Практическая работа №2

Тема: Вычисление рабочего времени ресурсов в MS Project

Цель работы: изучение методов управления сложными проектами, овладение навыками работы в среде системы MS Project

Время выполнения 8 часов

Теоретический материал

Задача – составная часть проекта.

Ресурсы – материальные и рабочие.

Назначение – выделение ресурсов на задачу.

Фаза – объединение задач. Суммарная задача – задача, объединяющая другие.

Веха – завершающая задача, выполнение которой приводит к важному результату.

Длительность – время, необходимое на выполнение задачи.

Трудозатраты – объем работ, необходимых для выполнения

задачи

Затраты – стоимость выполнения задачи.

Зависимость – связь задач между собой, определяющая последовательность их выполнения.

Длительность проекта – время от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней.

Критическая задача – задача, при увеличении длительности которой увеличивается время выполнения проекта.

Задание

Создать план проекта по внедрению корпоративной системы на промышленном предприятии.

Ход выполнения работы:

1. Создание нового проекта

Первыми шагами при создании календарного плана являются: запуск нового плана проекта, определение начальной или конечной даты проекта, а также ввод общих сведений о проекте.

Начиная новый проект в Microsoft Project, можно ввести или начальную, или конечную дату проекта, но не обе. Рекомендуется вводить только начальную дату проекта, а конечная дата будет рассчитана в Microsoft Project после ввода и планирования задач. Если проект должен быть завершен к определенной дате, следует ввести только конечную дату проекта. Первоначальное планирование следует выполнять с конечной даты, чтобы определить дату, когда необходимо начать проект. Если известна наилучшая начальная дата и работа начата, более эффективно выполнять планирование с начальной даты.

1. Нажмите кнопку Создать. Кнопка Создать может быть временно скрыта. Она может не отображаться, если для отображения всех кнопок недостаточно места. Нажмите кнопку Параметры панелей инструментов, а затем нажмите кнопку Создать.

2. В меню Проект выберите команду Сведения о проекте. Введите или выберите начальную или конечную дату проекта и нажмите кнопку OK. Нажмите кнопку Сохранить.

3. В поле Имя файла введите имя проекта, а затем нажмите кнопку Сохранить.

4. Начальную или конечную дату можно изменить, выбрав команду Сведения о проекте в меню Проект.  Кроме того, для быстрого создания нового проекта может быть использована боковая область Определение проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи и щелкните ссылку Определение проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.  Ввод ключевых сведений о проекте  В каждом проекте содержится уникальный набор компонентов: цель проекта, определенные задачи, а также лица, их выполняющие. Чтобы помнить все важные сведения и их взаимосвязь, следует вводить данные о проекте и обращаться к ним при необходимости.

В меню Файл выберите команду Свойства и откройте вкладку Документ. Введите любые сведения о проекте, например, укажите лиц, которые будут им управлять и вести файл проекта, опишите цель проекта, известные ограничения и введите другие общие замечания о проекте. Нажмите кнопку OK.

Чтобы найти не отображаемые команды меню, щелкните стрелку в нижней строке меню. Появятся все команды данного меню. Меню также можно развернуть, дважды щелкнув его кнопкой мыши.

2. Настройка календаря проекта

Календарь проекта можно изменять, чтобы отражать рабочие дни и часы для каждого участника проекта. Стандартный календарь с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00, с часовым обеденным перерывом. Можно определить и нерабочее время, например выходные или ночное время, а также специальные выходные дни, например праздники.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.

2. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время.

3. Выберите дату в календаре.

Чтобы изменить один день недели во всем календаре (например, задать окончание работы по пятницам в 16:00), выберите сокращенное обозначение этого дня вверху календаря. Чтобы изменить все рабочие дни, например, чтобы начинать работу со вторника по пятницу в 10:00, выберите обозначение этого дня (например, «Вт» для вторника) для первого рабочего дня недели, а затем, удерживая клавишу SHIFT, выберите обозначение последнего рабочего дня («Пт» для пятницы).

Выберите параметр нерабочее время для выходных дней или нестандартное рабочее время для изменения часов работы. Если выбран параметр нестандартное рабочее, введите необходимое время начала работы в поле С и время окончания в поле По. Нажмите кнопку OK.

Для быстрой настройки календаря проекта можно использовать боковую область Рабочее время проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи и щелкните ссылку Определение рабочего времени проекта. Следуйте указаниям в боковой области.

3. Ввод и организация списка задач

Когда создан план проекта, его можно заполнить задачами. Сначала перечислите шаги, необходимые для достижения целей проекта. Проще всего начать с крупных частей работы, а затем поделить каждую часть на задачи с отдельными результатами. Добавьте вехи. И, наконец, оцените и введите примерную длительность.

После ввода сведений о задачах создается структура, которая помогает при логической организации задач и просмотре структуры всего проекта.

4. Ввод задач и их длительностей

Обычный проект представляет собой набор связанных задач. Задача определяется объемом работы и конкретными результатами; она должна быть достаточно короткой, чтобы можно было регулярно отслеживать ее ход выполнения. Длительность задач обычно должна лежать в интервале от одного дня до двух недель.

Введите задачи в порядке их возникновения. Затем оцените продолжительность каждой задачи и введите эту оценку в качестве длительностей. Длительности используются в Microsoft Project для расчета объема работы, который необходимо выполнить в рамках каждой задачи.

Примечание: Не следует для каждой задачи вводить даты в поля Начало и Окончание. В Microsoft Project начальная и конечная даты рассчитываются с учетом связей между задачами, о которых будет рассказано позже.

5. Организация задач в логическую структуру

Структурирование помогает организовать задачи в более удобные для управления компоненты. Создав иерархию, можно объединить связанные задачи в более общую задачу. Общие задачи называются суммарными задачами; задачи, объединенные под суммарной задачей, называются подзадачами. Начальная и конечная дата суммарной задачи определяется начальной и конечной датами первой и последней ее подзадачи.

Чтобы организовать структуру, следует использовать кнопки структуры: Отступ, Выступ, Показать подзадачи, Скрыть подзадачи.

6. Создание вехи

Веха — это задача, используемая для обозначения значимых событий

календарного плана, например завершения основного этапа работ. При вводе нулевой длительности для задачи в Microsoft Project на диаграмме Ганта в начале соответствующего дня отображается символ вехи.

В поле Длительность щелкните длительность той задачи, которую требуется сделать вехой, а затем введите значение 0д. Нажмите клавишу ENTER.

Задача с нулевой длительностью автоматически помечается как веха, но сделана вехой может быть любая задача. Чтобы пометить задачу как веху, выберите задачу в поле Название задачи. Нажмите кнопку Сведения о задаче, выберите вкладку Дополнительно, а затем установите флажок Пометить задачу как веху.

Кроме того, для быстрого создания вехи может быть использована боковая область Список задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи, а затем щелкните ссылку Ввод задач проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.

7. Определение длительности задач

В поле Длительность введите время, необходимое для выполнения

задачи в месяцах, неделях, днях, часах или минутах, без учета нерабочих дней. Можно использовать следующие сокращения: месяцы = м; недели = н; 52дни = д; часы = ч; минуты = мин. Чтобы задать примерную длительность, введите после нее знак вопроса.

8. Создание повторяющихся задач

Повторяющиеся задачи — это задачи, которые регулярно повторяются, например еженедельные собрания.

1. В поле Название задачи выберите строку, где должна находиться повторяющаяся задача.

2. В меню Вставка выберите команду Повторяющаяся задача.

3. В поле Название задачи введите название задачи.

4. В поле Длительность введите или выберите длительность одного экземпляра задачи.

5. В группе Повторять выберите периодичность Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно.

6. В поле справа от параметра Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно определите частоту задачи.

7. В группе Пределы повторения введите дату начала в поле Начало и затем выберите параметр Окончание после или Окончание. Если выбран параметр Окончание после, введите число повторений задачи. Если выбран параметр Окончание, введите дату, к которой данная повторяющаяся задача должна закончиться.

8. Нажмите кнопку OK.

Чтобы просмотреть в представлении задач все экземпляры повторяющейся задачи, щелкните значок «плюс» рядом с главной повторяющейся задачей.

9. Создание суммарной задачи

Для того чтобы можно было видеть суммарные задачи в меню Сервис выбрать Параметры и отметить опцию Время начала и завершения задач

После создания и структурирования списка задач следует проверить, как задачи соотносятся друг с другом и как они соответствуют важным датам.

Можно связать задачи, чтобы отразить их зависимость, например, указав, что одна задача начинается по завершении другой. Эти связи называются зависимостями задач. Вместе с длительностью и другими факторами планирования зависимости задач играют в Microsoft Project важную роль при расчете начальной и конечной даты задач.

Если изменился график связанной задачи, перепланирование связанных с ней задач производится автоматически. Уточнить календарные планы задач можно с помощью конкретных ограничений дат и крайних сроков.

10. Создание взаимосвязей между задачами

Одним из наиболее надежных способов планирования задач является установление взаимосвязей между ними, т. е. зависимостей задач.

Зависимости задач отражают обусловленность последующих задач, или последователей, более ранними задачами, или предшественниками.

После того как задачи связаны, изменение дат предшественника влияет на изменение дат последователей. В Microsoft Project по умолчанию создается зависимость задач типа «Окончание-начало». Однако, поскольку зависимость «Окончание-начало» подходит не для каждого случая, для реального моделирования проекта связь задач можно изменить на «Начало-начало», «Окончание-окончание» или «Начало-окончание». В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.

Чтобы связать две или более задач друг с другом, выберите их в поле Название задачи, причем в том же порядке, в котором они должны быть связаны. Чтобы выбрать несколько задач подряд, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю задачи. Чтобы выбрать несколько задач вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно нужные задачи. Нажмите кнопку Связать задачи.

Чтобы изменить связь задач, дважды щелкните линию связи между задачами, которую требуется изменить. Будет открыто диалоговое окно Зависимость задач. Если будет открыто диалоговое окно Стили отрезков, вы щелкнули не линию связи; необходимо закрыть это диалоговое окно и снова дважды щелкнуть связь задач. В поле со списком Тип выберите нужный тип связи между задачами и нажмите кнопку OK.

Чтобы разорвать связь между задачами, выберите эти задачи в поле Название задачи и нажмите кнопку Разорвать связи задач. Все связи удаляются, а все задачи перепланируются на основании ограничений, например «Как можно раньше» или «Фактическое окончание».

Кроме того, для быстрого установления связей задач может быть использована боковая область Планирование задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи, а затем щелкните ссылку Планирование задач. Следуйте инструкциям на боковой панели.

11.. Назначение ресурсов

Задачам следует назначать ресурсы, если требуется выполнять

следующие действия:

1. Отслеживание объема работ, выполненного назначенными задачам сотрудниками и оборудованием, или отслеживание материалов, использованных для выполнения задачи.

2. Планирование задач с большей гибкостью.

3. Балансировка загрузки ресурсов между теми ресурсами, которым

назначено мало работы, и теми, которым назначено много работы.

4. Отслеживание затрат на ресурсы.

Без сведений о ресурсах календарный план в Microsoft Project рассчитывается на основе длительности задачи, зависимостей и ограничений даты. Если ресурсы назначены, график работы и доступность ресурсов используются при расчете календарного плана.

Создание списка ресурсов  Лист ресурсов Microsoft Project используется для создания списка лиц, оборудования и материалов, составляющих рабочую группу и выполняющих

задачи проекта. Список ресурсов будет содержать рабочие ресурсы или материальные ресурсы. Рабочие ресурсы — это сотрудники или оборудование; материальные ресурсы — это расходные материалы или сырье, например бетон, древесина или гвозди.

1. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов.

2. В меню Вид выберите команды Таблица и Ввод.

563. В поле Название ресурса введите название ресурса.

4. В поле Тип определите тип ресурса: рабочий или материальный.

Чтобы обозначить группы ресурсов, в поле Группа в качестве названия ресурса введите название группы.

Для каждого рабочего ресурса (сотрудники или оборудование) в поле Макс. единиц введите в процентах максимальное число единиц, доступных для этого ресурса. Например, введите значение 300%, чтобы указать, что доступны три единицы полной занятости определенного ресурса.

Для каждого материального ресурса (расходного материала для проекта) в поле Единицы измерения материалов введите единицы измерения материального ресурса, например тонны.

Если производится работа с диаграммой Ганта или другими представлениями задач, можно ввести дополнительные названия ресурсов.

Чтобы назначить дополнительные ресурсы, нажмите кнопку Назначить ресурсы   и введите название ресурса в поле Название ресурса. Кроме того, чтобы импортировать ресурсы из Microsoft Exchange, Microsoft Active Directory или сервера Microsoft Project Server, можно нажать кнопку

Параметры списка ресурсов, а затем кнопку Добавить ресурсы.  Кроме того, для быстрого создания списка ресурсов может быть использована боковая область Выбор ресурсов. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Выбор людей и оборудования для проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.

12. Изменение графика работы ресурса

Рабочие часы и выходные дни, указанные в календаре проекта, являются стандартными рабочими часами и выходными днями для каждого ресурса. Если отдельный ресурс работает совсем по другому графику или необходимо учесть отпуск или простой оборудования, можно изменить индивидуальный календарь ресурса.

1. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов, а затем выберите ресурс, график которого требуется изменить.

2. В меню Проект выберите команду Сведения о ресурсе и откройте вкладку Рабочее время.

3. Выберите в календаре дни, которые требуется изменить. Чтобы изменить день недели для всего календаря, выберите сокращенное обозначение этого дня вверху календаря.

4. Выберите параметр стандартное время, нерабочее время или нестандартное рабочее время. Если выбран параметр стандартное время, для выбранных дней по умолчанию используется стандартный календарь Microsoft Project, т. е. работа с понедельника по пятницу, с 9:00 до 13:00 и с

14:00 до 18:00.

Если выбран параметр нестандартное рабочее время, введите время начала работы в поле С и время окончания в поле По.

6. Нажмите кнопку OK.

Если для группы ресурсов совпадают особые рабочие часы и выходные дни, например вторая смена или другие выходные, для этой группы можно создать новый базовый календарь. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время. Нажмите кнопку Создать и введите название нового базового календаря. Чтобы начать формирование стандартного календаря, выберите параметр Создать новый базовый календарь.

Для быстрого изменения графика работы ресурса можно использовать боковую область Рабочее время проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Определение рабочих часов для ресурсов. Следуйте инструкциям в боковой области.

13. Назначение ресурсов задачам

Задаче можно назначить несколько ресурсов, а также определить, все или не все рабочее время ресурс работает над задачей. Если назначенная ресурсу работа превышает ежедневную полную занятость, указанную в календаре рабочего времени ресурса, в Microsoft Project в представлениях ресурсов название перегруженного ресурса выделяется красным цветом.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.

2. В поле Название задачи выберите задачу, которой требуется

назначить ресурс, а затем нажмите кнопку Назначить ресурсы.

3. В поле Название ресурса выберите ресурс, которой требуется назначить задаче.

4. Чтобы назначить неполную занятость ресурса, в столбце Единицы следует выбрать или ввести значение меньше 100 процентов, задающее долю рабочего времени, которую ресурс должен посвятить этой задаче.

5. Чтобы назначить несколько разных ресурсов, выберите названия этих ресурсов, удерживая клавишу CTRL.

6. Чтобы назначить несколько одинаковых ресурсов (например двух плотников), в столбце Единицы введите или выберите значение больше 100 процентов. При необходимости в поле Название ресурса введите название нового ресурса.

7. Нажмите кнопку Назначить. Галочка слева от столбца Название ресурса указывает, что ресурс назначен выбранной задаче.

8. Нажмите кнопку Закрыть.

Один ресурс можно заменить другим. Выберите задачу, ресурсы которой требуется заменить. В диалоговом окне Назначение ресурсов выберите назначенный ресурс и нажмите кнопку Удалить. Выберите один или несколько ресурсов для назначения, а затем нажмите кнопку OK

Для быстрого назначения ресурсов можно использовать боковую область Назначение ресурсов. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Назначение людей и оборудования задачам. Следуйте инструкциям в боковой области.

Проверка и изменение назначений ресурсов  В представлении «Использование ресурсов» отображаются ресурсы проекта и назначенные им задачи, сгруппированные под каждым ресурсом. С помощью представления «Использование ресурсов» можно определить количество часов, запланированных для работы ресурса над каждой задачей, а также ресурсы с превышением доступности. Кроме того, определяется время, которое может быть выделено каждому ресурсу для дополнительных трудозатрат.

1. В меню Вид выберите команду Использование ресурсов.

2. В столбце Название ресурса просмотрите назначения ресурсов.

3. Чтобы заменить для задачи один назначенный ресурс на другой,

выберите нужную строку, установите указатель на поле «Идентификатор» (самый левый столбец), а затем перетащите задачу под новый ресурс.

Имеется возможность изменить единицы шкалы времени, например, с дней на недели. В меню Формат выберите команду Шкала времени и вкладку Нижний уровень. Выберите в поле со списком Единицы нужные единицы для шкалы времени. То же самое можно выполнить на вкладках Средний уровень и Верхний уровень.

Если название ресурса выделено красным жирным шрифтом, это означает, что ресурс перегружен.

В результате выполнения всех описанных действий к проекту добавлены сотрудники, оборудование и материалы, определены графики работы, а задачам назначены ресурсы. Если используется средство интерактивной совместной работы группы, например, сервер Microsoft Project Server, назначения будут опубликованы для принятия членами группы.

Контрольные вопросы:

1.       Как предусмотреть возможность изменения ставки ресурса во время исполнения проекта.

2.       Для чего в MS Project 2007 используется поле Дата действия (Effective Date).

3.       В чем особенность ввода ставок использования материальных ресурсов.

4.       Что определяет стоимость ресурса в зависимости от затраченного ресурсом времени – ставки или затраты.

5.       Из какой таблицы норм затрат ставка ресурса берется по умолчанию.

6.       Как можно изменить стоимость назначения, например, если ресурс работает на выезде по особым командировочным ставкам.

7.       Как в среде MS Project 2007 открыть, заполнить и использовать таблицы норм затрат.

8.       По какой формуле определяется стоимость задачи.

9.       Что такое фиксированные затраты. Как они зависят от трудозатрат. Как в среде MS Project 2007 ввести фиксированные затраты.

10.    Назовите способы оплаты работ. Могут ли они сочетаться в одном проекте. Как в среде MS Project 2007 можно указать способы оплаты.

Рекомендуемая литература: 1.1, 1.2., 1.3.

Практическая работа №3

Тема: Планирование стоимости, назначений и затрат ресурсов в MS Project.2

Цель работы: изучение методов планирования стоимости проекта, овладение навыками расчета в среде системы MS Project

Время выполнения  8 часов

Теоретический материал

После того, как стоимость всех ресурсов определена, завершается формирование проектного треугольника. Однако, прежде чем начинать исполнение работ по плану, нужно проверить, что все стороны треугольника сбалансированы.

План нужно проверить по нескольким аспектам.

1) Необходимо убедиться в соответствии расписания потребностям, поскольку в процессе определения назначений длительности задач могли измениться.

2) Требуется проверить соответствие загрузки ресурсов, поскольку в процессе назначения некоторые из них могут оказаться перегруженными.

3) Нужно проверить соответствие общей стоимости проекта, определившейся после назначений, поскольку в процессе назначения задачам могло быть назначено большое количество дорогостоящих ресурсов, в результате чего ожидаемая стоимость проекта была превышена.

4) Необходимо оценить риски выполнения проекта: насколько велика вероятность не уложиться в расписание, не выполнить все поставленные задачи, перерасходовать бюджет.

Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, то необходимо избавиться от них, оптимизируя план соответствующим образом.

Обычно анализ начинается с того, что наиболее актуально для проекта. Чаще всего следует начинать с проверки загрузки ресурсов, поскольку риск срыва работ по плану, в котором изначально заложена работа сотрудников сверх нормы, очень высок.

Анализ загрузки ресурсов

Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, можно открыть представление Лист ресурсов (Resource sheet). В этом представлении ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в поле Индикаторы (Indicators) рядом с их названиями отображается специальный знак (рисунок 40).

Рисунок 40 Анализ загрузки ресурсов в представлении «Лист ресурсов»

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем то, которым он располагает.

Есть несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной из них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Выравнивать загрузку ресурсов можно несколькими путями:

1) Уменьшить объем работы перезагруженных ресурсов, сократив некоторые задачи, или назначив других сотрудников на их выполнение.

2) Избавиться от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания.

3) Учитывать работу, выполняемую ресурсом как сверхурочную.

Для выравнивания загрузки ресурсов можно воспользоваться средствами автоматизации или перераспределить нагрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку средства автоматизации обычно не обеспечивают выравнивания загрузки всех ресурсов.

Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов

Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов доступно с помощью команды Сервис ® Выравнивание загрузки ресурсов (Tools Level Resources) (рисунок 41).

Рисунок 41 Окно «Выравнивание загрузки ресурсов»

В разделе «Вычисления для выравнивания» (Levelingcalculation) определяются общие параметры выравнивания нагрузки. Переключатели Выполнять автоматически (Automatic) и Выполнять вручную (Manual) определяют как будет выполняться выравнивание: непосредственно при создании назначений (автоматически) или при щелчке по кнопкеВыровнять (Level Now) в этом диалоговом окне (вручную).

Раскрывающийся список Поиск превышений доступности (Look for over allocations) определяет временные рамки, в которых программа будет искать превышение доступности ресурсов. Например, если сотрудник назначен на две 4-часовые задачи, начинающиеся в 8-00, то при выборе пункта По часам (Hour by Hour) одна из задач будет отложена на 4 часа, чтобы ни в одном из часов дня не было превышения доступности. Если же в списке выбран пункт По дням (Day by Day), то расписание не изменится, поскольку в пределах дня объем работы не превышает нормы.

При установленном флажке Очистка данных предыдущего выравнивания перед новым выравниванием (Clear leveling valuesbefore leveling) перед новым выравниванием удаляются все изменения в расписании, сделанные при предыдущем выравнивании. Этот флажок лучше установить.

Раздел Диапазон выравнивания (Leveling range for)содержит элементы, определяющие временной интервал в расписании текущего проекта, в котором будет осуществляться выравнивание.

В разделе Устранение превышений доступности (resolvingOver allocations) определяется, каким образом будут устраняться найденные перегрузки ресурсов. При выравнивании программа сначала определяет список задач с перегрузками, а затем отбирает среди них те, расположение которых в расписании нужно изменить. Порядок, в котором будет откладываться выполнение или осуществляться прерывание задач, осуществляющих перегрузку, определяется в раскрывающемся списке Порядок выравнивания (Leveling order).

При выбранном пункте Только по идентификаторам (IDOnly) в первую очередь будут изменяться параметры задач с наибольшими идентификаторами, то есть расположенных ниже в списке задач.

Если выбрать пункт Стандартный (Standard), то при выравнивании будут проанализированы связи задачи с другими задачами, общий временной резерв (первыми откладываются задачи с наибольшим временным резервом), даты (задача с более поздней датой начала откладывается первой), приоритеты и ограничения. Этот порядок выравнивания подходит для большинства случаев.

При выборе пункта По приоритетам, стандартный (Priority, Standard) задачи сначала сортируются по приоритету, а затем анализируются стандартным образом. Этот вариант подходит в том случае, если при составлении плана у задач определялось свойство Приоритет (Priority).

Флажок Выравнивание только в пределах имеющегося резерва (Level only within available slack) определяет, можно ли в результате переноса изменять срок окончания проекта. Если этот флажок установлен, то в результате выравнивания дата окончания не изменится, но некоторые ресурсы могут остаться перегруженными и их загрузку придется выравнивать вручную. Если флажок сброшен, то в результате выравнивания может измениться длительность проекта.

Часто случается, что из выделенных на задачу сотрудников перегружен только один. В этом случае при выравнивании требуется откладывать исполнение не всей задачи, а только одного из назначений. Чтобы при выравнивании в подобных ситуациях изменялись свойства назначений, а не задач, нужно установить флажок При запаздывании допускается коррекция отдельных назначений для задачи (Leveling can adjust individualassignments on a task). Если этот флажок снять, то в подобных случаях будут изменяться свойства задачи. Действие флажка распространяется на все задачи плана проекта, и если необходимо разрешить или запретить выравнивание назначений для определенных задач, то нужно добавить поле Выравнивание назначений (Level Assignments) в таблицу со списком задач и указать в этом поле для нужных задач значения Да (Yes) или Нет (No).

Чтобы разрешить прерывание задач при выравнивании нужно установить флажок При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат (Leveling can create splitsin remaining work). Действие флажка распространяется на все задачи плана. Чтобы иметь возможность устанавливать это свойство для каждой отдельной задачи, необходимо в таблицу со списком задач добавить поле Допускается прерывание при выравнивании (Leveling can split).

Щелчок по кнопке ОК сохраняет настройки, сделанные в диалоговом окне. Чтобы начать выравнивание нужно нажать на кнопку Выровнять (Level Now).

Если выравнивание начато в представлении со списком ресурсов, то будет выдан запрос на выравниваемые ресурсы: выравнивать все или только выделенные на листе. Если перед началом выравнивания было открыто представление со списком задач, то запрашиваемое уточнение будет касаться выравниваемых задач: все или выделенные на листе.

Результаты выравнивания отражаются как в списке ресурсов, так и в календарном плане проекта. Чтобы понять, как выравнивание повлияло на календарный план проекта, удобно использовать представление Диаграмма Ганта с выравниванием (Leveling Gantt). На этой диаграмме отображаются два набора отрезков. Первый из них отображает текущий план проекта (сине-черные цвета), а второй состояние плана до выравнивания (зеленый). Кроме того, на этой диаграмме тонкими линиями обозначены задержки задачи в результате выравнивания (зеленые) и временной резерв, то есть время, на которое выполнение задачи может быть отложено (коричневые) (рисунок 42).

Рисунок 42 Диаграмма Ганта с выравниванием

Отменить результаты автоматического выравнивания полностью или частично можно с помощью кнопки Очистить выравнивание (Clear Leveling) в диалоговом окне выравнивания загрузки ресурсов. Отменить выравнивание можно только для последней операции. Если после выравнивания произвести еще одну операцию выравнивания, то результаты первого выравнивания сохранятся и отменить их будет невозможно.

Ручное выравнивание загрузки ресурсов

Ручное выравнивание загрузки ресурсов осуществляется в два этапа. Сначала нужно найти те задачи, назначения на которые перегружают ресурсы, а затем определить, как избавиться от перезагрузки, поскольку вариантов довольно много. Можно снизить объем работ для ресурса или удалить назначение. Можно назначить для выполнения задачи другого сотрудника, можно оставить ресурс перегруженным, рассматривая избыточные трудозатраты как сверхурочные.

Для поиска задач, участие в которых перегружает ресурсы можно воспользоваться представлением Использование ресурсов. В представлении удобно применить фильтр Превышение доступности ресурсов (Over allocated Resource), чтобы отобрать только перезагруженные ресурсы.

На диаграмме в строке названия ресурса указывается его суммарная загрузка за минимальный отрезок шкалы времени. Данные за те дни, когда суммарная нагрузка превышает допустимую, выделены красным цветом. Для быстрого перехода к дате перегруженности ресурса нужно установить курсор в строку таблицы и щелкнуть по кнопке Перейти к следующему превышению доступности (Go to next over allocation), расположенной на панели инструментов Управление ресурсами (Resource Management).

Для поиска перегруженных ресурсов удобно использовать разбиение рабочего окна на две части, так называемоекомбинированное представление [1]. Чтобы создать комбинированное представление необходимо выполнить команду меню Окно – Разделить (Window - Split). Пример комбинированного представления приведен на рисунке 43.

Рисунок 43 - Комбинированное представление

Далее отдельно для верхней и нижней части окна можно выбрать нужные представления. На рисунке 5 в верхней части окна представление Использование ресурсов, в нижней – График ресурсов.

Если в плане проекта существуют перегруженные ресурсы, как например на рисунке 5, то ресурсы не смогут выполнить назначенный объем работ в запланированный период времени. Некоторая часть работы в этот период останется незавершенной – работа не будет выполняться или будет перенесена на более поздний срок.

Превышение доступности можно исправить, выполнив одно или оба следующих действия:

- Увеличить доступность ресурса в нужный период времени.

- Сократить общий объем работы, назначенный ресурсу в этот период времени.

Увеличение доступности ресурса

Доступность ресурса в любой момент времени определяется значениями в таблице Доступность ресурса (ResourceAvailability) диалогового окна Сведения о ресурсе (Working Time). Если необходимо увеличить доступность ресурса, то можно выполнить одно из следующих действий.

- Таблица Доступность ресурса (Resource Availability) диалогового окна Сведения о ресурсе (Working Time)  позволяет определить, когда доступен ресурс, и количество доступных в каждый период времени единиц ресурса. Можно изменить количество доступных единиц ресурса в период превышения доступности.

- Если превышение доступности незначительно, можно узнать, какой ресурс готов работать больше в период превышения доступности. Одним из способов отобразить это является планирование для ресурса сверхурочного времени. Сверхурочное время записывается в освоенный объем по сверхурочному тарифу, определенного для данного ресурса, и, потенциально, увеличивает затраты на задачу.

- Можно временно увеличить рабочее время, изменив рабочее время в календаре ресурса на период превышения доступности. Этот вариант стоит использовать вместо назначения сверхурочного времени, если ресурсу не оплачивается сверхурочное время по повышенному тарифу.

Сокращение нагрузки на ресурс

Если ресурс имеет пики активности, то превышение доступности можно убрать с помощью выравнивания, то есть сократить нагрузку в момент пиков, чтобы выровнять объем работ, который должен быть выполнен ресурсом. Для того чтобы сократить нагрузку на ресурс, можно выполнить одно из следующих действий.

- Сократить общий объем работ, определенный для одного или нескольких назначений.

- Уменьшить количество задач, которым назначен ресурс в этот период времени.

- Сместить нагрузку одного или нескольких назначений на другой период времени, отложив назначения, или изменив профиль назначения, чтобы переместить работу на более поздний период времени.

Сокращение общего объема работы, определенного для задачи, может сократить превышение доступности для ресурсов, назначенных задаче. Это сокращение может служить результатом снижения требований по срокам выполнения задачи. При пересмотре объема работ, необходимо рассмотреть эффект этого сокращения на ожидаемые цели проекта.

Уменьшить количество задач, которым назначен ресурс в период превышения доступности, можно несколькими способами.

- Отменить одну или несколько задач. Этот вариант может привести к изменению результатов выполнения проекта.

- заменить перегруженный ресурс другим ресурсом. Часто это самое удовлетворительное решение проблемы превышения доступности ресурсов, но оно требует соответствующих исследований на предмет возможности другого ресурса выполнить задачу.

- Оставить ресурс назначенным всем задачам, если можно отложить работу над  одной из задач на более поздний период времени, когда у ресурса будет время выполнить задачу. Откладывание назначений в календарном плане проекта потенциально может увеличить длительность проекта.

Для того, чтобы отложить часть или всю работу над назначением, используются следующие способы.

- Можно отложить начало одной или нескольких задач на более позднее время, чтобы освободить ресурс для работы над задачами более высокого приоритета. Этот вариант не подходит, если определены окончательные сроки, которые нельзя отодвинуть.

- Вместо задержки всей задачи можно задержать только назначение ресурса с превышением доступности. Остальные ресурсы могут продолжать запланированную работу, а перегруженный ресурс выполнит свою часть работы в более поздний период времени.

- Можно изменить профиль назначения ресурса с превышением доступности, чтобы переместить большую часть работы на другой период времени.

Увеличение доступности ресурса

Для того чтобы даты доступности ресурса (в предположении, что он не доступен на протяжении всего проекта) необходимо изменить таблицу Доступность ресурса диалогового окнаСведения о ресурсе.

Чтобы изменить количество доступных единиц ресурса, нужно выполнить следующие действия.

1.Выделить название ресурса в активном представлении.

2. Щелкнуть на инструменте Сведения о ресурсе и перейти в закладку Общие.

3. Выделить строку подходящего периода времени в таблицеДоступность ресурса и ввести новое значение в столбецЕдиницы.

Планирование сверхурочного времени для ресурса

Перед тем, как вводится сверхурочное время для назначения, все трудозатраты планируются как обычные трудозатраты. При вводе сверхурочного времени MS Projectпроводит следующие расчеты.

- Сначала подсчитывается обычное рабочее время как разность общего времени назначения и введенного сверхурочного времени.

- Новые обычные рабочие часы планируются на доступное в календаре рабочее время, что сокращает длительность назначения.

- Сверхурочное время равномерно распределяется по новой длительности назначения.

Если рабочее время профилировано, то независимо от примененного профиля сверхурочное время равномерно распределяется на все назначение.

Сверхурочное время можно ввести в представлении Форма задач (Task Form) или Форма ресурсов (Resource Form). Если используется представление Форма задачи, то одновременно можно видеть только одну задачу. В представлении Форма ресурсов все задачи, которым назначен ресурс, перечислены в списке полей Трудозатраты (Work), и сверхурочное время можно назначить нескольким задачам одновременно.

Для того, чтобы ввести сверхурочное время для задачи с помощью представления Форма ресурсов, необходимо выполнить следующие действия.

1. Выберите представление Форма ресурсов.

2.Выполните команду Формат ® Подробности ®Трудозатраты. В нижней части формы будут отражены поля Трудозатраты ресурса.

3.Выделите задачу, для которой должно быть запланировано внеурочное время.

4.В столбце Сверхурочные трудозатраты (Ovt. Work)введите объем сверхурочных трудозатрат. Значение должно быть числом с единицей измерения времени. Если единица времени не указана, то предполагается, что это часы. Если необходимо удалить сверхурочное время в столбце Сверхурочные трудозатраты нужно ввести 0.

Увеличение доступного времени в календаре ресурса

Если ресурс должен работать дополнительное время, календарь ресурса можно изменить, чтобы добавить дополнительное время на определенные дни вместо назначения сверхурочного времени. В отличие от сверхурочного времени, при добавлении времени в календарь можно точно указать, когда должна быть выполнена дополнительная работа. Но точно указать какая задача будет выполнена в дополнительное время нельзя, кроме случаев профилирования назначений вручную. MS Projectиспользует дополнительное время для задач, которые начались в это время. Может оказаться необходимым вручную отредактировать назначенную работу задачи, которая на это время планироваться не должна.

Если в дополнительное время должны работать только некоторые ресурсы необходимо внести изменения в отдельные календари ресурсов. Если дополнительное время предназначено для работы всех ресурсов, изменения можно вносить в основной календарь для всех ресурсов проекта.

Для того, чтобы увеличить обычное рабочее время для всех ресурсов, необходимо выполнить следующие действия.

1. В представлении Диаграмма Ганта выполните командуСервис ® Изменить рабочее время.

2. В списке Для (For) выберите календарь ресурса или основной календарь, в котором необходимо добавить рабочее время.

3. Выделите даты, в которые будет добавляться дополнительное рабочее время. Для выделения соседних дат используется выделение перетаскиванием указателя мыши, а клавишей Ctrl – для выделения несмежных дат.

4. Введите дополнительное время в поля От (From) и До (To).

Сокращение нагрузки на ресурс

Вместо увеличения доступности к ресурсу можно найти способ сократить запросы к этому ресурсу на период превышения доступности. Можно отменить несущественные задачи, переназначить задачи другим ресурсам или отложить выполнение задач на более позднее время.

Для применения этих способов очень эффективным является представление Выделение ресурсов (Resource Allocation).

Для того чтобы получить доступ к этому представлению, необходимо выбрать его в панели инструментов Управление ресурсами (Resource Management) или воспользоваться командой меню Вид → Другие представления → Выделение ресурсов(рисунок 44).

Рисунок 44 - Комбинированное представление. Сверху – представление Выделение ресурсов, снизу представление –Диаграмма Ганта с выравниванием.

И в верхней и в нижней панели окна можно пользоваться инструментом Перейти к следующему превышению доступности, чтобы перейти к назначению ресурса с превышением доступности. На нижней панели отображено представление задачи, которое содержит набор задач, назначенных ресурсу. Чтобы удалить назначение ресурса с превышением доступности, можно воспользоваться верхней панелью. Для этого надо переназначить задачу другому ресурсу или удалить назначение задаче на время превышения доступности. Если необходимо изменить назначение ресурса без назначения на его места другого ресурса, можно выделить назначение и нажать клавишу Del. Назначение появится в категории Не назначенные (Unassigned) в верхней части представления Использование ресурсов. Позже назначение можно передать другому ресурсу. Можно также выделить строку назначения и перетащить ее в категорию Не назначенные.

Если необходимо переопределить задачу, например сократив ее длительность для решения проблемы превышения доступности, можно выделить перераспределенный ресурс на верхней панели, а затем выделить задачу на нижней панели. Путем двойного щелчка на задаче вызывается диалоговое окно Сведения о задаче, в котором можно изменить определение задачи.

Самым распространенным способом решения проблемы превышения доступности является поиск ресурса, который заменит перераспределенный ресурс и возьмет на себя часть его нагрузки. Для того, чтобы подставить малоиспользуемые ресурсы вместо ресурсов с превышением доступности, необходимо рассмотреть следующие параметры.

- Список ресурсов с превышением доступности и их текущая нагрузка за период времени. Помогает узнать, когда произошло превышение доступности. Ресурсы с превышением доступности обнаруживаются в представлении Использование ресурсов, которое является верхней панелью представления Выделение ресурсов.

- Задачи, которым назначен каждый ресурс на период превышения доступности. Описывает задачи, для которых следует искать замену. Эти задачи определяются на верхней панели по данным в таблице, а на нижней панели – по отрезкам задач.

- Общий объем работы в каждой задаче, в которой может быть заменен ресурс. Помогает определить, в какую из двух задач назначить ресурс-замену, а в какой оставить перераспределенный ресурс. Можно отдать самому дешевому ресурсу задачу с самым большим объемом работ, это поможет удерживать затраты в определенных пределах. Общий объем работ каждого назначения по умолчанию отображается в столбце Трудозатраты.

- Доступность других ресурсов в период превышения доступности. Помогает найти ресурсы, которые можно использовать в качестве замены. Хотя этот столбец и не отображается по умолчанию в представлении Использование ресурсов, столбец Оставшаяся доступность полезно отобразить.

- Стандартная ставка за использование каждого ресурса. Помогает узнать затраты на ресурсы, назначенные задаче. Хотя столбец Стандартная ставка (Standard Rate) не отображается в представлении Использование ресурсов, его стоит добавить. Сравнивая ставки ресурсов, можно определить, может ли более дешевый ресурс быть назначен задаче, которой уже назначен более дорогой ресурс. Это позволяет сократить общие затраты на ресурсы, используя более дешевые ресурсы там, где это только возможно.

- Уровень способности других доступных ресурсов и время, которое потребуется им для изучения требуемой задачи. Сравнение уровней способностей ресурсов, которые будут использоваться в качестве замены, помогает оценить необходимое количество замещающего ресурса и новую длительность задачи.  Поле сравнительного уровня способностей ресурсов не является стандартным в MS Project.

Задание

Спланировать ресурсы для проекта, рассчитать риски проекта.

Ход выполнения работы

1. Для того чтобы заменить ресурс другим ресурсом в одном из назначений, выделите перераспределенный ресурс на верхней панели и прокрутите шкалу времени к началу проекта. После этого воспользуйтесь инструментом Перейти к следующему превышению доступности, чтобы найти следующий период времени, в который ресурс перераспределен. Поскольку при перераспределении ресурса он (ресурс) задействован в нескольких задачах, необходимо решить, какой из задач будет назначен другой ресурс.

Дважды щелкнув на выбранной задаче, на нижней панели можно отобразить представление Форма сведений о задаче. После этого станет ясно, на какой отрезок времени запланирована задача. Для того чтобы увидеть, какие ресурсы имеют доступное время в этот период, прокрутите список ресурсов, обращая внимание на значение поля Оставшаяся доступность. Используя значение этого поля можно найти необходимый ресурс.

После того как выбрана комбинация задачи и ресурса, можно воспользоваться диалоговым окном Назначение ресурсов, чтобы заменить один ресурс другим. Для этого необходимо проделать следующие действия.

1.Выделить на нижней панели задачу для замены.

2.Щелкнуть по кнопке Назначение ресурсов или нажатьAlt+F8, чтобы отобразить диалоговое окно Назначение ресурсов.

3.Выделить ресурс, который необходимо заменить и щелкнуть по кнопке Заменить (Replace), чтобы отобразилось диалоговое окно Замена ресурса (ReplaceResource).

4.Выделить название ресурса, который необходимо назначить в качестве замены в списке На (With).

5.В случае необходимости изменить количество назначенных единиц. По умолчанию MS Project тоже количество единиц нового ресурса, которое использовалось для первоначального ресурса.

2. Устранение превышений доступности с помощью откладывания назначений

Если превышение доступности ресурса является результатом планирования нескольких задач на одно и тоже время, то можно отложить одну или несколько назначенных задач на более позднюю дату, чтобы распределить работу ресурса на более длинный период времени и устранить превышение доступности. Назначения можно откладывать вручную, просмотрев календарный план  и выбрав назначения, которые необходимо отложить. Выбор назначения для откладывания можно выполнить также по команде или автоматически.

Существует несколько способов откладывания назначений вручную.

- Воспользоваться полем задачи Задержка (Delay), чтобы ввести задержку даты начала задачи, откладывая, таким образом, назначения задачи.

- Воспользоваться полем Задержка назначения (AssignmentDelay), чтобы отложить начало назначения ресурса с превышением доступности, не затрагивая назначения остальных ресурсов.

- Если трудозатраты над задачей запланированы на момент, когда превышение доступности уже началось, задачу можно разделить в этот период времени и возобновить, когда распределенный ресурс будет доступен. Остальные ресурсы, назначенные задаче, в этом случае также будут иметь разрыв в назначениях.

- Вместо разделения задачи и всех ее назначений можно разделить только назначение ресурса с превышением доступности, не затрагивая назначения остальных ресурсов.

В проектах с планированием от даты начала проекта (прямое планирование) значение задержки является положительным числом, которое после добавления к дате начала задачи делает ее более поздней датой. В проектах с фиксированной датой окончания значение поля задержки является отрицательным числом, которое перемещает окончание задач на более ранние сроки.

Объем задержки является прошедшим временем. Прошедшее время игнорирует разницу между рабочим и нерабочим временем в календаре. Использование рабочего времени облегчает оценивание времени, которое нужно ввести в поле Выравнивающая задержка (Leveling Delay). Можно отсчитать количество единиц на шкале времени в представлении Диаграмма Ганта и ввести это количество, не заботясь о том, является ли это время рабочим или нет.

Таблица Задержка (Delay) содержит поле Последователь (Successor), в котором перечислены задачи, прямо затрагиваемые задержкой выделенной задачи.

Представление Диаграмма Ганта с выравниваниемотображает количество свободного резерва (количество времени между окончанием задачи и началом задачи последователя) как тонкий отрезок Резерв (Slack).

3. Откладывание отдельных назначений

Когда задаче назначено несколько ресурсов, может оказаться, что лучше устранить превышение доступности одного ресурса, отложив назначение только этого ресурса, не затрагивая назначений других ресурсов.

Назначение можно отложить в представлении Выделение ресурсов следующими способами.

- В таблицу Использование (Usage) добавить столбецЗадержка выравнивания (Leveling Delay) и внести в него значение задержки.

- Изменить дату назначения в диалоговом окне Сведения о назначении.

Значения параметров Задержка назначения и Задержка выравнивания приводят к одинаковому результату – оба задерживают начало назначения. Но между ними есть определенная разница. Поле Задержка выравниванияиспользуется для хранения значения задержки после использования команды Выровнять сейчас (Level now). Кроме того, существует команда Очистить выравнивание (ClearLeveling), которая вносит во все поля Задержка выравниваниязначение 0. В поля Задержка назначения MS Project никаких значений не вносит. Также отсутствует команда, автоматически сбрасывающая значения этих полей.

4. Прерывание задач

Если превышение доступности возникло из-за того, что назначение началось, когда другое назначение, еще не завершившееся, еще не завершилось, то можно как отложить новое назначение, так и прервать работу уже начавшегося назначения (прервать назначение), пока не будет окончено новое назначение. Если разделение провести на уровне задачи, то в одной точке будут разделены все назначения задачи. Если разделить только назначение, то назначения остальных ресурсов не разделяются.

При использовании представления Выделение ресурсовзадачи необходимо разделять в представлении Диаграмма Ганта с выравниванием на нижней части панели, потому что на верхней панели показаны ресурсы и назначения (не задачи). Для того, чтобы разделить отрезок задачи в представлении Диаграмма Ганта с выравниванием можно использовать инструментПрервать задачу (Split Task). Это приведет к прерыванию задачи и всех ее назначений.

Если на верхней панели отобразить представлениеИспользование задач, то задачи можно прервать, вставив ячейки нерабочего времени в повременные данные задачи. Для того, чтобы сделать это, нужно выделить ячейку или ячейки периода времени, к который должно произойти прерывание, и нажать клавишу Insert.

Для того чтобы удалить разделение, можно перетащить

5. Прерывание отдельных назначений

5.1. Уточнение длительности работ по методу PERT

До сих пор при сетевом планировании предполагалось, что длительности работ являются детерминированными величинами. Однако для реальных задач это условие выполняется далеко не всегда.

Создатели метода PERT (Program, Evaluation and ReviewTechnique) предложили использовать три вида оценки длительности каждой работы:

- оптимистическую оценку, соответствующую наиболее благоприятным условиям выполнения работы (такая оценка дает минимальную длительность);

-  пессимистическую оценку, соответствующую наименее благоприятным условиям выполнения работы (такая оценка дает максимально возможную длительность);

- наиболее вероятную оценку, соответствующую усредненным условиям выполнения работы.

Предполагается, что в интервале между оптимистической (а) и пессимистической (b) оценками заключены все возможные длительности работы. Наиболее вероятная оценка (m) не обязательно совпадает со средней точкой (a+b)/2 отрезка  может находиться справа или слева от этой точки. Считается, продолжительность работы подчиняется так называемому  бета-распределению с модой в точке m. На рисунке 7 показаны 3 вида бета-распределения: симметричное, асимметричное влево и асимметричное вправо.

Рисунок 45 - Три вида бета-распределения длительности работ: симметричное (1), асимметричное влево (2), асимметричное вправо (3)

Ширина интервала (a, b) принимается приблизительно равной шести среднеквадратическим отклонениям распределения.

Математическое ожидание длительности работы определяется из следующего соотношения:

Длительность критического пути рассчитывается как сумма математических ожиданий длительностей работ, образующих его. Если существует несколько критических путей, то вычисления производятся относительно самого длинного пути (пессимистический вариант), либо (при равенстве длин) относительно содержащего работы с самой большой дисперсией (такой путь характеризуется наибольшей неопределенностью).

Для получения оптимистической, пессимистической и реалистической оценок длительности проекта необходимо иметь в качестве исходных данных соответствующие оценки для тех работ, длительности которых могут измениться. Эти данные могут быть получены на основе предшествующего опыта, либо в результате опроса экспертов в данной предметной области.

Если указанные данные имеются, можно переходить к оценке длительности проекта с помощью инструментов панелиАнализ по методу PERT. Для доступа к панели необходимо войти в меню Вид ® Панели инструментов ®  Анализ по методу PERT(рисунок 46).

Рисунок 46 - Панель инструментов «Анализ по методу PERT»

Чтобы провести анализ проекта по методу GERT необходимо:

- открыть таблицу оценок длительности проекта, щелкнув на соответствующей кнопке панели инструментов Анализ по методуPERT;

- в столбцах Оптимистическая длительность (OptimisticDur), Ожидаемая длительность (Expected Dur) и Пессимистическая длительность (Pessimistic Dur) ввести соответствующие оценки длительности работ; для тех работ проекта, которые имеют детерминированную длительность, следует ввести «номинальную» длительность, либо оставить нули во всех трех столбцах (обязательно во всех трех!!!);

- инициализировать процедуру расчета, щелкнув по кнопкеВычисления по методу PERT панели инструментов; при этом появляется диалоговое окно с предупреждением о том, что расчет приведет к изменению исходной длительности работ, для которых указаны оценки длительности.

При вычислении длительности работ на основе на основе трех ее оценок MS Project учитывает степень влияния каждой из оценок. По умолчанию веса распределены следующим образом: оптимистическая и пессимистическая оценки имеют по 1 баллу, наиболее вероятная оценка – 4 балла. По желанию можно изменить соотношение весов, однако их сумма должна равняться 6.

Чтобы изменить исходное соотношение весов оценок, необходимо:

- выбрать в таблице Форма ввода PERT (доступна в панели инструментов) работу, для которой требуется скорректировать веса;

- на панели инструментов щелкнуть кнопку Задание весовых коэффициентов по методу PERT;

- в открывшемся окне ввести новые значения весов.

Более полную и наглядную картину относительно различных вариантов проекта можно получить, последовательно просмотре диаграммы Ганта для каждого из трех вариантов расчета (оптимистического, наиболее вероятного, пессимистического).

При сохранении файла проекта сохраняются все три варианта оценок. Поэтому в дальнейшем, при контроле хода выполнения проекта, всегда можно определить, какому из возможных сценариев развития событий он соответствует в наибольшей степени.

6.  Слишком длинные задачи и задачи с большим числом ресурсов

Во встроенные таблицы MS Project включен набор полей, которые пользователь может настраивать по своему усмотрению и помещать в них свои данные. Эти поля могут относиться либо к ресурсам, либо к задачам, а различаются они по типам данных, которые в них можно хранить.

Работа с настраиваемыми полями осуществляется в диалоговом окне Настройка полей (Customize Fields), которое вызывается командой Сервис ® Настройка ® Поля (Tools ®Customize ® Fields).

Переключатель Задач – Ресурсов определяет, к чему будет относиться поле: к задачам или ресурсам. В раскрывающемся списке Тип выбирается тип данных поля в соответствии с таблицей 1.

Таблица 1. Типы настраиваемых полей в MS Project

Для именования поля предназначена кнопкаПереименовать, после щелчка по которой открывается диалоговое окно ввода названия поля.

Заполнять настраиваемые поля можно двумя способами.

1) Добавить поле в таблицу и редактировать его, как и остальные поля.

2) Использовать закладку Настраиваемые поля диалогового окна сведений о задаче или ресурсе.

Часто значения настраиваемых полей можно заполнить автоматически с помощью формул. Чтобы ввести формулу в настраиваемое поле нужно в диалоговом окне настройки полей выбрать в списке настраиваемое поле, а затем в разделеНастраиваемые атрибуты (Custom attributes) выбрать переключатель рядом с кнопкой Формула (рисунок 47).

 Рисунок 47 -. Настройка формулы для определения числа ресурсов

На рисунке 10 приведена формула, с помощью которой можно определить количество ресурсов, назначенных каждой задаче.

Функция Len определяет длину текстовой строки, переданной ей в качестве параметра. В нашем случае строкой является значение поля Названия ресурсов. Чем большее число ресурсов назначено задаче, тем длиннее строка и тем больше возвращаемое значение. Такой метод сравнения задач очень груб и не гарантирует точного сравнения числа ресурсов. К сожалению более точных вычислений с использованием функций в нашем случае сделать нельзя – необходимо использовать макросы.

Для того, чтобы увидеть вычисленные значения нужно добавить в текущее представление столбец Количество ресурсов.

Определив задачи с большой длительностью или большим числом назначенных ресурсов, нужно разбить их на серию более коротких задач. Обычно над решением одной задачи работают не более двух человек, а если их назначено больше, то задача может быть разделена на несколько составляющих.

7. Задачи с большим числом зависимостей

Чем больше у задачи зависимостей, тем выше риск, что ее исполнение будет задержано из-за того, что одна из предшествующих задач не уложится в срок. Особенно опасно, если несколько предшествующих имеет задача, расположенная на критическом пути, поскольку в случае ее задержки увеличится длительность проекта.

В MS Project нет поля, содержащего информацию о том, сколько у задачи предшествующих задач. Но для получения необходимых сведений можно создать новый фильтр. Фильтр – это сохраненный набор условий и значений, согласно которым происходит отбор информации в представлении. Работа с фильтрами осуществляется через меню Проект ® Фильтр (Project – Filtered for).

В MS Project включено большое количество встроенных фильтров, есть возможность создавать и собственные фильтры. Для создания собственного фильтра следует в диалоговом окнеДругие фильтры, вызываемом с помощью команды меню Проект® Фильтр ® Другие фильтры щелкнуть по кнопке Создать…(рисунок 11).

В центре диалогового окна находится блок Фильтр, в котором определяются критерии отбора данных. Поскольку критерий может состоять из нескольких условий, для их ввода предназначена таблица, состоящая из нескольких столбцов. Каждая строка соответствует одному условию.

Первый столбец И/Или (And/Or) определяет связь условий внутри критерия: должны ли строки, отбираемые фильтром, соответствовать всем условиям (И), или достаточно соответствия хотя бы одному из них (Или). При наличии в таблице единственного условия это поле заполнять не нужно.

Во втором столбце Имя поля (Field name) определяется на основании какого столбца будет осуществляться фильтрация. Название поля выбирается в списке, в котором представлены все названия полей из внутренней таблицы соответствующего типа.

Рисунок 48 - Определение собственного фильтра

В третий столбец Проверка (Test) вносится логическое условие для выбора.

Последний столбец Значения (Values) определяет, с каким значением при проверки сравниваются данные из столбца Имя поля. Данные в этот столбец могут вноситься как вручную, так и выбираться из списка имен полей.

Все задачи, являющие предшествующими для данной задачи, перечислены в поле Предшественники (Predecessors), причем номера предшествующих задач разделены точками с запятой. Таким образом, если в поле Предшественники встречается хотя бы одна точка с запятой, то у задачи есть как минимум два предшественника. То есть фильтр будет обрабатывать те задачи, у которых встречается хотя бы одна с запятой (рисунок 11).

После того как фильтр создан, его необходимо применить к нужному представлению. Для наших целей удобно использовать Сетевой график или диаграмму Ганта.

После того, как задачи с несколькими зависимостями обнаружены, нужно определить, как снизить риск их задержки. Снизить риск можно, увеличив длительность одной или нескольких предшествующих задач за счет их более раннего начала (если это возможно). Кроме того, можно увеличить запланированную длительность задачи, если ограничения по длительности проекта позволяют это сделать.

8. Задачи с внешними зависимостями

Часто задачи зависят от внешних по отношению к проекту событий, не занимающих проектных ресурсов и не поддающихся планированию. Для учета такого рода рисков желательно в отдельном столбце таблицы хранить описания таких рисков.

9. Сохранение базового плана

После того, как план проекта будет соответствовать желаниям менеджера и возможностям организации, он сохраняется в качестве базового.

Базовый план проекта (Baseline) – это своеобразный эталон, с которым менеджеру проекта или руководителю организации предстоит в дальнейшем сверять ход выполнения проекта.

Конечно, в ходе реализации проекта будут изменяться текущие значения параметров проекта, такие как степень завершенности работ, количество израсходованных ресурсов, суммарные затраты и т.п. Однако базовый план при этом остается неизменным (за исключением ситуаций, когда базовый план оставшийся части проекта приходится пересматривать под влиянием сложившейся ситуации). Поскольку на практике такие ситуации случаются достаточно часто, MS Project позволяет отслеживать изменения базового плана. Именно поэтому полезно самый первый вариант базового плана обозначать как «исходный».

При попытке сохранить новый проект на диске MS Project выводит диалоговое окно.

Контрольные вопросы:

1. Какая методика оценки стоимости проекта используется в среде MS Project.

2.       По какой формуле рассчитывается общая стоимость проекта.

3.       Что такое стоимость назначения и как она определяется.

4.       Что такое фиксированная стоимость ресурса.

5.       Как определить стоимость использования ресурса в среде MS Project 2007.

6.       Что такое таблица норм затрат.

7.       Что такое стандартная ставка оплаты ресурса.

8.       Что такое ставка сверхурочных.

9.       Что такое затраты на использование ресурса.

В каком формате в среде MS Project 2007 вводятся ставки ресурса.

Скачано с www.znanio.ru