СУБД Access. Практическая работа №5. Создание отчетов с помощью Конструктора.

БД   ACCESS

Практическая работа №5

Создание отчетов с помощью Конструктора

Цели работы: научиться создавать отчеты.

Справочная информация.

Отчет — это способ вывода данных из базы данных на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др.

С помощью отчета вы располагаете информацию на листе в удобном для вас виде с подходящим оформлением (цвет, рамки, выравнивание, шрифт и т. д.).

Отчет можно разработать: самостоятельно с помощью Конструктора; используя готовые варианты оформления (автоотчеты); с помощью Мастера отчетов.

Ход работы

Задание 1. Создание запроса Адрес.

1.    Откройте базу данных ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ УЧЕНИКОВ

2.    Через Конструктор запросов создайте запрос, содержащий поля: Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Мобильный телефон

Задание 2. Создание автоотчета в столбец на основании запроса «Адрес».

1.  Откройте или выделите запрос «Адрес.

2.  Далее Создание - Отчёт. Будет создан простой отчет на основе данных текущего запроса.

3.  Сохраните отчет под именем «Адрес». Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса «Адрес» изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

4.  Откройте вкладку Запросы, если находитесь в другом окне.

5.  Выделите запрос «Адрес».     Рис. 1

6.  Откройте запрос в Режиме конструктора.

7.  Введите условие отбора фамилии: Баранова.

8.  Выполните запрос, щелкнув по кнопке !. Сохраните его и закройте.

9.  Перейдите на вкладку Отчеты.

10.Откройте отчет «Адрес». В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

11.Подготовим отчет к печати. Для этого откроем Файл – Печать – Предварительный просмотр.

12. Ма видим, что Отчет не уместился на один лист в ширину.

Задание 4. Внесение изменений в готовые отчеты.

1. В режиме конструктора отредактируем Отчёт «Адрес».

Справочная информация.

В окне Конструктора отчетов находится пять областей:

•     Заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

•     Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

•     Область данных - содержит собственно записи;

•     Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

•     Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

2. Исправьте заголовок отчета на «Адреса и номера телефонов учащихся». Смените цвет букв, их размер и шрифт.

Задание 5. Создание отчета «Справка» с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет вас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

1.             С помощью Конструктора запросов создайте запрос с параметром «Справка». При запуске запроса появится окно: введите фамилию. 

2.             Создайте отчет с помощью Конструктора отчетов.

3.             В поле верхнего колонтитула поместите надпись (Конструктор отчетов – Элементы управления):

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА 

СПРАВКА

Расположите надпись симметрично по центру страницы.

4.             В области данных напечатайте три независимые строки:  Дана настоящая в том, что  является учеником (цей) 

5.             Щелкните по кнопке Список полей (предварительно укажите источник записей: Справка).

6.             В открывшемся окне выберите все поля.

7.             Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записи.

8.             Уберите пустое место в области данных, передвинув край области.  

9.             В разделе нижнего колонтитула введите подпись:

Директор Компьютерной школы.

10.         Сохраните макет отчета под именем «Справка». 

11.         Перейдите в режим предварительного просмотра. Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось. Закройте отчет, предварительно сохранив его.