Ввод данных

Ввод данных (всегда производится в активной ячейке)

1.     Активизировать ячейку, т.е. переместить курсор в ту ячейку, куда будут вводиться данные.

2.     Ввести данные (текст, число, формулу), используя клавиатуру.

3.     Подтвердить ввод: либо нажав клавишу ввод (Enter); либо нажав кнопку (галочка) перед полем ввода текста; либо щелкнув мышкой на месте другой ячейки; либо покинув текущую ячейку с помощью клавиш управления курсором.

Автоматизация ввода. Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel содержит средства автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение. Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку программа Excel проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющемся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ENTER подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант. Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами. Очень удобным средством, которое используется только в MS EXCEL , является автозаполнение смежных ячеек. К примеру, необходимо в столбец или строку ввести названия месяцев года. Это можно сделать вручную. Но есть гораздо более удобный способ:

·         Введите в первую ячейку нужный месяц, например январь.

·         Выделите эту ячейку. В правом нижнем углу рамки выделения находится маленький квадратик – маркер заполнения.

·         Подведите указатель мыши к маркеру заполнения (он примет вид крестика), удерживая нажатой левую кнопку мыши, протяните маркер в нужном направлении. При этом рядом с рамкой будет видно текущее значение ячейки.

Если необходимо заполнить какой-то числовой ряд, то нужно в соседние две ячейки ввести два первых числа (например, в А4 ввести 1, а в В4 – 2), выделить эти две ячейки и протянуть за маркер область выделения до нужных размеров.

Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Главная /Заполнить/Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка по кнопке ОК, программа заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами.

Исправление данных, содержащихся в ячейке:

1.     Активизировать ячейку.

2.     Выполнить двойной щелчок либо нажать F2, либо щелкнуть мышкой по полю строки ввода текста.

3.     После появления курсора произвести исправления.

Редактирование таблицы предполагает как изменение структуры таблицы (добавление/удаление строк/столбцов/ячеек) так и изменение содержимого ячеек.

Чтобы добавить/удалить строку/столбец/группу ячеек необходимо выделить соседние строку/столбец и выполнить команду вставить/удалить.

Редактирование содержимого ячеек аналогично редактированию текста в MS Word. К редактированию относятся операции копирования, перемещения, удаления ячеек.

Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать методом перетаскивания, при работе с большими диапазонами - буфер обмена.