Порядок составления и оформления документов

Порядок составления и оформления документов

В соответствии с Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете первичные документы должны быть составлены в момент совершения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. Документы составляют на бланках типовых форм, утвержденных Министерством финансов, или на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами ДНР, а также изготовленных самостоятельно, которые должны иметь обязательные реквизиты типовых или специализированных форм. Документы должны иметь форму, удобную для использования, как при ручной обработке, так и при обработке на вычислительных машинах. Для этого реквизиты документов размещают в определенном порядке: множимое и множитель, делимое и делитель - в смежных графах, а рядом с ними - графа для записи результатов вычисления; выделяют и берут в жирную рамку те показатели, которые используют при обработке на вычислительных машинах.

Документы принято составлять на бланках, изготовленных типографским способом, с напечатанным текстом и графленням, с таким расчетом, чтобы от руки или на печатной машинке заполнить только те показатели, которые характеризуют соответствующую операцию. Рациональное строение документов способствует правильному оформлению хозяйственных операций и отражению их в учете. Сама форма документа как бы подсказывает, какую информацию следует подать, оформляя сделку. Итак, форма документа должна быть простой, понятной, удобной для дальнейшей обработки и одновременно со всей полнотой характеризовать соответствующую операцию, удовлетворяя при этом требования не только бухгалтерского, но и оперативного и статистического учета.

Большое значение в выполнении этих требований имеет унификация и стандартизация документов. Под унификацией документов понимают разработку единых форм документов для оформления однотипных хозяйственных операций на предприятиях и в организациях различных отраслей и форм собственности. Так, унифицированы все банковские и кассовые документы, бланки авансовых отчетов, товарно-транспортных накладных, лимитно-заборных карт, расчетно-платежных ведомостей и других документов. Унификация документов обеспечивает возможность сосредоточить в одном документе информацию, необходимую для всех видов учета, облегчает ее обработки на вычислительных машинах, создает условия для централизованного изготовления бланков документов массовыми тиражами, что удешевляет их стоимость.

Под стандартизацией документов понимают установление для бланков однотипных документов одинакового, наиболее рационального размера и формы с заблаговременным определением размещения соответствующих реквизитов. Печать стандартных бланков документов большими тиражами дает значительную экономию бумаги, удешевляет их изготовления.

Документы должны составляться четко, разборчиво, без подчисток, загрязнений и других дефектов, которые вызвали сомнение в подлинности документа и правильности хозяйственной операции. Свободные строки в документах должны перечеркиваться. Ошибки в первичных документах исправляются корректурным способом, то есть неправильный текст или сумму зачеркивают тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибок должно быть оговорено надписью "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших этот документ с указанием даты исправления. Если ошибка обнаружена учетными работниками в документе, составленном не в бухгалтерии (например, авансовом отчете подотчетного лица), о необходимости ее исправления сообщают лицам, допустивших ошибку. Они также должны подписывать предупреждение о сделанном исправлении. Такие документы, как отчеты материально ответственных лиц о наличии и движении товарно-материальных ценностей, находящихся на их ответственном хранении, целесообразно проверять в их присутствии. Если будет обнаружена ошибка, то и исправляют не только в экземпляре отчета, представленного в бухгалтерии, но и в копии отчета, остается у материально ответственного лица. При этом зачеркивают не одну неправильную цифру в сумме, а всю сумму и над ней надписывают полностью правильную сумму.

Документы, составленные с нарушением установленных правил не имеют юридической (доказательной) силы. В кассовых и банковских документах никакие исправления, даже защищены, не допускаются.

Документы, связанные с оформлением денежных операций (денежные чеки, векселя и т.п.), составляют на специальных бланках, которые изготавливают таким образом, чтобы в них нельзя было сделать никаких исправлений (например, печатают бланки таких документов на бумаге с водяными знаками и т.д.) . их называют бланками строгой отчетности и за хранением и использованием их устанавливают контроль. Если при составлении документа на таком бланке допущена ошибка, из-за чего бланк был испорчен, то он погашается перечеркиванием или надрезанием и сохраняется для последующей проверки использования бланков этих документов. Вместо испорченного выписывают новый, правильный документ.

За достоверность информации, содержащейся в документе, и качественное его составления несут ответственность лица, подписавшие документ.