Теория-№3.Первичные-документы

 Лекция 3. Первичные документы.

                Первичный документ это основа бухгалтерского учета и поэтому неудивительно что именно Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине"  описывает как именно первичный документ должен выглядеть.   Пункт 2 статьи 9 Закона указывает что первичный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Название документа (формы)

2. Дата и место составления документа 

3. Название предприятия, от имени которого составлен документ

4. Содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения
5. Должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность её оформления
6. Личную подпись или иные данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции

 Предприятия имеют право самостоятельно разрабатывать бланки первичных  документов для осуществления хозяйственной деятельности, единственное требование что б они содержали все обязательные реквизиты. Исключением являются первичные документы, связанные с движением денежных средств (кассовые ордера, банковские документы),внешний вид которых утверждается Национальным Банком Украины. 

Тем не менее Министерство Финансов Украины и Министерство Статистики Украины разрабатывает типовые формы первичных документов, которые являются рекомендованными в использовании, но не являются обязательными.

Некоторые виды документов необходимо прошивать для обеспечения невозможности замены листов. Как правильно сшить документ представлено на  фото внизу.  Точно так же сшиваются кассовые и бухгалтерские книги, прочие документы. 

Что понадобиться  для сшивания документа:
- документ(ы)
- печать (если есть, она нужна не всегда, но лишней она вряд ли будет)
- нитки (суровые)
- игла
- дырокол
- канцелярский клей
- бумага  размером примерно 4*6 см

Последовательность сшивания документа:

1) Подготовка документов.

Предварительно документы раскладываются попорядку, удаляются металические скрепки. Затем делаются  отверстия, для большинства документов достаточно сделать три. Проколы  должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иглой, то есть сразу «шить».   

2) Сшивание.

Обычно сшиваются документы нитками, но иногда можно использовать и тонкую ленту. Хотя, многие бухгалтера предпочитают сшивать документы не любыми нитками, а шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210. То есть желательна, все же, суровая нить.

Прошиваются документы дважды, для прочности, а остаток нити выводится на тыльную сторону из центрального отверстия и обрезается, но около 6 см свободного конца должно остаться. После этого нити связываются узлом так, чтобы на них можно было наклеить квадратный лист бумаги. 

Лист бумаги необходим для невозможности расшивания документа и замены листов, он должен быть так наклеен, чтобы при попытке расшивания  лист оказался бы поврежден.  

3) Заверение сшитого документа

Наклееный лист бумаги заверяется печатью предприятия. Печать ставиться частично на наклеенный лист, а частично на сшитый документ. Таким образом обеспечивается невозможность замены листа другим.  После чего производиться запись о количестве сшитых листов, запись заверяется ответственным лицом. Например:

Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
 и печатью 5  (пять) листов

Директор  ООО "Рога и копыта"

_________________ И.И. Иванов

Скачано с www.znanio.ru