ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА по предмету «Документационное обеспечение управления»

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА  по предмету «Документационное обеспечение управления» Тема:  Изучение видов и правил оформления служебных писем и    приложений к ним  Цель работы:                 1. Ознакомиться с назначением служебных писем, правилами составления текста различных служебных писем.             2. Ознакомиться с правилами оформления служебных писем и  приложений к ним.               3. Развивать навыки работы с документами, в том числе с  использованием информационных технологий               4.  Развивать  аккуратность, самостоятельность в работе с  документами Методы: Индивидуальная работа студентов по заданию Оснащение:  ­ бумага формата А4;                         ­ методическое пособие;                         ­ образцы документов                         ­ Басаков М.И., Документационное обеспечение  управления (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.154­174                          ­ ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003. Ход работы: 1.      Организационный этап ­ Проверка наличия у студентов бумаги, конспекта 2. Самостоятельная работа по выполнению задания 2      Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию  документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста –  пересылкой по почте. Служебное письмо является правовым  документом.      Правильность письма, соответствие его содержания нормативным  актам, директивам вышестоящих органов удостоверяется подписью  руководителя учреждения (структурного подразделения), который несет  за него полную ответственность.      Составитель письма должен ясно представлять себе, о чем писать, как  аргументировать и какой цели добиваться, при этом он должен твердо  убежден, что направление письма является наиболее эффективным  средством разрешения данного вопроса.      Все данные и факты, о которых сообщается в письме, должны быть  проверены.      Датой письма является дата его отправки.      Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы:   Инициативные  Ответные       Если письмо является ответом, составитель указывает дату и №  инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит  переносится в бланк при окончательном оформлении письма.      Текст служебного письма должен состоять из введения,  доказательства, заключения.       Во введении излагаются причины и непосредственный повод,  послужившие основанием для составления письма ()или ссылки на  поступившие ранее письма).      В доказательствах излагается история вопроса, приводятся доводы,  факты, ссылки на законодательство, цифровые данные, делаются  логические выводы.      Заключение – главный логический элемент письма, та составная часть  его, в которой излагается суть вопроса, основная мысль документа:  просьба, предложение, согласие, отказ и т.п. Если доказательство предшествует заключению, порядок изложения  считается прямым, при обратном порядке заключение предшествует  доказательству, объяснению. 3      Обратный порядок изложения применяется в письмах вышестоящих  организаций к подчиненным, В этом случае доказательства могут быть  сведены к минимуму, например: «Командируйте Петрова И.И. в отдел  для обследования».      Прямого порядка изложения должны придерживаться  составители  писем в вышестоящие и различные по положению организации.      Небольшое письмо всегда легче составить обратным методом.      Тон служебного письма должен быть нейтральным. Рекомендуется  избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными  словами и конструкциями: ПО­ВИДИМОМУ, ПО­ПРЕЖНЕМУ, КАК  ИЗВЕСТНО, ЕСЛИ ВОЗМОЖНО и т.п.      Уважение к адресату  помогают выразить деепричастные обороты  типа: ТЩАТЕЛЬНО ИЗУЧИВ ВАШИ ПРЕДЛОЖЕНИЯ,  ВНИМАТЕЛЬНО РАССМОТРЕВ ВАШИ ЗАМЕЧАНИЯ, и т.п.      При обосновании действий используется ограниченный набор  начальных и заключительных словосочетаний и выражений: В ПОРЯДКЕ  ОБМЕНА, В ПОРЯДКЕ ИСКЛЮЧЕНИЯ, В СВЯЗИ, В  СООТВЕТСТВИИ и т.п.      Причины принятия решения также формулируются с помощью  деепричастных оборотов: УЧИТЫВАЯ, СЧИТАЯ, ПРИНИМАЯ ВО  ВНИМАНИЕ, РАССМАТРИВАЯ, РУКОВОДСТВУЯСЬ и т.п.      В делопроизводстве используют следующие виды служебных писем, с  помощью которых отражают сведения о производственной деятельности,  излагают просьбы, требования о взятых обязательствах, ответы на  заявления и жалобы граждан и т.д.: СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО оформляется к  1. документам, не имеющим адресующей части, а также, если высылаемый материал  требует пояснений. В сопроводительном письме указывается  наименование сопровождаемого документа и цель его направления.  Начинаются такие письма словами: ВЫСЫЛАЕМ, НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ,  ПРИЛАГАЕМ. Далее указываются заголовки направляемого документа. Обычно текст такого письма краток, умещается на листе формата А4 и  не имеет самостоятельного заголовка.  ПИСЬМО­ПРИГЛАШЕНИЕ предлагает адресату принять  2. учас­ тие в каком­либо мероприятии. Оно может адресоваться как  конкретному лицу, так и организации.     3.   ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО сообщает адресату о каком­ либо факте или мероприятии. 4      4.  ПИСЬМО­ИЗВЕЩЕНИЕ по своему стилю близко к письмам­ приглашениям и информационным письмам. Составляется для  конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.  Начинается словами: ИЗВЕЩАЕМ, СООБЩАЕМ, СТАВИМ ВАС В  ИЗВЕСТНОСТЬ и т.п.      5.  ПИСЬМО­ПОДТВЕРЖДЕНИЕ содержит сообщение о  получении какого­либо отправления, о том, что ранее составленный  документ остается в силе. Направление этих писем является  обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки  позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им  писем­напоминаний. Начинается эта разновидность писем словами,  образованными от глагола  ПОДТВЕРЖДАТЬ.      6.  ПИСЬМО­НАПОМИНАНИЕ содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого­либо обязательства или  проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно  лаконичным и содержать одну заключительную часть. Эта разновидность  писем, как правило, начинается словом НАПОМИНАЕМ.      7.  ПИСЬМО­ОТВЕТ по своему содержанию носит зависимый  характер от инициативного письма, так как тема его текста уже задана и  остается изложить характер решения поставленного в инициативном  письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения  просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой  форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо  аргументирован. На ответном письме оформляется реквизит 13 « Ссылка  на регистрационный номер и дату документа». 8.  ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – документ, обеспечивающий  исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно  гарантируется оплата или предоставление чего­либо (места работы,  проведения испытаний и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую  функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и  ясным.      9.  ПИСЬМО­ПРОСЬБА      10.  ПИСЬМО­ПРЕТЕНЗИЯ      11. ПИСЬМО­ЗАПРОС      12. ПИСЬМО­ОБРАЩЕНИЕ      13. ПИСЬМО­ТРЕБОВАНИЕ      14. ПИСЬМО­ОТКАЗ      15. ПИСЬМО­ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ и т.д. 5      Оформление приложений к письмам (реквизит 21)      Отметка о наличии приложения оформляется после текста до  реквизита «Подпись» через 2­3 межстрочных интервала (в зависимости от формата и выбранного интервала в тексте) от «0» положения табулятора  строчными буквами (кроме первой). После слова «Приложение» ставится двоеточие, независимо от количества приложений слово «Приложение»  печатается в единственном числе. Текст приложения печатается справа  от двоеточия столбиком через 1 межстрочный интервал. Между  нумерованными приложениями 1,5 межстрочных интервала. В конце  наименования приложения ставится точка. 1.      Документ имеет приложение, упомянутое в тексте      Отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме: Приложение: на … л. в … экз. 2.      Документ имеет приложения, не названные в тексте Наименования приложений перечисляют с указанием количества лис­ тов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Справка о согласовании проекта стандарта «Документа­ ция внешнеторговая» на 5 л. в 1 экз.                2. Отзывы на проект стандарта на 3 л. в 1 экз.                               3.      К документу прилагается документ, имеющий приложение Отметку о приложении оформляют следующим образом: Приложение: письмо  Кировского экспериментального завода от                                         10.10.2013 № 05 и приложение к нему, всего на 7 л. 4.      Приложения сброшюрованы  Количество листов не указываются, например: Приложение: Методические указания по внедрению и применению                         Государственных стандартов на ОРД, 12 экз. 6 5. При большом количестве приложений на них составляется отделная опись, а в самом документе после текста указывается: Приложение: опись на 14 л.                                          3.      Задание              3.1. Ознакомиться с разновидностями служебных писем.         3.2. Ознакомиться с текстами разновидностей служебных писем на  примере ниже изложенных текстов.        3.3. Назвать к какой разновидности писем относятся приведенные  тексты.  Направляем Вам на рецензирование рукопись программы «Доку­ ментационное обеспечение управления». Программа предполагается как  типовая для всех техникумов по делопроизводству. Отзыв просим  прислать до 01 апреля 2014 г.      Приложение: на 24 л. в 1 экз.  Министерство газовой промышленности проводит в Москве сове­ щание по вопросу «Металлоорганические соединения для получения неорганических покрытий и материалов». Совещание состоится  01.04.2014 в 10.00.   Издательство «Прометей» предлагает Вашему вниманию книги, выпускаемые издательством в 2014 году:      Т.Зуева. Волшебная сказка      В.Черный. В память о России      Книги можно приобрести в издательстве «Прометей» по адресу:  Москва, ул.Усачева, д.64, комната 112.      Телефон для справок: 245­58­58, отдел реализации.      Ждем Ваших заказов.  Сообщаем, что для продолжения в 2014 году темы 2/89 Вам вы­ делено 20 млн.р., в том числе 200 тыс.р. на командировочные расходы.  План командировок должен быть представлен не позднее 10 мая 2014 г. 7  Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в  письме № 141 от 10.02.2014.  Решение Совета по этим вопросам будет  принято 01.03.2014 и сообщено Вам.  Подтверждая получение оборудования для лаборатории, сообщаем, что для установки и наладки машин Ваш специалист согласно договора  должен прибыть в институт до 01.04.2014.  Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 3/34 от 05.07.2013 Вы должны завершить разработку проекта до 15.03.2014.      Просим Вас сообщить состояние работы.  Напоминаем Вам, что срок исполнения задания, изложенного в письме № 114 от 02.06.2013,  истек 15.02.2014.  При развертывании работ по реставрации исторически ценных зданий института выяснилась невозможность поэтапного проведения  реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений.  Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью 420 кв.м. для перенесения всех учебных занятий на время  реставрации зданий.  Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского  района Ивановской области за 1944­1946 гг. в архив на хранение не  поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной  МТС за указанные годы не представляется возможным.  Просим Вас оказать помощь в установке и наладке лабораторного оборудования института.      Оплата гарантируется со счета № 0000000000 в отделении … банка.    Завод готов принять на работу выпускницу института по специаль­ ности   инженер­технолог.   Ее   муж   также   может   рассчитывать   на трудоустройство в городе по своей специальности. 8 4.      Домашнее задание        4.1. Повторить пройденный материал (по конспекту)        4.2. Составить письмо в адрес базового предприятия АО СПБМ с  просьбой о выделении денежных средств для приобретения техникумом  оборудования и мебели: металлографический микроскоп – 1 шт., столы  лабораторные – 15 шт., шкаф канцелярский – 2 шт. на общую сумму  100 тыс.р.        4.3. Ответить на вопросы:        ­ Что такое служебное письмо?        ­ Какие требования предъявляются к тексту служебного письма?        ­ Из каких составных частей состоит текст служебного письма?        ­ Какие разновидности служебных писем Вы знаете и каковы  особенности их текстов? Литература 1. Басаков М.И., Документационное обеспечение управления  (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.154­174         2. ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003.