ОСОБОВІ СПРАВИ ПЕДАГОГІЧНИХ ПРАЦІВНИКІВ

Особова справа працівника — це комплект документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Особова справа посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються у ній, проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Особову справу оформлюють після прийняття працівників на роботу.

Особові справи можна заводити на всіх працівників навчального закладу, але частіше їх заводять лише на адміністраторів, спеціалістів та матеріально відповідальних осіб.

У навчальних закладах в окрему теку «Особова справа» підшивають документи особи, яка прийнята на роботу. На обкладинці теки зазначають у такій послідовності:

· назву навчального закладу;

· номер особової справи («Особова справа № __»);

· прізвище, ім'я, по батькові працівника, на котрого оформлено особову справу.

Номер особової справи має відповідати порядковому номеру справи, зареєстрованої у Книзі обліку особових справ працівників (див. Приклад оформлення титульної сторінки особової справи).

Приклад оформлення титульної сторінки особової справи

Згідно з пунктом 3.2.12 розділу «Формування документів у справи» Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 р. № 16, в особових справах документи групують у хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності:

· внутрішній опис документів справи^[1];

· заява про прийняття на роботу (контракт);

· направлення або подання;

· особовий листок з обліку кадрів;

· автобіографія;

· документи про освіту (копії);

· витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;

· доповнення до особового листка з обліку кадрів;

· довідки та інші документи.

Крім того, до особової справи мають бути включені й такі документи:

· дозвіл на обробку персональних даних;

· характеристики (якщо подавалися підчас прийняття на роботу);

· копія свідоцтва про підвищення кваліфікації;

· атестаційні листи;

· декларація про доходи за рік (для керівних працівників).

Цей перелік можна доповнити іншими документами, потрібними для підтвердження, наприклад, певних прав та пільг працівника (копії свідоцтв про народження дітей — для надання додаткової відпустки, довідки про надання ідентифікаційного коду тощо).

Довідки про стан здоров'я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характер, групують окремо, їх можна зберігати в окремому конверті, вміщеному в особову справу.

До особової справи не підшивають накази про відпустки, відрядження, перебування на курсах підвищення кваліфікації та стажуванні. Не вносять до особових справ також витяги з наказів про накладення дисциплінарних стягнень, про заохочення, про зміну прізвища (ці записи роблять у доповненні до особового листка з обліку кадрів).

Далі до особової справи у хронологічній послідовності додають копії наказів про переміщення, переведення на іншу роботу, копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування, характеристики, атестаційні листи тощо.

Особові справи зберігають окремо від інших документів у спеціальних сейфах. Доступ до цих документів мають тільки працівники, визначені наказом керівника.

У разі формування особових справ закладу дозволяється виготовляти копії потрібних документів, наприклад, копії диплома, свідоцтва про народження, свідоцтва про укладення шлюбу, свідоцтва про розірвання шлюбу. Знімати копії можна лише з оригіналу документа. їх треба звірити з оригіналом. Крім того, копії має засвідчити особа, відповідальна за ведення особових справ.

Засвідчувальний напис проставляють від межі лівого поля (див. Приклад).

Скачано с www.znanio.ru