Работа с документами, как важнейшая обслуживающая функция управления

Секретарь осуществляет «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю.
Передача документов на рассмотрение должна осуществлять в день их получения.
ВХОДЯЩИЙ документ – документ, поступивший в учреждение.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:
- Централизованная
- Децентрализованная
- Смешанная
При регистрации документы делятся на несколько групп,
входящие документы
исходящие документы
внутренние документы
коммерческие контракты
документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)
Распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная.

Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть:
Типовым
Индивидуальным
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока.
Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждении, а создаваемого – с момента доведения его до исполнителя.
После исполнения документ снимается с контроля.

Систематизация и хранение документов

Оформленные дела сдаются в архив организации.
Помещение архива должно быть безопасно в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасной выход.
Архив должен быть оборудован стационарными стеллажами.

Номенклатура дел организации

Формирование дел

В дело документ направляется тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена.
При формировании дел необходимо – помещать в дело только исполненные, документы и группировать в дело документы одного календарного года.

Подготовка дел к архивному хранению

В архив организации передаются: дела постоянного (свыше 10 лет), временного хранения, по личному составу.
Законченные дела подлежат оформлению, а именно:
подшивке или переплету;
нумерации листов в деле;
составлению заверительной надписи дела;
оформление обложки дела;
составлению внутренней описи документов дела;

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день поступления документов.
Документы оформляются на бланках.
общий бланк;
бланк письма;
бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Извлечение и проверка прилагаемых бумаг

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
Документы регистрируются на карточках.
Составляются следующие картотеки:
справочные;
контрольно-справочные;
по географии поступающих документов;
по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
тематические (приказы, решения) и др.

Все документы делятся на две большие
группы:
Документы по общим и
административным вопросам.
Документы по функциям управления.
Оформление документов могут быть совершенно разными:
по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации – письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные), совершенно секретные (ДСП), с грифом «конфиденциально»
По срокам исполнения срочные и несрочные.

Оформление документов и подготовка их к отправке

Дела подлежат оформлению при их завершении и по завершении года.
Обложка дела постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме.
Надписи на обложках дел производится четко черными чернилами или тушью.
Описи дел составляются в двух или трёх экземплярах.

Служебные письма

Деловые письма имеют определенный правила составления и оформления выделяются следующих этапы:
Изучение существа вопроса;
Подготовка и написание проекта текста письма;
Согласование проекта письма;
Подписание руководителем;
Регистрация;
Отправка.
Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.
Деловое письмо практически всегда начинается с обращения.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.
Если стиль и оформление письма выбраны верно, получателю будет легко и приятно работать с ним.

Телефакс

Телефакс является самым популярным средством для оперативного обмена информации, его достоинство – возможность передачи документа в любую точку земного шара за одну минуту.
Факсимильная связь по-прежнему остается для бизнеса жизненно важным средством.

Заключение

Организация работы с документами – ключевая технология управления любом учреждении: выполняя свою работу я ставила перед собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, эффективность деятельности ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.