Практическая работа №2

Тема: Вычисление рабочего времени ресурсов в MS Project

Цель работы: изучение методов управления сложными проектами, овладение навыками работы в среде системы MS Project

Время выполнения 8 часов

Теоретический материал

Задача – составная часть проекта.

Ресурсы – материальные и рабочие.

Назначение – выделение ресурсов на задачу.

Фаза – объединение задач. Суммарная задача – задача, объединяющая другие.

Веха – завершающая задача, выполнение которой приводит к важному результату.

Длительность – время, необходимое на выполнение задачи.

Трудозатраты – объем работ, необходимых для выполнения

задачи

Затраты – стоимость выполнения задачи.

Зависимость – связь задач между собой, определяющая последовательность их выполнения.

Длительность проекта – время от начала самой ранней задачи до окончания наиболее поздней.

Критическая задача – задача, при увеличении длительности которой увеличивается время выполнения проекта.

Задание

Создать план проекта по внедрению корпоративной системы на промышленном предприятии.

Ход выполнения работы:

1. Создание нового проекта

Первыми шагами при создании календарного плана являются: запуск нового плана проекта, определение начальной или конечной даты проекта, а также ввод общих сведений о проекте.

Начиная новый проект в Microsoft Project, можно ввести или начальную, или конечную дату проекта, но не обе. Рекомендуется вводить только начальную дату проекта, а конечная дата будет рассчитана в Microsoft Project после ввода и планирования задач. Если проект должен быть завершен к определенной дате, следует ввести только конечную дату проекта. Первоначальное планирование следует выполнять с конечной даты, чтобы определить дату, когда необходимо начать проект. Если известна наилучшая начальная дата и работа начата, более эффективно выполнять планирование с начальной даты.

1. Нажмите кнопку Создать. Кнопка Создать может быть временно скрыта. Она может не отображаться, если для отображения всех кнопок недостаточно места. Нажмите кнопку Параметры панелей инструментов, а затем нажмите кнопку Создать.

2. В меню Проект выберите команду Сведения о проекте. Введите или выберите начальную или конечную дату проекта и нажмите кнопку OK. Нажмите кнопку Сохранить.

3. В поле Имя файла введите имя проекта, а затем нажмите кнопку Сохранить.

4. Начальную или конечную дату можно изменить, выбрав команду Сведения о проекте в меню Проект.  Кроме того, для быстрого создания нового проекта может быть использована боковая область Определение проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи и щелкните ссылку Определение проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.  Ввод ключевых сведений о проекте  В каждом проекте содержится уникальный набор компонентов: цель проекта, определенные задачи, а также лица, их выполняющие. Чтобы помнить все важные сведения и их взаимосвязь, следует вводить данные о проекте и обращаться к ним при необходимости.

В меню Файл выберите команду Свойства и откройте вкладку Документ. Введите любые сведения о проекте, например, укажите лиц, которые будут им управлять и вести файл проекта, опишите цель проекта, известные ограничения и введите другие общие замечания о проекте. Нажмите кнопку OK.

Чтобы найти не отображаемые команды меню, щелкните стрелку в нижней строке меню. Появятся все команды данного меню. Меню также можно развернуть, дважды щелкнув его кнопкой мыши.

2. Настройка календаря проекта

Календарь проекта можно изменять, чтобы отражать рабочие дни и часы для каждого участника проекта. Стандартный календарь с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00, с часовым обеденным перерывом. Можно определить и нерабочее время, например выходные или ночное время, а также специальные выходные дни, например праздники.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.

2. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время.

3. Выберите дату в календаре.

Чтобы изменить один день недели во всем календаре (например, задать окончание работы по пятницам в 16:00), выберите сокращенное обозначение этого дня вверху календаря. Чтобы изменить все рабочие дни, например, чтобы начинать работу со вторника по пятницу в 10:00, выберите обозначение этого дня (например, «Вт» для вторника) для первого рабочего дня недели, а затем, удерживая клавишу SHIFT, выберите обозначение последнего рабочего дня («Пт» для пятницы).

Выберите параметр нерабочее время для выходных дней или нестандартное рабочее время для изменения часов работы. Если выбран параметр нестандартное рабочее, введите необходимое время начала работы в поле С и время окончания в поле По. Нажмите кнопку OK.

Для быстрой настройки календаря проекта можно использовать боковую область Рабочее время проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи и щелкните ссылку Определение рабочего времени проекта. Следуйте указаниям в боковой области.

3. Ввод и организация списка задач

Когда создан план проекта, его можно заполнить задачами. Сначала перечислите шаги, необходимые для достижения целей проекта. Проще всего начать с крупных частей работы, а затем поделить каждую часть на задачи с отдельными результатами. Добавьте вехи. И, наконец, оцените и введите примерную длительность.

После ввода сведений о задачах создается структура, которая помогает при логической организации задач и просмотре структуры всего проекта.

4. Ввод задач и их длительностей

Обычный проект представляет собой набор связанных задач. Задача определяется объемом работы и конкретными результатами; она должна быть достаточно короткой, чтобы можно было регулярно отслеживать ее ход выполнения. Длительность задач обычно должна лежать в интервале от одного дня до двух недель.

Введите задачи в порядке их возникновения. Затем оцените продолжительность каждой задачи и введите эту оценку в качестве длительностей. Длительности используются в Microsoft Project для расчета объема работы, который необходимо выполнить в рамках каждой задачи.

Примечание: Не следует для каждой задачи вводить даты в поля Начало и Окончание. В Microsoft Project начальная и конечная даты рассчитываются с учетом связей между задачами, о которых будет рассказано позже.

5. Организация задач в логическую структуру

Структурирование помогает организовать задачи в более удобные для управления компоненты. Создав иерархию, можно объединить связанные задачи в более общую задачу. Общие задачи называются суммарными задачами; задачи, объединенные под суммарной задачей, называются подзадачами. Начальная и конечная дата суммарной задачи определяется начальной и конечной датами первой и последней ее подзадачи.

Чтобы организовать структуру, следует использовать кнопки структуры: Отступ, Выступ, Показать подзадачи, Скрыть подзадачи.

6. Создание вехи

Веха — это задача, используемая для обозначения значимых событий

календарного плана, например завершения основного этапа работ. При вводе нулевой длительности для задачи в Microsoft Project на диаграмме Ганта в начале соответствующего дня отображается символ вехи.

В поле Длительность щелкните длительность той задачи, которую требуется сделать вехой, а затем введите значение 0д. Нажмите клавишу ENTER.

Задача с нулевой длительностью автоматически помечается как веха, но сделана вехой может быть любая задача. Чтобы пометить задачу как веху, выберите задачу в поле Название задачи. Нажмите кнопку Сведения о задаче, выберите вкладку Дополнительно, а затем установите флажок Пометить задачу как веху.

Кроме того, для быстрого создания вехи может быть использована боковая область Список задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи, а затем щелкните ссылку Ввод задач проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.

7. Определение длительности задач

В поле Длительность введите время, необходимое для выполнения

задачи в месяцах, неделях, днях, часах или минутах, без учета нерабочих дней. Можно использовать следующие сокращения: месяцы = м; недели = н; 52дни = д; часы = ч; минуты = мин. Чтобы задать примерную длительность, введите после нее знак вопроса.

8. Создание повторяющихся задач

Повторяющиеся задачи — это задачи, которые регулярно повторяются, например еженедельные собрания.

1. В поле Название задачи выберите строку, где должна находиться повторяющаяся задача.

2. В меню Вставка выберите команду Повторяющаяся задача.

3. В поле Название задачи введите название задачи.

4. В поле Длительность введите или выберите длительность одного экземпляра задачи.

5. В группе Повторять выберите периодичность Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно.

6. В поле справа от параметра Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно или Ежегодно определите частоту задачи.

7. В группе Пределы повторения введите дату начала в поле Начало и затем выберите параметр Окончание после или Окончание. Если выбран параметр Окончание после, введите число повторений задачи. Если выбран параметр Окончание, введите дату, к которой данная повторяющаяся задача должна закончиться.

8. Нажмите кнопку OK.

Чтобы просмотреть в представлении задач все экземпляры повторяющейся задачи, щелкните значок «плюс» рядом с главной повторяющейся задачей.

9. Создание суммарной задачи

Для того чтобы можно было видеть суммарные задачи в меню Сервис выбрать Параметры и отметить опцию Время начала и завершения задач

После создания и структурирования списка задач следует проверить, как задачи соотносятся друг с другом и как они соответствуют важным датам.

Можно связать задачи, чтобы отразить их зависимость, например, указав, что одна задача начинается по завершении другой. Эти связи называются зависимостями задач. Вместе с длительностью и другими факторами планирования зависимости задач играют в Microsoft Project важную роль при расчете начальной и конечной даты задач.

Если изменился график связанной задачи, перепланирование связанных с ней задач производится автоматически. Уточнить календарные планы задач можно с помощью конкретных ограничений дат и крайних сроков.

10. Создание взаимосвязей между задачами

Одним из наиболее надежных способов планирования задач является установление взаимосвязей между ними, т. е. зависимостей задач.

Зависимости задач отражают обусловленность последующих задач, или последователей, более ранними задачами, или предшественниками.

После того как задачи связаны, изменение дат предшественника влияет на изменение дат последователей. В Microsoft Project по умолчанию создается зависимость задач типа «Окончание-начало». Однако, поскольку зависимость «Окончание-начало» подходит не для каждого случая, для реального моделирования проекта связь задач можно изменить на «Начало-начало», «Окончание-окончание» или «Начало-окончание». В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.

Чтобы связать две или более задач друг с другом, выберите их в поле Название задачи, причем в том же порядке, в котором они должны быть связаны. Чтобы выбрать несколько задач подряд, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните первую и последнюю задачи. Чтобы выбрать несколько задач вразброс, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно нужные задачи. Нажмите кнопку Связать задачи.

Чтобы изменить связь задач, дважды щелкните линию связи между задачами, которую требуется изменить. Будет открыто диалоговое окно Зависимость задач. Если будет открыто диалоговое окно Стили отрезков, вы щелкнули не линию связи; необходимо закрыть это диалоговое окно и снова дважды щелкнуть связь задач. В поле со списком Тип выберите нужный тип связи между задачами и нажмите кнопку OK.

Чтобы разорвать связь между задачами, выберите эти задачи в поле Название задачи и нажмите кнопку Разорвать связи задач. Все связи удаляются, а все задачи перепланируются на основании ограничений, например «Как можно раньше» или «Фактическое окончание».

Кроме того, для быстрого установления связей задач может быть использована боковая область Планирование задач. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Задачи, а затем щелкните ссылку Планирование задач. Следуйте инструкциям на боковой панели.

11.. Назначение ресурсов

Задачам следует назначать ресурсы, если требуется выполнять

следующие действия:

1. Отслеживание объема работ, выполненного назначенными задачам сотрудниками и оборудованием, или отслеживание материалов, использованных для выполнения задачи.

2. Планирование задач с большей гибкостью.

3. Балансировка загрузки ресурсов между теми ресурсами, которым

назначено мало работы, и теми, которым назначено много работы.

4. Отслеживание затрат на ресурсы.

Без сведений о ресурсах календарный план в Microsoft Project рассчитывается на основе длительности задачи, зависимостей и ограничений даты. Если ресурсы назначены, график работы и доступность ресурсов используются при расчете календарного плана.

Создание списка ресурсов  Лист ресурсов Microsoft Project используется для создания списка лиц, оборудования и материалов, составляющих рабочую группу и выполняющих

задачи проекта. Список ресурсов будет содержать рабочие ресурсы или материальные ресурсы. Рабочие ресурсы — это сотрудники или оборудование; материальные ресурсы — это расходные материалы или сырье, например бетон, древесина или гвозди.

1. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов.

2. В меню Вид выберите команды Таблица и Ввод.

563. В поле Название ресурса введите название ресурса.

4. В поле Тип определите тип ресурса: рабочий или материальный.

Чтобы обозначить группы ресурсов, в поле Группа в качестве названия ресурса введите название группы.

Для каждого рабочего ресурса (сотрудники или оборудование) в поле Макс. единиц введите в процентах максимальное число единиц, доступных для этого ресурса. Например, введите значение 300%, чтобы указать, что доступны три единицы полной занятости определенного ресурса.

Для каждого материального ресурса (расходного материала для проекта) в поле Единицы измерения материалов введите единицы измерения материального ресурса, например тонны.

Если производится работа с диаграммой Ганта или другими представлениями задач, можно ввести дополнительные названия ресурсов.

Чтобы назначить дополнительные ресурсы, нажмите кнопку Назначить ресурсы   и введите название ресурса в поле Название ресурса. Кроме того, чтобы импортировать ресурсы из Microsoft Exchange, Microsoft Active Directory или сервера Microsoft Project Server, можно нажать кнопку

Параметры списка ресурсов, а затем кнопку Добавить ресурсы.  Кроме того, для быстрого создания списка ресурсов может быть использована боковая область Выбор ресурсов. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Выбор людей и оборудования для проекта. Следуйте инструкциям в боковой области.

12. Изменение графика работы ресурса

Рабочие часы и выходные дни, указанные в календаре проекта, являются стандартными рабочими часами и выходными днями для каждого ресурса. Если отдельный ресурс работает совсем по другому графику или необходимо учесть отпуск или простой оборудования, можно изменить индивидуальный календарь ресурса.

1. В меню Вид выберите команду Лист ресурсов, а затем выберите ресурс, график которого требуется изменить.

2. В меню Проект выберите команду Сведения о ресурсе и откройте вкладку Рабочее время.

3. Выберите в календаре дни, которые требуется изменить. Чтобы изменить день недели для всего календаря, выберите сокращенное обозначение этого дня вверху календаря.

4. Выберите параметр стандартное время, нерабочее время или нестандартное рабочее время. Если выбран параметр стандартное время, для выбранных дней по умолчанию используется стандартный календарь Microsoft Project, т. е. работа с понедельника по пятницу, с 9:00 до 13:00 и с

14:00 до 18:00.

Если выбран параметр нестандартное рабочее время, введите время начала работы в поле С и время окончания в поле По.

6. Нажмите кнопку OK.

Если для группы ресурсов совпадают особые рабочие часы и выходные дни, например вторая смена или другие выходные, для этой группы можно создать новый базовый календарь. В меню Сервис выберите команду Изменить рабочее время. Нажмите кнопку Создать и введите название нового базового календаря. Чтобы начать формирование стандартного календаря, выберите параметр Создать новый базовый календарь.

Для быстрого изменения графика работы ресурса можно использовать боковую область Рабочее время проекта. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Определение рабочих часов для ресурсов. Следуйте инструкциям в боковой области.

13. Назначение ресурсов задачам

Задаче можно назначить несколько ресурсов, а также определить, все или не все рабочее время ресурс работает над задачей. Если назначенная ресурсу работа превышает ежедневную полную занятость, указанную в календаре рабочего времени ресурса, в Microsoft Project в представлениях ресурсов название перегруженного ресурса выделяется красным цветом.

1. В меню Вид выберите команду Диаграмма Ганта.

2. В поле Название задачи выберите задачу, которой требуется

назначить ресурс, а затем нажмите кнопку Назначить ресурсы.

3. В поле Название ресурса выберите ресурс, которой требуется назначить задаче.

4. Чтобы назначить неполную занятость ресурса, в столбце Единицы следует выбрать или ввести значение меньше 100 процентов, задающее долю рабочего времени, которую ресурс должен посвятить этой задаче.

5. Чтобы назначить несколько разных ресурсов, выберите названия этих ресурсов, удерживая клавишу CTRL.

6. Чтобы назначить несколько одинаковых ресурсов (например двух плотников), в столбце Единицы введите или выберите значение больше 100 процентов. При необходимости в поле Название ресурса введите название нового ресурса.

7. Нажмите кнопку Назначить. Галочка слева от столбца Название ресурса указывает, что ресурс назначен выбранной задаче.

8. Нажмите кнопку Закрыть.

Один ресурс можно заменить другим. Выберите задачу, ресурсы которой требуется заменить. В диалоговом окне Назначение ресурсов выберите назначенный ресурс и нажмите кнопку Удалить. Выберите один или несколько ресурсов для назначения, а затем нажмите кнопку OK

Для быстрого назначения ресурсов можно использовать боковую область Назначение ресурсов. На панели инструментов Консультант нажмите кнопку Ресурсы и щелкните ссылку Назначение людей и оборудования задачам. Следуйте инструкциям в боковой области.

Проверка и изменение назначений ресурсов  В представлении «Использование ресурсов» отображаются ресурсы проекта и назначенные им задачи, сгруппированные под каждым ресурсом. С помощью представления «Использование ресурсов» можно определить количество часов, запланированных для работы ресурса над каждой задачей, а также ресурсы с превышением доступности. Кроме того, определяется время, которое может быть выделено каждому ресурсу для дополнительных трудозатрат.

1. В меню Вид выберите команду Использование ресурсов.

2. В столбце Название ресурса просмотрите назначения ресурсов.

3. Чтобы заменить для задачи один назначенный ресурс на другой,

выберите нужную строку, установите указатель на поле «Идентификатор» (самый левый столбец), а затем перетащите задачу под новый ресурс.

Имеется возможность изменить единицы шкалы времени, например, с дней на недели. В меню Формат выберите команду Шкала времени и вкладку Нижний уровень. Выберите в поле со списком Единицы нужные единицы для шкалы времени. То же самое можно выполнить на вкладках Средний уровень и Верхний уровень.

Если название ресурса выделено красным жирным шрифтом, это означает, что ресурс перегружен.

В результате выполнения всех описанных действий к проекту добавлены сотрудники, оборудование и материалы, определены графики работы, а задачам назначены ресурсы. Если используется средство интерактивной совместной работы группы, например, сервер Microsoft Project Server, назначения будут опубликованы для принятия членами группы.

Контрольные вопросы:

1.       Как предусмотреть возможность изменения ставки ресурса во время исполнения проекта.

2.       Для чего в MS Project 2007 используется поле Дата действия (Effective Date).

3.       В чем особенность ввода ставок использования материальных ресурсов.

4.       Что определяет стоимость ресурса в зависимости от затраченного ресурсом времени – ставки или затраты.

5.       Из какой таблицы норм затрат ставка ресурса берется по умолчанию.

6.       Как можно изменить стоимость назначения, например, если ресурс работает на выезде по особым командировочным ставкам.

7.       Как в среде MS Project 2007 открыть, заполнить и использовать таблицы норм затрат.

8.       По какой формуле определяется стоимость задачи.

9.       Что такое фиксированные затраты. Как они зависят от трудозатрат. Как в среде MS Project 2007 ввести фиксированные затраты.

10.    Назовите способы оплаты работ. Могут ли они сочетаться в одном проекте. Как в среде MS Project 2007 можно указать способы оплаты.

Скачано с www.znanio.ru