УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС по ОП.05. Документационное обеспечение управления для специальности СПО 100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров
Оценка 4.9 (более 1000 оценок)

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС по ОП.05. Документационное обеспечение управления для специальности СПО 100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров

Оценка 4.9 (более 1000 оценок)
Разработки курсов
doc
правоведение
Взрослым
15.01.2017

150.000₽ призовой фонд • 11 почетных документов • Свидетельство публикации в СМИ

Опубликовать материал

Приложение 6. Рабочая тетрадь.doc
Приложение 6 к учебно­методическому комплекту по специальности среднего профессионального образования  100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Тюменской области «Тобольский многопрофильный техникум» РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ по ОП.05. Документационное обеспечение управления для обучающихся по специальности 100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров п. Сумкино Рассмотрена  на цикловой  комиссии  работников по профессиональной подготовке Протокол от «___» __________ 2014 г. № ___ Председатель ЦК _________А.Г. Бехер 2014 Рассмотрена   на   методическом   совете   филиала ГАОУ   СПО   ТО   «Тобольский   многопрофильный техникум» Протокол от «___» __________ 2014 г. № ___ Княжева   В.В.  Документационное   обеспечение   управления.   Рабочая   тетрадь: учебное пособие для обучающихся / Авт­сост. Княжева В.В. – 1­е изд. – Тобольск, 2014. – 49 с. Рабочая   тетрадь   предназначена   для   организации   аудиторной   и   внеаудиторной самостоятельной   работы   обучающихся   по   учебной   дисциплине   ОП.05. Документационное обеспечение управления по специальности 100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров (базовая подготовка). При   разработке   рабочей   тетради   учитывались   требования   Федерального государственного образовательного стандарта среднего специального образования. Рабочая   тетрадь   предназначена   для   обучающихся   учреждений   среднего специального   и   начального   профессионального   образования,   а   также   учащихся образовательных учреждений изучающих дисциплины «Документационное обеспечение управления», «Делопроизводство», «Компьютерное делопроизводство». Рецензент: __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 2 Содержание стр . 4 7 Пояснительная записка…………………………………………………………………….. Введение……………………………………………………………………………………… 5 Раздел 1. Документирование управленческой деятельности………………….. 7 1.1. Основные понятия ДОУ. Унификация и стандартизация управленческих документов……………………………………………………………………………………. 1.2. Классификация и общая характеристика организационно­распорядительной документации………………………………………………………………………………… 13 1.3. Справочно­информационные документы. Классификация служебных писем.  Документы срочного характера…………………………………………………………… 19 1.4. Особенности оформления докладных (служебных) и объяснительных  записок, справок, актов……………………………………………………………………… 28 1.5. Документы по заключению и исполнению договоров…………………………….. 32 Раздел 2. Организация работы с документами…………………………………….. 38 2.1. Организация документооборота…………………………………………………….. 38 2.2.   Особенности   составления   номенклатуры   дел.   Формирование   и оперативное хранение дел………………………………………………………………… 41 2.3. 45 архив……………………………………………………… Литература   ресурсы…………………………………………………………... Подготовка сдаче интернет­ 48 дел   к   в   и       3 Пояснительная записка Рабочая тетрадь  по  учебной  дисциплине ОП.05.  Документационное  обеспечение управления   адресована   обучающимся   специальности   100801   Товароведение   и экспертиза   качества   потребительских   товаров   (базовая   подготовка)   в   которой содержатся   задания   для   проведения   аудиторной   и   внеаудиторной   самостоятельной работы организуемой в индивидуальной и групповой формах работы с обучающимися.  Рабочая   тетрадь   разработана   с   целью   расширения   и   углубления   знаний   по предмету, развитию практических навыков при выполнении различных видов работ по документационному   обеспечению   управления,   контроля   за   качеством   усвоения пройденного материала обучающимися по каждой теме урока рабочей программы. Материал   рабочей   тетради   соответствует   требованиям   Федерального государственного   образовательного   стандарта.   Предлагаемые   задания   составлены   в соответствии   с   действующей   рабочей   программой   по   учебной   дисциплине   ОП.05. Документационное   обеспечение   управления   для   обучающихся   средних   специальных учебных   заведений   по   специальности   100801   Товароведение   и   экспертиза   качества потребительских товаров  (базовая подготовка). Представленные дидактические материалы рабочей тетради могут быть полезны: преподавателям   специальных   дисциплин   учреждений   НПО   и   СПО,   учителям образовательных   учреждений   и   использованы   в   работе   с   обучающимися   на   разных этапах урока: ­ на уроках повторения, закрепления и систематизации материала по дисциплинам «Документационное   обеспечение   управления»,   «Делопроизводство»,   «Компьютерное делопроизводство»; ­ при организации аудиторной и внеаудиторной самостоятельной работы; ­ при проведении внеклассных мероприятий; ­ при подготовке к викторинам и олимпиадам; ­ при разработке контрольно­оценочных средств. Задания   различны   по   уровню   сложности,   сгруппированы   по   разделам   и   темам учебной дисциплины ОП.05. Документационное обеспечение управления. 4 Форма   отчетности   по   выполнению   заданий   рабочей   тетради   осуществляется   в устной форме при выполнении заданий раздела: 1. Контрольные вопросы. и в письменной форме при выполнении заданий разделов: 2. Письменные задания. 3. Проверочные тесты. 4. Творческие задания. 5. Практикум. 6. Темы сообщений, докладов и рефератов. Рабочая   тетрадь   предусматривает   систему   контроля   знаний,   которая   позволяет преподавателю   оценить   степень   усвоения   теоретического   материала.   Работа обучающихся оценивается по следующим критериям: ­ полнота освещения теоретических вопросов; ­ привлечение дополнительных источников и литературы; ­ правильность выполнения заданий. Контрольные вопросы Введение 1. Назовите предмет и объект ДОУ. 2. Каковы цели и задачи ДОУ? 3. Назовите   основные   этапы   истории   развития   делопроизводства   и   дайте   краткую характеристику названных периодов. 4. Когда впервые на Руси появились первые документы?  5. Как вы думаете, где и зачем могут пригодиться знания ДОУ товароведу? Письменные задания 1. Перечислите правовые акты XVI – XVII вв., в которых закрепились нормы по работе с документами____________________________________________________ _______________________________________________________________________ 2. Определите обязанности по работе с документами служилых людей приказов: дьяков _________________________________________________________________ старших подьячих _______________________________________________________ средних подьячих ________________________________________________________ младших подьячих _______________________________________________________ 3.   Укажите,   каким   законодательным   актом   была   закреплена   столбцовая   форма делопроизводства, применявшаяся в учреждениях XV­XVII вв. Каковы ее особенности, преимущества и недостатки?  5 ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 4.   Изобразите   схематично   структуру   органов   управления   на   Руси   эпохи   приказного делопроизводства. 5.   Изобразите   схематично   структуру   управления   коллегии   эпохи   коллежского делопроизводства. 6. Изобразите схематично структуру управления министерства эпохи исполнительного делопроизводства. 7. Составьте схему «История развития делопроизводства в России». Проверочные тесты 1. Когда впервые появился термин «делопроизводство»? А) XVII в.; Б) XVIII в.; В) XIX в. 2. В каком году было зафиксировано в документах слово «дело»? А) 1649 г.; Б) 1584 г.; В) 1720 г. 3.   С   появлением,   какого   важного   события   в   жизни   людей   одновременно   появились документы? А) появление письменности; Б) изобретения колеса; В) появления первых городов. 4. Что в переводе с латинского означает слово «документ»? А) доказательство, свидетельство; Б)   результат   отображения   фактов,   событий,   предметов,   явлений   объективной действительности и мыслительной деятельности человека; В) все ответы верны. 5. Пергамент – это… А) бумага; Б) особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа; В) береста. 6. Назовите самую древнюю форму документа, которая существовала на Руси. А) глиняная табличка; Б) медная табличка; В) пергамент. 7. В каком веке в России начали строить бумажные мануфактуры? 6 А) XVII в.; Б) XVIII в.; B) XIX в. 8. Какими инструментами для письма пользовались служилые люди на Руси? А) металлические перья; Б) гусиные перья; В) стиль. 9. Из какого сырья изготавливались чернила для письма? А) наросты на дубовых листьях; Б) глина; В) пепел. 10. К какому веку начали ставить точку в конце предложения? А) XIII в.; Б) XIV в.; В) XVIII в. Творческие задания Решите кроссворд: 2 1 3 4 5 6 1. Документ, издаваемый царем. 2. Документ, издаваемый Боярской думой. 3. Входящий документ в приказах. 4. Документ, издаваемый Приказом. 5. Документ, обращенный в вышестоящую инстанцию. 6. Документ – обращение простых людей. Темы сообщений, докладов, рефератов 1. Организация работы с документами на Руси. 2. Организация работы с документами в учреждениях XVIII в. 3. Организация работы с документами в учреждениях XIX в. 7 4. Организация работы с документами в учреждениях XIX – начала XX в. 5. Становление и развитие делопроизводства в советских учреждениях (1920 – 1930 гг.) 6. Становление и развитие делопроизводства в советских учреждениях (1930 – 1950 гг.). 7. Становление и развитие делопроизводства в советских учреждениях (1960 – 2000 гг.). 8. История возникновения документов в России. 9. Приказное делопроизводство. 10. Современная организация работы с документами. Раздел 1. Документирование управленческой деятельности Унификация и стандартизация управленческих документов 1.1. Основные понятия ДОУ. Контрольные вопросы 1. Какие два процесса включает в себя современное делопроизводство? 2. Что понимают в стандарте под документооборотом? 3.   В   чем   заключается   разница   между   значением   терминов   «делопроизводство», «документационное   обеспечение   управления»   и   «информационно­документационное обеспечение управления»? 4. Какие документы, составляют нормативно­методическую базу делопроизводства? 5. Дайте определения понятиям «унификация» и «стандартизация». Письменные задания 1. Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания до: 1. передачи на исполнение; 2. подшивки в дело; 3. завершения исполнения или отправки. Понятие «Делопроизводство» ­ это: 1. система хранения документов; 2. состояние документов; 3. документирование и организация работы с документами. Понятие «Документирование» ­ это: 1. запись информации на различных носителях по установленным правилам; 2.   система   документации,   содержащая   информацию,   необходимую   для   управления   в определенной сфере деятельности; 3. Деятельность по разработке и оформлению документов. Документ представляет собой:  1. зафиксированную   на   материальном   носителе    информацию   с   реквизитами, которые установлены порядком документирования;  2.     зафиксированную             на       материальном           носителе         информацию             с реквизитами, определенными УСД;   3.  зафиксированную   на   материальном   носителе   информацию   с   реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. 8 2.   Вне   зависимости   от   специфики   предприятия   выделяются   следующие   группы документов:  а)   организационные документы;  б)   распределительные документы;  в)   документы по личному составу;  г)   финансово­бухгалтерские документы;  д)   информационно­справочные документы;  е)   письма и жалобы. 3.  В самостоятельные группы можно выделить кроме пяти групп еще следующие группы: а)   нормативные документы вышестоящих органов;  б)   коммерческие контракты (договоры);  в)   решения. 4. Дайте определение унификации и стандартизации документов.  Унификация –  ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Она позволяет:  ­_______________________________________________________________________  ­_______________________________________________________________________  ­_______________________________________________________________________  ­_______________________________________________________________________   Стандартизация –  ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Стандарты могут быть следующих видов:  ­_______________________________________________________________________  ­_______________________________________________________________________  ­_______________________________________________________________________  ­_______________________________________________________________________  5. Перечислите признаки классификации документов, функции и  виды. Признаки классификации документов: 1. 2. 3. 4. 5. Функции документов: 1. 2. 3. 4. 5. Виды документов: 1. 9 2. 3. 4. 5. 6. Определите,  о  каком  документе  идет  речь,  вписав  в  таблицу  соответствующую букву: 1. Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом   документе   или   выявленные   иным   путем,   подтверждают   достоверность   его происхождения. 2. Документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма: 3. Документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов. 4. Документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса  5.   Документ,   имеющий   заранее   отпечатанный   стандарт   текста   и   дополняющее   его конкретное содержание. 6.   Документ,   созданный   юридическим   и   физическим   лицом,   оформленный   и удостоверенный в установленном порядке. 7.   Документ,   отражающие   однородные   вопросы   и   составляемые   по   одинаковым образцам  а. Официальный документ                         з. Трафаретный документ  б. Внутренний документ                             и. Типовой документ  в. Входящий документ                                к Текстовой документ  г. Исходящий документ                               л. Бланк  д. Директивный документ                           м. Формуляр документа  е. Подлинный документ                              н. Стандарт  ж. Инициативный документ                        о. Нормативы  1 2 3 4 5 6 7 7. Дайте определение следующим терминам: Делопроизводство – __________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Документ – __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Реквизит – __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________  Формуляр­образец документа ­ _________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________  ГОСТ Р 6.30 – 2003 (его название)______________________________________________ 10 ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 8. Заполните таблицу: «Виды документов и их классификация»: По средствам фиксации   По видам деятельности   По месту составления   По содержанию   По форме    По  срокам исполнения   По происхождению   По назначению   По юридической силе   По срокам хранения   Проверочные тесты                     1. Что включает в себя «Документирование управленческой деятельности фирмы»?  А) Документирование включает в  себя разработку, создание, согласование документа, его   оформление, изготовление, движение, а также подписание и регистрацию (для исходящих и внутренних документов).  Б) Документирование включает в себя разработку, создание, согласование документа, его оформление, а также подписание и регистрацию.  В) Документирование включает в себя разработку, создание, согласование документа, его оформление и подписание. 2. Дайте понятие термина «Унифицированная система документации»?  А) Это совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, созданная по единым правилам и требованиям.  Б) Это совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.  в)   Это   совокупность   взаимосвязанных   документов   созданная   по   единым   правилам   и требованиям. 11 3. Что предполагает организационная функция документа?  А)   Документ   фиксирует   определенные   факты,   события,   явления   практической   и мыслительной деятельности человека.  Б) С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.  В) Документ обеспечивает связи между подразделениями внутри предприятия, а также внешние   связи   предприятия   с   другими   предприятиями,   организациями, государственными и муниципальными органами власти. 4. Что предполагает коммуникативная функция документа? А)   Документ   фиксирует   определенные   факты,   события,   явления   практической   и мыслительной деятельности человека. Б)   Документ   используется   в   качестве   доказательства   при   рассмотрении   спорных вопросов между предприятиями, индивидуальными предпринимателями, организациями, органами власти как в повседневной деятельности, так в суде.  В) Правильного ответа нет. 5. Что предполагает воспитательная функция документа?  А)   Документ   используется   в   качестве   доказательства   при   рассмотрении   спорных вопросов между предприятиями, индивидуальными предпринимателями, организациями, органами власти как в повседневной деятельности, так в суде или прокуратуре.   требует   повышенного   уровня Б) образовательной   подготовки, воспитывает  эстетический  вкус  управленческих  кадров, повышает престиж организации. В) Оба ответы верны.   Документ   дисциплинирует   исполнителя, 6. Что дает унификация документов для фирмы? А) Сокращение количества применяемых документов, типизацию их форм. Б) Повышение качества документации, снижение трудоемкости ее обработки. В) Более эффективное использование компьютерной и вычислительной техники. 7. По каким признакам можно классифицировать документ? А) Организационные, распорядительные, информационно­справочные. Б) Происхождение, срок хранения, гласность, средства фиксации. В) Средства тиражирования, средства хранения, вид, форма. 8. На какие группы разделяются документы «по месту составления»?  А) Внутренние и внешние. Б) Служебные и личные. В) Простые и сложные. 9. Какие из документов классифицируются «по юридической значимости»?  А) Рукописные, машинописные, графические, звуковые и т.д.  Б) Индивидуальные, типовые, анкетные, трафаретные и т.д.  В) Оригиналы, черновики, отпуск, дубликат и т.д. 10. Является ли обязательным ГОСТ Р 6.30­2003 при оформлении документов частными фирмами? А) Да. 12 Б) Нет. В) Требования ГОСТа являются рекомендуемыми. 11. Документы классифицируют: по видам: организационно­распорядительные, __________, по личному составу; по   форме:   индивидуальные,   ___________,   табличные,   текстовые,   анкетные, трафаретные; по происхождению: официальные и ______________; по месту происхождения: ___________и внутренние; по срокам хранения: постоянного срока хранения, временного (________), временного (________); на гласные и секретные, ___________; по средствам фиксации: рукописные, _________, графические, фотокинодокументы; по стадиям создания: оригиналы, черновики, __________, дубликаты; по срочности: __________ и несрочные; по наименованию: ___________. 12. ГОСТ Р. 6.30 ­2003  устанавливает следующее количество реквизитов документов: А) 25; Б) 29; В) 30. 13. ГОСТ Р. 6.30 – 2003 распространяется на: А) первичные учетные документы; Б) организационно­распорядительные документы; В) статистические документы. 14.   Диаметр   изображения   герба   РФ   или   субъекта   РФ   на   бланке   предприятия   не должен превышать: А) 10 мм; Б) 20 мм; В) 30 мм. Творческие задания 1. Решите кроссворд, указав тип документа, соответствующий признаку классификации. Отгадав   по   горизонтали   все   слова,   в   закрашенном   столбце   по   вертикали   получится зашифрованное слово  По наименованию По стадии создания По средствам фиксации По форме По срокам хранения По месту происхождения По происхождению По гласности 13 2.   Какую   систему   вы   бы   смогли   предложить   для   усовершенствования   работы   с документами? Темы сообщений, докладов, рефератов 1. Нормативно­методическая база делопроизводства в РФ. 2.Требования   ГОСТ   Р   6.30   –   2003   к  оформлению   организационно­распорядительных документов. 3. Методика разработки индивидуальной инструкции по делопроизводству. 4. Развитие способов документирования и их применение в настоящее время. 5. Функции и назначение классификаторов, относящихся к сфере делопроизводства. 6. Государственная система документационного обеспечения управления. 7. Унификация и стандартизация управленческих документов. 8. Общероссийский классификатор управленческой документации. 9. Применение и внедрение ГОСТов по делопроизводству. 10. Документ и его место в системе управления. 1.2.Классификация и общая характеристика организационно­распорядительной документации Контрольные вопросы 1. Дайте определение понятию «документ». 2. Назовите признаки классификации документов. 3. Охарактеризуйте каждый классификационный признак документа. 4. Перечислите основные виды организационных документов. 5. Перечислите основные виды распорядительных документов. 6. По каким вопросам издаются приказы по основной деятельности? 7. На чем может быть оформлен приказ по основной деятельности? 8. Из скольких частей состоит текст приказа по основной деятельности? 9. Можно ли изменить число частей приказа? 10. Как оформляется текст распорядительной части приказа? 11. Как формулируется каждый пункт текста приказа? 12. С какого момента приказ вступает в силу? 13. В скольких экземплярах оформляется приказ по основной деятельности? 14. Кто подписывает приказ по основной деятельности? 15.Какой нормативный документ содержит требования к оформлению организационно­ распорядительных документов? 16. Дайте определение устава. 17. Что регламентируют правила внутреннего распорядка? 18. Каким документов устанавливаются структура и штатная численность? 19. Какие распорядительные документы могут быть изданы в организации? 20.   Какой   документ   закрепляет   численность   и   должностной   состав   работников организации? 21. Какой документ определяет функции, права и обязанности сотрудника? 22. Какие разделы включает в себя должностная инструкция? Письменные задания 14 1.   Организационно­распорядительный   документ   ­   это   вид   письменного   документа,   в котором фиксируются ____________ административных и организационных вопросов, а также вопросов, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц. 2.   Постановление   ­   это   правовой   акт,   принимаемый   высшими   или   некоторыми центральными органами _______ власти, действующими на основе   управления, в целях разрешения   наиболее   важных   и   принципиальных   задач,   стоящих   перед   данными органами, и установления стабильных норм, правил. 3.   Решение   ­   это   распорядительный   документ,   который   является   правовым   актом, принимаемым ___________ власти. 4. Распоряжение – это ____________  управления государственного  органа, имеющий властный   характер,   изданный   в   рамках   присвоенного   должностному   лицу, государственному   органу   компетенции,   имеющий   __________   силу   для   граждан   и организаций, которым распоряжение адресовано. 5. Приказ ­ это правовой акт, издаваемый__________организаций, основе _______________.   действующими   на 6.  Текст распорядительного  документа чаще всего состоит  из двух взаимозависимых частей ____________ и____________. 7. В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается словами:  постановлении; ____ в решении; в распоряжении;____ в приказе.   в 8.   Реквизит   «отметка   о   наличии   приложения»   после   текста   распорядительного документа самостоятельно _____________. 9.   Текст   распорядительного   документа   должен   иметь   заголовок,   который формулируется в________________________________________падеже. 10. Приказы и распоряжения подписывает__________________или   постановления   и решения имеют две подписи ______________________________и органа. коллегиального 11. Распорядительные документы вступают в силу с момента их ________или доведения до сведения. 12. Реквизиты приказа по основной деятельности: ­ наименование организации; ­ наименование вида документа; ­ дата; ­ место издания; ­ текст; ­ подпись; ­ гриф согласования. 15 Проверочные тесты 1. Организационно­правовые документы, как правило, подлежат утверждению: А) да; Б) нет. 2. В организационно­правовые документы можно вносить изменения и дополнения, не перерабатывая весь документ: А) да; Б) нет. 3. Типовые инструкции по делопроизводству носят рекомендательный характер: А) да; Б) нет. 4. В состав организационно­правовых документов не входит: А) устав организации; Б) штатное расписание; В) приказ. 5. Какие распорядительные документы может издавать Президент РФ А) указы; Б) распоряжения; В) постановления? 6. Должностная инструкция сотрудника: А) подлежит утверждению; Б) не утверждается; В) утверждается по усмотрению руководителя. 7. Какой нормативный документ определяет обязанности сотрудника: А) штатное расписание; Б) устав предприятия; В) должностная инструкция? 8. В каком падеже формулируется заголовок к тексту должностной инструкции: А) в именительном; Б) в родительном; В) в предложном. 9. Изменения и дополнения в должностную инструкцию вносятся: А) докладной запиской; Б) приказом руководителя; В) справкой согласования. 10. Правила внутреннего трудового распорядка – это документ, который регламентирует работу А) всех работников учреждения; Б) структурного подразделения предприятия; В) отдельно взятого работника. 16 11. Приказ по основной деятельности издается на основе единоначалия: А) да; Б) нет. 12. Решение издается на основе коллегиального руководства: А) да; Б) нет. 13.  Текст  приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей:  А ) да; Б) нет. 14.   Констатирующая   часть   текста   в   приказе   по   основной   деятельности   может отсутствовать: А) да; Б) нет. 15. Пункты текста приказа в распорядительной части нумеруются арабскими цифрами: А) да; Б) нет. 16. Приказы по основной деятельности и по личному составу имеют общую нумерацию: А) да; Б) нет. 17. Реквизит «отметка о наличии приложения» после текста приказа самостоятельно не оформляется: А) да; Б) нет. 18.   Заголовок   к   тексту   приказа   по   основной   деятельности   формулируется   в родительном падеже: А) да; Б) нет. 19.   Приказ   по   основной   деятельности,   как   правило,   подписывает   руководитель организации: А) да; Б нет. 20. Постановления и решения имеют одну подпись: А) да; Б) нет. 21 Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания: А) да; Б) нет. 22. Распорядительный документ, который издается на основе единоначалия, — это: А) решение; Б) приказ; В) постановление. 23.   Распорядительный   документ,   который   издается   на   основе   коллегиального руководства, — это: А) приказ; Б) решение; В) распоряжение. 24.   Из   скольких   составных   частей,   как   правило,   состоит   текст   распорядительного документа: А) из двух; Б) из одной; В) из трех? 17 25. В каком падеже формулируется заголовок к тексту распорядительного документа: А) в именительном; Б) в предложном В) в винительном? 26. Фамилию и должность исполнителя в распорядительной части текста приказа по основной деятельности указывают: А) в именительном падеже; Б) в родительном падеже; В) в дательном падеже. 27. В состав реквизитов приказа по основной деятельности не входит реквизит: А) гриф утверждения; Б) заголовок к тексту; В) номер документа. 28. Приказ по основной деятельности подписывает: А) руководитель; Б) секретарь; В) исполнитель. 29. Постановление подписывает: А) руководитель Б) секретарь; В) руководитель и секретарь коллегиального органа. 30. Приказ по основной деятельности оформляют: А) на бланке письма; Б) на бланке конкретного  вида документа; В) на должностном бланке. 31.   Слово   «приказываю»   в   тексте   приказа   по   основной   деятельности   оформляют   в следующем написании: А) ПРИКАЗЫВАЮ; Б) приказываю; В) Приказываю. 32.Распорядительная часть в распоряжении начинается словом: А) ПРЕДЛАГАЮ; Б) РЕШАЕТ; В) ПОСТАНОВЛЯЕТ. Творческие задания   1.Сравните продовольственных /непродовольственных   товаров   и   товароведа.   Заполните   сравнительную   таблицу «Должностные обязанности продавца и товароведа». должностные инструкции     продавца   Должностные обязанности продавца Должностные обязанности товароведа 2. Найдите ошибки, допущенные при составлении приказа: Акционерное общество «РОСТОВТРАНСАВТО» 344015 , г. Ростов­на­Дону, ул. Сивера, 10, Телефон 65­43­90, факс 89­56­23 Р /с № 4861033­573 в филиале Инкомбанка, ОКПО 47464110   18 ПРИКАЗ 06.04.00.                                                                                          № 10 г. Ростов­на­Дону   О введении Инструкции По делопроизводству            В целях совершенствования работы с документами на предприятии, в соответствии с ГОСТ р. 6.30 – 97 и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО. 2. Ввести в действие в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.00 г.  3. Всем   структурным   подразделениям   и   сотрудникам   ТОО   с   01.02.00   г. Руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю­референту   О.Д.   Сотниковой   обеспечить   тиражирование   Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия. 5. Контроль   за   выполнением   настоящего   приказа   возложить   на   заместителя директора предприятия И.И. Клименко.   Директор предприятия                                      л./п.                               Зиненко Р.Н.   Сотникова 93­16­21 В дело 10­00 11.01.2000                                                 л./п.                               Петрова                   Практикум 1. Оформите приказ по основной деятельности: Закрытое акционерное общество «БАК» Приказ 15.04.2010 № 15 Москва О создании рабочих секторов в Управлении производства и внедрения информационных систем В целях совершенствования организации работы Управления производства и внедрения информационных систем приказываю: 1. Создать в Управлении шесть рабочих секторов: разработки   программного   обеспечения,   сопровождения   информационных   систем, операторов   обработки   данных,   обслуживания   клиентов,   технического   обеспечения, документационного обеспечения управления. 2. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Ю. С.Руденко подготовить проекты положений о рабочих  секторах.   3.   Начальнику   отдела  кадров  В.В.Васильевой  внести   изменения   в штатное   расписание   и   укомплектовать   штат   рабочих   секторов.   4.   Контроль   за исполнением   приказа   возложить   на   первого   заместителя   директора   А.С.Королеву. Генеральный директор В.Я.Яковлев. 2. Оформите выписку из приказа по основной деятельности по 2­му и 3­му пунктам: ООО «Заречье» П Р И К А З 19 29.01.2010 № 48 Об экономии электроэнергии в подразделениях За   последнее   время   в   служебных   зданиях   ООО   «Заречье»   резко   увеличилось потребление электроэнергии, что ведет к повышению финансовых затрат и угрожает пожарной безопасности. В целях экономии и снижения потребления электроэнергии в подразделениях ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Запретить использование нагревательных приборов в подразделениях. 2.   Руководителям   структурных   подразделений   и   отделов   назначить   по   каждому служебному   помещению   ответственных   лиц   за   экономное   использование электроэнергии. 3. Хозяйственному отделу (Долгов В.И.) организовать горячие завтраки для сотрудников в помещении столовой. 4. Хозяйственному отделу осуществлять контроль за расходованием электроэнергии в подразделениях   и   в   срок   до   10   декабря   провести   ревизию   автоматических выключателей в электрощитах и неисправные заменить на новые. 5.   Контроль   за   исполнением   приказа   возложить   на   административного   директора М.П.Соловьева. Генеральный директор В.В.Трофимов Темы сообщений, докладов, рефератов 1.Виды организационно­правовой документации, издаваемой на предприятии. 2.Функции и назначение организационно­правовой документации. 3. Назначение и цели устава предприятия. 4. Назначение и цели должностной инструкции работника. 5.Назначение и цели правил внутреннего трудового распорядка. 6. Виды распорядительной документации, издаваемой на предприятии. 7. Функции и назначение распорядительных документов. 8. Назначение и цели приказа по основной деятельности. 9. Назначение и цели приказа по личному составу. 10. Распорядительные документы, издаваемые органами власти в РФ. 1.3. Справочно­информационные документы. Классификация служебных писем. Документы срочного характера Контрольные вопросы 1. Каковы реквизиты служебной справки? 2. В скольких экземплярах оформляется служебная справка? 3. На чем можно оформить служебную справку? 4. Кто подписывает внешнюю служебную справку? 5. Какой документ имеет аналогичный справке состав реквизитов? 6. В чем отличие текста служебной справки от текста докладной записки? 7. Какой протокол называется полным? 8. Каковы реквизиты протокола? 9. На чем оформляются первый и последующие листы протокола? 10. Что является датой протокола? 20 11. Из скольких частей состоит текст протокола? 12. Что содержит первая часть протокола? 13. По какой схеме строится вторая часть протокола? 14. Какая составная часть текста протокола может отсутствовать? 15.В каком случае состав присутствующих на заседании указывается количественно? 16. В каком падеже формулируется заголовок к тексту протокола? 17. Какой падеж используется при построении вопросов повестки дня протокола? 18. Если на заседании присутствует 22 человека, как это оформляется в протоколе? 19. Кто подписывает протокол? 20. Каковы реквизиты выписки из протокола? 21. Каким реквизитом удостоверяется выписка из протокола? 22. Где проставляется дата выписки из протокола? 23. Какие разновидности писем вы знаете? 24. Каковы реквизиты служебного письма? 25. Можно ли оформить служебное письмо на формате А5? 26. В скольких экземплярах оформляется служебное письмо? 27. Если письмо направляется в два адреса, сколько экземпляров следует оформить на бланке? 28. Через какой интервал печатается текст письма, если оно оформлено на формате А5? 29. Каково максимальное количество адресатов в письме? 30. Из скольких составных частей, как правило, состоит текст письма? 31. Может ли письмо иметь две подписи? Письменные задания 1. Справка — это документ, содержащий _________и___________ тех или иных фактов и событий. 2.   Правила   оформления   и   состав   реквизитов   справки   аналогичны   оформлению ____________. 3. При направлении справки в вышестоящую организацию ее подписывает _______. 4. Служебная справка оформляется в__________экземплярах. 5. Реквизиты служебной справки: ­ наименование организации ­ автора документа; ­ наименование вида документа; ­ дата; ­ место составления документа; ­ адресат; ­ текст; ­ отметка о наличии приложения; ­ подпись; ­ отметка об исполнении и направлении документа в дело. 6.   В   зависимости   от   полноты   освещения   хода   заседания   протоколы   могут быть___________ и ___________. 21 7. В полных протоколах не только перечисляются фамилии выступающих, но и дается . 8. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и__________. 9. Количество______________________________указывается   обязательно,   так   как   от этого зависит кворум при принятии решения голосованием. 10.   На   расширенных   заседаниях   с   большим   числом   присутствующих   их   состав указывается ____________. 11.   Каждый   вопрос   повестки   дня   __________   арабскими   цифрами,   оформляется   с красной строки и формулируется в____________падеже. 12. Каждый пункт повестки дня строится по схеме: ___________. 13. Если вопрос не обсуждался, пункт__________ может отсутствовать. 14. Содержание выступления излагается от_____________лица__________ числа. 12. Протокол подписывают_____________и_____________собрания. 13. Протокол оформляется в____________экземпляре. 14. Реквизиты протокола: ­ наименование организации; ­ наименование вида документа; ­ номер; ­ заголовок к тексту; ­ текст; ­ подпись; ­ отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 15. Выписка из протокола удостоверяется оформлением реквизита ____________. 16. Датой выписки из протокола является дата, указанная в ____________. 17. Реквизиты выписки из протокола: ­ наименование организации; ­ наименование вида документа; ­ дата; ­ номер; ­ место заседания; ­ гриф утверждения (если протокол утверждался!; ­ текст; ­ подпись (председателя и секретаря коллегиального органа); ­ отметка о заверении копии. 18. Текст письма должен быть простым, т.е. касаться ___________ вопроса. 22 19.   Текст   письма,   как   правило,   состоит   из   двух   частей.   В   первой   части   дается ____________, во второй части _____________. 20. Текст письма может состоять из одной_________части. 21. Письмо можно оформить на формате А5, если текст содержит не ________строк. 22. Служебное  письмо ­ это единственный документ, который не имеет ___________ документа. 23. Максимальное количество адресатов в письме _____________. 24. Как правило, максимальный объем письма ___________листа, оформляется на ______________ листе.   вторая   страница 25. Письма финансового характера должны иметь ____________ подписи. 26. Реквизиты служебного письма: ­ реквизиты бланка письма; ­ адресат; ­ резолюция: ­ ­ ­ текст; отметка о наличии приложения; ­ ­ оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; Проверочные тесты 1. Служебная справка может быть оформлена на чистом листе бумаги формата А4: А) да; Б) нет. 2. Внутреннюю справку подписывает составитель: А) да; Б) нет. 3. Внешнюю справку подписывает руководитель учреждения: А) да; Б) нет. 4. Текст служебной справки может быть оформлен в виде таблицы: А) да; Б) нет. 5. Докладная записка от служебной справки отличается: А) составом реквизитов; Б) содержанием текста; В) правилами оформления. 6. Внешнюю справку подписывает: А) секретарь; Б) исполнитель; В) руководитель. 7.В состав реквизитов служебной справки не входит: А) название вида документа; Б) гриф согласования; В) заголовок к тексту документа. 8. В кратком протоколе приводятся тексты выступлений: А) да; Б) нет. 9. Датой протокола является дата проведения заседания: А) да; Б) нет. 23 10. Заголовок к тексту протокола формулируется в предложном падеже: А) да; Б) нет. 11. В протоколе обязательно указывается количество присутствующих: А) да; Б) нет. 12. Каждый вопрос повестки дня формулируется в предложном падеже: А) да; Б) нет. 13. В тексте протокола может отсутствовать пункт ВЫСТУПИЛИ: А )  да; Б) нет. 14. В протоколе указываются результаты голосования: А) да; Б) нет. 15. Протокол составляется в одном экземпляре: А) да; Б) нет. 16. Протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа: А) да; Б) нет. 17.На расширенных заседаниях состав присутствующих указывается количественно: А) да; Б) нет. 18.   Выписка   из   протокола   удостоверяется   оформлением   реквизита   «отметка   о заверении копии»: А) да; Б) нет. 19. Датой выписки из протокола является дата, указанная в отметке о заверении копии: А) да; Б) нет. 20. Датой протокола является: А) дата заседания; Б) дата оформления; В) дата подписания. 21. Из скольких частей состоит текст протокола: А) из одной; Б) из двух; В) из трех? 22. Заголовок к тексту протокола формулируется: А) в предложном падеже; Б) в родительном падеже; В) в именительном падеже. 23. Вопросы повестки дня в протоколе формулируются: А) в именительном падеже; Б) в предложном падеже; В) в винительном падеже. 24. Протокол подписывает: А) руководитель; Б) секретарь; В) председатель и секретарь коллегиального органа. 25. Содержание выступления излагается: А) от первого лица единственного числа; Б) от первого лица множественного числа; В) от третьего лица единственного числа. 26. Какая часть в схеме построения основной части протокола может отсутствовать: А) СЛУШАЛИ; Б) ВЫСТУПИЛИ; В) ПОСТАНОВИЛИ? 27. Протокол оформляют: А) в одном экземпляре; Б) в двух экземплярах; В) в трех экземплярах. 28. Датой выписки из протокола является: А) дата оформления протокола; Б) дата, указанная в отметке о заверении копии; В) дата подписания протокола. 29. Выписку из протокола подписывает: А) руководитель; Б) зав. канцелярией; В) секретарь, оформивший выписку. 30. Как оформляются в тексте протокола присутствующие, если их 22 человека: А)   Присутствовали:   22   человека   (список   прилагается);   Б)   Присутствовали: перечисляются фамилии присутствующих в алфавитном порядке; В) как­то иначе? 31. Протоколы утверждаются: А)   всегда;   Б)   утверждению   подлежат   некоторые   виды   протоколов;   в)   по   указанию руководителя. 24 32. Текст служебного письма может быть простым: А) да; Б) нет. 33. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей: А) да; Б) нет. 34. Текст служебного письма может состоять только из одной второй части: А) да; Б) нет. 35. Тон служебного письма зависит от его содержания: А) да; Б) нет. 36. В трафаретном тексте не следует начинать текст со свободного места, отведенного для переменной информации: А) да; Б) нет. 37. В служебном письме текст пишется от 1­го лица множественного числа: А) да; Б) нет. 38. Выделяют присылаемые и отправляемые письма: А) да; Б) нет. 39. Служебное письмо можно оформить на бланке конкретного вида документа: А) да; Б) нет. 40. Служебное письмо можно оформить на формате А5: А) да; Б) нет. 41. Максимальное количество адресатов в письме ­ 4: А) да; Б) нет. 42. Максимальный объем письма ­ 2 листа: А) да; Б) нет. 43. Служебное письмо может иметь две подписи: А) да; Б) нет. 44. Служебные письма могут удостоверяться печатью: А) да; Б) нет. 45. Текст служебного письма составляется от: А)  1­го  лица  множественного   числа; Б)  2­го  лица  единственного  числа; В)  3­го  лица множественного числа. 46. Сопроводительное письмо начинается глаголом: А) просим; Б) направляем; В) сообщаем. 47. Письмо­извещение начинается глаголом: А)  подтверждаем; Б) напоминаем; В) сообщаем. 48. Реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа» оформляется: А) во всех письмах; Б) в ответных письмах; В) в инициативных письмах. 49. Руководитель и главный бухгалтер подписывают: А) письмо­извещение; Б) рекламное письмо; В) гарантийное письмо. 50. В состав реквизитов служебного письма не входит: А) адресат; Б) название вида документа; В) подпись. 51. Текст служебного письма можно оформить на формате А5, если: А)   нет   бланка   формата   А4;   Б)   текст   письма   не   превышает   6   строк;   В)   есть соответствующее указание руководителя. 52. Сколько бланков потребуется, если служебное письмо направляется в два адреса: А) один; Б) два; В) три? 53. В служебном письме максимальное количество адресатов: А) два; Б) три; В) четыре. 54. Максимальный объем служебного письма: А) одна страница; Б) две страницы; В) три страницы. 25 55. Печатью удостоверяется: А) письмо­напоминание; Б) письмо­приглашение; В) гарантийное письмо. 56. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется: А)   на   всех   документах;   Б)   только   на   присылаемых   документах;   В)   по   усмотрению секретаря. 57. В письме отметка о поступлении документа проставляется: А)  в правом нижнем углу первого листа документа; Б) в левом нижнем углу последнего листа документа; В) на любом свободном месте. Творческие задания 1. Найдите ошибки, допущенные при оформлении бланков: А)  Открытое акционерное  общество «АСТРОН»  440056, Пенза, Попова, 11  Тел. (085) 22­56­98 Факс (085) 22­15­48  ИНН/КПП 07862458001  От__________ № _____ На № ______ от_______   Б)  Открытое акционерное  Общество «ПРОМ» 4444562, Самара, Ул. Кирова, 12 ИНН/КПП 453210856844 ОГРН 8624102354 От 20.01.2002 № 857 На № _____ от _________ Директору   открытого   акционерного общества «АСТРОН» П.И. Иванову 440056, г. Пенза, Ул. Попова, 11   2. Найдите ошибки, допущенные при составлении служебного письма. Открытое акционерное общество              «МИРАЖ»   Володарский просп.,18,оф.512 Тел. (002) 250­18­85   ОКПО 123456789   ОГРН 18287986   18.12.2006 г.      № 858/101 На №                  от   26 Уважаемые господа!   Наша   компания   действует   на   рынке   рекламных   услуг   уже   в   течение   15   лет   и является одной из ведущей организацией  в сфере создания, оформления, размещения рекламных   услуг   в   России,   Италии,   Германии,   Венеции,   Париже.   Компания зарекомендовала   себя   надежным   партнером,   обеспечивая   высокое   качество предлагаемых услуг. Если Вы заинтересовались в предлагаемых нами услугами, мы готовы выслать вам образцы рекламных афиш, открыток и других созданных нашей компанией рекламных изделий. С дополнительной информацией вы можете ознакомиться, связавшись с нашим рекламным агентом по телефону (125) 25­19­10 Надеемся на выгодное и плодотворное сотрудничество.       Руководитель отдела рекламы                       л /п.                                                             К.С. Ослов. 3. Найдите ошибки, допущенные при составлении протокола: Строительный кооператив «ЗАПУСК»    ПРОТОКОЛ                                                    №   11.11.2006                                                                        91                                    Москва   Общего собрания строительного  кооператива   Председатель­ Рогов Н.С. Секретарь ­ Хромова Ю.А. Присутствовали: Количество присутствующих 20 человек (список прилагается)    ПОВЕСТКА ДНЯ:                О создание цеха по производству материалов для строительства жилых домов. Выступление директора кооператива Рогова Н.С.   СЛУШАЛИ:                 Рогова   Н.С.   –   на   заседание   собрания   строительного   кооператива   сообщил сведения о возможности создания цеха по производству материалов для строительства жилых домов и перспективы его работы.   ВЫСТУПИЛИ: 27 Поручить   главному   инженеру   Старкову   Р.С.   развернуть   работу   по                 Выступление   Рогова  Н.С.  было  поддержано  главным  инженером  Старковым Р.С.   ПОСТАНОВИЛИ:              производству цеха в течение 6 месяцев.                Выделить для строительства цеха 815 тысяч рублей.     Председатель                                                                                              Н.С.Рогов Секретарь                                                      Ю.А.Хромова  л/п.                    л/п.                                                           Практикум  1. Оформите служебную справку: Торговая фирма «Новый книжный» Справка. 12.12.2009 № 05 О комплектовании товарных фондов в 2009 году. В   2009   году   комплектование   товарных   фондов   торговых   точек   торговой   фирмы учебными   пособиями   происходило   за   счет   следующих   источников:   издательский   дом «Питер» ­ 210 тыс. руб., издательство «Академия» ­ 340 тыс. руб., издательство «Новые школьные учебники» ­ 450 тыс. руб., ООО «Профессиональное издательство» ­ 120 тыс. руб., издательский дом «Новый мир» ­ 450 тыс. руб., издательский дом «БИНОМ» ­ 150 тыс. руб. Генеральный директор В.И.Смирнов. 2. Оформите макет бланка письма (угловое расположение реквизитов штампа бланка): ОАО «Мосторг». Справочные   данные   об   организации:   Москва,   131564,   Краснопресненская   наб.,   15; телеграф: Мосторг; телефон: 265­45­51. Р/с № 53780 в Краснопресненском филиале Московского коммерческого банка, МФО 26894, код ОКПО 985623, ОГРН 345)23789023, И Н Н / К П П   4500583453/02387560. 3.   Оформите   макет   бланка   письма   (продольное   расположение   реквизитов   штампа бланка), составив самостоятельно необходимые реквизиты. 4. Оформите реквизит «адресат»: А) флаговым способом: Министерство по налогам и сборам Начальник отдела планирования Краснов В. И. Директор ООО «Орбита­сервис» Соколов В.Ф. 125789, г. Смоленск, ул. Центральная, 28. Чугунова Т.Д., 123456, Москва, ул. Автозаводская, д. 23, кв. 12; Б) центрированным способом: Воронежский государственный университет Факультет журналистики Зав. кафедрой профессор Вяземский В.В. Документ направляется в два адреса: 28 ­ АО «Белый ветер» Генеральный директор Жуков М.И.; ­   приборостроительный   завод   «Электрон»   Отдел   маркетинга   Ст.   менеджер   Л.Э. Соколова. 5. Оформите отметку о наличии приложения: Приложение. На 2 л. в 4 экз. Приложение. Государственная система документационного обеспечения управления, 3 экз. Приложение 1. План распределения обучающихся по объектам на 3 л. в 2 экз. 2. Отчет о распределении по объектам на время производственной практики, в 2 экз. на 3 л. 6. Оформите реквизит «подпись». Документ подписывает: ­ Директор Департамента внешних связей Р.А. Ерохина. ­ Начальник следственного отдела, полковник юстиции В.В. Ильин. ­   Директор   В.Е.   Семенов   и   начальник   финансового   управления   Я.Э.   Королев   ЗАО «Факел». 7. Оформите ответное письмо: Открытое акционерное общество «Райпо» Ул. Центральная, д. 14, г. Воронеж, 456789 р/с 78900987654321234567 в банке «Российский кредит» к/с № 89765689456534543212, БИК 456321908 23.04.2010 № 45 На № 01/56 от 06.04.2010 Техническому директору ООО «Формула» По   вашей   просьбе   направляем   вам   прайс­листы   на   цены   комплектов   торгового оборудования, а также новые рекламные проспекты. При   положительном   решении   вопроса   о   закупке   торгового   оборудования соответствующие   документы   должны   быть   направлены   начальнику   отдела   сбыта Игнатову В.П. Начальник отдела маркетинга И.И. Руденко. 8. Оформите служебное письмо: Издательский дом «Жизнь» 123456, Москва, Большой Переяславский пер., д. 12. Тел. (495) 987­45­89 Факс (495)456­34­56 р/с № 8967546 в Октябрьском отделении АБ «Москва» Председателю   комитета   по   образованию   администрации   Тюменской   области   г­ну Соловьеву В.Г. Сообщаем, что издательский дом «Жизнь» согласно Вашей заявке­спецификации готов поставить учебную литературу по программе среднего полного общего образования на сумму в 1,5 (полтора) миллиона рублей. В   связи   с   этим   просим   Вас   заключить   договор   на   выполнение   взаимозачетов   по реализации   бензина   с   нефтяной   компанией   «Интер   Плюс»,   имеющей   лицензию   на реализацию бензина. Приложение: договор на 8 л. в 1 экз. Генеральный директор К.И. Краснов. 9. Составьте и оформите письмо­приглашение в соответствии с правилами: 29 Выставочный   центр,   расположенный   по   адресу:   г.   Орел,   проспект   Андропова,   23, проводит   выставку­ярмарку   товаров   народного   потребления   «Осень­2010»   и   просит подтвердить   АО   «Урожай»   их   участие   в   выставке­ярмарке   и   выслать   имеющиеся проспекты   и   материалы   для   оформления   тематического   стенда.   Письмо   подписал руководитель проекта В.Д. Чесноков. 10. Составьте и оформите письмо­предложение, добавив недостающие реквизиты: Предлагаем   вашему   вниманию   новый   каталог,   содержащий   полный   ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прайс­лист, в котором вы найдете   значительные   скидки,   действующие   до   1   октября   2010   года   для   наших постоянных оптовых покупателей. Надеемся на взаимопонимание дальнейшее плодотворное сотрудничество. 11. Составьте и оформите служебное письмо: Главный   бухгалтер   акционерного   банка   «Империал»,   расположенного   по   адресу: 123456,   Москва,   ул.   Молодогвардейская,   д.   24,   тел.   141­67­90,   факс:   141­78­87, напоминает   управляющим   региональных   филиалов   АБ   «Империал»   о   соблюдении контроля   исполнения   за   сроками   предоставления   отчетности   на   основании   письма Центробанка России № 01/134 от 30 января 2008 года «О предоставлении отчетности в соответствии с Положением «О порядке проведения расчетов в иностранной валюте, основанных на зачете взаимных требований между российскими судовладельцами, осу­ ществляющими   рыбный   промысел,   и   нерезидентами,   осуществляющими   их   агентское обслуживание» и прилагает к письму копию телеграммы ЦБ № 23 от 15 ноября 2008 года. Темы сообщений, докладов, рефератов 1. Основные виды информационно­справочных документов. 2.Протокол. Общая характеристика протокола, структура текста, порядок разработки и оформления реквизитов протокола. 3. Особенности оформления краткого протокола и выписки из протокола. 4. Классификация служебных писем. 5. Структура служебного письма. 6. Реквизиты служебного письма. 7. Гарантийное письмо. 8. Требования к тексту делового письма. 9. Документы срочного характера. 10. Технология работы с документами срочного характера. 1.4.Особенности оформления докладных (служебных) и объяснительных записок, справок, актов Контрольные вопросы 1. Каковы реквизиты внешней докладной записки? 2. Кто составляет и подписывает внутреннюю докладную записку? 3. На чем оформляют внешнюю и внутреннюю докладные записки? 4. Из скольких частей состоит текст докладной записки? 5. Каковы реквизиты служебного акта? 30 6. На чем оформляются служебные акты? 7. В скольких экземплярах оформляется служебный акт? 8. Кто составляет и подписывает служебный акт? 9. Всегда ли акты подлежат утверждению? 10. Что является датой акта? Письменные задания 1.Докладная записка ­ документ, адресованный ___________ по конкретной теме с предложениями по ней. и 2.   Внешнюю   докладную   записку,   адресованную   в   вышестоящую   организацию, подписывает ___________. 3. Внутреннюю докладную записку составляет и подписывает ___________. 4. Реквизиты внутренней докладной записки: ­ адресат (в дательном падеже); ­ наименование вида документа; ­ текст; ­ отметка о наличии приложения (в случае необходимости); ­ дата. 5. Реквизиты внешней докладной записки: ­ наименование организации ­ автора документа; ­ наименование вида документа; ­ индекс; ­ место составления документа; ­ заголовок к тексту; ­ текст; ­ отметка о наличии приложения; ­ отметка об исполнении и направлении документа в дело. 6. Акт ­ это документ, составленный, который подтверждает установленные факты и события. 7. Акты чаще всего составляются постоянно действующими ____________. 8. Дата и место составления акта должны соответствовать дате и месту _________. 9. Акты, как правило, утверждаются ____________. 10. Акт подписывают ___________. 11. Реквизиты акта: ­ наименование организации; ­ наименование вида документа; ­ наименование учреждения. ­ индекс; 31 ­ место составления; ­ заголовок к тексту; ­ текст: ­ отметка о наличии приложения (если необходимо). Тестовые задания 1. Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации: А) да; Б) нет. 2. Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса: А) да; Б) нет. 3. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель: А) да; Б) нет. 4. Адресант в докладной записке указывается в именительном падеже: А) да; Б) нет. 5. В адресате докладной записки указывают только фамилию и инициалы в дательном падеже: А) да; Б) нет. 6.Внешняя докладная записка оформляется рукописным способом: А) да; Б) нет. 7. Внутреннюю докладную записку подписывает: А) составитель; Б) руководитель подразделения; В) секретарь. 8. В каком падеже оформляется адресант во внутренней докладной записке: А) в именительном; Б) в родительном; В) в винительном? 9. В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка: А) в одном; Б) в двух; В) в трех? 10. Реквизиты объяснительной записки по поводу объяснения поступка аналогичны: А) внутренней докладной записке; Б) внутренней справке; В) служебному письму. 11. Текст докладной записки, как правило, состоит: А) из одной части; Б) из двух частей; В) из трех частей. 12. В состав реквизитов внешней докладной записки не входит: А) заголовок к тексту; Б) печать; В) подпись. 13. Перечислите документы, которые удостоверяются печатью. 14. Акты, как правило, подлежат утверждению: А) да; Б) нет. 15. Акт может составить специально уполномоченное лицо, например инспектор: А) да; Б) нет. 16. Акт может оформляться на трафаретном бланке: А) да; Б) нет. 17. Чаще всего акты составляются комиссией: А )  да; Б) нет. 18. Заголовок к тексту акта формулируется в предложном падеже: А) да; Б) нет. 19.   Акт   может   служить   основанием   для   издания   распорядительного   документа,   как правило, приказа: А) да; Б) нет. 20. Наличие заключительной части текста акта обязательно: А) да; Б) нет. 21. Служебный акт составляет и подписывает: 32 А) руководитель; Б) исполнитель; В) комиссия. 22. Датой акта является: А) дата утверждения; Б) дата актируемого события; В) дата подписания. 23. В состав реквизитов акта входит реквизит: А) гриф согласования; Б) гриф утверждения; В) отметка об исполнителе. 24. Сколько частей содержит текст акта: А) одну; Б) две; В) три. 25. В скольких экземплярах оформляется акт: А) в трех; Б) в четырех; В) от двух до шести? 26.   Основанием   для   издания   какого   распорядительного   документа   может   быть издан акт: А) приказ; Б) решение; В) постановление. 27.   Следует   ли   указывать   должности   членов   комиссии   при   оформлении   реквизита «подпись»: А) да; Б) нет; В) по желанию секретаря? 28. А) вводная часть; Б) констатирующая; В) заключительная. 29. В состав реквизитов акта не входит: А) гриф утверждения; Б) гриф согласования; В) заголовок к тексту документа. 30. Заголовок к тексту акта формулируется: А) в именительном падеже; Б) в родительном падеже; В) в предложном падеже. Какая часть текста акта может отсутствовать: Творческие задания 1.  Составьте   объяснительную   записку   по   поводу   пропущенных   вами   занятий   в колледже. Практикум  1. Оформите внешнюю докладную записку: ТОО «XXI век» 18 мая 2009 года № 23 Техническому директору МГПО «Мосгорсвет» Свешникову А.А. Согласно   Постановлению   Правительства   Москвы   №   335   от   16.04.1996   вся   реклама должна быть освещена. Паспорт на установку рекламного щита по адресу: Ленинский проспект,   д.22   —   был   согласован   с   МГПО   «Мосгорсвет»   и   заключен   договор   от 12.07.2007; произведена предварительная оплата за пользование электроэнергией за год. Распоряжением мэра Москвы № 155­М от 23.09.2007 запрещено заключение договоров аренды на все виды рекламы. В связи с вышеизложенным щит не был установлен и подключен к сетям МГП по форс­ мажорным обстоятельствам. Просим аннулировать договор № 345, а перечисленные денежные средства вернуть или перезачесть в счет оплаты договоров, которые планируется заключить в новом, 2010 году. Директор В.А. Ильин. 2. Оформите внутреннюю докладную записку: 33 Докладная записка Директору ООО «Полимер» Савельеву И.К.  24.05.2010 О применении штрафных санкций В   адрес   московского   филиала   АОЗТ   «Спецоснастка»   согласно   договору   №   123   от 23.12.2009 произведена отгрузка нашей продукции на сумму 1 560 380 рублей. В течение двух месяцев оплата на наш расчетный счет не поступила, несмотря на неоднократные письменные напоминания. Предлагаю   применить   штрафные   санкции   к   московскому   филиалу   АОЗТ «Спецоснастка». Зам. директора по финансовым вопросам И.И. Игнатов. 3. Оформите служебный акт: АО «Москомархитектура» Акт Утверждаю Генеральный директор Н.Г. Шишкин 12.04.2010 12.04.2010 № 12 Передачи дел заведующим хозяйственной частью Основание: приказ Генерального директора «Москомархитектура» от 09.04.2010 Составлен   комиссией:   председатель   —   заместитель   Генерального   директора А.В.Фролов,   члены   комиссии:   1.   Главный   бухгалтер   Л.А.   Калинкина.   2.   Бывший заведующий   хозяйственной   частью   М.А.   Новиков.   3.   Вновь   назначенный   заведующий хозяйством В.Б. Бобров. М.А.Новиков сдал, а В.Б.Бобров принял дела по должности заведующего хозяйством. В результате сдачи­приема дел установлено: 1. Инвентаризационная ведомость составлена по состоянию на 12.04.2010. 2.Представленные инвентаризационным ведомостям. 3.В наличии имеются ведомости о списании инвентаря и мебели. Акт составлен в 3 экз.: 1­й экз. ­ Генеральному директору 2­й экз. ­ Главному бухгалтеру 3­й экз. ­ в дело № 12. Председатель комиссии Л.А. Калинкина Члены комиссии М.А.Новиков, В.Б.Бобров. оборудование, соответствуют   инвентарь,     мебель   4. Оформите служебный акт: ООО «Пятое колесо» АКТ Утвержден   решением   общего   собрания   27.12.2009   Проверки   состояния   финансово­ хозяйственной деятельности 20.12.2009 № 03 г. Орел. На основании решения № 09 от 15.12.2009 общего собрания членов ООО «Пятое колесо» комиссией   в   составе   председателя   Н.Н.Николаева,   членов   комиссии   Гусева   М.В.   и Кирилкина Ю.П. проведена проверка состояния финансово­хозяйственной деятельности ООО «Пятое колесо». В   результате   проверки   установлено:  1.  Членские   взносы,   целевые   сборы   и   другие финансовые поступления составили 437 897 рублей с учетом остатка на 31 декабря 2008 года. 2. Все поступившие денежные средства документально оформлены и проведены по   учету.   Замечаний   по   ведению   документации   нет.   3.   Денежные   средства, размещенные  в  сберегательном  банке, были  своевременно  сняты   и  использованы  по назначению.   4.   Все   операции   по   приходу   и   расходу   денежных   средств   оформлены соответствующими финансовыми документами. Расхождений не установлено. 34 Акт составлен в 2 экз.: 1­й экз. ­ в бухгалтерию 2­й экз. ­ в дело. Председатель комиссии Н.Н.Николаев Члены комиссии М.В.Гусев и Ю.П. Кирилкин. Темы сообщений, докладов, рефератов 1. Общая характеристика информационно­справочных документов. 2. Особенности оформления и реквизиты докладной и служебной записок. 3. Особенности оформления и реквизиты объяснительной записки. 4. Особенности оформления и реквизиты акта. 5. Разновидности актов. 6. Особенности оформления и реквизиты справки. 7. Особенности оформления и составления предложения. 8. Внутренние и внешние докладные записки. 9. Различия между служебной и докладной запиской. 10. Технология работы с информационно­справочной документацией. 1.5. Документы по заключению и исполнению договоров Контрольные вопросы 1. Каковы чисто коммерческие виды деловой корреспонденции? 2. Кто подписывает договор (сделку в письменной форме)? 3. В скольких экземплярах составляется договор? 4. Какой срок хранения имеют коммерческие контракты (договоры)? 5. Какой срок хранения имеют контракты с иностранными партнерами? Письменные задания 1. Дайте определения следующим терминам: Договор ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Оферта –  ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Акцепт –  ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Договор купли­продажи –  ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Доверенность­ _______________________________________________________________ 35 ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Генеральная доверенность­ ____________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________  Специальная доверенность­ ___________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________  Разовая доверенность­ _______________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________  Условия прекращения действия доверенности­ ___________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 2. Назовите виды коммерческих договоров: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 3. Назовите четыре составные части договора: ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 4. Перечислите перечень вопросов, которые включаются в преамбулу договора. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 5.   Перечислите   перечень   вопросов,   которые   включаются   в   дополнительные   условия договора. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 6. Перечислите перечень вопросов, которые включаются в прочие условия договора. ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 7. Назовите разновидности договоров купли­продажи ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 8. Назовите цели составления коммерческого акта 36 ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 9. Перечислите реквизиты доверенности ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 10. Перечислите реквизиты коммерческого акта ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ____ Тестовые задания 1. Каким кодексом РФ регулируются положения и нормы договоров ГПХ А) ТК РФ; Б) ГК РФ; В) КоАП РФ? 2. Между какими лицами может заключаться договор ГПХ? А) между юридическими; Б) между физическими; В) юридическими и физическими; г) все ответы верны. 3. В каких формах может быть заключен договор ГПХ? А) устной; Б) письменной простой; В) письменной нотариальной; Г) все ответы верны. 4. Подлежат ли отдельные виды договоров ГПХ государственной регистрации? А) да; Б) нет. 5. Что предусматривают согласно законодательства под предварительным договором? А) устный договор; Б) протокол о намерениях; В) письменный договор, заключенный на неопределенный срок. 6. Каким кодексом РФ регулируются положения и нормы договора купли­продажи? А) ТК РФ; Б) ГК РФ; В) КоАП РФ? 7. Что из нижеперечисленного является причиной составления коммерческого акта? А)   подтверждение   факта   исполнения   обязательства   по   договору;   Б)   удостоверение сделки; В) придание высшей юридической силы договору. 8.  С какой целью выдаются  руководителем  доверенности для отдельных работников организации? А) с целью передачи полномочий руководителя; Б) с целью делегирования полномочий; В)   письменное   уполномочие   в   целях   представительства   при   разрешении   отдельных вопросов. Творческие задания Найдите   ошибки   в   оформлении   договора   купли­продажи   оптовой   партии   товаров   и составьте перечень ошибок с пояснениями правильного оформления договора, заполнив таблицу: Наименование ошибки Комментарий ошибки 1. 37 2. 3. 4. 5. ДОГОВОР купли­продажи оптовой партии товаров Общество   с   ограниченной   ответственностью   «___________________»,   в   лице директора   ___________________________________________,   действующего   на основании   Устава,   именуемое   в   дальнейшем   "Продавец",   с   одной   стороны,   и _______________________________________________     ___________________________, именуемое в дальнейшем "Покупатель", с другой стороны, заключили настоящий договор о следующем: 1.1. Продавец передает в собственность, а Покупатель принимает и оплачивает товары ­ ювелирные и бытовые изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней (далее ­ "изделия"). 1. Предмет договора 2. Качество и ассортимент товара 2.1. Передаваемые изделия по своему качеству должны соответствовать действующим отраслевым стандартам (ОСТ 117­3­002­95, ОСТ 117­3­003­95 и др.). 2.2. Качество изделий должно соответствовать образцам, предоставляемым Продавцом. 2.3.   Изделия   должны   иметь   оттиски   клейма   Российской   государственной   инспекции пробирного   надзора,   а   также   ярлыки   изготовителя   и   пломбы.   Изделия   могут   иметь оттиски именников изготовителя. 2.4.  Количество  изделий,  ассортимент, сроки  поставки  согласовываются  сторонами  в устной форме для каждой партии товара отдельно. 3. Цена изделий 3.1.   Передаваемые   по   настоящему   договору   изделия   оплачиваются   по   договорным ценам, определяемым отдельно за каждую партию изделий.  3.2. Цена изделий включает стоимость изделий и их упаковки, затраты по хранению изделий   на   складе   Продавца,   оформлению   необходимой   документации,   расходы   по страхованию и транспортировке до места назначения. 3.3. Сумма договора не регламентируется. Окончательная цена за переданные изделия определяется при приеме­передаче изделий на складе Покупателя. 4. Обязанности сторон 4.1. Обязанности Продавца: 4.1.1.   Доставить   изделия   Покупателю   по   требованию   последнего   в   течение   десяти рабочих дней. 4.1.2. Осуществить совместно с Покупателем проверку качества изделий путем осмотра и взвешивания. 38 4.2. Обязанности Покупателя: 4.2.1.   Осуществить   приемку   купленных   изделий   в   день   их   поступления   в   место назначения. 4.2.2. Предоставить место для размещения изделий, а именно: отдельное помещение, и обеспечить  его охрану в момент приемки изделий. 4.2.3.   Осуществить   проверку   при   приемке   изделий   по   количеству,   качеству, ассортименту,   а   также   по   весу,   составить   и   подписать   соответствующие   документы (накладные, счета­фактуры). 4.2.4.   Сообщать   Продавцу   о   замеченных   при   приемке   или   в   процессе   эксплуатации недостатках приобретенных изделий. 4.2.5. Оплатить стоимость приобретенных изделий.  5. Порядок расчетов 5.1.   Оплата   изделий   осуществляется   путем   перечисления   денежных   средств   на расчетный  счет   Продавца   в  размере   100%   от  стоимости   поставленных   изделий,   или наличными   денежными   средствами   в   соответствии   с   нормами   законодательства   РФ, устанавливающими   предельный   размер   расчетов   наличными   деньгами   между юридическими лицами. 5.2. По согласованию сторон возможна предварительная форма оплаты поставляемых изделий.  6. Порядок отгрузки товаров 6.1. Изделия отгружаются Продавцом в адрес Покупателя собственным транспортом  со склада Продавца. 6.2. Упаковка изделий должна обеспечивать их сохранность при транспортировке при условии бережного с ними обращения. 6.3.   Одновременно   с   передачей   изделий   на   склад   Покупателя   Продавец   передает следующие документы: а) товарную накладную; б) оформленный счет­фактуру. 6.4. Обязательства Продавца по срокам поставки, номенклатуре, количеству, качеству, весовым   характеристикам   и   цене   изделий   считаются   выполненными   с   момента подписания накладной на передачу изделий представителями Продавца и Покупателя. 6.5.   Покупатель   при   обнаружении   скрытых   дефектов   в   течении   шести   месяцев   с момента продажи изделий осуществляет возврат дефектных изделий с обязательным приложением акта выбраковки с указанием дефекта каждого возвращаемого изделия, а Продавец   производит   замену   или   возврат   стоимости   забракованных   изделий   (не позднее месяца со дня возврата изделий). 7. Ответственность сторон 7.1.   При   дефекте   качества   Покупатель   вправе   требовать   от   Продавца   возмещение стоимости некачественного изделия или замене некачественного изделия качественным. 7.2.   При   некомплектной   поставке   Продавец   производит   замену   или   возмещает Покупателю стоимость некомплектного изделия. 7.3.   За   нарушение   договора   стороны   несут   ответственность   в   общегражданском порядке,   возмещая   потерпевшей   стороне   убытки   в   виде   прямого   ущерба   и недополученной прибыли. Бремя доказывания убытков лежит на пострадавшей стороне. 39 7.4. При необоснованном отказе от приемки изделий Покупатель возмещает Продавцу убытки в виде прямого ущерба и неполученной прибыли. 7.5.  Право  собственности  на  купленные  изделия  переходит  к Покупателю  с  момента подписания   накладной   на   передачу   изделий.   Риск   случайной   гибели   (утраты)   несет собственник изделий в соответствии с действующим законодательством. 8. Форс­мажор 8.1. В случае наступления обстоятельств непреодолимой  силы, вызванных прямо или косвенно   проявлением,   например,   наводнения,   пожара,   землетрясения,   эпидемии, военных   конфликтов,   военных   переворотов,   террористических   актов,   гражданских волнений,   забастовок,   предписаний,   приказов,   или   иного   административного вмешательства   со   стороны     правительства,   или   каких­либо   других   постановлений, административных   или   правительственных   ограничений,   оказывающих   влияние   на выполнение обязательств сторонами по настоящему договору, или иных обстоятельств вне   разумного   контроля   сторон   сроки   выполнения   этих   обязательств   соразмерно отодвигаются  на время действия этих обстоятельств, если они значительно влияют на выполнение в срок всего договора или той его части, которая подлежит выполнению после наступления обстоятельств форс­мажор. 8.2.   Обе   стороны   должны   немедленно   известить   письменно   друг   друга   о   начале   и окончании обстоятельств форс­мажора, препятствующих выполнению обязательств по настоящему договору. 8.3. Сторона, ссылающаяся на форс­мажорные обстоятельства, обязана предоставить для их подтверждения документ компетентного государственного органа. 9. Изменение, прекращение договора, разрешение споров 9.1.   При   несогласии   сторон   на   изменение   условий   договора,   споры   по   изменению договора рассматриваются в Арбитражном суде по месту нахождения Продавца. 9.2. Договор может быть расторгнут: ­ по согласованию сторон; ­ по решению компетентных органов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации; ­ по форс­мажорным обстоятельствам. 9.3.Одностороннее расторжение договора не допускается. 9.4. Стороны примут все меры к разрешению споров и разногласий, могущих возникнуть из настоящего договора, дружественным путем. 9.5.   Неурегулированные   настоящим   договором   вопросы     разрешаются   сторонами   в соответствии с ГК РФ и другим действующим законодательством. 9.6. В случае, если стороны не договорятся, все споры и разногласия передаются на рассмотрение в Арбитражный  суд по месту нахождения Продавца. 10. Особые условия 10.1. Срок действия договора с  момента подписания по 31 декабря 2014 года. 10.2.   Настоящий   договор   вступает   в   силу   с   момента   его   подписания   и   действует   в течение   календарного   года.   Действие   договора   автоматически   пролонгируется   на каждый   последующий   год,   если   ни   одна   из   сторон   не   позднее,   чем   за   месяц   до истечения срока действия договора, не заявит о его прекращении. 40 10.3. Настоящий договор может быть расторгнут или условия его изменены по желанию одной   из   сторон,   если   она   заявит   об   этом   в   письменной   форме   за   три   месяца   до истечения срока его действия при условии согласия другой стороны. Все изменения и дополнения к настоящему договору являются действительными, если они заключены в письменной форме и подписанными уполномоченными представителями сторон. 10.4.   Ни   одна   из   сторон   не   имеет   права   без   письменного   согласия   другой   стороны передавать   свои   права   и   обязанности   по   настоящему   договору   каким­либо   третьим лицам.10.5. Настоящий договор составлен и подписан в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из сторон. 11. Юридические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон Продавец  Покупатель Практикум 1. Составьте доверенность: 15 января 2002 г. Открытое акционерное общество «Чайка», сделало предоплату за 700   метров   пальтовой   ткани   арт.  №   324857   по   счету   №   175   от  30   декабря   2001   г., выставочного   Общества   с   ограниченной   ответственностью   «Ландыш».   20   января Сергееву Александру Ивановичу (менеджеру ОАО «Чайка») была выдана бухгалтерией доверенность   №   5,   действительная   до   30   января   2002   г.   на   получение   700   метров пальтовой ткани арт. № 324857. Общество   с   ограниченной   ответственностью   «Ландыш»   при   отгрузке   пальтовой ткани были выданы Сергееву А.И. сопроводительные документы ­ накладная № 46 и счет­фактура   №   62   от   20   января   2002   г.   Заполните   доверенность   на   получение материальных ценностей. 2. Составьте личную доверенность. Темы сообщений, докладов, рефератов 1. Понятие договора. 2. Виды договорной документации 3. Содержание договоров. 4. Требования, предъявляемые к текстовой части договора. 5. Права и обязанности сторон договора. 6. Дополнительные условия договора. 7. Договор купли­продажи. 8. Договор поставки. 9. Особенности оформления и содержание коммерческих актов. 10. Содержание и виды доверенностей. Раздел 2. Организация работы с документами 41 2.1. Организация документооборота Контрольные вопросы 1. Каковы основные этапы документооборота. 2. Как выражается объем документооборота? 3.В   каком   случае   конверты   при   обработке   присылаемой   документации   не уничтожаются? 4. Какова цель регистрации? 5. Что является основным принципом регистрации? 6. Какие виды документов не подлежат регистрации? 7. Когда документы регистрируют? 8. В чем преимущества карточной формы регистрации? 9. Какие формы регистрации документов используются в организации? 10. Когда регистрируются присылаемые документы? 11. Когда регистрируются создаваемые документы? 12. Какие виды документов подлежат обязательному контролю? 13. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документа? 14. С какого момента исчисляется срок исполнения документа? 15. Кто может продлить срок исполнения документа? 16. Когда документ считается исполненным? 17. Из чего состоит индекс документа? 18. В скольких экземплярах оформляется регистрационная карточка? Письменные задания 1. Документооборот ­ это_______________документов   в   учреждении   с   момента   их ____________ или получения до завершения ___________ или отправления. 2. Объем документооборота – это ____________поступающих и создаваемых документов за определенный период, обычно за год. 3. Основным принципом регистрации является ______________. 4.   Индексация   ­   это   проставление   ____________   и   необходимых   условных   при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа. 5.   Карточная   форма   регистрации   используется   в   учреждениях   с   объемом документооборота __________ единиц в год. 6. Срок исполнения ­ это период времени, который отводится на _________ документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его ___________. Тестовые задания 1.В   каждом   учреждении   должны   быть   разработаны   схемы   движения   основных категорий документов: 42 А) да; Б) нет. 2.   Ускорение   документооборота   достигается   за   счет   сокращения   количества обрабатываемых документов: А) да; Б) нет. 3. Первоначальная обработка поступающей корреспонденции в учреждении четвертой категории осуществляется секретарем: А) да; Б) нет. 4. Вскрытию подлежит вся корреспонденция, поступающая в организацию: А) да; Б) нет. 5. Конверты после вскрытия присылаемой корреспонденции всегда уничтожают: А) да; б) нет. 6.Факт поступления документа в организацию оформляется резолюцией руководителя: А) да; Б) нет. 7.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на любом свободном месте первого листа документа: А) да; Б) нет. 8.Отметку о поступлении документа в организацию можно проставлять на конверте: А) да; Б) нет. 9.Все документы, поступившие в организацию, подлежат регистрации: А) да; Б) нет. 10. Основной принцип регистрации ­ однократность: А) да; Б) нет. 11. Поступающие документы регистрируют в день поступления: А) да; Б) нет. 12. Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения: А) да; Б) нет. 14. В учреждении с объемом документооборота свыше одной тысячи документов в год используют журнальную форму регистрации: А) да; Б) нет. 15. Регистрационные карточки могут быть разного цвета: А) да; Б) нет. 16. Документы, поступившие не по адресу, следует: А) вернуть на почту; Б) уничтожить. 17. Конверты поступивших документов: А) уничтожают; Б) оставляют; В) в зависимости от ситуации. 18. Факт поступления документа в организацию оформляют реквизитом: А) отметка о контроле; Б) отметка о поступлении документа; В) отметка об исполнителе. 19. Обязательной регистрации подлежат: А) экспресс­информация; Б) рекламные письма; В) заявления граждан. 20. Целью регистрации является: А)   обеспечение   учета   и   контроля;   Б)   быстрый   поиск   документов;   В)   все вышеперечисленное. 21. Процедура регистрации включает в себя: А) один этап; Б) два этапа; В) три этап. 22. В индекс документа не входит: А) код по ОКУД; Б) номер дела по номенклатуре; В) номер структурного подразделения. 23. Жалоба или заявление, поступившие в адрес организации, имеют индекс: А) № 18­Ж; Б) № 18; В) № 18 о/к. 24. Приказ по основной деятельности имеет индекс: 43 А) 34 л/с; Б) № 34; В) № 34­к. 25. Не подлежит регистрации: А)   приказ   по   основной   деятельности;   Б)   жалоба   гражданина;   В)   письмо информационного характера, присланное для сведения. 26. Обязательной регистрации подлежит: А) документ, который по своему содержанию требует решения или ответа; Б) программа совещания; В) планово­финансовая документация. 27. Индивидуальные сроки исполнения устанавливает: А) исполнитель; Б) руководитель; В) секретарь. 28. Срок исполнения документа исчисляется: А) с момента поступления документа в организацию; Б) с момента получения документа исполнителем; В) с даты поступившего документа. 29. Срок исполнения документа может продлить: А) тот, кто его установил; Б) исполнитель документа; В) руководитель. 30. Документ считается исполненным: А) когда есть указание руководителя; Б) когда проставлена отметка об исполнении; В) после регистрации документа. Творческие задания 1. Предложите  систему регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. 2.   Разработайте   макет   регистрационной   карточки   для   регистрации   входящей   и исходящей корреспонденции. Темы сообщений, докладов, рефератов 1. Технология обработки внутренних документов. 2. Технология работы с исходящими документами. 3. Технология работы с входящими документами. 4.  Организацию  документооборота,  хранения  и  использования  документов  в текущей деятельности учреждения. 5. Документооборот. Основные этапы документооборота. 6. Порядок обработки поступающих (входящих) документов. 7. Регистрация документов. 8. Формы регистрации документов. 9. Контроль исполнения документов. 10. Характеристика современных регистрационных форм документов. 2.2. Особенности составления номенклатуры дел. Формирование и оперативное хранение дел Контрольные вопросы 1. Что такое номенклатура дел? 2. Зачем нужна номенклатура дел? 3.Кто   составляет,   подписывает   и   утверждает   номенклатуру   дел   структурного подразделения? 4. Кто составляет, подписывает и утверждает сводную номенклатуру дел? 44 5. Что устанавливает типовая номенклатура дел? 6. В скольких экземплярах оформляется номенклатура дел? 7.   Каков   срок   хранения   номенклатуры   дел   в   учреждениях,   не   передающих   дела   на государственное хранение? 8. Какие документы используют при составлении номенклатуры дел? 9. Какие документы не включают в номенклатуру дел? 10. Когда номенклатура дел вступает в силу? 11. Можно ли изменять номенклатуру дел в течение календарного года? 12. Что такое структурный и производственно­отраслевой типы номенклатуры дел. 13. Какой тип номенклатуры дел более удобен в работе и почему? 14. Из чего состоит индекс дела? 15. Каково назначение резервных номеров в номенклатуре дел? 16. Кто составляет и подписывает итоговую запись? Когда это происходит? 17. По какому признаку классифицируют дела в итоговой записи? 18. Каковы реквизиты номенклатуры дел? 19. Каков максимальный объем дела? 20. Какие формы брошюровки документов используют в делопроизводстве? 21. Когда дело считается заведенным? 22. Как систематизируют документы по переписке? 23. Можно ли подшить в дело два экземпляра одного документа? 24. В чем заключается алфавитный признак при формировании документов в дело? 25. Как производится формирование дел в учреждениях 1­й и 2­й категорий? 26. Можно ли приложения к документам формировать в отдельное дело? Письменные задания 1.Номенклатура дел ­ это систематизированный перечень _________с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 2.Номенклатуры дел бывают индивидуальные, _________и _________. 3.Различают номенклатуру дел структурного подразделения и ________ номенклатуру дел. 4. Номенклатура дел вводится в действие со ______следующего календарного года. 5. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о _____________ заведенных дел. 6.Составляет и подписывает итоговую запись _____________. 7.   В   каждое   дело   включаются   только   те   документы,   которые   предусмотрены ______________. 8. В дело подшивают только _____________ документы, подлинники или копии. 9. Дело считается заведенным после включения в папку __________ документа. 10. Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют _________. 45 11. Предложения, заявления и жалобы граждан формируют __________. 12.   Переписку   с   правительственными   и   вышестоящими   учреждениями   группируют   по ____________. Тестовые задания 1. Классификация документов закрепляется номенклатурой дел: А) да; Б) нет. 2. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации: А) да; Б) нет. 3. Типовая номенклатура дел носит обязательный характер: А) да; б) нет. 4. Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер: А )  да; Б) нет. 5. Номенклатуру дел структурного подразделения составляет и подписывает начальник канцелярии: А) да; Б) нет. 6.   Номенклатуру   дел   структурного   подразделения   утверждает   руководитель структурного подразделения: А) да; Б) нет. 7. Сводную номенклатуру дел утверждает руководитель учреждения: А) да; Б) нет. 8. В любом учреждении наличие номенклатуры дел обязательно: А) да; Б) нет. 9. В номенклатуру дел не включаются дела, переданные из других учреждений: А) да; Б) нет. 10. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января нового года: А) да; Б) нет. 11. Номенклатура дел пересогласовывается с отраслевым архивом не реже чем раз в 5 лет: А) да; Б) нет. 12.   Элементы   заголовков   дел   в   номенклатуре   располагаются   в   определенной последовательности: А) да; Б) нет. 13. В заголовок дела нельзя вносить уточнения и дополнения: А) да; Б) нет. 14. Номенклатура дел оформляется на листах формата А4: А) да; Б) нет. 15. Типовая номенклатура дел носит: А) рекомендательный характер; Б) обязательный характер; В) произвольный характер. 16. Номенклатура дел вступает в силу: А) с нового года; Б) каждый новый квартал; В) по распоряжению руководителя. 17. При составлении номенклатуры дел используют: А)   организационно­распорядительную   документацию;   Б)   положения   и   уставы учреждения, список структурных подразделений; В) все названные выше документы. 18. Номенклатуру дел можно изменить в течение года, если: 46 А) изменилась структура предприятия; Б) есть указание руководителя; В) по указанию вышестоящей организации. 19. Составляет и подписывает итоговую запись: А) руководитель Б) составитель; В) исполнитель на основании указания руководителя. 20. В итоговой записи дела группируют и подсчитывают: А) по датам заведения; Б) по срокам хранения; В) по авторам документов. 21. Номенклатуру дел структурного подразделения составляет: А) секретарь; Б) исполнитель; В) руководитель. 22. Сводную номенклатуру дел утверждает: А) руководитель архива; Б) начальник канцелярии; В) руководитель учреждения. 23. В состав реквизитов номенклатуры дел не входит: А) гриф утверждения; Б) гриф согласования; В) отметка о контроле. 24. В дело помещают только исполненные документы: А) да; Б) нет. 25. Неправильно оформленные документы возвращают исполнителю на доработку: А) да; Б) нет. 26. В дело подшивают неисполненные документы: А) да; Б) нет. 27. Дела могут формироваться и храниться у исполнителя: А) да; Б) нет. 28. Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют в одно дело: А) да; Б) нет. 29.   Заявления,   предложения   и   жалобы   граждан   можно   группировать   в   одно дело: А) да; Б) нет. 30. Переписку с правительственными и вышестоящими организациями группируют в одно дело: А) да; Б) нет. 31.   Документы   из   дела   в   течение   делопроизводственного   года   можно   выдавать для работы исполнителям: А) да; Б) нет. 32.   Можно   выдавать   документы   из   дел   после   завершения   делопроизводственного года: А) да; Б) нет. 33. При формировании дел приложение можно группировать в отдельное дело: А) да; Б) нет. 34.   Документы   постоянного   и   временного   сроков   хранения   группируют   в   отдельные дела: А) да; Б) нет. 35.   Формирование   дел   осуществляется   централизованно   по   месту   регистрации документов: А) да; Б) нет. 36. последовательности: А) да; Б) нет. 37. Формирование дел осуществляется централизованно: А) в учреждениях 1­й категории; Б) в учреждениях 2­й категории; В) в учреждениях 3­й категории. 38. Формирование дел осуществляется децентрализованно:   При   формировании   дел   протоколы   подшивают   в   хронологической 47 А) в учреждениях 1­й категории; Б) в учреждениях 2­й категории; В) в учреждениях 4­й категории. 39. Сколько форм брошюровок документов применяется в делопроизводстве: А) одна; Б) две; В) три? 40. При правой форме брошюровки документы в деле располагаются: А) в прямой хронологической последовательности; Б) в последовательности, обратной хронологической; В) в любой последовательности. 41. При подшивке документов с долговременным сроком хранения используют: А) правую форму брошюровки; Б) левую форму брошюровки; В) любую форму. 42. Обложка дела оформляется: А) в начале года; Б) по указанию заведующего канцелярией; В) после подшивки в дело первого исполненного документа. Творческие задания 1. Разработайте номенклатуру дел для структурного подразделения с указанием сроков хранения документов по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. 2. Оформите обложку дела постоянного срока хранения. Темы сообщений, докладов, рефератов 1. Номенклатура дел на предприятии, ее назначение. 2. Нормативные требования к систематизации документов. 3. Требования к составлению номенклатур дел. 4. Виды номенклатур дел. 5. Методика составления номенклатур дел. 6. Технология формирования дел. 7. Требования к формированию дел. 8. Оперативное хранение дел. 9. Оформление обложки дела. 10. Признаки заведения дел. 2.3. Подготовка дел к сдаче в архив Контрольные вопросы 1. Что включает в себя подготовка дел к хранению? 2. Какой архив называется ведомственным? 3.  В каких  организациях  создаются  экспертные комиссии  и центральные  экспертные комиссии? 4. Какова основная задача экспертизы ценности документов? 5. Каким документом регламентируется создание экспертной комиссии? 6. Кто входит в состав членов экспертной комиссии? 7. Кто является председателем экспертной комиссии? 8.   Как   часто   проводятся   заседания   экспертной   комиссии   и   каким   документом   они оформляются? 9. Каким документом регламентируется срок хранения дела? 48 10. Какие документы отбирают на постоянное хранение? 11. С какого времени исчисляется срок хранения дела? 12. Каким документом оформляется уничтожение дел? 13. В каком случае производится полное оформление дел? 14. Когда дела подлежат частичному оформлению? 15. На какие четыре группы документы классифицируют по срокам хранения? Письменные задания   1. Срок хранения дела исчисляют с _____________. 2.   Продолжительность   хранения   документов   определена   в   __________   с   указанием различных категорий документов. 3. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, в ведомственных изменять ___________. 4. __________оформление дел.   В   зависимости   от   сроков   хранения   производится   __________   или 5. Датой дела, содержащего распорядительную документацию, являются ____________ документов. 6. Датой дела, содержащего протоколы, являются даты ____________. 7. Обязательным реквизитом обложки дела является количество листов в деле, которое проставляется на основании ________________. 8.   Листы   дела   нумеруют   в   ____________   черным   графитным   карандашом   или механическим нумератором. 9.Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруют на _____________. 10. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается __________и отдельно через знак «плюс» количество. 11. В течение делопроизводственного года из дела ____________ выдавать документы для работы сотрудникам своего учреждения. 12. После завершения делопроизводственного года документы из дел ___________. 13. В дело может быть подшито не более __________ листов. Тестовые задания 1. Наличие экспертной комиссии в организации обязательно: А) да; Б) нет. 2. В состав экспертной комиссии нужно включать сотрудника ведомственного архива: А) да; Б) нет. 3.  Можно ли изменить  срок хранения в ведомственном перечне, если он установлен типовым: 49 А) да; Б) нет? 4. Нужно ли нумеровать листы дела при частичном оформлении дел: А) да; Б) нет? 5. Можно ли подшить в дело документы с разными сроками хранения: А) да; Б) нет? 6. Можно ли уничтожить документы до того, как будет удостоверен акт об уничтожении документов: А) да; Б) нет? 7. Заседания экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год: А) да; Б) нет. 8. Председателем экспертной комиссии назначается один из руководящих работников учреждения: А ) да; Б) нет. 9.   Дела   временного   (до   10   лет   включительно)   хранения   передают   в   ведомственный архив: А) да; Б) нет. 10. Датой личного дела являются: А )   даты   приказов   по   личному   составу   о   приеме   и   увольнении;   Б)   даты   первого   и последнего документов; В) даты начала и окончания дела, проставленные секретарем. 11. Заверителыгую надпись подписывает: А )  руководитель архива; Б) составитель; В) руководитель структурного подразделения. 12. Если в дело подшиты фотографии, их нумеруют: А) на лицевой стороне в правом верхнем углу; Б) на оборотной стороне в левом верхнем углу; В) внизу на лицевой стороне. 13. Листы дела нумеруют: А) в правом верхнем углу; Б) в правом нижнем углу; В) посередине нижнего поля листа. 14. Полному оформлению подлежат дела: А) с временным сроком хранения (до 10 лет); Б) с временным (свыше 10 лет) сроком хранения; В) все дела. 15. В течение делопроизводственного года документы из дел: А) можно выдавать; Б) выдавать нельзя; В) можно выдавать на усмотрение секретаря. 16. Выносить заверительную надпись на обложку дела: А) разрешается; Б) не разрешается; В) разрешается по усмотрению составителя. 17. Может ли быть в деле лист под номером 32а: А) да; Б) нет; В) по усмотрению делопроизводителя (секретаря)? 18. Лист любого формата, сложенный и подшитый за один край: А) нумеруют как один лист; Б) ставят номер с буквенным обозначением; В) нумеруют как два листа. 19. Лист формата A3, сложенный и подшитый за середину: А) нумеруют как один лист; Б) нумеруют как два лист; В) лист подлежит перешивке. 20. В какой реквизит обложки дела нельзя вносить изменения: А) в заголовок дела; Б) в индекс дела; В) в название организации? 21. Если в деле подшиты документы со сроком хранения 3 и 5 лет, оно хранится: А) 3 года; Б) 5 лет; В) 7 лет. 22. Срок хранения документа исчисляется: А )   с   1   января   года,   следующего   за   годом   окончания   дела;   Б)   с   1­го   числа   месяца, следующего за годом окончания дела; В) на следующий день после окончания дела. 23. Создание экспертной комиссии регламентируется: 50 А)   изданием   приказа;   Б)   протоколом   заседания;   В)   никаким   документом   не регламентируется. 24. Минимальный состав членов экспертной комиссии: А) 2 человека; Б) 3 человека; В) 4 человека. 25. Заседания экспертной комиссии оформляются: А) актом; Б) протоколом; В) справкой. 26. Уничтожение дел оформляется: А)   приказом   по   основной   деятельности;   Б)   актом   об   уничтожении   документов;   В) никаким документом не оформляется. 27. Полное оформление дел производится: А)   по   усмотрению   делопроизводителя   (секретаря);   Б)   по   указанию   руководителя учреждения; В) в зависимости от сроков хранения дела. 28. Датой дела, содержащего распорядительную документацию, являются: А) даты подшивки первого и последнего документов; Б) крайние даты документов; В) даты начала и окончания календарного года. Творческие задания 1.Как   решается   государством   проблема   сохранности   документов   негосударственных коммерческих предприятий, составляющих часть Архивного фонда РФ? Внесите свои предложения в решение данной проблемы. Темы сообщений, докладов, рефератов 1. Экспертиза ценности документов. 2. Сроки хранения документов. 3. Подготовка документов на архивное хранение. 4. Критерии отбора документов на архивное хранение. 5. Организация экспертизы ценности документов. 6. Оформление документов, сдаваемых в архив. 7. Составление внутренней описи документов дела. 8. Лист­заверитель и лист­заместитель дела. 9. Правила составления заголовков дел. 10. Передача дела в архив учреждения (ведомственный архив). Литература 1.   Белоруссова   Е.В,   Рабочая   тетрадь   по   предмету   для   учащихся   –   средство повышения эффективности учебного процесса. – Кострома, 2010. 2.   Ленкевич   Л.А.   Делопроизводство.   Рабочая   тетрадь:   учеб.   пособие   для   нач. проф. образования / Л.А. Ленкевич. – М.: ИЦ «Академия», 2010. – 96 с. Интернет­ресурсы 51 3. Кокунова Г.Д. Рабочая тетрадь по дисциплине «Документационное обеспечение управления»   для   всех   специальностей.   –   Комсомольский­на­Амуре,   2007   (Режим доступа: http://www.knacits.ru/Metod_komplex/main/Kokunova_RabochayaTetrad_po_DOU.htm). 4. Темы рефератов по делопроизводству (Режим доступа:  http://rudocs.exdat.com/docs/index­273181.html#8780008). Авт.­составитель: 52 Княжева В.В., преподаватель общественных дисциплин  I квалификационной категории ГАОУ СПО Тюменской области «Тобольский многопрофильный техникум». РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ по ОП.05. Документационное обеспечение управления 100801 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров для обучающихся по специальности 53
скачать по прямой ссылке