Текстовый процессор Word

 Текстовый процессор Word

1.       Word – это приложение Windows

В нашем курсе мы изучаем основы редактирования документов на примере текстового процессора Word фирмы Microsoft. Это связано не только (и не столько) с исключительными возможностями этой програм- мы. Дело в том, что Word – один из основных элементов офисной техно- логии.

Word – это приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов (особенности версии Word 2000, появившейся в 1999 году на российском рынке, не рассматривается в силу пока еще малой распространенности).

Word – одна из самых совершенных программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение сотен операций над текстовой и графической информацией. С помощью Word можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ – от простой запис- ки до оригинал-макета сложного издания. Издательские возможности процессора Word так велики, что почти любую книгу можно подготовить к печати, не прибегая к услугам издательских систем.

Во-первых, Word дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:

·      набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

·      форматирование символов с применением множества шрифтов True Type разнообразных стилей и размеров;

·      форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

·      форматирование документа в целом (автоматическое составле- ние оглавления и разнообразных указателей);

·      проверка правописания, подбор синонимов и автоматический пе- ренос слов.

Во-вторых, в процессоре Word реализованы возможности новейшей технологии связывания и встраивания объектов, которая позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, под- готовленные в других приложениях Windows. Встроенные объекты мож- но редактировать средствами этих приложений.

В-третьих, Word – одна из первых общедоступных программ, кото- рая позволяет выполнять многие операции верстки, свойственные про- фессиональным издательским системам, и готовить полноценные ори- гинал-макеты для последующего тиражирования в типографии.

В-четвертых, Word – это уникальная коллекция оригинальных тех- нологических решений, которые превращают нудную и кропотливую ра- боту по отделке текста иногда в увлекательное, а иногда даже в успо- каивающее занятие. Среди таких решений – система готовых шаблонов и стилей оформления, изящные приемы создания и модификации таб- лиц, функции автотекста и автокоррекции, форматная кисть, пользова- тельские панели инструментов, макроязык и многие другие.

2.       Microsoft Word 2010

Microsoft Word 2010 – это средство для создания офисных докумен- тов с массой функций для их улучшения. В среде этого приложения вы можете создать документ и добавить на него самые разнообразные объекты (рисунки, таблицы, диаграммы, фигуры, эффектный текст), придавая им неповторимый стиль. В связке с приложением Office Communicator вы и ваши друзья сможете редактировать документ в ре- жиме on-line, а также общаться между собой, не выходя из Word. С по- мощью первоклассного, интуитивно понятного интерфейса вы легко ов- ладеете всеми навыками работы в программе.

Особенностью Microsoft Office 2010 является Microsoft DirectAccess – Помощник (DCA) помогает организациям сократить расходы на под- держку пользователей и значительно улучшить их совместную работу над документами. Это является частью Windows Optimized Desktop Toolkit 2010 (WODT 2010 года). DCA – сообщает мобильным пользова-

телям их статус соединения на все времена, предоставляет инструмен- ты, чтобы помочь им восстановить на своих собственных, если возника- ют проблемы, и создает диагностики, чтобы помочь мобильным пользо- вателям получать ключевую информацию, если нужно, – все, чтобы по- мочь клиентам работать с большей эффективностью и с меньшими за- тратами. DCA это новейшее дополнение к Windows Optimized Desktop Toolkit 2010 года.

Идея Помощников (Мастеров, Агентов) не нова. Сегодня эта техно- логия приобрела широкую популярность. В процессоре Word пользова- телю отводится активная роль, и поэтому очень полезными оказались Помощники пользователя. Пользователь будет выбирать, какую задачу он хочет решить в тот или иной момент, а соответствующий Помощник поможет ему на этом пути, проводя пользователя через все этапы ре- шения задачи, снабжая необходимой информацией, информируя о воз- никших ошибках, позволяя сделать откат и вернуться к предыдущему этапу. В процессоре Microsoft Word подобные Помощники или Мастера (Assistants, Wizards) сопровождают нас на каждом шагу.

Кроме того, что Помощники предназначены для обеспечения помо- щи в решении некоторой конкретной задачи и могут вести диалог с пользователем, они могут обладать еще двумя важными качествами:

-     иметь видимый образ, возможно допускающий анимацию. По- мощник с анимацией, делает приложение одушевленнее;

-     обладать определенной интеллектуальностью. «Интеллектуаль- ный» Помощник должен уметь собирать факты в процессе работы поль- зователя, иметь базу знаний, содержащую факты, и правила, и иметь встроенную машину вывода. Такой Помощник может делать собствен- ные выводы, брать на себя часть творческой работы, например по зада- нию части параметров, или приходить на помощь в нужный, по его мне- нию, момент.

Помощник, встроенный в справочную систему Office, и построенный на основе объекта Assistant, обладает всеми тремя качествами: выдает справки, имеет видимый образ и обладает интеллектуальностью. Сле- дует отметить, что его интеллектуальные способности оставляют же- лать лучшего.

Каркас документа Word строится автоматически в момент его соз- дания. Из общей совокупности библиотек объектов, составляющих Office, в каркас документа входят те библиотеки, чьи объекты необходи- мы для построения документа данного типа. Часть из библиотек содер- жат общие объекты и входят в каркасы документов всех типов, созда- ваемых в Office. Часть библиотек каркаса определяют специфику доку- мента.

Normal – проект, доступный для всех документов Word. Здесь могут храниться функции и классы, используемые всеми документами. Но при работе с документом этот каркас можно существенно изменить, добавив

в документ новые классы, а значит, и новые свойства. Для этого доста- точно включить в состав каркаса другие библиотеки классов из той сово- купности, что входит в Office.

Технология работы в Office рекомендует создавать документы на основе некоторого шаблона. Поэтому, однажды создав документ с тре- буемым набором возможностей и сохранив его в качестве шаблона, в последующем можно открывать новые документы на основе этого шаб- лона, не задумываясь уже о том, как и какие библиотеки следует под- ключать.

Каркас любого документа Word, как уже говорилось, составляют объекты разных классов, объединенные в библиотеки. Для документов Word основной библиотекой, конечно же, является библиотека классов Word. Центральным объектом каркаса документа является объект этой библиотеки Application, определяющий само приложение. Поскольку в основе построения объектов Office лежит встраивание, то объекты Office являются, как правило, «толстыми» объектами, в каждый из которых встроены другие объекты.

Объект Application это один из самых «толстых» объектов, в него встроены объекты, задающие различные компоненты приложения Word. В программном проекте любого из открытых документов Word доступен корневой объект Application, определяющий само приложение. Одно- временно становятся доступными и все встроенные в него объекты. В частности, становится доступной коллекция Documents всех открытых документов Word, а тем самым и объект, задающий наш, например, только что открытый документ.

В приложении Word на разных уровнях иерархии определено около 200 объектов, совокупность которых и определяет мир объектов Word, его возможности, свойства и поведение. Сам корневой объект Word.Application имеет более сотни элементов: свойств, методов и со- бытий. Объект Application, задающий приложение, естественно, опреде- ляет свойства и поведение приложения в целом.

На главной вкладке Word, помимо основных функций, появилось две новых – параметры анимации в группе «Шрифт» и дополнительные надстройки стилей в группе «Стили».

Параметры анимации. К выделенному тексту можно применить раз- личные визуальные эффекты, такие как тень, свечение и отражение. В программе доступно 20 готовых шаблонов оформления текста, а также можно создавать свои.

3.       Графическая технология Word

Следует помнить, что Word использует графическую технологию и шрифты TrueType, поэтому некоторые вопросы редактирования реша- ются в Word принципиально иначе, чем в простых текстовых редакторах. Например, для оформления абзацев, таблиц, рисунков используются линии, рамки, узоры и другие элементы графической природы, не имеющие аналогов в текстовом режиме.

4.       Недостатки Word

Довольно длинный (хотя и неполный) перечень достоинств и пре- имуществ Word по традиции должен сопровождаться списком недостат- ков этой программы. К сожалению, общепризнанных изъянов Word не имеет, однако, как и Windows, он является слишком универсальной про- граммой. А это означает, что некоторые процедуры проще и быстрее выполнить в менее мощных, но более специализированных приложениях.

Как считают многие пользователи, основной недостаток Word – низ- кая производительность при наборе чернового текста (по сравнению с простыми редакторами (MS-DOS)). По замыслу разработчиков, Word об- речен обслуживать сотни действий пользователя и потому выглядит иногда «тугодумом» при исполнении даже простых функций. Если вы постоянно заняты подготовкой крупных блоков сравнительно однород- ной текстовой информации (например, статей или брошюр на гумани- тарные темы), вас вполне устроит описанный выше основной набор операций (ввод и модификация текста, работа с фрагментами, поиск и замена). А эти операции гораздо проворнее выполняет простейший тек- стовый редактор (например, MS-DOS Editor, Norton Editor). Подготовлен- ный текстовый файл можно преобразовать в файл формата Word, a за- тем форматировать документ средствами Word. Во многих случаях по- следняя операция займет у вас несколько минут. Другой «недостаток» Word – высокая трудоемкость при вводе сложных математических вы- ражений и химических формул. Кроме того. Word не предназначен для изготовления полиграфической продукции особо сложной структуры (ат- ласов, альбомов, журнальных обложек), а также для редактирования высококачественных иллюстраций. В зависимости от своих потребно- стей и мощности ПК пользователь может выбрать один из нескольких вариантов установки Word: минимальный, выборочный, стандартный, полный. Мы предполагаем, что вы используете как минимум стандарт- ную конфигурацию Word.

5.       Создание, загрузка и сохранение файлов-документов

Если вы запустили Word без аргумента командной строки (т.е. не указав имя файла), процессор по умолчанию предлагает вам начать создание нового документа под условным наименованием Document1 (Документ1). Шаблон этого документа (Normal) хранится в стандартном файле NORMAL.DOT. Вы можете подготовить документ (или часть до- кумента), а затем сохранить его на диске (команда (File-Save As)) в виде файла с произвольным именем и расширением .DOC.

Сохранение файлов-документов выполняется по стандартным пра- вилам Windows. С помощью команды (Tools-Options) (Сервис-Опции) вы можете заранее указать промежуток времени (например, 20 минут), по истечении которого Word будет автоматически сохранять ваш документ. Если вы хотите продолжить обработку уже существующего файла-

документа, выберите команду (File-Open). При сохранении и загрузке до- кументов не забывайте о правильной установке каталога, в который по- мещается или из которого читается файл DOC,

Иногда вы редактируете попеременно несколько файлов докумен- тов. Процессор запоминает имена нескольких файлов, которые вы об- рабатывали за последнее время, и выдает их на экран в качестве ко- манды пункта меню File. Для открытия любого из таких файлов доста- точно щелкнуть мышью на его имени. Это очень удобно, так как избав- ляет вас от довольно нудной работы с файлером. Число запоминаемых файлов (например, 4) надо указать на вкладке General диалогового окна (Tools-Options).).

Если вы решили создать новый документ, выберите команду (File- New). На экране появится диалоговое окно New со списком Template (Шаблон), из которого вы можете выбрать шаблон для создаваемого до- кумента (например, стандартный шаблон Normal).

В отличие от Paintbrush, Word является многооконным процессором. Это означает, что вы можете одновременно открыть несколько докумен- тов, причем часть из них может быть готовыми файлами, а часть – заго- товками (без имени, но с обозначениями Document1, Document2 и т.д.). Максимальное число одновременно открытых документов определяется памятью машины, вашими потребностями и способностью лавировать при работе между несколькими окнами. Напомним основные правила работы с окнами документов.

1.     Для любого окна документа, открытого в приложении, можно из- брать любой вариант представления (полный экран, нормальный, пикто- грамма). Окно в нормальном варианте может иметь любой размер и размещаться в любом месте в пределах окна приложения. Пиктограмма может размещаться в любом месте окна приложения.

2.    Одновременно вы можете разместить на экране для обозрения и работы любое число открытых документов: например, один (остальные окна будут закрыты), два и т.д.

3.    В данный момент вы можете работать только с одним окном, ко- торое называется окном активного документа (заголовок такого окна вы- делен синим цветом). Именно к активному документу относятся все ко- манды, подаваемые вами. Выбирая такие команды, как Save, Print, Close и т.п., вы должны четко осознавать, какой документ вы сохраняете, пе- чатаете, закрываете и т.п.

4.    Чтобы переключиться на работу с другим окном, вы должны либо щелкнуть на нем мышью (если хотя бы краешек его виден на экране), либо выбрать команду системного меню окна документа, либо выбрать команду горизонтального меню (Window «окно»).

5.    Для обмена текстовой и графической информацией между окнами открытых документов можно использовать буфер обмена, а также метод

«Drag-and-Drop». Кроме того, Word позволяет разбить (расщепить) окно документа на два подокна (команда (Window-Split)) и одновременно ра- ботать с разными частями одного и того же документа.

6.       Окно процессора Word

Окно приложения Word (совместно с окном документа) содержит все стандартные элементы, рассмотренные нами. Показаны зона заголов- ков, горизонтальное меню, четыре панели инструментов (три вверху и одна внизу), полосы прокрутки, линейки и строка состояния.

Перечислим элементы окна, специфичные для процессора Word.

На горизонтальной линейке «укреплены» треугольники. Верхний треугольник (слева) предназначен для установки отступа в красной строке абзаца, а пара нижних треугольников (слева и справа), как пра- вило, применяются для установки отступов абзаца от границ страницы (т.е. левой и правой границ абзаца). Эти отступы можно установить, пе- редвигая треугольники вдоль линейки методом «Drag-and-Drop». Кроме того, с помощью нижних треугольников можно переместить границы страницы и разделители столбцов таблицы.

В левой части горизонтальной полосы прокрутки находятся три кнопки выбора режима отображения Normal, Page Layout и Outline (слева направо).

Среди переключателей, расположенных в правой части строки, мы рассмотрим только один – OVR (в русской версии ЗАБ – забой). Если название этого переключателя имеет серый цвет, в Word установлен режим вставки символов; если цвет черный, Word работает в режиме замещения («забоя») символов.

7.       Обзор функций горизонтального меню

В пункте File собраны команды, с помощью которых мы работаем с файлами-документами. Кроме уже известных нам стандартных команд Open, Close, Save, Save As, Print, в этом пункте имеется несколько ко- манд, специфичных для процессора Word, например. Summary Info (библиографической карточки документа) Print Preview (Предваритель- ный просмотр документа перед печатью) и др. В пункте Edit (Правка, ре- дактирование), кроме уже известных нам стандартных команд Undo (от- менить операцию), Cut, Copy, Paste (работа с буфером обмена), мы ви- дим команды поиска и замены фрагментов текста (Find и Replace), ко- манду перехода к заданному элементу текста (Go To – к странице, стро- ке, сноске и т д ), команду создания автотекста (Auto Text) и др.

Пункт View (Вид, просмотр) позволяет управлять отображением до- кумента и его элементов на экране. Для нас наиболее важными в этом пункте являются:

·      группа полей выбора, управляющая режимом отображения доку- мента в целом Normal (Нормальный), Outline (Структура докумен- та) и Page Layout (Разметка страницы);

·      команда Toolbars (Панели инструментов), позволяющая управлять отображением и составом различных панелей инструментов,

·      переключатель горизонтальной линейки Ruler;

·      команды просмотра и редактирования колонтитулов и сносок (Footnotes).

Группа команд Insert (Вставка) предназначена для вставки в доку- мент различных объектов:

·      линий разрыва страниц, колонок, разделов (Break);

·      номеров страниц в том или ином формате (Page Numbers);

·      произвольных символов (Symbol);

·      сносок (Footnote);

·      указателей и оглавления (Index and Tables);

·      рисунков (Picture);

·      объектов обработки других программ (Object).

В пункте Format собраны очень важные команды, с помощью кото- рых мы форматируем наш документ:

·      форматирование символов и абзацев (Font и Paragraph);

·      обрамление   и   заполнение  абзацев,   рисунков,  ячеек  таблиц (Borders and Shading);

·      нумерация заголовков (Heading Numbering);

·      работа со стилями оформления (Style).

В группе команд Tools (Сервис) вы должны познакомиться, прежде всего, с командами установки опций (Options) и создания элементов ав- токоррекции (AutoCorrect). «Грамматические» команды Spelling, Thesaurus мы рассмотрим конспективно.

В пункте Table собраны все команды работы с таблицами.

Наконец, пункт Window предназначен, в основном, для управления обработкой нескольких документов, одновременно открытых процессо- ром Word.

8.       Основные элементы текстового документа

В позицию текстового курсора может быть введен любой символ (с кодом 32 – 255) из любого шрифта, подключенного к Windows.

Символ – минимальная единица текстовой информации.

Слово – это произвольная последовательность букв и цифр, огра- ниченная с обоих концов служебными символами. Служебный символ – это пробел, точка, запятая, дефис и т.п.

Строка – произвольная последовательность символов между левой и правой границей абзаца.

Предложение – произвольная последовательность слов между дву- мя точками.

9.       Абзац

В большинстве простых текстовых редакторов абзац – это группа смежных строк файла, первая из которых начинается с отступа (в нача- ле строки находится несколько пробелов), а все последующие начина- ются с отличающегося от пробела символа. Концом абзаца считается

строка, за которой следует либо конец файла, либо строка с отступом. В процессоре Word абзац – это просто произвольная последовательность символов, замкнутая символом «Возврат каретки» (код 13). Допускаются и пустые абзацы (одиночные символы «Возврат каретки»).

Абзац – простейшее, но фундаментальное понятие Word. Абзац всегда начинается с новой строки, однако, в отличие от многих тексто- вых редакторов, Word не требует обязательного отступа вправо в пер- вой (красной строке) абзаца. Первая строка может начинаться с отсту- пом влево по отношению к остальным строкам абзаца («висячая стро- ка»), с нулевым отступом или, как обычно, с отступом вправо. Word фак- тически рассматривает абзац как одну длинную «строку», размещая на- бранные слова в строке страницы и перенося слово на новую строку, если оно не уместилось в текущей.

10.        Структура страницы

На странице мы различаем следующие структурные элементы:

·      основной текст;

·      верхний и нижний колонтитулы;

·      сноски.

Основной текст страницы – это строки и абзацы, таблицы и рисунки. Некоторые из абзацев могут быть заголовками; рисунки могут иметь подписи.

Колонтитул размещается в верхней или нижней части страницы и содержит некоторую информацию, которая как-то идентифицирует дан- ный документ (номер раздела, название документа или раздела, дату, марку фирмы и т.п.). В колонтитул входит номер страницы. Колонтитулы автоматически воспроизводятся на каждой странице документа.

Чтобы вставить и отредактировать верхний (Header) или нижний (Footer) колонтитул, необходимо выбрать команду (View-Header and Footer). Колонтитул связан с определенным стилем.

Сноска – это примечание к тексту, которое может находиться либо в нижней части страницы, либо в конце документа. Каждая сноска поме- чается либо автоматически (порядковым номером со сквозной нумера- цией – 1, 2...), либо пометкой по вашему выбору (например, звездочкой или номером). Сноска и ссылка на нее (т.е. номер или пометка) также имеют стиль.

Чтобы вставить сноску, необходимо выбрать команду (Insert- Footnote); чтобы отредактировать сноску, надо выбрать команду (View- Footnotes).

Все сноски данной страницы, в отличие от колонтитула, располага- ются в пределах места, отведенного основному тексту страницы. По- этому чем больше сносок вы набрали на данной странице, тем меньше места останется для основного текста.

11.        Структура документа

Каждый документ обычно делится на структурные разделы, которые называются по-разному: части, главы, параграфы, пункты, подпункты и т.д. Каждый раздел имеет заголовок, который снабжен каким-либо тек- стовым обозначением или номером, например: Глава 5, 3.2, 5.4.1 и т.п.

Структуру документа определяет его автор. Например, наше учеб- ное пособие в целом разделено на главы (глава 1, глава 2... глава 9). Каждая глава в свою очередь разделена на пункты с нумерацией 1.2, 2.4, 6.5 и т.д., причем первая цифра номера пункта – это номер главы, а цифра (или две цифры) после точки – номер пункта в данной главе.

Word не знает, что такое глава, что такое параграф или пункт. Для этой программы существует только понятие «заголовок» (heading), при- чем допускаются заголовки девяти уровней – от первого (наивысшего) до девятого.

Каждый заголовок – это абзац. Любому абзацу вы можете присвоить статус заголовка того или иного уровня. Например, абзацу:

Глава 2. Персональный компьютер типа IBM PC можно присвоить статус «Heading 1» (Заголовок 1).

Так при использовании заголовков четырех уровней можно принять следующую организацию:

·      Heading 1 (Заголовок 1) Глава 2. Персональный компьютер типа IBM PC

·      Heading 2 (Заголовок 2) Организация и представление данных в ПК

·      Heading 3 (Заголовок 3) 2.3.2. Байт

·      Heading 4 (Заголовок 4) Магнитные диски

Обратите внимание, что в нумерации заголовков принят определен- ный порядок: высший уровень мы отмечаем названием «Глава», второй и третий уровень структурированным номером (2.3, 2.3.2), а четвертый уровень – никак не отмечаем (хотя можно было бы писать 2.3.2.2 и т.п.). Разделов четвертого уровня мало, поэтому загружать вид текста ненуж- ными цифровыми обозначениями считаем нецелесообразным.

Таким образом, при этом подходе процессору Word совершенно безразлично конкретное содержание (включая номер) того абзаца, кото- рый мы объявили заголовком, скажем, второго уровня.

Процесс управления заголовками разделов средствами программы Word будем называть структурированием документа. Разумеется, выде- лять, нумеровать, форматировать заголовки и составлять оглавление можно и вручную, однако Word позволяет резко упростить эту работу.

Во-первых, мы можем одним щелчком мыши присвоить любому аб- зацу статус заголовка любого уровня.

Во-вторых, если нас не устраивает внешний вид заголовка того или иного уровня, можно изменить его стиль, и все заголовки того же уровня автоматически изменят свой внешний вид в соответствии с новым сти- лем.

В-третьих, при желании можно поручить процессору дополнитель- ную работу – автоматически пронумеровать все заголовки в соответст- вии с их иерархией и выбранным вами форматом номера.

В-четвертых, с помощью Word можно составить оглавление доку- мента (Table of Contents), причем и в этом случае заголовку конкретного уровня приписывается определенный стиль оформления (в общем слу- чае – не совпадающий со стилем заголовка в тексте). При этом в оглав- ление можно включить только заголовки, уровень которых не ниже за- данного (например, заголовки с первого по третий уровень). Это позво- ляет избежать слишком подробных и плохо читаемых оглавлений.

В целом такой механизм дает возможность в дальнейшем как угод-

но модифицировать документ (вставлять или удалять разделы, добав- лять и удалять текст в разделах), при этом оглавление легко заменить или обновить.

Кроме того, Word позволяет сформировать и другие справочные разделы документа: алфавитный указатель терминов, список таблиц, список рисунков.

12.        Таблицы и рисунки

На страницах документа могут размещаться специфические объек- ты Word – таблицы и рисунки.

Каждая таблица состоит из некоторого количества строк и столбцов; на пересечении строки и столбца находится ячейка таблицы. Все коман- ды работы с таблицами собраны в пункте меню Table (Таблица).

В документ Word можно поместить рисунок, созданный в другом приложении и записанный в графическом файле формата .BMP, .PCX (Paintbrush), .WMF (специальный векторный формат Windows), TIFF (из- дательский формат фирмы Aldus) и некоторых других форматов. Microsoft предлагает  вам специальную библиотеку картинок формата

.WMF, которая размещена в подкаталоге CLIPART каталога Word и предназначена для вставки этих рисунков документы.

Для вставки готового рисунка применяется команда (Insert-Picture) (Вставка – Рисунок).

Кроме того, с помощью панели инструментов «Рисование» можно создавать в документе собственные картинки (рисованные объекты), а также редактировать «чужие» изображения. Во многом эта процедура похожа на процесс обработки картинок в графическом редакторе Paintbrush, поэтому в этой главе мы лишь упоминаем о ней.

Скачано с www.znanio.ru