СУБД Access. Практическая работа №3 Создание БД, состоящей из трех таблиц. Схема данных. Формы. Добавление поля с картинкой. Фильтр.

БД   ACCESS

Практическая работа №3

Создание БД, состоящей из трех таблиц. Схема данных. Формы. 

Добавление поля с картинкой. Фильтр.

Цели работы:

•    научиться создавать таблицу базы данных с помощью Мастера таблиц;

•    закрепить навыки по добавлению и удалению записей;

•    закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных;

•    научиться использовать фильтр.

Справочная информация.

Для указания условий отбора данных используются выражения.

Выражение может представлять собой точное значение, которое Access использует для сравнения в том виде, в котором оно вводится. Числа вводятся без ограничителей (например, 22). Текст должен быть заключен в кавычки вида " (например, "Александров"). Даты ограничиваются символами # (например, #10/01/99#).

Выражение может представлять собой несколько значений указанного выше вида, связанных операторами:

•    арифметическими: *, +, -, /, ^;

•    сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;

•    логическими: And (И), Not (HE), Or (ИЛИ);

•    Like — для использования замены в выражениях;

•    In — для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

•    Between ... And — для выбора значений из определенного интервала.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Этапы работы.

1.  Проектирование структуры базы данных.  

Создадим более сложный вариант базы данных «ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ УЧЕНИКОВ». 

В ней будет три таблицы: «Список учеников», «Группы» и «Личные данные».

2.  Конструирование пустых таблиц базы данных.  

Воспользуемся еще одним способом изготовления таблиц. Новую таблицу «Личные данные» создадим с помощью Шаблона полей таблиц. Структуры таблиц «Список учеников» и «Группы» оставим из предыдущей практической работы.

3.  Создание схемы базы данных.

В данном случае таблицы «Группы» и «Список учеников» связаны связью «один-ко-многим», а таблицы «Список учеников» и «Личные данные» - связью «один-к-одному». Таблицы «Группы» и «Личные данные» напрямую не связаны.

4.  Ввод данных в таблицы.  

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею.

5.  Использование базы данных для практических задач.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ход работы

Задание 1. Создание новой базы данных ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ дублированием базы данных УЧЕБНАЯ ГРУППА, созданной при выполнении предыдущей практической работы.

1. Сделайте копию файла с базой данных «УЧЕБНАЯ ГРУППА».  

2. Переименуйте копию в «ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ»

3. Откройте БД «ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ»

Задание 2. Коррекция данных в таблице «Группы».

Используем готовые таблицы этой базы для конструирования новой таблицы. Таблицу «Группы» оставим в прежнем виде, восстановив исходные значения, а от таблицы «Список учеников» оставим только структуру. 

В предыдущей работе вы удаляли записи из таблицы «Группы». Следует их восстановить (см. ПР №2).

1.    Откройте таблицу «Группы».

2.    Добавьте недостающие записи (их должно быть пять). Исправьте существующие (номера учебных групп должны быть 101, 102, 103, 104, 105).

3.    Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Задание 3. Удаление всех записей таблицы «Список учеников» с сохранением структуры таблицы.

Чтобы воспользоваться структурой таблицы для новой работы, нужно удалить старые записи.

1.    Откройте таблицу «Список учеников».  

2.    Выделите все записи.

3.    Нажмите клавишу Delete. Щелкните по кнопке Да в ответ на вопрос об удалении. (Можно в контекстном меню выбрать команду Удалить запись или щелкнуть по кнопке Удалить запись)

4.    Закройте таблицу, сохранив ее.

Задание 4. Создание таблицы «Личные данные» с ключевым полем с помощью Мастера таблиц.

1.  Выберите вкладку Создание – Таблица.

2.  Выберите вкладку Поля – Другие поля - Адрес.

3.  Выберите вкладку Поля – Другие поля - Телефон.

Эти поля попадут в окно Поля новой таблицы. 

4.  Сохраните таблицу с именем - «Личные данные». 

5.  Перейдите в режим Конструктор. Удалите поля, оставьте только: код, Адрес, МобильныйТелефон. Добавьте в конец списка полей три поля с именами «Word», «Excel», «Access» и числовым типом данных. Смените тип данных у поля «Код» на числовой тип и переименуйте в Код_Личные данные (ключевое поле).

6.  Щелкните по кнопке Сохранить.

7.  Закройте таблицу, сохранив её. В результате вы получили три таблицы, две из которых связаны, а третья - нет.

Задание 5. Исправление схемы данных.

1.        Выберите команду на вкладке Работа с базами данных - Схема данных. Появится окно Схема данных.

2.        Щелкните по кнопке Добавить таблицы. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу «Личные данные» и щелкните по кнопке Добавить. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

3.        Установите курсор мыши на имя поля “Код Студента” (или “Код Личные данные”) в таблице «Личные данные» и, не отпуская кнопку мыши, перетащите курсор мыши на поле «Код» в таблице «Список учеников». Отпустите кнопку мыши. Появится диалоговое окно Изменение связей.

4.        Установите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы полей «Код Личные данные» и «Код» заданы не одинаково.

5.        Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице «Список учеников» соответствует одна запись в таблице «Личные данные».

6.        Закройте схему данных, сохранив ее. Теперь появилась задача ввода записей одновременно в разные таблицы - «Список учеников» и «Личные данные». Фамилии, имена и отчества мы храним в одной таблице, а адреса и номера телефонов - в другой. Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть ячейки обеих таблиц для одновременного ввода данных.

Эту задачу легко решить с помощью ввода через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а заполняются таблицы.

Задание 6. Создание формы для ввода данных.

1.    Вкладка Создание – Мастер форм.

2.    Появится окно создания форм:

3.    Выберите все поля таблицы «Список учеников» и все поля таблицы «Личные данные». Для этого выберите имя таблицы «Список учеников» в окне Таблицы и запросы. Появится список полей в окне Доступные поля. Щелкните по кнопке, которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы «Личные данные» в окне Таблицы и запросы и также перенесите все поля вправо. Щелкните по кнопке Далее.

4.    Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию). Щелкните по кнопке Далее.  

5.    Выберите требуемый стиль (например, уже выбран стандартный). Щелкните по кнопке Далее.

6.    Задайте имя формы «Общая форма». Щелкните по кнопке Готово.

7.    Удалите из формы в режиме конструктора поля Код и Код_Личные данные  

8.    В результате получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть - в одну таблицу, часть - в другую).

Задание 7. Заполнение таблицы данными.

Данные таблицы «Список учеников» представлены в табл. 4. Данные таблицы «Личные данные» представлены в табл. 5.  

1. Введите в форму данные из табл. 4 и 5.

3.  Перейдите на вкладку Таблицы.

4.  Откройте таблицу «Список учеников» и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу. 5. Откройте таблицу «Личные данные» и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

Таблица 4

7          Скоркин          Александр           Евгеньевич          1982       1             11           101

8          Володина        Анна      Алексеевна         1984       3              9             102

9          Новоселов      Алексей               Антонович          1983       5             10           103

10       Александрова               Елена    Алексеевна         1984       1             9             101

ТаблицТаблицы 4а  5 

Задание 8. Добавление нового поля «Портрет» (рисунки или фотографии) в таблицу «Список учеников».

В некоторых случаях появляется необходимость добавить новые поля с рисунками в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.

1.  Откройте таблицу «Список учеников», если она закрыта.

2.  Перейдите в режим Конструктор.

3.  Добавьте еще одно поле (вводите имя поля ниже имени «Учебная группа»), имя которого - «Портрет», выберите тип данных — Поле объекта OLE, общие свойства поля оставьте установленными по умолчанию.

4.  Перейдите в режим таблицы. Щелкните по кнопке Сохранить.

5.  Щелкните мышью по ячейке, где должно быть значение поля «Портрет».

6.  В контекстном меню выберите пункт Вставить объект-Bitmap Image. Щелкните по кнопке ОК.

7.  Нарисуйте рисунок.

8.  Щелкнув по кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна рисунка. Вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть рисунок, нужно дважды щелкнуть по названию рисунка (возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.)

9.  Попробуйте вставить картинки из файла тем же способом, но выбрав Создать из файла. Изготовьте портреты всех учеников из списка.

Задание 9. Использование фильтра.

1.      Выберем записи с годом рождения 1984. 

Перейдем в поле Год рождения. Щелкните по кнопке Фильтр.

Появится окно выбора. Ставьте галочку 1984 и ОК. Появится таблица, в которой будут только выбранные записи.

Удалить фильтр можно несколькими способами. Попробуйте сами. 

2.      Выбрать записи в таблице, чтобы была видна только информация об учениках 10-го класса школы № 5 (одновременный запрос в двух окошках — Школа и Класс).

3.      Используйте Числовые фильтры. Выбрать записи в таблице с годом рождения >1982.

4.      Выбрать записи в таблице с годом рождения >1982 и <1985.

5.      Получить записи учеников, у которых фамилии начинаются на букву В (В - естественно, в данном случае русская буква).

6.      Получить записи учеников, у которых фамилии не начинаются на букву В.

7.      Откройте таблицу Личные данные и отобразите учеников с 5 по всем предметам.

8.      Придумайте сами 3 фильтра.

9.      Удалите Фильтр со всех полей.

Задание 10. Завершение работы с Access.

Закройте Access. Если вы производили какое-либо редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений.