Організація технічного забезпечення обліку, контролю та аналізу

Організація технічного забезпечення обліку, контролю та аналізу

У курсі «Економічна інформатика і обчислювальні установки» вивчається обчислювальна техніка, а в курсі «Автоматизовані сис­теми управління» — використання її для обліку. Після вивчення цих курсів, а також після засвоєння курсу «Бухгалтерський облік» та інших облікових і аналітичних дисциплін проводять практичні заняття з обліку з використанням обчислювальної техніки (особ­ливо ПК), навчальну практику на підприємствах і в організаціях. Студенти ознайомлюються з застосуванням обчислювальної тех­ніки на основі використання і синтезування здобутих знань. У цьому курсі поставлено завдання на більш високому рівні осмис­лити технічне забезпечення обліку, контролю та аналізу. При цьо­му йдеться не про технічні характеристики обчислювальної техніки, а про те, як організувати технічне забезпечення обліку та аналізу.

Технічне забезпечення — це комплекс технічних засобів і ме­тодів, які становлять відповідну основу функціонування бухгал­терського обліку, контролю та аналізу.

Елементами технічного забезпечення обліку є технічні засоби, методичні і керівні матеріали, технічна документація, персонал.

Комплекс технічних засобів (КТЗ), як відомо з курсу машин­ної обробки економічної інформації, включає: збір і реєстрацію інформації; передавання, уведення, обробку, відображення і ви­ведення інформації; підготовку даних, нагромадження, зберіган­ня і пошук інформації; передавання даних по лінії зв'язку; оргтех­ніку; допоміжні експлуатаційні матеріали.

Організація технічного забезпечення здійснюється на основі застосування методичних і керівних матеріалів, а також технічної документації.

Методичні й керівні матеріали поділяють на загальносистем-ні, спеціалізовані і нормативно-довідкові документи, до складу

загальносистемних матеріалів входять державні і галузеві стан­дарти. До спеціалізованих відносять різного роду методики ви­бору комплексу технічних засобів в цілому і окремих його скла­дових частин, побудови технологічного процесу, перетворення інформації.

До нормативно-довідкових документів належать номенклатура технічних засобів, що застосовується в АСУ, альбом структурних схем АСУ, методика розрахунку площ для розміщення КТЗ і т. д.

У документації з технічного забезпечення вказують склад технічних засобів, технологічний процес обробки даних.

До персоналу з технічного забезпечення відносять розробни­ків обчислювального центру, периферійної техніки, монтажно-налагоджувальний, експлуатаційний і обслуговуючий персонал.

Комплекс технічних засобів включає найрізноманітнішу за своїми характеристиками техніку, набір якої визначають за типо­вою номенклатурою перших. Під час проектування комплексу технічних засобів завдання полягає в тому, щоб вибрати оптималь­ний їх варіант, тобто вони мають забезпечувати найбільш ефек­тивну технологію обробки облікової й аналітичної інформації. У разі вибору структури КТЗ враховують такі фактори:

•  склад облікових, контрольних і аналітичних завдань;

•  інформаційну специфіку облікових, контрольних та аналітичних завдань;

•  характеристику об'єкта управління (організаційну і функціональну його структуру);

•  техніко-експлуатаційні дані обчислювальних машин та інших технічних засобів.

Вимоги, що ставляться до складу технічного забезпечення сис­теми підготовки інформації (СПІ), найбільш повно визначені в Методичних матеріалах з організації збирання і реєстрації пер­винних облікових даних в умовах автоматизованого бухгалтерсь­кого обліку. Складовими названого забезпечення є виконання одночасно багатьох функцій на одному технічному засобі; рівно­мірне завантаження технічних засобів; зниження затрат на пере­обладнання; використання технічних засобів у режимі, близько­му до нормального їх стану. При виборі технічних засобів використовують типові проектні рішення (ТПР) з урахуванням специфіки й особливостей організації обліку (аналізу).

Організація автоматизації обліку, контролю та аналізу почи­нається з вибору обладнання — ПК. При цьому беруть машини тільки певного класу, щоб вони були сумісні. Наступний етап — це вибір периферійної техніки для визначеного класу ПК.