Поняття списків в Excel

1.  Поняття списків в Excel

Списком називають набір рядків таблиці, що містить пов’язані між собою дані. Розрізняють списки користувача і списки/бази даних.

Списки користувача створюються для подальшого автозаповнення таблиці даними. Елементами списку користувача можуть бути або дані, що вже набрані у таблиці, або дані, які вводяться користувачем безпосередньо під час створення списку.

Списком/базою даних називають набір рядків аркуша, що містить однорідні дані про певні об’єкти. В Excel такою базою даних є таблиця, рядки в якій, починаючи з другого, називають записами, стовпчики – полями. Перший рядок списку містить назви полів (стовпчиків).

При роботі зі списками/базами даних в Excel необхідно дотримуватись наступних правил:

▪          на одному робочому аркуші не варто розміщувати більше одного списку;

▪          список має бути відокремлений від інших даних робочого аркуша щонайменше одним порожнім стовпчиком і одним порожнім рядком;

▪          список не може містити порожніх рядків (стовпчиків);

▪          заголовки полів мають бути унікальними, тобто не може бути повторів назв заголовків полів;

▪          кожен стовпчик таблиці повинен містити інформацію одного типу;

▪          не варто розміщувати жодних даних праворуч та ліворуч від списку, оскільки вони можуть заховатися в процесі фільтрації даних.

2.  Створення списку користувача. Створення списку користувача на основі існуючих даних

Для створення списку користувача на основі існуючих даних потрібно здійснити таку послідовність дій:

▪          виділити діапазон комірок, який містить елементи майбутнього списку користувача;

▪          в меню кнопки Office  натиснути кнопку Параметры Excel та на закладці Основные натиснути кнопку Изменить списки;

▪          у діалоговому вікні списків натиснути кнопку Импорт і OK.

Створення нового списку користувача

Для створення нового списку користувача потрібно здійснити таку послідовність дій:

▪          в меню кнопки Office  натиснути кнопку Параметры Excel та на закладці Основные натиснути кнопку Изменить списки;

▪          у діалоговому вікні списків вибрати варіант Новый список, ввести через Enter усі елементи;

▪          після введення всіх елементів натиснути кнопку Добавить OK.

Відтворити створені списки користувача можна, записавши в потрібну комірку будь-який елемент списку і протягнувши маркер автозаповнення у потрібному напрямку.