Стандартизация, унификация и трафаретизация управленческих документов

docx
27.10.2021

Публикация педагогических разработок

Бесплатное участие. Свидетельство автора сразу.
Мгновенные 10 документов в портфолио.

Добавить материал

Л1-1507.docx

Стандартизация, унификация и трафаретизация управленческих документов.

Стандартизация - это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам. Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Стандартизация и унификация управленческих документов позволяет достичь единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также наработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки выполнения, поиска документов; сокращение документопотоков: повышение управления и создания оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.

К основным этапам унификации и стандартизации в любой организации относятся:

· установление круга документов, которые вращаются в организации;

· стандартизация формуляров и текстов документов;

· трафаретизация формуляров документов.

С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, а также ряд стандартов на документы, которые наиболее часто встречаются в управленческой деятельности организации.

Трафаретизация - это средство унификации текстов документов, который состоит в том, чтобы вся информация, характерная для группы документов, условно разделилась на трафаретную или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Создаются сборники трафаретных текстов, при этом некоторые тексты имеют по несколько запасных вариантов. Письмо с трафаретным текстом состоит из двух частей: типовой (трафаретной) и переменной (вставки).

Степень трафаретизации может быть разным: весь документ, его часть, отдельный абзац или предложение. Типичные тексты позволяют сэкономить до 50-75% времени исполнителя при стопроцентной гарантии, что ни одно слово не будет пропущено в тексте.

Трафаретные тексты вводятся в действие приказом руководителя организации. Их разработка всегда должна базироваться на государственных стандартах. Трафаретизация позволяет не только повысить производительность труда, но и способствует повышению культуры делопроизводства.

Таблица 1
Классификация основных документов в делопроизводстве

N п / п	признаки классификации	виды документов	Примечания и примеры
1	специализация	общие специализированные	По административным вопросам По финансовым вопросам, С коммерческим вопросам
2	назначение	распорядительные организационные Информационные	Документы, отражающие вопросы оперативного управления организацией Документы, регламентирующие деятельность организации, определяя ее функции и функции ее элементов Документы, в которых содержится информация о фактах, событиях, явлениях, произошедших в организации и за ее пределами
3	Место составления	внутренние внешние	Созданные в той организации, где они работают Поступивших из других организаций или направлены другим организациям или гражданам
4	направление движения	Входные Выходные	Документы, созданные за пределами организации и направлены в организацию Документы, созданные в организации, но используются за рубежом
5	источники возникновения	первичные вторичные	Характеризующих состояние предприятия (статистическая отчетность) Получены на основе анализа и обобщения сведений, приведенных в первичных документах
6	форма	стандартные индивидуальные	Создаются с четко определенными нормами и правилами без отклонений от образцов Создаются в произвольной форме
7	способ изготовления	типичные трафаретные индивидуальные	Имеют текст-образец (заявления) Часть текста уже напечатана, другая вписывается при заполнении (квитанция, листок учета кадров и т.д.) Письма, отзывы, рецензии
8	техника воспроизведения	рукописные Воспроизведены механическим способом На аудио- и видеопленке На дискетах для использования на компьютере	Написанные от руки напечатанные Аудио- или видеозапись какого-то события Воспроизведены для работы на компьютере.
9	степень гласности	вполне секретные секретные ДСП (для служебного пользования) общедоступные	Имеют очень ограниченный доступ, хранятся в специальных условиях Сохраняются в отдельных комнатах, выдаются сотрудникам по специальному списку; регистрация и учет таких документов ведется в специальных книгах Сохраняются в сейфах, выдаются для работы в соответствии с утвержденным руководителем списка Документы, с которыми могут ознакомиться все желающие без ограничений
10	сложность	односложные сложные	Состоят из одного вопроса Содержат два или более вопросов
11	стадии создания	оригинал копии	Документ, созданный впервые и надлежащим образом оформлено. Может быть размножен копиями. В юридическом отношении оригинал и копия равнозначны Копия представляет собой точное воспроизведение оригинала, имеет в верхнем правом углу отметку «копия». Документ должен быть заверен в определенном порядке. Различают три разновидности копий: Отпуск - копия оригинала документа, остается у отправителя; извлечение - копия, воспроизводящая часть оригинала, и дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей оригинала
12	срок хранения	постоянного хранения длительного хранения временного хранения	75 лет Более 10 лет До 10 лет
13	средства фиксации (Отражения)	Письменные (рукописно-печатные) графические Фото-, кинодокументы	Все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных аппаратах и печатным способом Чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, которые ценны своей иллюстративностью Дают возможность запечатлеть те объекты, явления, процессы, которые трудно или невозможно зафиксировать другими средствами. Фотодокументы широко используются при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т.д.
14	содержание	Организационно-распорядительные Финансово-учетные снабженческо-сбытовые
15	Наименование	Положения, приказы, инструкции, отчеты, акты, записки, письма	Классифицировать документы по названию не следует, поскольку существует ряд документов, одинаковых по названию, но разных по содержанию (например, заявления)
16	Срок выполнения	Срочные, очень срочные обычные, бессрочные	Требуют выполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем. Бывают документы срочные по способу отправления и вручения (телеграммы, телефонограммы с пометкой «Срочно») Не требуют временного подхода
17	Юридическая сила	настоящие поддельные	Бывают документы действительны , то есть такие, которые имеют юридическую силу на данный момент, и недействительные - те, что утратили силу в связи с истечением срока действия (например, договор контракта) Возникают в результате материальной или интеллектуальной подделки. Материальные подделки встречаются в случае, когда к содержанию настоящего документа вместо правильных вносят неправильные сведения, делают исправления, подчистки. Интеллектуальные подделки выражаются в составлении и выдаче документа заведомо ложного содержания, хотя и правильного с формальной стороны
18	происхождение	служебные личные	Касаются интересов предприятий и организаций Касаются определенного лица; являются именными
19	степень обязательности	директивные Информационные	Требуют обязательной ответы Изготавливаются в известность

Кроме того, в делопроизводстве вся документация, которая создана в организации, а также и, поступившей извне, группируется по определенной схеме. При этом можно применять классификацию по следующим признакам:

· номинальной (объединяются документы по названию: протоколы, приказы, акты и т.д.);

· предметной (объединяются документы, однородные по содержанию)

· авторской (объединяются документы, составленные одним заведением, учреждением или лицом);

· корреспондентской (объединяется переписки с определенным учреждением или лицом);

· географической (объединяются документы, связанные с несколькими корреспондентами, которые расположены на определенной территории)

· хронологической (объединяются документы, относящиеся к определенному периоду: годовые отчеты, годовые финансовые планы и т.п.).

Каждая из указанных признаков может быть положена в основу нормирования дел.

Классификация также необходимо для проведения работ по стандартизации и унификации документов.

Стандартизация, унификация и трафаретизация управленческих документов

Создаются с четко определенными нормами и правилами без отклонений от образцов

Наименование Положения, приказы, инструкции, отчеты, акты, записки, письма

Материалы на данной страницы взяты из открытых источников либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.

Посмотрите также