Презентация для практической работы "Деловое письмо"

Практическая работа «Деловое письмо»

Преподаватель СПБ ГБПОУ СПБ ТКУиК
Аржанова Алена Валерьевна

Особенности деловой переписки

Важной чертой деловой переписки является:
В отправленном письме нельзя устранить различные недоразумения;
Нельзя снять негативную многозначительность при помощи невербальных сигналов
Каждое слово имеет большое значение
Поэтому к написанию деловых писем надо относится с большой ответственностью и придерживаться определенных правил.

Общие требования к содержанию деловых писем

Релевантность. Деловая корреспонденция должна соответствовать поставленной задаче.
Логичность изложения, точность и ясность.
Тщательность подбора информации.
Грамотность.
Корректность.

Виды деловых писем

Внутренняя официальная переписка (приказы, распоряжения, служебные записки)
Внешняя официальная переписка (гарантийные письма, коммерческий запрос, рекламация)
Внутренняя неофициальная переписка (письма-ответы, приглашения, поздравления, благодарности)
Внешняя неофициальная переписка (приглашения, благодарности, поздравления)

Структура делового письма

1. Обращение
2. Преамбула (раскрытие цели письма: письмо-ответ, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо и т.д.)
3. Основной текст (в этой части излагаются конкретные факты, обосновываются решения и т.д.)
4. Заключение, финальное предложение (краткое резюме, подведение итогов и т.д.)
5. Подпись
6. Приложения (дополнительные материалы)

Написав письмо, его следует обязательно проверить!

Наличие ошибок и опечаток
Понятность, конкретность, информативность и лаконичность текста
Логика и последовательность изложения

Шесть вещей в письмах, которые раздражают всех 

Небрежность: «игорь света интересно ваши мнения поповоду кандидатов. кто что думает?»
Панибратство: Не во всех компаниях принято называть коллег «народ», говорить «приветики» или «хай».
Перекладывать ответственность: «Коллеги, предлагаю обсудить вопрос размещения рекламы на сайте «Альфы». Какие мнения?». Фраза «Это не в моей компетенции.» переводится: «Отстань, я помогать тебе не буду!»

Шесть вещей в письмах, которые раздражают всех 

Повторение за другими: Самая ненавистная фраза всех времен – «Доброго времени суток». Если вы хотите вызвать гнев читателя, начинайте с такого приветствия.
Спешка и срочность: Людям не нравятся слова «срочно», «нужно вчера», «это приоритетная задача» – это не уважение ко времени и усилиям.
Натянутая вежливость: Фраза «Посмотри одним глазком» означает «Прими на себя ответственность за содержание документа».

Уважаемые партнеры! Доводим до Вашего сведения необходимость продления Агентских Договоров со всеми участниками Партнерской сети. Убедительная просьбы в срок до 10.01.2020 предоставить подписанный экземпляр Договора в отдел Сервиса.
Канцелярит и формализм

Здравствуйте, Евгений! 10 января заканчивается ваш агентский договор. Чтобы мы смогли продолжить выплачивать комиссию, нужен новый договор. Я заполнил типовой договор вашими данными, осталось подписать и отправить почтой на наш адрес.
Уважение и забота

Задание для практической работы:

Составьте деловое письмо-извещение об услугах, оказываемых вашей организацией (туристической фирмой).
Проанализируйте письмо в приложении 1, используя следующие вопросы:
К какому виду деловых писем оно относится? Какова его цель?
Соблюдены ли общие требования к структуре делового письма?
Приемлем ли тон письма, не использованы ли в нем «избитые» выражения и клише?
Не содержит ли письмо информацию, в которой нет необходимости?
Требует ли оно ответа?