Процедура исполнения документа

Процедура исполнения документа

Принятые и зарегистрированные документы передают- ся на рассмотрение руководителю, который проставляет ре- золюции с указанием конкретных исполнителей по каждому

документу. В больших организациях руководителю передаются только важ- ные документы, остальные направляются в подразделения и конкретным исполнителям в соответствии с распределением обязанностей внутри органи- зации.

После рассмотрения руководителем ответственный исполнитель вно- сится в регистрационную карточку. Также заполняются поля «Резолюция»,

«Автор резолюции» и «Срок исполнения». Документ копируется и передается в структурное подразделение, где может быть переадресован другому сотруд- нику – непосредственному исполнителю.

Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанав- ливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов. Соисполнители предоставляют свои предложения и замечания по под- готовке документа ответственному исполнителю. Проект документа согласу- ется с соисполнителями и авторами резолюций. Подписывает документ тот

руководитель, которому был адресован поступивший документ.

Для фиксации факта передачи документа регистрационная карточка может содержать специальный раздел «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резо- люции и дальнейшее движение от исполнителя к исполнителю. Пример тако- го раздела показан в таблице 7.1.

Таблица 7.1.

Раздел регистрационной карточки «Сведения о движении документа»

Документы с резолюциями, поступившие в адрес исполнителя и имею- щие сроки исполнения, подлежат постановке на контроль.

1.  Виды и процедура контроля за исполнением документов

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется как ис- полнителями, так и сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Контроль за исполнением задания – одна из функций управления. В крупных организациях существует специальное структурное подразделение, в функции которого входит постановка документов на контроль, отслежива- ние хода исполнения, формирование делопроизводственных отчетов для ру- ководства, снятие исполненных документов с контроля.

Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо.

Контроль за сроками исполнения (сроковый контроль) ведет служба до- кументационного обеспечения управления или секретарь.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов мож- но разбить на следующие процедуры:

·        Фиксация всех поставленных на контроль документов.

·        Проверка своевременного доведения документа до исполнителя.

·        Корректировка данных о контролируемых документах при измене- нии сроков исполнения документов.

·        Напоминание исполнителям и руководителям о наличии неиспол- ненных документов.

·        Информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения до- кументов.

·        Внесение данных об исполнении документов.

·        Анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по ор- ганизации.

Основными видами срокового контроля является текущий, предупреди- тельный и итоговый.

Ответственные за контроль исполнения ежедневно, как правило, в нача- ле рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня. Поэтому контроль за сроками исполнения документов – это функция, обязательно предусматри- ваемая в должностной инструкции секретаря руководителя.

Сотрудник имеет еще время для решения вопроса. Очень важна форма проведения контроля. Это должно быть вежливое тактичное напоминание, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит про- цветание фирмы, стремление помочь.

Итоговый контроль проводится службой, отвечающей за контроль ис- полнения еженедельно, ежемесячно, ежеквартально. Фактически он представ- ляет собой аналитическое обобщение документооборота.

Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством   обеспечения   решения   производственных и коммерческих задач, а также фактором повышения дисциплины служащих.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного ис- полнения документа. Результат исполнения должен быть записан в регистра- ционной карточке.

Формой контроля является периодическое составление обобщенной от- четности по документам организации.

Таблица 7.2.

Форма отчета по контролю

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека или автоматизированная система кон- троля исполнения документов.

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями (рис. 7.1).

Рис. 7.1. Картотечный ящик

31 разделитель – это числа месяца. За 32 разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В по- следние дни месяца эти карточки расставляют по числам нового месяца. Пе-

ред первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком испол- нения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на ка- кой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей инспектора по контролю – в начале каж- дого рабочего дня вынуть карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены, затем предупредить исполнителей о документах, срок которых истекает через три дня. Ежедневный контроль создает нормаль- ную рабочую атмосферу в организации.

Наиболее рациональным является автоматизированный контроль, ко- торый ведет секретарь или ответственное лицо на персональном компьютере. При этом постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения» в регистрационной карточке (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Постановка на контроль

При ведении текущего контроля ежедневно выводится на экран список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Его можно распеча- тать, а также по электронной почте оповестить исполнителей.

Специальные программы позволяют выводить на экран списки доку- ментов, исполнение которых истекает в определенный срок, а также любые данные по документам и исполнителям (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Содержимое папки «На контроле»

При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок, создаваемых в автомати- ческом режиме. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро по- лучить всю необходимую информацию.

Пример практического использования

Вы как председатель Совета школы, конечно, планируете свою работу, а также фиксируете данные вам поручения и отслеживаете выполнение раз- личных школьных проектов. В худшем случае вы записываете всю информа- цию на различных листочках, которые постоянно теряются. В лучшем случае вы ведете ежедневник, но все равно не в состоянии отследить все события, так как приходится просматривать записи как вчерашние, так и касающиеся пред- стоящих планов. Попробуйте создать свой картотечный ящик, с помощью ко- торого будете осуществлять планирование и контроль своей работы.