Особливості організації роботи керівника служби обліку, контролю та аналізу

Особливості організації роботи керівника служби обліку, контролю та аналізу

За характером діяльності і сукупністю робіт головний бухгал­тер — це керівник функціональних служб. Основне завдання — керівництво роботою підлеглих, організація облікового процесу та роботи виконавців. Крім того, його функціями є також органі­зація з розвитку й удосконалення облікової, контрольної та ана­літичної роботи.

Через працю керівника вирішуються такі важливі і принципо­ві питання, як досягнення мети, удосконалення, активізація праці, поділ та кооперування.

Керівник має добре знати бухгалтерську справу, бути в кожній ситуації послідовним, діяти відповідно до принципів та норм мо­ралі. Він повинен не тільки мати певний обсяг знань, а й залучати до роботи людей, спиратися на помічників у роботі.

Бути керівником — це означає вміти так будувати взаємовід­носини в колективі, щоб підлеглі бачили людину справедливу, яка не боїться визнати свої помилки та недоліки, готова їх випра­вити в будь-який момент. У сукупності це можна охарактеризу­вати як основні вимоги до організаторських, ділових й особистих якостей керівника.

Керівник облікової служби повинен, насамперед, забезпечити раціональну організацію бухгалтерського обліку, контролю й аналізу як процесів та роботу виконавців.

Праця керівника бухгалтерської служби є найважливішою функцією управління і може бути охарактеризована за допомо­гою таких компонентів:

•   виробничо-економічного (забезпечення функціонування служби та виконання завдань);

•   спеціального (організація безпосередньої роботи);

•   соціально-політичного (забезпечення організації та виховання членів колективу).

Керівник облікової служби може виконувати свої функції та обов'язки тільки в тому разі, якщо він уміє приймати рішення гос­подарського й організаційного характеру. Ці рішення можуть бу­ти стандартними (стосуються безпосередньо робіт облікового ха­рактеру) і нестандартними, що є наслідком творчої діяльності (нові форми та методи роботи, організація контролю й аналізу надзвичайних ситуацій у господарстві тощо).

Передумовою успішного виконання обов'язків для керівника облікової служби є те, що він повинен заздалегідь визначати не тільки, що потрібно робити, а й те, де, коли, ким, у які строки, якими прийомами треба діяти.

На керівника облікової служби покладено організацію обліко­вої, контрольної й аналітичної роботи як процесу; формування апарату, відбір, розставлення; організацію функціонування від­повідного апарату і робіт необлікового апарату з виконання ними облікових завдань.

Формування обліково-контрольного й аналітичного апарату передбачає такі види робіт: формування, розвиток, добір, розстав­ляння. Ці роботи тісно переплітаються зі здійсненням керівницт­ва безпосередньою діяльністю відповідних підрозділів бухгалте­рії (секторів, груп) і підрозділів небухгалтерського характеру (наприклад постачання).

В обов'язки керівника облікової служби входять організація функціонування апарату, що включає планування робіт, органі­зацію праці, нормування, контроль, розподіл обов'язків, підви­щення кваліфікації.

Важливим елементом організації роботи керівника є управ­ління підрозділами (секторами, групами) і контроль виконання відповідних доручень за розподілом роботи. При цьому викорис­товуються різні види контролю: вибірковий, суцільний і т. ін.

Для керівника облікової служби складають докладний план контролю, де вказують систематичну перевірку стану справ на окремих дільницях, строки виконання тощо. Контролерами, по­ряд з головним бухгалтером, можуть бути його заступники, а у великих господарствах — і старші бухгалтери — керівники сек­торів, підрозділів.

План контролю повинен бути тісно пов'язаний із загальним планом облікових, контрольних і аналітичних робіт, графіками, посадовими інструкціями.

Велике значення для організації роботи керівника має засто­сування методу організаційного впливу, що передбачає владу ке­рівника як правовий елемент, дисципліну, котрої слід додержува­тися за будь-яких обставин, та відповідальність, визначену нормативними документами.

Організаційний вплив включає поставлення завдання, визна­чення критеріїв виконання і відповідальності, наявність повно­важень, ресурсів роботи, інструктаж, спостереження, координу­вання ходу роботи, контроль.

Однією з передумов успішної роботи виконавців є забезпечення їх нормативно-довідковою документацією, яка використовується для уточнення того або іншого господарського процесу, та відповыднысть її діючим нормативним актам. Розв'язання певного питан­ня дуже часто досягають зіставленням факту з нормативними до­кументами. Перелік нормативних актів, якими керується у своїй роботі працівник, має бути на кожному робочому місці.

Важливою складовою організації роботи керівника облікової служби є стиль керівництва. Стиль — це сукупність найбільш ха­рактерних і постійних методів вирішення облікових, контроль­них та аналітичних питань, які постають у процесі реалізації функцій керівництва обліком, контролем і аналізом.

Стиль роботи виявляється в повсякденній діяльності керівника та підпорядкованого йому апарату, є формою реалізації складних соціально-економічних, психологічних і політичних відносин.

Важливим елементом роботи керівника облікової служби є ор­ганізація своєї праці. На перше місце тут висувається планування щоденної роботи та розподіл часу між різними видами робіт.

У найбільш загальному вигляді діяльність керівника облікової служби може бути охарактеризована як сукупність таких робіт:

• організаційно-адміністративних;

• творчих;

• технічних;

• не передбачених посадовими обов'язками;

• допоміжних.

Для планування робіт слід заздалегідь знати приблизну їхню тривалість. Планування роботи потребує вироблення певного ре­жиму, ритму та безпосереднього її виконання. Плани робіт складають на день, п'ятиденку, декаду, місяць, рік, на перспективу. Значно полегшує організацію роботи розроблення графіків.

Важливими елементами роботи керівника облікової служби є на­рада, інструктаж, приймання відвідувачів, бесіди, семінари тощо.

У своїй роботі керівник облікової служби — головний бухгал­тер або головний економіст — повинен додержувати всіх законів, що стосуються господарської діяльності і бухгалтерського облі­ку. Права, функції, обов'язки керівника облікової служби визна­чено в нормативних документах.