формы, но схема их движения одинаковая: вначале они проходят путь исходящих документов, а на этапе исполнения осуществляются операции как входящих документов.

В настоящее время во всех учреждениях в практике документационного обеспечения управления используют электронный документооборот. Для внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в учреждение необходимо провести следующие мероприятия.

Однако в настоящее время во многих учреждениях наряду с электронным документооборотом продолжает использоваться традиционный документооборот, т.е. бумажный. Многие документы, поступающие с помощью электронной почты, распечатываются на бумажных носителях в нескольких экземплярах, что делает документооборот намного больше, чем он есть на самом деле. При этом затрачиваются большие денежные средства на приобретение бумаги, тонера и других средств копирования и тиражирования документов. А при передаче документов на бумажных носителях на исполнение и согласование затрачивается больше времени, нежели при использовании электронной почты.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что грамотная организация работы с документами - ведение документооборота современного учреждения - влияет на качество деятельности всего учреждения, и от качества ведения документации зависит успех управленческой деятельности в целом. Грамотное, своевременное, эффективное управление документооборотом способствует быстрому доступу к необходимой информации, которая поступила в учреждение по различным каналам: по почте, электронной почте, факсу, с помощью фельдъегерской связи или была доставлена курьером, сотрудником, вернувшемся в учреждение из командировки.

Именно поэтому, в каждом учреждении существенное внимание должно быть уделено грамотной организации документооборота, оперативности и четкости обработки информации, построению эффективной схемы движения документов. То есть, периодическая рационализация документооборота будет прямым образом способствовать качеству деятельности современного учреждения.

Библиографический список

1. Андросова, А. А. Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности / А. А. Андросова, С. С. Конторусова // Молодой ученый. - 2017. - № 4. - С. 412.

2. Каширина, Е. И. Анализ документооборота / Е.И. Каширина // Научный журнал КубГАУ - Scientific Journalof Kub SAU. - 2017. - № 129. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: https://cyberleninka.ru/ artide/n/anaHz-dokumentooborota.

3. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. - 3-е издание, исправленное и дополненное. - Омск : Омский государственный университет, 2014. - С. 17.

4. Арасланова, В. А. Документационное обеспечение управления : учебно-практическое пособие в схемах, таблицах, образцах : учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению бакалавров «Документоведение и архивоведение» / В.А. Арасланова.-2-е издание.-Москва:Директ-Медиа,2017.-С. 31.

5. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство : учебное пособие / Т. А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л. В. Санкина. - 5-е издание. - Москва : ИНФРА-М, 2018. - С.72.

6. Гаврилина, В.А. Системы электронного документооборота / В. А. Гаврилина, В. В. Щукина // Современная техника и технологии. 2017. № 5 [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: http:// technology. snauka.ru/2017/05/13369.