Порядок передачи документов на хранение в архив

 Порядок передачи документов на хранение в архив

Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия, которая в своей работе руководствуется законодательными и нормативными актами РФ*.

*  

По результатам экспертизы ценности документов, которая должна проводиться ежегодно, составляются сдаточные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 15), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 16).

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

В случае ликвидации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период ликвидационных мероприятий формирует и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Скачано с www.znanio.ru