Проектирование таблиц в MS Access. Организация данных. Поле и его основные характеристики.

Проектирование таблиц в MS Access. Организация данных. Поле и его основные характеристики. Первым этапом создания БД является проектирование. Проектирование включает: определение назначения базы данных; определение количества таблиц; выбор полей, входящих в таблицы; установление типа данных для каждого поля и их свойств; выбор поля, содержащего уникальные значения; распределение данных по таблицам; установка связей между таблицами. Все это способствует дальнейшей эффективной работе с БД.

Проектирование таблицы происходит в режиме Конструктора. Структура таблицы представляет совокупность полей с указанием имени поля, типа данных, свойств поля и описания.

Поле – это элемент (столбец) таблицы, который содержит сведения определенного типа. В зависимости от информации, заносимой в поле, выбирается тип данных. MS Access позволяет работать со следующими типами данных: Счетчик, Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата и время, Логический, Денежный, Гиперссылка, Поле объекта OLE, Вложение, Вычисляемый, Мастер подстановок.

Поле Счетчик имеет целочисленное значение, которое не может повторяться и устанавливается автоматически, на единицу больше, чем предыдущее. Его удобно использовать для нумерации записей. Может быть использовано как ключевое поле.

Для подключения в базу данных различных объектов используются поля с типом данных Гиперссылка, объект OLE. Поля Гиперссылка используются для перехода к объектам той же или другой базы данных MS Access, к документам, созданным в различных приложениях Microsoft Office, и расположенным на локальных или сетевых дисках, к web-страницам.

Поле объекта OLE (Object Linking and Embedding – связывание и внедрение объекта) позволяет устанавливать связь с объектами другого приложения или внедрить объект в базу данных. Объектами могут быть простые и форматированные тексты, рисунки, диаграммы, файлы звукозаписи, анимации, видеоклипы, электронные таблицы. Размещение объекта в поле производится на этапе заполнения полей таблицы. Объект может быть внедренным или связанным.

С помощью Мастера подстановок можно создать поле, которое заполняется путем выбора значения из списка, построенного на основе значений поля другой таблицы, запроса или набранного фиксированного

набора значений. Такое поле отображается как поле со списком (в правой части поля отображается значок списка). Мастер подстановок можно использовать для связи таблиц и проверки целостности данных.

Совокупность полей, описывающих определенный объект, называется записью. Запись представляется в таблице строкой. Совокупность записей и составляет таблицу БД.

Кроме указанных характеристик, каждое поле имеет перечень свойств, которые меняются в зависимости от типа данных. К свойствам относятся: размер поля (количество символов, заносимое в поле, например, количество букв в фамилии), формат представления данных (формат даты), значение по умолчанию (если значение поля одинаково для всех записей) и т.д.