Внедрение электронного документооборота в государственном органе (на примере Министерства природных ресурсов и экологии Новосибирской области).
Оценка 4.9

Внедрение электронного документооборота в государственном органе (на примере Министерства природных ресурсов и экологии Новосибирской области).

Оценка 4.9
doc
29.03.2020
Внедрение электронного документооборота в государственном органе (на примере Министерства природных ресурсов и экологии Новосибирской области).
диплом.doc

СОДЕРЖАНИЕ

Введение ………………………………………………………………….

4

Глава 1. Теоретические и методологические основы электронного документационного обеспечения государственного управления ..……              

10

1.1 Сущность и понятие электронного документооборота …………...

10

1.2 Назначение, виды и формы документа в электронном виде ……...

12

1.3 Роль и место электронного документооборота в системе электронного правительства …………………………………………….

17

Глава 2. Изучение документооборота в Министерстве природных ресурсов и экологии Новосибирской области …………………………

21

2.1 Общая характеристика Министерства природных ресурсов и экологии Новосибирской области ……………………………………...

21

2.2 Анализ документооборота Министерства природных ресурсов и экологии Новосибирской области ……………………………………...

30

2.3 Рекомендации по внедрению и усовершенствованию системы электронного документооборота в Министерстве природных ресурсов и экологии Новосибирской области …………………………

43

Заключение ……………………………………………………………….

49

Список использованных источников …………………………………...                                                                

    55

Приложения ………………………………………………………………

    61

                                                                                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время особое значение приобретает наука документоведения. Все хозяйствующие субъекты, независимо от их производственного профиля или от статуса (государственные, частные, акционерные компании), уделяют огромное значение делопроизводству и правильному ведению документации.

В XXI веке на помощь приходят информационные технологии, чья задача состоит в упрощении систематизации документов, доступности любой необходимой информации в случае необходимости. При этом повышаются требования к специалистам, которые должны владеть компьютерной грамотностью, уметь работать в различных программных системах, постоянно совершенствовать собственные навыки в компьютерных информационных технологиях.

Согласно данным ООН в 2018 году различные технологии электронного правительства применялись в 193 странах мира[1]. В 2018 году Россия поднялась на 32 место. В лидеры вышла Дания. Одной из главных причин распространения технологий электронного правительства является целый ряд положительных эффектов, которые достигаются в процессе внедрения новейших информационно-коммуникационных технологий в процесс государственного управления. Среди таких эффектов специалисты и исследователи выделяют:

·                   снижение уровня бюрократии;

·                   повышение уровня открытости деятельности государственных органов;

·                   повышение уровня доверия граждан к органам власти;

·                   снижение политической напряженности в стране;

·                   снижение временных и материальных издержек в процессе осуществления государственного управления.

Это далеко не полный перечень преимуществ от внедрения и развития технологий электронного документооборота, свидетельствующий о той роли, которую играет в современном государственном управлении электронный документооборот.

С развитием новых информационно-коммуникационных технологий появляются и новые способы их применения в различных отраслях общественной жизни. Поэтому вместе с появлением новых технологий электронного правительства необходимо разрабатывать и новые пути их внедрения в управленческие процессы.

Одним из главных элементов построения электронного документооборота являются порталы по оказанию государственных и муниципальных услуг. Данная технология обеспечивает быстрый доступ граждан к актуальной официальной информации, ответам на волнующие их вопросы, а также позволяет гражданам напрямую взаимодействовать с государственными служащими посредством снятия административных барьеров в процессе оказания государственных и муниципальных услуг[2].

Актуальность выбранной темы важна для изучения, сравнения и внедрения электронного документооборота во всех государственных (муниципальных) органах власти. В России, с переходом на новейшие технологии в производстве в документоведении, стали внедряться информационные технологии, которые значительно упрощают работу с объемной и сложной документацией, способствуют сохранению любой информации в работе. Значительно изменяется объем работы с бумажными носителями информации.

В организациях и на предприятиях сокращаются архивы, хранящие документацию за прошедшие периоды. Однако переход на современные методы ведения документации требуют и новых знаний в компьютерных информационных технологиях, в специфике электронного документоведения.

Цель исследования: определение сущности и значения электронного документооборота, а также изучение перспектив и определение эффектов от внедрения технологий электронного документооборота в Министерстве природных ресурсов и экологии Новосибирской области.

Задачи исследования:

1)      определить роль и место электронного документооборота в системе электронного правительства;

2)      виды, формы и назначение документа в электронном виде;

3) провести анализ документооборота МПР НСО;

4) предложить рекомендации по внедрению и усовершенствованию системы электронного документооборота МПР НСО.

Объектом исследования в работе является Министерство природных ресурсов и экологии Новосибирской области.

Предметом исследования является процесс перехода на электронный документооборот Министерства природных ресурсов и экологии Новосибирской области.

Методы исследования: детальное изучение входящих и исходящих документов  министерства, сокращение лишней работы с бумажными документами с помощью программы ГИС «СЭДД Правительства НСО», ускорение регистрации документов при помощи ЭЦП. 

Практическая значимость работы состоит в улучшении системы электронного документооборота для конкретного министерства, настройка программы ГИС «СЭДД  Правительства НСО».

В литературе тема электронного документооборота проанализирована неполно. Ю.М.Кукарина подробно характеризует нормативную базу затрагивающую вопросы формирования понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись». Автором рассматриваются первые нормативно-правовые и методические документы об электронном документе, ГОСТы 1994 г. об электронной цифровой подписи, электронный документ в законодательных актах и Федеральный закон об электронной цифровой подписи.

П.Московая раскрывает преимущества электронного документооборота. Автор А.В.Бадьина отмечает особенности автоматизации документооборота российских предприятий, обозначает наиболее типичные пути осуществления этого процесса и перспектив развития рынка СЭД.

В.Э.Баласанян подчеркивает потребности организаций в автоматизации работ с документами и исследует требования, предъявляемые к системам автоматизации делопроизводственных процессов.

Автором С.Л.Кузнецовым рассматриваются вопросы разработки автоматизированной системы регистрации документов. Обозначен ряд проблем, связанных с внедрением автоматизированных систем ДОУ. Обращено внимание на обязательность участия служб ДОУ во внедрении компьютерных технологий, значение технического задания и разработки общегосударственных законодательных и нормативно-методических актов по автоматизации ДОУ.

Е.С.Истомина анализирует электронно-цифровую подпись как реквизит электронного документа, основы и принципы использования ЭЦП в системе электронного документооборота. А также рассмотрены проблемы, возникающие при использовании ЭЦП и пути их решения.

Очень подробно и доступно информация о системах электронного документооборота изложена на сайте компании Decision Support Systems [http://www.dssconsulting.ru], который часто обновляется, публикуются интересные и полезные статьи о системах электронного документооборота. Также необходимо отметить сайт компании Cognitive Technologies [http://www.cognitive.ru] которая является признанным авторитетом в области разработки современных компьютерных технологий, ее высокий профессионализм признан во всем мире.

Также вопросы, касающиеся электронного документооборота, затронуты рядом нормативных документов.

Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" позволил на законодательном уровне определить основные понятия, такие как "электронный документ" и "электронная цифровая подпись", наделив их соответствующей юридической силой, а также определить общие моменты применения на практике выбранной технологии электронного подписания документов.

Проблема изучения работы с документами довольно обширно представлена в трудах различных авторов. Условно использованную литературу можно разделить на две группы. К первой из них следует отнести учебную литературу и пособия, в которых рассматриваются теоретические основы работы с документами, дан алгоритм и последовательность действий того, как правильно в организациях должны осуществлять прием документов, их обработку, регистрацию и хранение. Это работы В.И. Андреевой1, А.Б. Барихина2, М.И. Басакова3, А.Н. Белова, А.А. Белова4, М.В. Кирсановой5, Т.В. Кузнецовой6, Н.П. Крюковой7, и А.В. Пшенко8.

В пункте 3 статье 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» зафиксировано, что электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, признается электронным документом, равнозначным

 

 


1    Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. [Электронный ресурс]:

Режим доступа: https://ozonst.cdn.ngenix.net/multimedia/1007148110.pdf

2          Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. [Электронный ресурс]:

Режим доступа: http://portal.tpu.ru:7777/SHARED/e/EROGOTNEVA/UD/oso/literature/delopr oizvodstvoidokumentooborot.pdf

 

3        Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления). [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://www.phoenixbooks.ru

 

4     Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. М.: Изд-во: Эксмо,

2008. С. 560.

5       Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.: Изд-во: ИНФРА-М, 2014.

С. 288. 6 Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Изд-во: Юрайт, 2018. С. 461.

7          Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. М.: Изд-во:

ИНФРА-М, 2013. С. 268.

8         Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство).

М.: Изд-во: ИНФРА-М, 2012. С. 256.

 

документу, подписанному собственноручной подписью.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанные в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», устанавливают порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Дополнительный импульс развитию информационных технологий и переводу документации в электронный вид в нашей стране придала федеральная целевая программа "Электронная Россия на 2002-2010 годы".

Таким образом, можно сделать вывод, что авторы различных статей, рассматривают множество аспектов проблемы внедрения электронного документооборота на современном предприятии. Одни из них делают акцент на проблемах, возникающих на каждом отдельно взятом этапе внедрения ЭД, другие подчеркивают, то, насколько важно верно определить ту систему электронного документооборота, которая будет необходима организации.

Теоретической основой выпускной аттестационной работы являются статьи, публикации в прессе, монографии.

Структура выпускной аттестационной работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы, состоящей из 53 источников.

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические и методологические основы электронного документационного обеспечения государственного управления                                                                                    

1.1 Сущность и понятие электронного документооборота

 

Для рассмотрения сущности и значения электронного документооборота, обратимся к определению - что такое электронный документооборот: «Электронный документооборот - это система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере».

Создавая электронный документ, любой делопроизводитель получает целый ряд преимуществ. В электронном виде можно хранить любую необходимую для работы информацию - текстовую, таблицы, цифровые данные, изображения, звукозаписи, видеозаписи. Ранее хранению подлежали исключительно текстовые или цифровые данные, сохранить другие данные не представлялось возможным, либо возникали чисто технические сложности. С переходом к информационным технологиям и цифровым носителям значительно расширились возможности по сохранению необходимой базы данных. При сохранении информации в электронном виде создаваемый документ приобретает определенные данные - дату создания, название, автора и т.д., все это значительно сокращает время поиска необходимого материала даже по прошествии длительного времени. Исчезла необходимость создания огромных архивов, где документ приходилось долго искать в случае производственно необходимости или по запросу граждан. В случае внедрения на производстве или в организации электронного документооборота (ЭДО) вся система данных используется в электронном виде, в случае необходимости распечатывается, но хранится опять же централизованно и в электронном виде.

Прежде чем на предприятии или в организации внедряется электронный документооборот, создается необходимое техническое оснащение и устанавливаются специальные компьютерные программы (программное обеспечение). При помощи компьютерных программ (Word, Excel и др.) делопроизводитель получает возможность создавать электронный документ, в случае необходимости изменять его, быстро находить в базе данных, передавать его по электронной почте, осуществлять другие функции. Таким образом, формируется СЭДД - система электронного документооборота делопроизводителя.

Рассмотрим основные принципы электронного документооборота:

- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

- Возможность создания и настройки составных процессов документооборота;

- Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов;

- Возможность делегирования задач;

- Функции управления документами: извлечение/возврат (check-out/check-in), управление версиями, восстановление после удаления, и т.д.;

- Создание документов по шаблонам. Автоматическое заполнение полей документов значениями атрибутов регистрационной карточки и данными из внешних источников;

- Определение направленных связей между документами;

- Полный аудит и история работы с документом;

- Возможность шифрования содержимого документов и подключение ЭЦП;

- Организация потокового сканирования для ввода документов в систему;

- Интеграция с внешними системами для обмена данными;

Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время для большинства организаций актуальной задачей становится переход на электронный документооборот. Благодаря этому, создается централизованная база документов всех типов, активизируется работа министерства, разгружает работу делопроизводителя, но при этом делает эту работу более современной, так как существенно ускоряет процесс подготовки любого необходимого документа.

 

1.2  Назначение, виды и формы документа в электронном виде

 

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил. Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации. На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалах. Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная. ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий: сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов; должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла; подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется; подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Персонал, относящийся к «управляющим документами» (делопроизводители, секретари подразделений и руководителей, работники архивов, другие владельцы документоцентрированных процессов), должен иметь возможность работы с большими массивами документов. Привычный для них подход в работе с документами - журнальный или картотечный. Поэтому их пользовательский интерфейс должен отражать эту специфику и представлять собой отсортированные списки документов, по которым осуществляются навигация и / или параметрический поиск и из которых открываются карточки документов.

С большими массивами документов также имеют дело руководители высшего уровня. Однако здесь требуется особая «разряженная атмосфера» представления информации. Часто через руководителя проходят такие большие объемы документов, что он не может обойтись без помощников. Поэтому является целесообразным предусмотреть для рабочего места руководителя среду его взаимодействия с помощниками. Значительная часть документов руководителя предназначена для обеспечения управленческой деятельности, в частности распорядительной. Поэтому руководитель должен иметь удобные средства контроля.

Для других категорий участников документооборота (линейные руководители, менеджмент разных уровней, бизнес - специалисты) применяемые ими способы работы с документами трудно перечислить.

Чаще всего документы создаются в офисных приложениях и распространяются средствами электронной почты. В этом случае ПКД может использоваться вместо локальной файловой системы, а различные функции документооборота - предоставляться пользователю в виде сервисов, доступных из привычных для него приложений.

К сервисам, которые предоставляют современные системы электронного документооборота и управления, можно отнести:

−       регистрацию документа (без участия пользователя);

−       создание поручения по документу;

−       создание поручения по поручению по документу;

−       передачу в СЭД проекта документа и его согласование (запуск процесса согласования в СЭД и возврат статуса его завершения);

−       согласование документа из внешнего приложения;

−       фиксацию факта исполнения поручения;

−       постановку на контроль поручения;

−       снятие с контроля поручения;

−       создание и доставку внутреннего документа по внешнему документу;

−       запрос о состоянии документа / процесса;

−       публикацию документа;

−       передачу документа в архивный модуль.

Необходимое атрибутирование документов, без которого СЭД превращается в электронную «свалку», не должно быть трудоемким для пользователя и должно максимально «читать» информацию из текущего контекста. Когда человеку (в силу его должностных обязанностей, меняющихся предпочтений или степени вовлеченности в документооборот) не достает простых сервисов СЭД, он может использовать рабочее место СЭД, адресованное массовому пользователю. Здесь документоориентированные функции заметно шире, а дополнительные возможности могут подключаться постепенно по мере их востребованности.

Виды документов государственного органа:

- входящий

- исходящий

- внутренний

- обращение граждан

- МЭДО

- ОРД (организационно-распорядительный документ)

- правовые акты

- распоряжения

- служебная записка

 Более подробно каждый вид документа рассмотрен во второй главе.

По назначению документы подразделяются:

Распорядительные - документы содержат приказ, поручение со­вершить хозяйственную операцию или закрепляют право на ее со­вершение (доверенность, чеки, наряды и др.).

Оправдательными (исполнительными) называются документы, которые отражают факт совершения хозяйственной операции (приходные и расходные накладные, различные акты и др.). Они свидетельствуют о выполне­нии операции и дают возможность исполнителям отчитаться за со­вершенное действие, доказать, что хозяйственная операция прове­дена в соответствии с полученным распоряжением.

Комбинированные — это документы, в которых одновременно от­ражаются распоряжение совершить хозяйственную операцию и факт ее исполнения (расходный кассовый ордер, счет-фактура, пла­тежная ведомость на выплату заработной платы и др.).

Формы документов. По размещению реквизитов документы могут быть анкетной, зональной, табличной и комбинированной формы.

Анкетная форма документа, когда реквизиты располагаются один над другим (вертикально) в правой части бланка, в левой - названия реквизитов.

Зональная форма – логически или математически зависимые группы реквизитов размещаются на отдельных участках (зонах) – выделяется одна графа - клетка для записи реквизита, вторая – его показания.

Табличная форма – для каждой группы реквизитов выделяется несколько строк.

Комбинированная форма – сочетание предыдущих форм.

Реквизиты на бланке документа размещают исходя из предварительного расчета площади бумаги, нужной для постоянных и переменных частей текста.

Типографским способом воспроизводят такие постоянные реквизиты как наименование организации, ее адрес, наименование документа, строчки, колонки с необходимыми обозначениями и т.п.

Переменные части текста в бланк документа вписывают от руки или машинным способом в специально отведенные для этого места бланка, где в необходимых случаях в типографии печатают мелким шрифтом под строками или в заголовках колонок указания о том, какие реквизиты документа здесь следует разместить.

Если в документе должны содержаться распорядительные и исполнительные надписи, заключения, то в его бланке также следует предусмотреть специальные места с обозначениями. Это облегчает использование документа в оперативной и учетной работе.

По форме документы подразделяются на типовые и специализированные.

Таким образом, создаются условия для все более полного и качественного документирования деятельности организации в соответствии с контекстно-ориентированным принципом.  

 

1.3             Роль и место электронного документооборота в системе электронного правительства

 

Государственное управление в современном социальном обществе неразрывно связано с общественными процессами и отношениями между субъектами. Оно направлено на объединение, координацию совместной деятельности людей и носит организующий характер.

«Государственное управление - это практическое, организующее и регулирующее воздействие государства на общественную жизнедеятельность людей в целях ее упорядочения, сохранения или преобразования, опирающееся на властную силу»

Определяющим фактором обеспечения эффективности государственного управления является выполнение общественных запросов и ожиданий, повышение доверия населения и организаций к действиям государственного аппарата.

Предназначением государственного управления является упорядочение деятельности субъектов страны в рамках единого правового поля, установления общих правил и норм функционирования, обеспечение контроля их соблюдения.

Одним из факторов достижения эффективности государственного управления является применение информационных технологий в текущей деятельности государственных органов.

Информационные технологии прочно вошли в нашу повседневную жизнь. Мы ежедневно используем текстовые редакторы для набора документов, табличные редакторы для подсчета цифровых данных, ежемесячно получаем заработную плату посредством банкоматов, получаем почту в электронном виде, общаемся с одноклассниками через популярные Интернет-площадки, даже создаем свои собственные виртуальные миры, в которых отражаем значимые события своей жизни, в том числе путем размещения фотографий, видео и аудиозаписей и многое другое.

Данный процесс не в меньшей степени затронул и государственный аппарат. В условиях демократизации общества государственные органы просто обязаны повышать эффективность собственного управления, сокращать затраты на внутренние процессы, совершенствовать процессы предоставления услуг.

Процесс совершенствования государственного управления посредством применения информационно-коммуникационных технологий принято называть созданием «электронного правительства».

«Электронное правительство» - это механизм функционирования государственных органов, основанный на широком применении информационных технологий и максимально ориентированный на предоставление услуг гражданам и организациям, в том числе посредством сети Интернет.

Основным средством коммуникации во взаимодействии государственных органов с населением и организациями является Интернет, как наиболее доступное для людей средство электронного взаимодействия.

Внедрение технологий «электронного правительства» в государственном управлении позволит ускорить рост экономики страны, уменьшит затраты на бюрократические процедуры, повысит эффективность работы и производительность труда государственных учреждений, расширит возможности участия населения в формировании гражданского общества за счет свободного доступа к различного рода информации, создания более прозрачной работы государственных органов, ослабления бюрократических барьеров, снижение коррупции.

«Электронное правительство» обеспечивает возможность ведения прямого и открытого диалога граждан с государственной властью, различными социальными службами, и в конечном итоге - с каждым конкретным руководителем в государственном органе любого ранга и статуса, что сделает «электронное правительство» не только доступным, но и интерактивным.

Документированное электронное взаимодействие позволяет объединить современные технологии электронного документооборота и управления контентом со средствами электронного взаимодействия и распределенной коллективной работы нового поколения. Интерфейс пользователя может включать: встроенную среду обмена мгновенными сообщениями и отображения присутствия, средства создания документов (создание текстов, электронных таблиц, презентаций), средства web 2.0 и др.

Более двадцати лет назад, в 1997 г., Национальным научным фондом США в рамках Программы по анализу использования новых технологий в целях улучшения работы федеральной администрации впервые был введен термин «цифровое правительство» (digital government), который впоследствии  трансформировался в термин «электронное правительство» (e-Government). Несмотря на не столь долгую историю развития, сегодня внедрение электронных методов взаимодействия в системе государственного управления стало одним из наиболее перспективных направлений административного реформирования в мире.

Развитие и глубокое проникновение информационно-коммуникационных технологий во все сферы жизни общества за последние десятилетия обозначили глобальные тенденции развития мирового сообщества. Использование современных технологий сбора, обработки и передачи информации стало одним из главных факторов в повышении эффективности процесса управления, а впоследствии и в государственном секторе экономики. Результатом этих тенденций стало появление новой концепции государственного управления – концепции электронного правительства, призванной не только повысить эффективность работы государственного аппарата, но и способной изменить коренным образом отношения государства и общества в условиях глобального Информационного общества.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Изучение документооборота в Министерстве природных ресурсов и экологии Новосибирской области

2.1. Общая характеристика Министерства природных ресурсов и экологии Новосибирской области

  

Министерство природных ресурсов и экологии Новосибирской области (далее – МПР НСО) – областной исполнительный орган государственной власти Новосибирской области, осуществляющий функции по принятию нормативных правовых актов, контролю и надзору в пределах установленных полномочий, функции по оказанию государственных услуг, а также переданные Российской Федерацией полномочия, определяющий перспективные направления развития и осуществляющий управление в сферах:

- рационального использования природных ресурсов;

- охраны окружающей среды;

- охраны атмосферного воздуха;

- водных отношений;

- обеспечения безопасности гидротехнических сооружений при использовании водных объектов и осуществлении природоохранных мероприятий;

- обеспечения радиационной безопасности:

- регулирования отношений недропользования;

- обращения с отходами;

- особо охраняемых природных территорий регионального значения;

- лесных отношений;

- охоты и сохранения охотничьих ресурсов;

  - охраны, контроля и регулирования использования объектов животного мира и среды их обитания на территории региона;

- государственной экологической экспертизы и надзора.

МПР НСО создано 03.10.2017 № 383-п Постановлением правительства НСО, путем объединения трех департаментов: лесного хозяйства, природных ресурсов и департамента по охране животного мира.

Также МПР НСО предоставляет разные виды государственных услуг (часто используемые):  

- выдача разрешений на выброс вредных (загрязняющих) веществ (за исключением радиоактивных веществ) в атмосферный воздух стационарным источником в порядке, определенном Правительством Российской Федерации; 

- заключение договоров о предоставлении рыбопромысловых участков по результатам конкурса на право заключения таких договоров; 

- проведение государственной экспертизы запасов полезных ископаемых, геологической, экономической и экологической информации о предоставляемых в пользование участках недр местного значения; 

-  установление нормативов образования отходов и лимитов на их размещение; 

- предоставление в границах земель лесного фонда лесных участков в аренду без проведения аукциона по продаже права на заключение договора аренды лесного участка; 

- предоставление в границах земель лесного фонда лесных участков в безвозмездное пользование; 

- предоставление в пределах земель лесного фонда лесных участков в постоянное (бессрочное) пользование; 

- проведение государственной экспертизы проектов освоения лесов; 

- заключение договоров купли-продажи лесных насаждений для собственных нужд граждан; 

- предоставление выписки из государственного лесного реестра; 

- утверждение проектной документации лесных участков в отношении лесных участков в составе земель лесного фонда; 

- выдача разрешений на содержание и разведение охотничьих ресурсов в полувольных условиях и искусственно созданной среде обитания; 

- заключение охотхозяйственных соглашений; 

- выдача разрешений на добычу охотничьих ресурсов физическим лицам; 

Система органов исполнительной власти устанавливается отдельным законом Новосибирской области (Закон Новосибирской области от 03.03.2004 № 168-ОЗ "О системе исполнительных органов государственной власти Новосибирской области"), а их структура издаваемым в соответствии с названным законом постановлением губернатора Новосибирской области (Постановление Губернатора Новосибирской области от 19.04.2010 № 130 "О структуре исполнительных органов государственной власти Новосибирской области"). 

Министерство в установленной сфере деятельности осуществляет подготовку проектов законов Новосибирской области, правовых актов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области по вопросам, относящимся к компетенции министерства, а также по иным вопросам в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Новосибирской области, нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, в том числе о внесении изменений в действующие правовые акты. 

На основании и во исполнение федерального законодательства, Устава Новосибирской области, законов Новосибирской области, нормативных правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области министерство: 

1) принимает в порядке, установленном Губернатором Новосибирской области, нормативные правовые акты по вопросам, нормативно-правовое регулирование которых отнесено непосредственно к полномочиям министерства; 

2) утверждает: 

а) административные регламенты исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) в подведомственной сфере;

б) иные документы в установленной сфере деятельности, предусмотренные федеральными законами; 

3) разрабатывает: 

а) предложения к проекту областного бюджета Новосибирской области по вопросам, входящим в компетенцию министерства; 

б) проекты государственных и ведомственных целевых программ по вопросам, входящим в компетенцию министерства. 

4. Министерство в установленной сфере деятельности: 

- обобщает практику применения законодательства Новосибирской области и проводит анализ реализации государственной политики в установленной сфере деятельности; 

- осуществляет функции главного распорядителя и получателя средств областного бюджета Новосибирской области, предусмотренных на содержание министерства и реализацию возложенных на него функций, в том числе формирует государственные задания подведомственным учреждениям; 

- осуществляет функции главного администратора доходов областного бюджета Новосибирской области и администратора доходов федерального бюджета; 

- обеспечивает доступ к информации о деятельности министерства, организует работу с запросами граждан и юридических лиц о его деятельности в соответствии с требованиями Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»; 

- организует прием граждан, обеспечивает своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок; 

- организует дополнительное профессиональное образование государственных гражданских служащих министерства и иных работников, замещающих в министерстве должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Новосибирской области; 

- исполняет полномочия учредителя государственных учреждений Новосибирской области, иных организаций в подведомственной сфере; 

- обеспечивает конфиденциальность персональных данных в соответствии с действующим законодательством; 

- осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности министерства; 

- обеспечивает мобилизационную подготовку министерства, а также контроль и координацию деятельности подведомственных учреждений, имеющих мобилизационное задание; 

- осуществляет контроль и аудит за подведомственными получателями бюджетных средств в части обеспечения правомерного, целевого, эффективного использования бюджетных средств; 

- осуществляет контроль использования субсидий, субвенций, иных межбюджетных трансфертов их получателями в соответствии с условиями и целями, определенными при предоставлении указанных средств из областного бюджета Новосибирской области; 

- обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну; 

- участвует в мероприятиях по противодействию терроризму в пределах своих полномочий; 

- реализует меры и государственные программы Новосибирской области в области профилактики терроризма, минимизации и ликвидации последствий его проявлений в пределах своей компетенции;

Штатная численность МПР НСО 393 человека, из них государственных служащих 251 человек и негосударственных служащих 142 человека. Наглядно структура представлена в Приложении 1.

Положение о государственной информационной системе «Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области» (далее - ГИС «СЭДД Правительства НСО») определяет назначение ГИС «СЭДД Правительства НСО», состав участников информационного взаимодействия с использованием ГИС «СЭДД Правительства НСО» и их полномочия.

        ГИС «СЭДД Правительства НСО» является государственной информационной системой Новосибирской области, предназначенной для организации электронного документооборота и делопроизводства Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, в том числе в части регистрации, учета и хранения, отправки на ознакомление, обсуждение, исполнения входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов и нормативных правовых актов, обращений граждан, поручений; согласования и подготовки проектов документов; контроля исполнения документов, резолюций, поручений; построения отчетных форм; работы с договорами, судебными делами, документами, сопровождающими проведение совещаний коллегиальных органов управления, публикации организационно-распорядительных документов и нормативных правовых актов.

        Основная задача ГИС «СЭДД Правительства НСО» - это комплексная автоматизация бизнес-процессов и задач, связанных с организацией документооборота и делопроизводства Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, с учетом требований Федеральных законов от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»от 09.02.2009 N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», постановления Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345 «Об утверждении инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области», постановления Губернатора Новосибирской области от 01.04.2013 N 73 «О признании электронных документов в системе электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Новосибирской области, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью».

Основными функциями ГИС «СЭДД Правительства НСО» являются:

  1) организация работы с входящими документами: получение, регистрация, ознакомление, обсуждение, вынесение резолюций, контроль исполнения, списание в дело;

2) организация работы с внутренними документами: подготовка проектов документов, согласование, подписание/утверждение, регистрация, ознакомление с документами, обсуждение, вынесение резолюций, контроль исполнения, списание в дело;

3) организация работы с исходящими документами: подготовка проектов документов, согласование, подписание/утверждение, регистрация, отправка адресату, списание в дело;

4) организация работы с организационно-распорядительными документами: подготовка проектов документов, в том числе нормативных правовых актов, правовых актов, согласование, подписание/утверждение, регистрация, публикация, ознакомление, вынесение резолюций, контроль исполнения, списание в дело;

5) организация работы с обращениями граждан: информационная поддержка и автоматизация документационного обеспечения процессов рассмотрения обращений граждан и запросов информации, обеспечение учета и регистрации обращений граждан, получение адресатами, вынесение резолюций, контроль исполнения, списание в дело;

6) организация работы с договорами: подготовка проектов договоров и соглашений к ним, согласование, подписание, регистрация, контроль исполнения, списание в дело;

7) организация работы с поручениями: обеспечение автоматизации процесса контроля исполнения самостоятельных поручений, не связанных с документом;
         8) организация работы с судебными делами: регистрация судебных дел, распределение судебных дел между ответственными за ведение и исполнение, установка связей с необходимыми документами, фиксация событий по делу, отслеживание статуса судебных дел;

9) обеспечение целостности, управляемости и прозрачности процесса подготовки, согласования и обработки документов в рамках выполнения определенной цели - адаптивное управление кейсами;

10) обеспечение участия в электронном документообороте мобильных рабочих мест руководителей высшего звена;

11) обеспечение учета нормативных правовых актов;

12) обеспечение учета фактов возврата нормативных правовых актов на доработку;

13) обеспечение учета расходов на тиражирование нормативных правовых актов;

14) обеспечение возможности актуализации справочников и классификаторов;

15) обеспечение возможности поиска и аналитической обработки данных;

16) обеспечение автоматизации формирования и рассылки уведомлений по различным событиям/действиям с документом/проектом документа (например, наступление, истечение срока исполнения; по визированию, подписанию, регистрации и др.);

17) обеспечение разграничения доступа к информации, содержащейся в ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

18) обеспечение посредством базовых и технологических сервисов работы и взаимодействия всех модулей ГИС «СЭДД Правительства НСО», а также обеспечение взаимодействия с иными информационными системами.

Модули ГИС «СЭДД Правительства НСО»:
1) модуль «Входящие документы»;
2) модуль «Исходящие документы»;
3) модуль «Внутренние документы»;
4) модуль «Организационно-распорядительные документы»;
5) модуль «Обращения граждан»;
6) модуль «Договоры»;
7) модуль «Поручения»;
8) модуль «Адаптивное управление кейсами»;
9) модуль «Судебные дела»;
10) модуль «Мобильное рабочее место руководителя высшего звена»;
11) модуль «Учет проектов правовых актов»; 
12) модуль «Учет возвратов»;
13) модуль «Тиражирование»;
14) сервисный модуль.

Одним из неотъемлемых элементов документационного обеспечения МПР НСО является организация контроля исполнения документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений Губернатора, заместителей губернатора, министра зафиксированных в документах. Недостатком существовавшего порядка контроля  исполнения документов является то, что формируемые данные в СЭДД не сведены в одну единый раздел контрольных документов и/или поручений, в каждом подразделении ведется своя база. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных СЭДД, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

 

          2.2. Анализ документооборота Министерства природных ресурсов и экологии Новосибирской области

 

Министерство в установленной сфере деятельности осуществляет подготовку проектов законов Новосибирской области, правовых актов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области по вопросам, относящимся к компетенции министерства, а также по иным вопросам в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Новосибирской области, нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, в том числе о внесении изменений в действующие правовые акты.
       На основании и во исполнение федерального законодательства, Устава Новосибирской области, законов Новосибирской области, нормативных правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области министерство:

1) принимает в порядке, установленном Губернатором Новосибирской области, нормативные правовые акты по вопросам, нормативно-правовое регулирование которых отнесено непосредственно к полномочиям министерства;

2)утверждает:
а) административные регламенты исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) в подведомственной сфере, за исключением административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) в рамках осуществления отдельных переданных Российской Федерацией полномочий органам государственной власти субъектов Российской Федерации;
б) иные документы в установленной сфере деятельности, предусмотренные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Новосибирской области, правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

Организацией деятельности участников информационного взаимодействия в рамках ГИС «СЭДД Правительства НСО» является оператор ГИС «СЭДД Правительства НСО»:

1) оператор ГИС «СЭДД Правительства НСО» - областной исполнительный орган государственной власти Новосибирской области, обеспечивающий проведение мероприятий по созданию, развитию, тиражированию и технической поддержке ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

2) уполномоченный орган ГИС «СЭДД Правительства НСО» в части обеспечения единой системы организации работы с документами, разработки регламентов, инструкций в сфере управления документационным обеспечением;

3) уполномоченный орган ГИС «СЭДД Правительства НСО» в части обеспечения единой системы организации работы с обращениями граждан, разработки инструкций, устанавливающих порядок работы с обращениями граждан;

4) уполномоченный орган ГИС «СЭДД Правительства НСО» в части организации работы с судебными делами и их автоматизированного учета в ГИС «СЭДД Правительства НСО», правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз проектов нормативных правовых актов в ГИС «СЭДД Правительства НСО», правовой и юридико-технической экспертиз проектов правовых актов в ГИС «СЭДД Правительства НСО», разработки регламентов и инструкций, устанавливающих порядок работы с судебными делами, порядок проведения правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз;

5) пользователи ГИС «СЭДД Правительства НСО»:
Губернатор Новосибирской области, Правительство Новосибирской области, администрация Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, областные исполнительные органы государственной власти Новосибирской области, осуществляющие деятельность в ГИС «СЭДД Правительства НСО», используя функции ГИС «СЭДД Правительства НСО» согласно пункту 4 настоящего Положения;

6) иные пользователи ГИС «СЭДД Правительства НСО»:
подведомственные учреждения органов исполнительной государственной власти Новосибирской области и территориальные органы государственной власти Новосибирской области, осуществляющие деятельность в ГИС «СЭДД Правительства НСО», используя функции ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

7) администрации муниципальных районов и городских округов Новосибирской области, осуществляющие деятельность в ГИС «СЭДД Правительства НСО», используя функции ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

8) администрации сельских и городских поселений муниципальных районов Новосибирской области, осуществляющие деятельность в ГИС «СЭДД Правительства НСО», используя функции ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

 Законодательное Собрание Новосибирской области, осуществляющее деятельность в ГИС «СЭДД Правительства НСО», используя функции ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

Контрольно-счетная палата Новосибирской области, осуществляющая деятельность в ГИС «СЭДД Правительства НСО», используя функции ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области, осуществляющее деятельность в ГИС «СЭДД Правительства НСО», используя функции ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

Главное управление Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Новосибирской области, осуществляющее деятельность в ГИС «СЭДД Правительства НСО», используя функции ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

Прокуратура Новосибирской области, осуществляющая деятельность в ГИС «СЭДД Правительства НСО», используя функции ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии.

1. Подключение иных пользователей к ГИС «СЭДД Правительства НСО» осуществляется оператором ГИС «СЭДД Правительства НСО» на основании заключения соглашения об информационном взаимодействии.

2. Взаимодействие ГИС «СЭДД Правительства НСО» с иными информационными системами осуществляется в порядке, согласованном с оператором ГИС «СЭДД Правительства НСО».

3. Для пользователей ГИС «СЭДД Правительства НСО» использование ГИС «СЭДД Правительства НСО» является обязательным.

4. Для иных пользователей ГИС «СЭДД Правительства НСО» использование ГИС «СЭДД Правительства НСО» является обязательным в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии.

5. Полномочия и обязанности Оператора ГИС «СЭДД Правительства НСО»:

- организует подключение участников информационного взаимодействия к ГИС «СЭДД Правительства НСО» путем предоставления прав доступа для сотрудников участников информационного взаимодействия согласно направленной участниками информационного взаимодействия информации в соответствии с установленным порядком и право-ролевой политикой;

- по письменному запросу участников информационного взаимодействия обеспечивает генерацию ключей простых электронных подписей, подтверждающих полномочия и права подписанта;

- по письменному запросу участников информационного взаимодействия обеспечивает приостановление, возобновление и аннулирование действия ключей простых электронных подписей;

- обеспечивает приостановление либо аннулирование действия ключей простых электронных подписей при возникновении инцидентов информационной безопасности;

- обеспечивает создание, ведение и поддержание в актуальном состоянии реестра ключей простых электронных подписей участников информационного взаимодействия согласно информации, предоставленной участниками информационного взаимодействия;

- обеспечивает конфиденциальность при создании и хранении ключей простых электронных подписей в ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

- обеспечивает функционирование комплекса программно-технических средств ГИС «СЭДД Правительства НСО» в порядке, установленном эксплуатационной документацией, в том числе комплекса мероприятий по технической защите информации, содержащейся в ГИС «СЭДД Правительства НСО», включая защиту от несанкционированного доступа, резервное хранение и восстановление информации;

- обеспечивает актуализацию справочников и классификаторов, необходимых для реализации функций ГИС «СЭДД Правительства НСО», согласно информации, предоставляемой участниками информационного взаимодействия;

- осуществляет информационную и консультационную поддержку участников информационного взаимодействия по вопросам подключения к ГИС «СЭДД Правительства НСО» и работе в ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

- разрабатывает инструкции по эксплуатации ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

- определяет порядок предоставления прав доступа к информации, содержащейся в ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

- определяет право-ролевую политику в целях обеспечения разграничения прав доступа к информации, содержащейся в ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

- не несет ответственность за полноту и достоверность информации, размещаемой участниками информационного взаимодействия в ГИС «СЭДД Правительства НСО».

6. Уполномоченные органы ГИС «СЭДД Правительства НСО»:

1) утверждают состав информации, размещаемой в ГИС «СЭДД Правительства НСО», в рамках своих полномочий и обязанностей;

2) определяют порядок работы с информацией в ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках своих полномочий и обязанностей по согласованию с оператором ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

3) осуществляют контроль над соблюдением установленного порядка работы с информацией в рамках своих полномочий и обязанностей;

4) осуществляют методическое руководство по утвержденному порядку работы с информацией в ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках своих полномочий и обязанностей;

5) осуществляют согласование расширения прав доступа к информации, содержащейся в ГИС «СЭДД Правительства НСО», в рамках своих полномочий и обязанностей;

6) осуществляют разработку в рамках своих полномочий и обязанностей регламентов, инструкций и доводят их требования до участников информационного взаимодействия ГИС «СЭДД Правительства НСО».

7. Пользователи ГИС «СЭДД Правительства НСО», иные пользователи ГИС «СЭДД Правительства НСО»:

1) назначают ответственных сотрудников, уполномоченных осуществлять информационное и техническое взаимодействие с оператором ГИС «СЭДД Правительства НСО», и предоставляют информацию об ответственных сотрудниках оператору ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

2) предоставляют оператору ГИС «СЭДД Правительства НСО» в целях получения прав доступа и реализации подпункта 2 пункта 12 раздела III настоящего Положения:

а) перечень сотрудников, наделенных правом подписи документов на бумажных носителях; 

б) перечень сотрудников, наделенных правом проставления простой электронной подписи в ГИС «СЭДД Правительства НСО» за сотрудников, наделенных правом подписи документов на бумажном носителе;

в) перечень делопроизводителей в ГИС «СЭДД Правительства НСО»;
г) перечень иных сотрудников, которые должны осуществлять деятельность в ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

3) в целях обеспечения актуальности реестра простых электронных подписей:

а) незамедлительно доводят до оператора ГИС «СЭДД Правительства НСО» информацию в случае изменения права подписи, отзыва права подписи, возникновения права подписи или в случае изменения фамилии, имени или отчества (при наличии)сотрудников, имеющих право доступа к информации, содержащейся в ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

б) за 3 рабочих дня до предполагаемого события доводят до оператора ГИС «СЭДД Правительства НСО» информацию в случае плановых изменений, касающихся сотрудников (в том числе при их увольнении), имеющих право доступа к информации, содержащейся в ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

4) предоставляют оператору ГИС «СЭДД Правительства НСО» информацию для актуализации справочников и классификаторов, необходимых для реализации функций ГИС «СЭДД Правительства НСО», по мере необходимости и ежеквартально не позднее пятого числа месяца, следующего за отчетным;

5) обеспечивают защиту информации на рабочих местах с использованием средств криптографической защиты информации и иных технических средств, согласованных с оператором ГИС «СЭДД Правительства НСО»;

6) обеспечивают достоверность и полноту размещаемой в ГИС «СЭДД Правительства НСО» информации;

7) обеспечивают неразглашение информации, содержащейся в ГИС «СЭДД Правительства НСО», третьим лицам без согласования с оператором ГИС «СЭДД Правительства НСО» и уполномоченными органами в рамках их полномочий и обязанностей.

8. Оператор ГИС «СЭДД Правительства НСО» совместно с уполномоченными органами ГИС  соблюдают:

1) требования постановления Губернатора Новосибирской области от 01.04.2013 N 73 «О признании электронных документов в системе электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Новосибирской области, подписанных простой электронной подписью, равнозначных документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью» и других нормативных правовых актов согласно пункту 3 настоящего Положения;

2) требования действующего Положения, а также регламентов, инструкций, инструкций по эксплуатации ГИС «СЭДД Правительства НСО», регулирующих деятельность в ГИС «СЭДД Правительства НСО».

Мною была проведена аналитика документооборота в Министерстве природных ресурсов НСО с момента основания министерства по настоящее время, которая представлена в таблице 1.

 

Таблица 1 – Виды документов в МПР НСО

Вид документа

2018 год

2019 год (3 квартала)

Входящий

13577

11625

Исходящий

13952

11796

Внутренний

1375

5132

МЭДО

277

462

 

Документооборот в Министерстве очень большой, до полного перехода на электронный документооборот МПР НСО требуется много времени. Входящих документов в 2019 году стало немного меньше из-за отмены регистрации в СЭДД ежеквартальных отчетов сторонних организаций, лесхозов и подрядчиков в сферах: лесного хозяйства, разрешительной деятельности, выбросов и отходов. Исходящих документов больше, по сравнению с входящими. На некоторые письма требуется несколько ответов разным адресатам, либо нужны дополнительные письма о продлении срока рассмотрения обращения.

Внутренние документы - это документы направленные внутри правительства области, в районы области (главам администраций), в мэрию города и в районные администрации города Новосибирска. Число внутренних документов значительно возросло, в связи с тем, что с начала 2019 года оперативно стали подключать районы области к электронному документообороту СЭДД.

Документы МЭДО – количество их также выросло в связи с тем, что больше организаций переведено на электронный документооборот. В 2019 году в систему МЭДО были добавлены: г. Обь, Законодательное собрание НСО, Министерство природных ресурсов РФ, Аппарат полномочного представителя Президента РФ в Сибирском федеральном округе, Департамент лесного хозяйства по СФО и др.

Можно сделать вывод, что внедрение электронного документооборота совершенствуется и набирает обороты с каждым годом, что вскоре приведет к переходу в СЭДД и Правительство области.           

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе. Важной составляющей документа является также форма с набором атрибутов, необходимых для его описания.

  Таким образом, в файле должна содержаться информация о: дате его формирования; авторе данных; наименовании документа; формате, который необходим для корректного прочтения материалов. Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Далее проведем анализ по обращениям граждан за период 2018-2019 гг.

Рассмотрение обращений граждан, адресованных в Министерство природных ресурсов и экологии Новосибирской области (далее – министерство), ведется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим федеральным и областным законодательством, правовыми актами Новосибирской области.

Требования к организации работы по рассмотрению обращений граждан и проведению личного приема граждан в министерстве установлены постановлением Губернатора Новосибирской области от 20.10.2010 № 275 «Об утверждении инструкции о порядке организации работы с обращениями граждан», приказом министерства от 12.01.2018 № 5  «Об утверждении Инструкции о порядке организации работы с обращениями граждан в министерстве природных ресурсов и экологии Новосибирской области».

Министерство обеспечивает своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан, организаций и органов местного самоуправления, принимает по ним решения и направляет заявителям письменный ответ в установленные законодательством сроки. Используются следующие возможные формы реализации права на обращение:

ü    направление письменных обращений по почте, в форме электронного документа на официальный интернет-сайт министерства             (www.dlh.nso.ru), на электронную почту министерства (dlh@nso.ru).

ü    устное обращение по телефону (8383) 296-51-70,

ü    обращение в форме смс-сообщений на телефон 8-913-981-29-47 

ü    личный приём граждан министром, либо лицом, уполномоченным на прием (информация о времени приёма размещена на интернет-сайте министерства), а также приём в режиме видеосвязи ССТУ.

Наибольшую активность обращения в адрес Министерства природных ресурсов и экологии НСО в 2018 году проявили жители: г. Новосибирска – 517 обращений, Новосибирского района – 67 обращений, г. Бердска - 20 обращений, Купинского района – 19 обращений, Искитимского района – 16 обращений.

        Результаты рассмотрения обращений граждан в 2018 году.

В 2018 году обращениям было проведено 248 контрольно-надзорных мероприятия (73 внеплановых выездных проверки и 175 рейдовых осмотров без взаимодействия с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями). За 2018 год в результате проведения проверок в отношении юридических и физических лиц Министерством вынесено 18 предупреждений и штрафов.

  Типичными нарушениями, выявленными в ходе контрольно-надзорных мероприятий, проводимых по обращениям граждан в 2018 году являлись: несоблюдение законодательства в области обращения с отходами (отсутствие учета и отчетности, несоблюдение требований в области обращения с отходами), несоблюдение законодательства в области использования и охраны водных объектов (несоблюдение условий водопользования), несоблюдение законодательства в области охраны атмосферного воздуха (отсутствие разрешения на выбросы вредных (загрязняющих) веществ; несоблюдение законодательства о недрах (несоблюдение условий лицензии на право пользования недрами).

Письменные обращения

По видам письменные обращения подразделяются на:

- заявления

- жалобы

- запросы

- предложения

- не обращения

Таблица 2 – Анализ обращений граждан за 2018 – 2019 гг.

Обращения граждан

2018г.

2019г.                                   (за период с 01.01.2019 по 30.09.2019 года)

Письменных обращений, из них:

1066

1078

- через общественную приемную Губернатора НСО

251

176

- непосредственно в министерство, из них

815

902

Личных приемов граждан

114

69

Устных приема граждан.

10

4

Всего обращений

1190

1151

Итоговый аналитический отчет составляется в конце года.

Порядок работы с исходящими документами МПР НСО наглядно представлен на рисунке 2.1.

 

Кто выполняет

 

                 

 

                       Операции

Исполнители

Структурные подразделения

Юрист

Министр

Канцелярия

Начальники управлений

Начальники отделов

1.Составление проекта

 

 

 

 

2. Согласование

 

 

 

 

 

3. Внесение изменений

 

 

 

 

 

4.Печать

 

 

 

 

 

5. Визирование

 

 

 

 

 

6.Внесение изменений

 

 

 

 

 

7. Считка

 

 

 

 

 

8. Визирование

 

 

 

 

 

9. Передача на подпись

 

 

 

 

 

10 Подписание

 

 

 

 

 

11 Передача на регистрацию

 

 

 

 

 

12. Регистрация

 

 

 

 

 

13. Отправка

 

 

 

 

 

- движение документов, подписываемых министром

 - движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

Рисунок 2.1 - Оперограмма движения исходящих документов

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением внутренних писем, составляемых в одном экземпляре.

Проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом министерства, начальником управления и заместителем министра, такое согласование оформляется визой.

После подписания министром, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

-                   порядковый номер документа, включающий номер дела;

-                   адресат (корреспондент);

-                   краткое содержание или заголовок;

-                   отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

-                   исполнитель;

-                   примечание (приложения).

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах, сканируется документ в СЭДД.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр передается исполнителю для подшивки в дело с исходящей перепиской.

 

2.3. Рекомендации по внедрению и усовершенствованию системы электронного документооборота в Министерстве природных ресурсов и экологии Новосибирской области

 

Методические рекомендации по внедрению систем электронного документооборота – это документ, который содержит предложения по внедрению системы, а также рекомендации по настройке системы для специалистов, внедряющих её. При сравнении методик внедрения систем автоматизации делопроизводства СЭДД было выяснено, что для системы электронного документооборота не разработан данный документ.

Специалисты выделяют следующие преимущества от внедрения систем электронного документооборота:

– сокращение затрат и экономия ресурсов по различным позициям;

– долговременный стратегический эффект;

– совершенствование системы управления, бизнес-процессов, а в результате;

– существенная положительная динамика в характеристиках эффективности деятельности организации;

– высвобождение пространства офиса, необходимого для хранения бумажных документов в результате внедрения;

– сокращение затрат, на копирование;

– бумагу, копировальную технику, расходные материалы;

– уменьшение затрат на доставку бумажных документов благодаря внедрению системы;

– экономия рабочего времени сотрудников на операции с документами, как следствие;

– высвобождение времени на продуктивную деятельность.

Все вышеперечисленные преимущества от внедрения СЭД являются обобщенными и характерны практически для любой системы электронного документооборота.

Разработка методических рекомендаций по внедрению системы электронного документооборота обусловлена загруженностью документами, регламентирующими внедрение. Необходимо разработать единый документ, который специалисты будут использовать при внедрении системы электронного документооборота в различные организации. Помимо рекомендаций по внедрению, документ должен содержать рекомендации по настройке системы электронного документооборота, что значительно упростит процесс организации внедрения данной системы электронного документооборота.

Структура методических рекомендаций по внедрению СЭД должна включать в себя четыре раздела:

1. Введение.

2. Описание предметной области. Поставленные цель и задачи позволяют понять то, для чего предназначен данный документ.

3. Третий раздел включает в себя сведения об организации делопроизводства в организации, а именно, основные понятия, использующиеся при внедрении СЭД (документооборот, делопроизводство), информацию о регистрации и контроле и исполнении документов, их систематизации и хранении в бумажном виде. Также здесь отражены сведения о порядке работы с входящими, исходящими и внутренними документами и определены роли участников документооборота (делопроизводителя, секретаря-референта, высшего руководства, руководителей подразделений и исполнителей).

Данный раздел важен тем, что дает понять основы организации делопроизводства. В нем описана базовая информация, касающаяся организации делопроизводства, которая присуща любому учреждению.

4. Четвертый раздел содержит сведения о возможных целях внедрения СЭД, об участниках внедрения и их функциях.

Исходя из содержания раздела, выделим следующие возможные цели внедрения системы электронного документооборота:

1. Сокращение бумажного документооборота, что можно достичь за счет: – перевода внутренних документов по управлению в электронный вид и использования в таком случае электронной подписи; –вместо копий документов с резолюциями использовать выдачу заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы; – общедоступного единого хранилища документов, которое исключит необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками, возможно одновременно.

2. Анализ загрузки сотрудников и усиление контроля исполнения поручений, что достигается за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ.

3. Сокращение времени на поиск и создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по тексту документов и ключевым полям.

4. Ускорение документооборота, которое достигается за счет автоматизированного перемещения документов между сотрудниками, а также отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документа разным исполнителям.

5. Накопление корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников.

Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве и ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы. Также в данном разделе представлен примерный план работ по внедрению. В нем указаны наименование этапов внедрения, наименование работ, которые проводятся на этих этапах, а также сроки и ответственные.

Выделим следующие этапы внедрения:

1. Подготовительные работы (происходит проведение предпроектного обследования и написание отчета по итогам его проведения, формируются обязательные и дополнительные справочники системы, а также учетные записи пользователей системы, готовятся проекты локальных документов).

2. Проектирование (происходит определение в необходимости приобретения программного обеспечения, консультация специалистов организации-заказчика по вопросам настройки системы, создание проекта системы автоматизированного делопроизводства).

3. Внедрение системы и обучение пользователей (устанавливается необходимое программное обеспечение, заполняются справочники, проводится обучение пользователей и их аттестация по итогам обучения).

4. Раздел содержит рекомендации по настройке системы электронного документооборота, которые включают в себя: основную характеристику справочников системы автоматизации делопроизводства, рекомендации по формированию обязательных и дополнительных справочников системы, а также данные о пользователях и системе прав пользователей.

5. Требуется установить программу СЭДД на компьютер всем сотрудникам, провести обучающий семинар по работе с программой (на данный момент, программой пользуются 67% сотрудников министерства). Семинары следует проводить каждый раз после введения новшеств в системе СЭДД.

6. Для автоматической регистрации исходящей и внутренней корреспонденции, следует создать номенклатуру дел МПР НСО, внести данные в программу СЭДД, это облегчит и ускорит процедуру регистрации документов.

Обобщая выше сказанное, отметим основные преимущества от внедрения СЭД:

– уменьшение затрат на ведение делопроизводства;

– увеличение скорости реагирования на запросы граждан (характерно в первую очередь для государственных учреждений);

– возможность контроля всех происходящих процессов в режиме реального времени;

– увеличение скорости распространения информации как внутри государственного органа, так и вне нее;

– принятие решений осуществляется более быстро и качественно;

– делопроизводство ведется в соответствии с требованиями действующего законодательства в сфере ведения делопроизводства.

Итак, в системе электронного документооборота ведутся следующие справочники: Иерархические справочники, Линейные справочники, Группы документов, Подразделения, Регионы, Рубрикатор, Список организаций, Статус заявителя, Виды доставки, Виды подписей, Граждане, Грифы доступа, Категории адресатов, Категории поручений, Типы виз, Типы организаций, Типы реестров, Типы связок, Состояние исполнения (поручение), Состояние исполнения (исполнитель), Приоритеты проектов резолюций.

Таким образом, разработанные методические рекомендации по внедрению системы электронного документооборота предназначены для использования специалистами при организации внедрения СЭД и при ее настройке. Рекомендации по настройке системы, входящие в состав методических рекомендаций по внедрению СЭД, могут отличаться от ныне существующих. Причиной этого является тот факт, что информационные технологии стремительно развиваются и предъявляемые требования к системе в разные моменты времени могут отличаться.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

На сегодняшний день программа развития системы документооборота в государственных органах уже дает свои результаты:

- автоматизация системы электронного документооборота прошла практически в каждом госоргане, обеспечивается обработка и учет документированной информации;

- создана система межведомственного электронного документооборота, позволяющая интегрировать ведомственные системы управления документацией в единую сеть. Более 80 государственных органов участвуют в системе МЭДО.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами1, то есть деятельность, охватывающая вопросы документирования, документооборота, оперативного хранения и использования документов.

Система МЭДО связывает такие системы делопроизводства как: Государственная дума, Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации и других субъектов федерации;

МЭДО – это система, которая создана для возможности обмениваться документированной информацией в электронном виде, она позволила увеличить долю электронной документации в общем объеме документов.

Таким образом, основной задачей развития системы электронного документооборота в органах государственной власти является повышение качества информации, так же информация станет более доступной и прозрачной для граждан. Исходя из вышесказанного, можно сделать выводы, что:

 


1        ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 №1185-ст. М.: Национальное издательство стандартов. 2013. С. 2.

 

   - во-первых, электронный документ вряд ли сможет заменить бумажный полностью, в некоторых государственных секторах;

   - во-вторых, бумажный и электронный документ долгое время будут существовать наряду друг с другом;

- в-третьих, существуют проблемы, связанные с адаптацией электронного документооборота, решение которых пока, к сожалению, не найдено.

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что развитие системы электронного документооборота имеет перспективы, однако этот процесс займет достаточно долгий срок. Для развития системы необходимо решить большое количество задач как технического, так и организационного характера. Полный перевод государственных структур в систему электронного документооборота возможен к 2020 году, как полагают многие специалисты.

Электронный документооборот – такой способ организации делопроизводства в организации, при котором основная часть документов создается, используется и хранится в электронном виде. Понятие электронного документооборота и систем электронного документооборота неразрывно связаны между собой, так как одно из них является дополняющим другое.

Таким образом, можно сформулировать следующее определение понятию системы электронного документооборота – это компьютерные программы, которые предназначены для использования на всех стадиях работы с документами.

Основной целью применения систем электронного документооборота является успешная организация документационного обеспечения управления в компании, что позволяет ей эффективно осуществлять определенную для данной компании деятельность.

В работе выявлены и проанализированы основные принципы и условия применения электронного документооборота, как неотъемлемой части систем электронного документооборота. Данный анализ дал понять, что электронный документооборот имеет ряд специфических особенностей, которые связаны с выделенными принципами электронного документооборота, а также соблюдением необходимых условий его использования.

Характеристика основных особенностей и функций, присущих системам электронного документооборота позволила выявить понятие систем электронного документооборота, цель их создания разработчиками, а также определить специфику деятельности организаций-разработчиков систем и требования, предъявляемые к ним:

Во-первых, системы электронного документооборота должны соответствовать требованиям законодательства. Основными государственными стандартами, в той или иной степени регламентирующими деятельность организаций, внедряющих и разрабатывающих системы электронного 60 документооборота являются: ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 544471-2011, ГОСТ Р 54989-2012.

Во-вторых, системы электронного документооборота должны учитывать потребности организаций, в которые они внедряются. Каждая организация имеет специфические особенности работы с документами. Именно поэтому системы должны быть гибкими и иметь возможность подстраиваться под нужды организаций, в которые они внедряются.

В-третьих, системы электронного документооборота должны иметь возможность интегрировать с другим программным обеспечением и другими программными продуктами. Данное требование обусловлено удобством настройки системы при наличии данной функции, а также удобством для пользователей при работе в ней.

В-четвертых, любая система электронного документооборота должна обеспечивать безопасность данных, контролировать доступ к информации. Это требование является одним из важных, так как утечка информации несет массу последствий, с которыми может справиться далеко не каждая организация.

            Выделенные преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота, позволили понять, какие проблемы возникают при внедрении систем и предложить возможные варианты решения данных проблем.

Анализ методики внедрения системы электронного документооборота позволил выявить следующие особенности методики внедрения:

Во-первых, методика внедрения состоит из трех этапов: подготовительные работы, проектирование, а также внедрение системы и обучение пользователей.

Во-вторых, на каждом из этапов определенную роль играют следующие сотрудники: системный технолог и системный администратор.

В-третьих, методика внедрения описана в нескольких документах, что не очень удобно для работающих с ними сотрудников. Следует отметить, что отсутствует единый документ, который бы регламентировал процесс внедрения.

Выделенные преимущества и проблемы, связанные с внедрением систем электронного документооборота, позволили понять, какие проблемы возникают при внедрении систем и предложить возможные варианты решения данных проблем.

В заключение проделанной работы хотелось бы сделать следующие выводы. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого органа государственной власти. Рациональная организация системы документооборота министерства требует решения, на мой взгляд, двух задач. 

          Первой задачей является совершенствование существующих в министерстве порядка документирования документов и организации работы с ними: разработка рациональных схем движения документов, оптимизация процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения и др. Именно в неэффективной организации документооборота министерства кроется несвоевременность принятия делопроизводителем решений, отправки документов, посылки запросов и т.д. 
          Вторая задача, решаемая при внедрении приложения для программы СЭДД на современном этапе. Повышение эффективности системы документооборота министерства может быть достигнуто за счет механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов деятельности делопроизводства. 
Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

          Таким образом, повышение качества работы государственных органов в современных условиях невозможно без комплексного решения организационных, кадровых, методических задач, применения перспективных средств вычислительной техники и программных продуктов, разработанных с использованием современных технологий. От этого зависит эффективность работы министерства в целом.

         Мною была предложена усовершенствованная электронная модель документооборота, при которой в ходе документирования любой документ организации проходит путь из кабинета должностного лица, инициировавшего его создание, до списания в дело по исполнении. 
          Сделанные в ходе проведения исследования выводы имеют несомненную практическую значимость. Следование выявленным способам решения поставленной проблемы предоставляет возможность дать оценку эффективности документооборота министерства в сравнении «до» и «после»; выявить функциональные звенья в цепи делового взаимодействия, наиболее нуждающиеся в модернизации; четко определить каналы обработки информационных ресурсов. С точки зрения теоретической значимости принятие во внимание полученных выводов даёт министерству знание и понимание механизма эффективного ведения работы с документированной информацией и возрастания её мощи с учётом передовых технологий.

        
Реализация выше предложенных мероприятий позволит добиться существенного улучшения документационного обеспечения, как с качественной, так и с количественной, а также с экономической точки зрения. Рекомендации позволят разрешить проблему, связанную с загруженностью методическими документами при организации внедрения рабочей группой. Организация внедрения систем электронного документооборота является сложным процессом, который осуществляется специальными организациями, имеющими необходимые лицензии, позволяющие им заниматься данным видом деятельности.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Источники:

 

1.              Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 // Российская газета. - 1993. - 25 октября. ГОСТ  Р  6.30-2003.  Унифицированные  системы  документации.

2.                 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. Приказом Росстандарта от 17 октября 2013 №1185-ст. - М.: Национальное издательство стандартов. - 2013. -21 с.

3.     ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. – М.: Стандартинформ. – 2013. – 79 с. 6.

4.     ГОСТ Р 544471-2011. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. – М: Стандартинформ. – 2012. – 41 с. 7.

5.     ГОСТ Р 54989-2012. Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов. – М.: Стандартинформ. – 2013. – 22 с.

6.              Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам

     документационного      обеспечения.    [Электронный    ресурс]:       Режим

доступа: https://ecm-journal.ru/files/458872.htm

7.     Закон Российской Федерации от 27.07.2006 года № 149-ФЗ  Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 года

8.             О муниципальной службе в Российской Федерации: Федеральный закон

от 02 марта 2007 № 25-ФЗ. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_66530/

9.             О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: Федеральный закон от 02 мая 2006 № 59-ФЗ // Российская газета. - 2006. - 5 мая.

10.        Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: Федеральный закон от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ // Российская газета. - 2003. - 8 октября.

11.        Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ // Российская газета. - 2006. - 29 июля.

12.        Основные Правила работы архивов организаций: одобрены решением

Коллегии Росархива от 06 февраля 2002. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/

13.        Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 № 477 // Российская газета. - 2009. - 24 июня.

14.        Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 № 558. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW.45632/

15.  Портал государственных и муниципальных услуг Новосибирской области https://www.gosuslugi.ru/r/novosibirsk

16.  Постановление Правительства РФ от 24.10.2011 № 861 (ред. от 16.02.2015) "О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)"

17.  Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 (ред. от 09.2010) "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002-2010 годы)".

18.  Постановление Правительства РФ от 15.04.2014 №313 (ред. от 17.06.2015) "Об утверждении государственной программы Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)"

19.  Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (в ред. от 06.04.2017) // СПС «Гарант», 2018.

20.  Постановление Правительства Российской Федерации «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государ-ственной власти» от 6 сентября 2015 г. № 890 (в ред. от 21.07.2017) // СПС «Гарант», 2018.

21.        Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: утв. Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 № 526. [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71083090/

22.    Правила оказания услуг почтовой связи: утв. приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 № 234. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://minsvyaz.ru/ru/documents/

23.  Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015) // СПС «Гарант», 2018.

24.  Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» от 6.10.2003 года № 131-ФЗ // СПС «Гарант», 2018.

 

 

 

Литература:

25.          Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://studfiles.net/preview/52693 53/

26.        Андреева   В.И.   Делопроизводство:   организация   и   ведение.

    [Электронный ресурс]: Режим доступа: https://ozonst.cdn.ngenix.net/multi media/1007148110.pdf

27.        Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://portal.tpu.ru:7777/SHARED/e/EROGOTNEVA/UD/oso/literature/deloproizvodstvoidokumentooborot.pdf

28.  Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М.: Издательство МЭИ, 2004--49 с.  

29.  Быкова Н. Н. Электронный документооборот в финансовой сфере [Текст] / Н. Н. Быкова // Молодой ученый. — 2015. — № 7. — С. 355–357.

30.  Быкова Н. Н. Электронная отчетность в контролирующие органы Российской Федерации [Текст] / Н. Н. Быкова // Экономика, управление, финансы: материалы IV междунар. науч. конф. (г. Пермь, апрель 2015 г.). — Пермь: Зебра, 2015. — С. 73–76.

31.        Вялова Л. М. Организация движения документов // Секретарское дело. - 2006. - №2. - С. 16-20.

32.  Гундарева С. А. Совершенствование документооборота как фактор эффективности в управленческой деятельности // С. А. Гундарева // Молодой ученый. - 2015. - №7. - С. 75-78.

33.        Ермолаева, А. В. О некоторых аспектах ведения делопроизводства в законодательном (представительном) органе государственной власти субъекта РФ // Делопроизводство. - 2006. - № 1. - С. 21-30.

34.  Ирхин Ю.В."Электронное правительство" и общество: Мировые реалии и Россия". Социологические исследования. 2016. №1 с.73-82

35.  Ирхин Ю.В "Электронное правительство как форма интерактивной коммуникации между органами власти и гражданами". Вестник Российского государственного гуманитарного университета. - 2016. № 1.

36.        Кирсанова М.В., Кобук С.П., Аксёнов Ю.М. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. - М.: Изд-во: Омега-Л. 2011. - С. 256.

37.  Кленина В. И., Софинская Е.Н Внедрение информационной системы электронного документооборота и делопроизводства в органах государственной власти // Кленина В. И., Софинская Е. Н. // Человеческий капитал. — 2012. — № 7.

39. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. - М.: Изд-во: Юрайт, 2018. - С. 461.

40. Кузнецова Т.В. Регистрация - ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. - 2006.- № 1.- С. 5-8.

41. Кутафин О.Е., Фадеев В.И. Муниципальное право Российской Федерации. - М.: ТК Велби, Изд-во: Проспект, 2011. - С. 627.

42. Официальный портал Министерства экономического развития Российской Федерации [электронный ресурс]

43. Официальный портал Министерства природных ресурсов и экологии Новосибирской области [электронный ресурс]

44. Рыжков В.И. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: учебное пособие // В.И. Рыжков, - Москва: Изд-во ДВАГС, 2015. - 221 1с.

45. Подолина О. Системы электронного документооборота для государственных органов власти // Финансовая газета. Региональный выпуск. - 2007. - № 4. - С 9-13.

46. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). - М.: Изд-во: ИНФРА-М, 2012. - С. 256.

47. Стенюков  М.В.  Документоведение  и  делопроизводство  (конспект лекций). [Электронный  ресурс]:         Режим доступа: http://www.lib.tpu.ru/fulltext/v/Conferences/2012/C1/208.pdf

48. Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ // Секретарь-референт. - 2008. - № 6. - С. 23-29.

49. Титоренко Г.А. Информационные технологии управления: учебное пособие    для вузов по экономическим специальностям // Г. А. Титоренко. - 2 - е изд., доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2016. - 438 с.

50. Устинович Е. С., Барбашин Е. А. Информационная компетентность государственных служащих как фактор оптимизации информационных процессов // Информационное право. - 2017. - № 2. - С. 3.

51. Фионова Л. Р. Документационное обеспечение управления государственной службой: учеб. // Л. Р. Фионова. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2016. - 130 с.

52. Чиркин В.Е. Государственное и муниципальное управление. [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://ural-education.ru

53. Шафеева Ю. И., Быкова Н. Н. Система электронного документооборота в органах государственной власти // Молодой ученый. — 2015. — №23. — С. 78-81. — URL https://moluch.ru/archive/103/23890/ (дата обращения: 10.11.2019).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 




Скачано с www.znanio.ru



[1] https://publicadministration.un.org/egovkb/en-us/Reports/UN-E-Government-Survey-2018 (дата обращения 21.10.2018)

 

СОДЕРЖАНИЕ Введение …………………………………………………………………

СОДЕРЖАНИЕ Введение …………………………………………………………………

ВВЕДЕНИЕ В настоящее время особое значение приобретает наука документоведения

ВВЕДЕНИЕ В настоящее время особое значение приобретает наука документоведения

Это далеко не полный перечень преимуществ от внедрения и развития технологий электронного документооборота, свидетельствующий о той роли, которую играет в современном государственном управлении электронный документооборот

Это далеко не полный перечень преимуществ от внедрения и развития технологий электронного документооборота, свидетельствующий о той роли, которую играет в современном государственном управлении электронный документооборот

Цель исследования: определение сущности и значения электронного документооборота, а также изучение перспектив и определение эффектов от внедрения технологий электронного документооборота в

Цель исследования: определение сущности и значения электронного документооборота, а также изучение перспектив и определение эффектов от внедрения технологий электронного документооборота в

ГОСТы 1994 г. об электронной цифровой подписи, электронный документ в законодательных актах и

ГОСТы 1994 г. об электронной цифровой подписи, электронный документ в законодательных актах и

Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" позволил на законодательном уровне определить основные понятия, такие как "электронный документ" и "электронная…

Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" позволил на законодательном уровне определить основные понятия, такие как "электронный документ" и "электронная…

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанные в соответствии с пунктом 4 постановления

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, разработанные в соответствии с пунктом 4 постановления

Глава 1. Теоретические и методологические основы электронного документационного обеспечения государственного управления 1

Глава 1. Теоретические и методологические основы электронного документационного обеспечения государственного управления 1

Прежде чем на предприятии или в организации внедряется электронный документооборот, создается необходимое техническое оснащение и устанавливаются специальные компьютерные программы (программное обеспечение)

Прежде чем на предприятии или в организации внедряется электронный документооборот, создается необходимое техническое оснащение и устанавливаются специальные компьютерные программы (программное обеспечение)

Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов; -

Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов; -

Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков

Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков

С большими массивами документов также имеют дело руководители высшего уровня

С большими массивами документов также имеют дело руководители высшего уровня

Необходимое атрибутирование документов, без которого

Необходимое атрибутирование документов, без которого

Комбинированные — это документы, в которых одновременно от­ражаются распоряжение совершить хозяйственную операцию и факт ее исполнения (расходный кассовый ордер, счет-фактура, пла­тежная ведомость на выплату заработной…

Комбинированные — это документы, в которых одновременно от­ражаются распоряжение совершить хозяйственную операцию и факт ее исполнения (расходный кассовый ордер, счет-фактура, пла­тежная ведомость на выплату заработной…

Это облегчает использование документа в оперативной и учетной работе

Это облегчает использование документа в оперативной и учетной работе

Информационные технологии прочно вошли в нашу повседневную жизнь

Информационные технологии прочно вошли в нашу повседневную жизнь

Электронное правительство » обеспечивает возможность ведения прямого и открытого диалога граждан с государственной властью, различными социальными службами, и в конечном итоге - с каждым конкретным…

Электронное правительство » обеспечивает возможность ведения прямого и открытого диалога граждан с государственной властью, различными социальными службами, и в конечном итоге - с каждым конкретным…

Информационного общества.

Информационного общества.

Глава 2. Изучение документооборота в

Глава 2. Изучение документооборота в

МПР НСО создано 03.10.2017 № 383-п

МПР НСО создано 03.10.2017 № 383-п

Система органов исполнительной власти устанавливается отдельным законом

Система органов исполнительной власти устанавливается отдельным законом

Новосибирской области по вопросам, входящим в компетенцию министерства; б) проекты государственных и ведомственных целевых программ по вопросам, входящим в компетенцию министерства

Новосибирской области по вопросам, входящим в компетенцию министерства; б) проекты государственных и ведомственных целевых программ по вопросам, входящим в компетенцию министерства

Новосибирской области; - исполняет полномочия учредителя государственных учреждений

Новосибирской области; - исполняет полномочия учредителя государственных учреждений

Положение о государственной информационной системе «Система электронного документооборота и делопроизводства

Положение о государственной информационной системе «Система электронного документооборота и делопроизводства

N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» , от 27

N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» , от 27

рассмотрения обращений граждан и запросов информации, обеспечение учета и регистрации обращений граждан, получение адресатами, вынесение резолюций, контроль исполнения, списание в дело; 6) организация работы с…

рассмотрения обращений граждан и запросов информации, обеспечение учета и регистрации обращений граждан, получение адресатами, вынесение резолюций, контроль исполнения, списание в дело; 6) организация работы с…

ГИС «СЭДД Правительства НСО»; 18) обеспечение посредством базовых и технологических сервисов работы и взаимодействия всех модулей

ГИС «СЭДД Правительства НСО»; 18) обеспечение посредством базовых и технологических сервисов работы и взаимодействия всех модулей

СЭДД, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов

СЭДД, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов

Российской Федерацией полномочий органам государственной власти субъектов

Российской Федерацией полномочий органам государственной власти субъектов

ГИС «СЭДД Правительства НСО»:

ГИС «СЭДД Правительства НСО»:

Контрольно-счетная палата Новосибирской области, осуществляющая деятельность в

Контрольно-счетная палата Новосибирской области, осуществляющая деятельность в

Полномочия и обязанности Оператора

Полномочия и обязанности Оператора

НСО», включая защиту от несанкционированного доступа, резервное хранение и восстановление информации; - обеспечивает актуализацию справочников и классификаторов, необходимых для реализации функций

НСО», включая защиту от несанкционированного доступа, резервное хранение и восстановление информации; - обеспечивает актуализацию справочников и классификаторов, необходимых для реализации функций

ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках своих полномочий и обязанностей; 5) осуществляют согласование расширения прав доступа к информации, содержащейся в

ГИС «СЭДД Правительства НСО» в рамках своих полномочий и обязанностей; 5) осуществляют согласование расширения прав доступа к информации, содержащейся в

ГИС «СЭДД Правительства НСО»; б) за 3 рабочих дня до предполагаемого события доводят до оператора

ГИС «СЭДД Правительства НСО»; б) за 3 рабочих дня до предполагаемого события доводят до оператора

N 73 «О признании электронных документов в системе электронного документооборота и делопроизводства в

N 73 «О признании электронных документов в системе электронного документооборота и делопроизводства в

СЭДД. Документы МЭДО – количество их также выросло в связи с тем, что больше организаций переведено на электронный документооборот

СЭДД. Документы МЭДО – количество их также выросло в связи с тем, что больше организаций переведено на электронный документооборот

Новосибирской области. Требования к организации работы по рассмотрению обращений граждан и проведению личного приема граждан в министерстве установлены постановлением

Новосибирской области. Требования к организации работы по рассмотрению обращений граждан и проведению личного приема граждан в министерстве установлены постановлением

За 2018 год в результате проведения проверок в отношении юридических и физических лиц

За 2018 год в результате проведения проверок в отношении юридических и физических лиц

Итоговый аналитический отчет составляется в конце года

Итоговый аналитический отчет составляется в конце года

После подписания министром, исходящий документ передается секретарю для регистрации

После подписания министром, исходящий документ передается секретарю для регистрации

Все вышеперечисленные преимущества от внедрения

Все вышеперечисленные преимущества от внедрения

Описание предметной области. Поставленные цель и задачи позволяют понять то, для чего предназначен данный документ

Описание предметной области. Поставленные цель и задачи позволяют понять то, для чего предназначен данный документ

Сокращение времени на поиск и создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска…

Сокращение времени на поиск и создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска…

Внедрение системы и обучение пользователей (устанавливается необходимое программное обеспечение, заполняются справочники, проводится обучение пользователей и их аттестация по итогам обучения)

Внедрение системы и обучение пользователей (устанавливается необходимое программное обеспечение, заполняются справочники, проводится обучение пользователей и их аттестация по итогам обучения)

Итак, в системе электронного документооборота ведутся следующие справочники:

Итак, в системе электронного документооборота ведутся следующие справочники:

ЗАКЛЮЧЕНИЕ На сегодняшний день программа развития системы документооборота в государственных органах уже дает свои результаты: - автоматизация системы электронного документооборота прошла практически в каждом госоргане,…

ЗАКЛЮЧЕНИЕ На сегодняшний день программа развития системы документооборота в государственных органах уже дает свои результаты: - автоматизация системы электронного документооборота прошла практически в каждом госоргане,…

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что развитие системы электронного документооборота имеет перспективы, однако этот процесс займет достаточно долгий срок

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что развитие системы электронного документооборота имеет перспективы, однако этот процесс займет достаточно долгий срок

Характеристика основных особенностей и функций, присущих системам электронного документооборота позволила выявить понятие систем электронного документооборота, цель их создания разработчиками, а также определить специфику деятельности организаций-разработчиков…

Характеристика основных особенностей и функций, присущих системам электронного документооборота позволила выявить понятие систем электронного документооборота, цель их создания разработчиками, а также определить специфику деятельности организаций-разработчиков…

Анализ методики внедрения системы электронного документооборота позволил выявить следующие особенности методики внедрения:

Анализ методики внедрения системы электронного документооборота позволил выявить следующие особенности методики внедрения:
Скачать файл