ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ ОТЧЕТАХ. НАЗНАЧЕНИЕ И СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

ОСНОВНЫЕ СВЕДЕНИЯ ОБ ОТЧЕТАХ.
НАЗНАЧЕНИЕ И СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

Отчетом называется организованная и отформатированная информация, взятая из базы данных и предназначенная для вывода на печать. Он может иметь вид таблицы или оформлен по разработанной пользователем свободной форме. Отчет позволяет задать критерии, согласно которым извлекается информация из базы данных. Его можно дополнить рисунками, диаграммами, комментариями.
В отчете можно группировать и сортировать данные, представить данные на диаграмме, вычислить итоговое значение, например, определить выручку, полученную от продажи товаров на определенную дату. Отчеты позволяют задать внешний вид отображения информации в отпечатанном виде. Их можно использовать для анализа данных и передачи их в другие организации. Отчет можно отправить по электронной почте, опубликовать в Интернете.

Отчеты создаются на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц или запросов.

Отчет может создаваться в режиме Конструктора или с помощью Мастера Отчетов.

 Кроме этого имеется возможность создания Автоотчетов, которые строятся мастером автоматически без использования диалога с пользователем. Это самый быстрый способ построения отчета. Существуют несколько видов автоотчетов:

§    Автоотчет в столбец — позволяет отобразить поля отчета в столбик;

§     Автоотчет ленточный — позволяет расположить имена полей в виде заголовков столбцов таблицы, а записи в ее строках;

§     Мастер диаграмм — предоставляет большие возможности при составлении отчета, в который можно вставить диаграммы;

§     Почтовые наклейки — запускает мастера создания наклеек.

Режим Конструктора Отчетов очень похож на режим Конструктора Форм. Во многих случаях удобно использовать Мастер Отчетов. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме Конструктора.

В процессе конструирования отчета формируется состав и содержимое разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей связанных таблиц БД формируются заголовки, размещаются вычисляемые поля. Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня может производиться вычисление итогов, определяться заголовки и примечания

Наличие разделов отчета определяется командами меню:

Вид- Колонтитулы

Вид – Заголовок / Примечание отчета

При необходимости группировки записей по полю используется команда меню Вид – Группировка и сортировка или соответствующая кнопка на панели инструментов. В примечаниях группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе.