ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА по предмету «Документационное обеспечение управления»

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА  по предмету «Документационное обеспечение управления» Тема:  Изучение и оформление  реквизитов, обеспечивающих  юридическую силу документа  Цель работы:               1. Ознакомиться с реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документа и правилами их оформления.              2. Ознакомиться с  образцами документов.              3. Развивать навыки работы с документами, в том числе с  использованием информационных технологий               4.  Развивать  аккуратность, самостоятельность в работе с  документами. Методы: Индивидуальная работа студентов по заданию Оснащение   ­ методическое пособие;                         ­ образцы документов                         ­ Басаков М.И., Документационное обеспечение  управления (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.77­111                          ­ ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003. Ход работы:      1. Организационный этап ­ Проверка наличия у студентов конспекта      2. Самостоятельная работа по выполнению задания           Разберем   состав   реквизитов,  обеспечивающих   юридическую   силу документа и правила их оформления в соответствии с ГОСТ Р6.30­2003 УСД.   Унифицированная   система   организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов: 2      11 – Дата документа. Датой документа является дата его подписания  или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения),  для акта – дата актируемого события.       Дату документа оформляют от «0» положения табулятора. На бланках документов место проставления даты отмечено ограничительной  горизонтальной чертой.      Дату документа оформляют арабскими цифрами в  последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год –  четырьмя цифрами. В конце даты точка не ставится, например, дату 5  января 2014 года следует оформлять следующим образом: 05.01.2014            Некоторые финансовые и бухгалтерские документы допускается  датировать комбинированным способом, например: 05 января 2014 г.      В тексте документа дату допускается оформлять цифровым и  комбинированным способами. Если в тексте указывается только год, то  слово год  записывается полностью:  2014 год. Если в тексте указан месяц и год, то слово год пишется сокращенно:  в январе 2014 г. Учебный год  записывается следующим образом: 2013/14 уч.г;, период времени –  2010 – 2014 гг.            12 – Регистрационный номер документа состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом  дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и пр.      Регистрационный номер оформляется от «2» положения табулятора на уровне реквизита 11 «Дата документа» (на бланках документов место  проставления регистрационного номера отмечено ограничительной  горизонтальной чертой с символом №) при регистрации документа.      22 – Подпись – обязательный реквизит документа. Документ  подписывает должностное лицо в пределах компетенции. В учреждениях, действующих на принципах единоначалия, документ  подписывается руководителем учреждения;  на документах, принимае­ 3 мых коллегиальным органом, ставится 2 подписи ­  председателя и  секретаря коллегиального органа; денежно­финансовые документы  подписывают руководитель организации и главный бухгалтер; акты –  члены комиссии; договоры – все договаривающиеся стороны.      Реквизит «Подпись» состоит из следующих элементов:      ­ наименование должности лица, подписывающего документ (полное,  если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на  документе, оформленном на бланке) – от «0» положения табулятора;      ­ личная подпись;      ­ расшифровка подписи (инициалы и фамилия) – от «6» положения  табулятора на уровне первой строки наименования должности.      Пример: Вице­президент Ассоциации                                        А.А.Борисов региональных предприятий      или на бланке: Вице­президент                                                             А.А.Борисов      Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование  должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной  строки, например: Исполнительный директор            ЗАО «Вектор»                                                     Н.В.Орлов            При подписании документа несколькими должностными лицами их  подписи располагают одну под другой в последовательности,  соответствующей занимаемой должности, например: Директор завода                                                           О.И.Градов Главный бухгалтер                                                       З.П.Смирнова При подписании документа несколькими лицами равных должностей  их подписи располагают на одном уровне, например: 4 Директор завода «Луч»                              Директор завода турбинных                               А.И.Федоров                  лопаток                                                                                          П.П.Ткач      В ВУЗах, научных учреждениях в наименовании должности  указывается ученое звание и ученая степень, например: Заведующий кафедрой сопромата                               Е.Р.Георгиевский профессор, д.т.н.      Должностные лица расписываются ручкой чернилами синего или  черного цвета.      Подпись ставит только то лицо, которое указано в документе в  реквизите «Подпись». При отсутствии данного должностного лица  другие лица не могут ставить здесь свою подпись. Нельзя ставить перед  наименование должности косую черту, писать «За» или И.о. Инициалы и  фамилию при расшифровке подписи нельзя заключать в скобки или  ставить  .      Должностное лицо, поставившее на документе свою подпись, несет  ответственность за содержание документа.      25 – Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица  на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,  связанные с финансовыми средствами, в также на иных документах,  предусматривающих заверение подлиной подписи (документы,  удостоверяющие личность, трудовой стаж, квалификацию и т.п.).      Печати бывают двух видов:      ­ Гербовая – круглая, в центре – изображение Государственного герба  РФ, а по окружности указывается полное наименование организации. Она  проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, бухгалтерских и банковских документах,  трудовых книжках, дипломах и т.п. и заверяет подпись руководителя  учреждения. 5      ­ Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная,  треугольная, прямоугольная. Например, на печати отдела кадров в центре – название структурного подразделения (отдел кадров), по окружности –  полное наименование организации. Простые печати ставятся на справках, пропусках, копиях документов, при опечатывании пакетов, шкафов и  дверей.      Оттиск печати на документе должен затрагивать часть названия  должности  лица, чья подпись заверяется,  и его роспись (если на  унифицированной трафаретной форме документа не определено место  проставления печати  МП ). Печать следует проставлять тщательно и  очень аккуратно, чтобы по оттиску прочитывался весь текст печати.      16 – Гриф утверждения документа.  После подписания некоторых  видов  документов требуется их утверждение,  после чего они  приобретают юридическую силу.         Утверждение санкционирует содержание документа или  распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.      Документ может быть утвержден  одним из двух способов, имеющих  одинаковую юридическую силу:       ­ издание распорядительного документа (постановление, решение,  приказ, протокол и т.п.)      ­ утверждение должностным лицом или лицами.      При утверждении документа на нем проставляется гриф утверждения. Он оформляется в правом верхнем углу первого листа документа.      При утверждении документа изданием распорядительного документа  гриф утверждения состоит из следующих элементов, каждый из которых  печатают с новой строки от «5» положения табулятора через 1,5  межстрочных интервала:      ­ слово  УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА,  УТВЕРЖДЕНЫ,  УТВЕРЖДЕНО) без кавычек и двоеточия; ­ наименование утверждающего документа в творительном падеже, его регистрационный номер и дата, например:                                                                       УТВЕРЖДЕН                                                                        Решением общего собрания                                                                         акционеров от 15.02.2014 №  12 или                                                                         6                                                                      УТВЕРЖДЕНО                                                                       Приказом ВНИИДАТ от                                                                       05.12.2013 № 82      При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения  состоит из следующих элементов, каждый из которых печатают с новой  строки от «5» положения табулятора через 1,5 межстрочных интервала:      ­ слово  УТВЕРЖДАЮ без кавычек и двоеточия;      ­ наименование должности лица, утверждающего документ;      ­ подпись этого лица;      ­ инициалы и фамилия этого лица ( от «6» положения табулятора  справа от подписи);      ­ дата утверждения, например:                                                                       УТВЕРЖДАЮ                                                                       Директор завода «Луч»                                                                                     В.А.Степанов      Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа»  центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:                                                                                     УТВЕРЖДЕН                                                                                Распоряжением Главы Администрации Московского                                                                           района Санкт­Петербурга                                                                                 от 12.03.2013  № 71                                                                                                                3. Задание      3.1. Ознакомиться с образцами бланков, унифицированных форм  документов, готовыми документами. 7      3.2. По заданию преподавателя или по предложениям студентов на  бумаге формата А4 оформить несколько реквизитов 11, 12, 22, 25, 16.         4. Домашнее задание      4.1. Повторить пройденный материал (по конспекту)      4.2. Ответить на вопросы:      ­ Назовите требования к оформлению реквизита 11      ­ Назовите требования к оформлению реквизита 12      ­ Из каких элементов состоит реквизит «Подпись»?      ­ Назовите виды печатей      ­ Назовите правила проставления печати        ­ Назовите  способы проставления грифа утверждения, перечислите  его элементы. Литература         1. Басаков М.И., Документационное обеспечение управления  (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.77 ­ 111         2. ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003.