ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА по предмету «Документационное обеспечение управления»

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА  по предмету «Документационное обеспечение управления» Тема:  Составление и оформление актов  Цель работы:  1. Уяснить назначение и правила составления и оформления  актов.              2. Научиться составлять и оформлять акты.                 3. Развивать навыки работы с документами, в том числе с  использованием информационных технологий.               4.  Развивать  аккуратность, самостоятельность в работе с  документами. Методы: Индивидуальная работа студентов по заданию Оснащение:  ­ бумага формата А4;                         ­ методическое пособие;                         ­ образцы документов                         ­ Басаков М.И., Документационное обеспечение  управления (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.177                          ­ ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003. Ход работы: 1.      Организационный этап      ­ Проверка наличия у студентов бумаги, конспекта  2. Самостоятельная работа по выполнению задания Акт – это документ, подтверждающий установленные комиссией  факты и события.      Акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и  назначенными распоряжением руководства для разового случая. 2      Акты бывают: ­ ликвидации учреждения ­ проверки ­ инвентаризации ­ проведения испытаний ­ приема законченных работ ­ уничтожения пришедшего в негодность оборудования ­ приема­передачи ­ дегустации и т.п.      Приступив к работе, члены комиссии изучают существо вопроса,  законодательно­нормативные акты, затем приступают к установлению  фактического положения дел для отображения его в акте.      Акт оформляют машинописно на общем бланке формата А4. Для  значительного количества повторяющихся ситуаций используются  унифицированные трафаретные формы актов.      Текст акта делится на три части: 1. Вводная часть для всех актов строится по одной схеме. В ней ука­ зывается основание для составления акта, лица, составившие акт, и, при  необходимости лица, присутствовавшие при его составлении.      Основанием для составления акта является распоряжение (приказ,  указание) руководителя учреждения или вышестоящей организации.  Слово  Основание  начинает 1 часть текста акта и печатается от «0»  положения табулятора, например: Основание: приказ Генерального директора объединения «Москнига»                     от 20.03.2014 № 94 или Основание: указание директора школы Далее указывается состав комиссии: должность, фамилия, инициалы  председателя, должности, фамилии и инициалы членов комиссии (в  алфавитном порядке, столбиком, пронумеровав).       После слова  Присутствовали (от «0» положения табулятора) при  необходимости перечисляются должности, фамилии, инициалы  присутствовавших в алфавитном порядке. 3 2.      Констатирующая часть начинается с нового абзаца (от «1» положе­ ния табулятора). В ней излагаются цели, задачи и существо работы, ее  результаты. Эта часть текста может быть оформлена в виде таблицы. 3. Здесь могут быть выводы, заключение комиссии, предложения.       В конце текста перед подписями при необходимости указывают  количество составленных экземпляров акта и их местонахождение,  например:      Составлен в 2 экземплярах: 1­й экз. направлен в Минвуз РФ; 2­й экз. – в канцелярии института.      Акт подписывают председатель и все члены комиссии в порядке  изложения их в 1 части текста акта, должности перед подписями не  указывают.      Акт должен иметь заголовок к тексту.      После подписания акт регистрируется: ему присваивается порядковый регистрационный номер. Дата и место составления акта должны  соответствовать дате и месту актируемого события.      Ряд актов требует утверждения. После утверждения  рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу и  обязательна к исполнению (см.реквизит 16 «Гриф утверждения  документа»). 3.      Задание      1.Составьте и оформите акт. Недостающие реквизиты произвольные.      Завод «Свет». Состав комиссии: председатель – начальник канцелярии Борисов О.Н., члены комиссии: старший инспектор Чернова Д.Г.,  заведующая экспедицией Л.С.Конторкина. С предприятия­поставщика в  адрес завода 20.03.2014 прибыла посылка за номером 65. При вскрытии почтового ящика обнаружено отсутствие числящихся по накладной  комплектующих изделий к аппарату «Х» на общую сумму 87 тыс.р.  Комиссия пришла к выводу потребовать от предприятия­поставщика  досылки недостающих комплектующих изделий. Нарушений правил  доставки посылок не обнаружено. Определить количество экземпляров  акта, их местонахождение. Акт утвердить директором завода. 4 4.      Домашнее задание        4.1. Повторить пройденный материал (по конспекту)        4.2. Ответить на вопросы:        ­ Что такое акт? Каково его назначение?        ­ Назовите реквизиты акта.        ­ Перечислите составные части текста акта.        ­ Что является основанием для составления акта?        ­ Кто подписывает акт?        ­ Что является датой акта? Литература         1. Басаков М.И., Документационное обеспечение управления  (Делопроизводство), Ростов н/Д, Феникс, 2013, с.177.         2. ГОСТ Р6.30­2003 УСД. Унифицированная система  организационно­распорядительной документации. Требования к  оформлению документов, М., Госстандарт, 2003. Завод «Свет»                                                      УТВЕРЖДАЮ                                                                              Директор завода АКТ                                                                     подпись       П.П.Попов                                                                              Дата 22.03.2013       № 08 О вскрытии посылки Основание: приказ директора завода от 21.03.2014 № 129         Составлен комиссией в составе: Председатель – начальник канцелярии Борисов О.Н. Члены комиссии: 1.Заведующая экспедицией Контрокина Л.С.           2.Старший инспектор Чернова Д.Г.    С предприятия­поставщика в адрес завода 20.03.2014 прибыла  посылка за номером 65. При вскрытии почтового ящика обнаружено  отсутствие числящихся по накладной комплектующих изделий к  аппарату «Х» на общую сумму 87 тыс.р.     Комиссия пришла к выводу потребовать от предприятия­ поставщика досылки недостающих комплектующих изделий.     Нарушений правил доставки посылок не обнаружено.    Составлен в 3 экземплярах: 1­й экз. – в канцелярии завода; 2­й экз. – предприятию­поставщику; 3­й экз. – почтовому отделению № 70 Московского района Санкт­ Петербурга. Председатель комиссии   Подпись                                О.Н.Борисов Члены комиссии               Подпись                                Л.С.Конторкина                                             Подпись                                Д.Г.Чернова Научно­исследовательский                                   УТВЕРЖДАЮ институт им.М.В.Ломоносова                               Директор института                                                                                    подпись      П.П.Попов АКТ                                                                           Дата 25.03.2014       № 09 Москва О выполнении темы «Системный анализ информационных изданий межотраслевых центров «НТИ» Основание: распоряжение директора института от 11.03.2014 № 130         Составлен комиссией в составе: Председатель – ученый секретарь А.И.Комаров Члены комиссии: 1.Младший научный сотрудник Кузнецова В.В.           2.Старший научный сотрудник Т.А.Молина           3.Руководитель темы Л.Н.Чевсикова В период с 13.03.2014 по 24.03.2014 комиссия установила, что по  теме № 4.10.2 «Системный анализ информационных изданий  межотраслевых центров «НТИ» составлены: 1. Методика исследований и программа научно­исследовательской  работы. 2. Отчет по 3 этапу «Описание и классификация информационных изданий ЦНТИ». 2 3. Проект методических требований к информационным изданиям  межотраслевых территориальных ЦНТИ.        Тема по этапам работы выполнена полностью.   Составлен в 2 экземплярах: 1­й экз. – в канцелярии института; 2­й экз. – в бухгалтерии института. Председатель комиссии    Подпись                              А.И.Комаров Члены комиссии                Подпись                              В.В.Кузнецова                                              Подпись                              Т.А.Молина                                              Подпись                              Л.Н.Чевсикова