Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления».

Введение

План занятия:

1.Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления». 2.Понятийный аппарат. Классификация документов.

3.История развития научных представлений о документационном обеспечении управления.

Неотъемлемой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с до- кументами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно- информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее зеркалом.

Работа с документацией — основной вид деятельности всех работников аппарата управления. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора — в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий — в актах и т.д.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями.

Важнейшими задачами делопроизводства являются отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Цель дисциплины «Документационное обеспечение управления» — научить будущего специалиста правильно составлять документы и работать с ними, анализировать и решать вопросы, связанные с обеспечением высокоэффективной работы  руководителя.

Приступая к изучению дисциплины, прежде всего, следует ознакомиться с основными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с  документами.

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины  «делопроизводство»

и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документирование (от лат. documentum — доказательство) — это процесс создания и оформления   документа.   Государственный   стандарт   определяет   документирование как

«запись информации на различных носителях по установленным правилам».

В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась, а в 1980-е гг. уступила место персональным компьютерам, которые стали широко использоваться для создания документов.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма,  машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные  ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов (например, заявления, объяснительные записки) создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного  управления.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения  и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входят:

-прием и первичная обработка  документов;

-их предварительное рассмотрение, распределение и регистрация;

-информационно-справочная работа;

-исполнение документов; контроль исполнения документов;

-их отправка;

-систематизация (формирование дел) и текущее хранение  документов.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели».

Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику, поэтому она разделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на  предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъяв- ляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме.

Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к принятию малообоснованных, неверных или ошибочных управленческих решений.

Документ согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации  и  защите информации» -это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизиты - это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном  материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во  времени.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди  них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые опре- деляются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ,  обязаны:

-соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

-издавать документы только в пределах своей  компетенции;

-соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Юридическая сила документа определяет его бесспорность. Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайна важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них  информации.

Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

К наиболее юридически значимым реквизитам относятся наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать   слово

«заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

Степень подлинности документов — это в управленческой практике разделение документов на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным.

Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) часть их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа, повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно  выдается при утере документа (свидетельства о рождении диплома и т.д.).

Классификация документов.

Все документы, которые создаются в учреждениях, отражают работу административно- управленческого аппарата. Для того чтобы разобраться в многообразии документов, необхо- димо классифицировать их по различным признакам.

По видам деятельности различают следующие документы: 1.организационно-распорядительные;

2.финансово-расчетные; 3.снабженческо-сбытовые;

4.кадровые        или        документы         по         личному        составу        предприятия. В  самостоятельную  группу можно  выделить  коммерческие виды  документов: контракты,

коммерческие письма, коммерческие акты, претензии (рекламации), исковые заявления, кассационные жалобы.

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.д.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы вышестоящих органов.

Среди документов особую группу занимают заявления, предложения, жалобы, письма граждан.

По происхождению документы бывают служебными и личными.

Служебные документы отражают деятельность учреждения; личные документы — это письма, заявления, составленные отдельными лицами.

По месту возникновения документы делят на внутренние и внешние.

К внутренним документам относятся такие, которые создаются внутри данного учреждения; к внешним — документы, поступающие из других организаций.

По содержанию документы бывают простыми и сложными.

Простыми считаются документы, содержащие один вопрос, сложными — содержащие два вопроса или более. Например, письмо, направленное в Министерство  строительства  РФ по вопросу строительства стадиона, — это простой документ, а протокол отчетно- выборного собрания профкома учреждения — сложный документ.

По срочности различают весьма срочные, срочные и несрочные документы.

Обычно срочность указывается в резолюции или на документе проставляется гриф «В. срочно» либо «Срочно», что означает внеочередность и незамедлительность исполнения. С несрочными документами ведут работу по общим правилам и никакого грифа на них не ставят.

По гласности документы бывают секретными, несекретными и для служебного использования.

Секретные  документы  имеют  особую  отметку  секретности  «Совершенно секретно»,

«Секретно» или «КТ». Работу с секретными документами ведут сотрудники, которые имеют к ним доступ.

Несекретные документы могут публиковаться в открытой печати. Есть несекретные документы, содержание которых предназначено для служебного пользования. На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

По форме документы делятся на индивидуальные и типовые.

Индивидуальными называются документы, текст которых создается заново и не повторяется в других документах.

Типовые документы отражают однотипные производственные, управленческие и другие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца.

Типовые документы, имеющие бланк с постоянной переменной (индивидуальной для каждого документа информацией), могут называться трафаретными. Постоянная часть этих документов обычно печатается на бланке, а переменная оформляется от руки или на пишущей машине, а также на ПК, если в памяти заложен шаблон документа.

По срокам хранения документы подразделяются на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от способа воспроизведения документы могут быть текстовыми (рукописные, типографские, отпечатанные на машинке, ПК); изобразительными (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи); звуковыми (пластинки, магнитные ленты, электромагнитные кассеты);  кино- и фотодокументы.

По стадиям создания документы можно представить в виде, черновика, оригинала, копии и дубликата.

Черновик — это документ в предварительной редакции. Оригинал (подлинник) — это первый     экземпляр     документа,     составленный     в     соответствии     с   требованиями,

предъявляемыми к документу. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующими должностными  лицами.

Копия — это точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу

«Копия». Копии могут быть простыми и заверенными.

Иногда требуется воспроизвести не весь документ, а только часть его. Тогда делают выписку (например, из протокола, приказа, собрания).

Разновидность копии — дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо документа. Он обладает такой же юридической силой, что и подлинник. Например, в случае утери диплома об окончании учебного заведения дубликат выдает то учебное заведение, которое выдавало  оригинал.

Учреждения ведут переписку, в результате которой остаются копии отправленных документов. Такие копии заверяются исполнителем и называются отпуском. С их помощью организуется справочный учет документов.

Обратимся  к истории развития научных представлений о делопроизводстве

Информационная технология возникла на Земле несколько миллионов лет назад вместе с нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями и другими первыми приемами общения наших предков. Но тогда обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами. Только около 100 тысяч лет назад с развитием речи стало возможным индивидуальное накопление информации в памяти человека. Коллективную память человечеству дало возникновение письменности V-VI тысячелетий назад. Письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки информации: сбор, передачу, хранение и другие.

Эти возможности открыла фиксация информации на материальных носителях. Первая в истории информационная символика была представлена в каменном веке образами, которые в виде рисунка на камне отражали отдельное представление, — так называемое пиктографическое письмо. В бронзовом веке появляются изображения повторяющихся систем понятий — идеографическое письмо. Эти способы записи информации превращаются с конца IV тысячелетия до н. э. в рисуночное иероглифическое письмо. Иероглифическое письмо сохранилось как усовершенствованный реликт, например, в Китае, Японии, Корее до наших дней.

Следующим заметным шагом в развитии информационных технологий стали переход на сырые глиняные таблички как компактные носители информации и создание линейного слогового «аккадского» письма. В этот период в Вавилоне и других государствах этот язык впервые в истории начинает выполнять международные функции в дипломатии и торговле, выведя информацию из узконациональных рамок и придав ей широкие коммуникационные возможности.

При этом из общего объема информации стали выделяться документы — носители с зафиксированными договорами, расписками, завещаниями и др., каждый из которых имел специфику своего оформления и доказательств правдивости информационного со- держания. Новым этапом на этом пути явилось создание в X-IX вв. до н. э. финикийского алфавита. Революционный, по сути, и многоэтапный по времени переход к алфавитным системам письменности .завершается в VIII в. до н. э. созданием на основе финикийского письма греческого алфавита — основы большинства современных письменных систем.

Усовершенствованию алфавитной письменности послужило изобретение во II—I вв.   до н. э. в Александрии начал пунктуации; развитие письменной символики завершается в Европе в XV в. созданием пунктуации современного вида.

Усложнение к XIV в. способа записи текста сделало ее в условиях складывающейся государственности доступной узкому кругу социально обособленных специалистов в сфере средневековых информационных технологий.

На развитие информационного взаимодействия людей всегда оказывали влияние социальные, политические и региональные факторы.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что развитие информационных технологий в России проходило те же этапы развития, но в более сжатые сроки. Имеются свидетельства в зарубежных источниках, что еще в VIII-IX в. русичи «четами и резами» делали надписи на надгробиях и бытовых предметах. Но культура написания документов в древнерусском государстве восходит к X в. Свидетельства этого —договоры с Византией 911 г. (князь Олег) и 945 г. (князь Игорь). Примечательно, что в обоих договорах упоминается об уже существовавшей практике составления документов. В первом случае — письменных завещаний, во втором — подорожных грамот для купеческих кораблей.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных служителей, не случайно с XIV в. термин «дьяк» как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры.

Древнерусские документы, как и книги, длительное время писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

Документы хранились в сундуках в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей, а особо ценные вместе с казной, как правило, в церкви как наиболее надежном месте под двумя замками, т. е. под контролем двух независимых должностных или выборных лиц. Четкой единообразной системы учета документов, их сведения в комплексы еще не существовало, но появлялись установленные законами правила аннулирования и уничтожения перестававших действовать документов.

Этапы становления делопроизводства .

Можно выделить три этапа становления делопроизводства в России:

-приказное делопроизводство;

-коллежское делопроизводство;

-министерское делопроизводство.

С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

-поступление документа на рассмотрение;

-подготовка дела к «докладу»;

-рассмотрение и решение дела;

-оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе (центральном исполнительном органе) начиналось по инициативе царя или поступившему документу: жалобе, извету, челобитной или отписке.

Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось   в приказ через тех, кто был в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение, если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение — рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или поручал это кому- нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими «памятями» (записками) подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем на обороте поверх адресования делалась датированная запись о получении  документа.  При  необходимости  судья или  дьяк   делал

помету «выписать», что означало подготовить справочный материал, т. е. начать рассмотрение дела. Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы , где в соответствии с поручением старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу) или инициативный документ по своему разумению; все последующие правки делались на этом же проекте на широком левом поле (4-5 см) или поверх писаного текста. После вынесения окончательного решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т. е. исправлял его. Только после этого младший подьячий переписывал документ набело, подьячий «справлял»; т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял — справлял его своей подписью — «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого необходима была «припись», которая свидетельствовала  об  ответственности  за  содержание  документа.  Черновик  документа —

«отпуск» — определялся на хранение.

В XV в. дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую первоначально  привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. использовалась и отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков — наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, и он почти не выцветал. Документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться книжная (тетрадная) форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись боярские списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

В этот период сформировались системы бухгалтерской, военной, дипломатической, статистической и других систем документации.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в этот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные, одна- ко внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Отписки — документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты — это документы, посылаемые из приказов на места — боярам, воеводам, приказным людям. Царю и в Думу приказы представляли, отписки или доклады, воеводам и другим местным началь- никам царь давал наказы, приказы между собой сносились памятями, обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных. Личная переписка часто называлась грамотками. Но эти названия, как правило, не проставлялись над текстом документа, а взяты историками из самих текстов или из ссылок на них в других документах.

Другие информационные элементы: обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа — так же составляли один сплошной текст. Но документ, как правило — начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана.

Кроме этих элементов можно говорить и о некоторой стабильности текста для каждой группы документов, например, по единому образцу писались наказы воеводам о порядке вступления в должность, финансах, полномочиях, обязанностях и т. д., выдававшиеся из разных приказов.

Таким образом, история делопроизводства в XVI-XVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений создается и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

Восемнадцатый век в развитии делопроизводства — это усиление законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности. Законодательной основой реформы стал утвержденный Петром I в 1720 г. Генеральный регламент.

Он ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным под- разделением — канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики (для письменного и устного перевода) и вахмистр, он же сторож для охраны учреждения.

Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа по- вторялась вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта. Однако и в этом случае дела  достигали солидных размеров.

Особенностью регистрации документов в коллежской системе делопроизводства было то, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела,  а после — и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в  присутствие.

Предварительной подготовкой дела для рассмотрения в присутствии коллегии занимались помощники секретаря и канцеляристы под руководством секретаря. Подготовка дела к докладу включала сбор всех необходимых справок по данному делу (для этого в дру- гие учреждения могли направляться канцелярские запросы), а также в выписке всех существующих узаконений по данному делу. Результатом этой работы являлся доклад и краткая записка по делу. Вводились и первые типовые сроки исполнения документов, так, в первую очередь в коллегиях рассматривались государственные дела,  затем —  частные. Все решенные дела и оставленные копии сдавались в актохранилища, которые получили европейское наименование — архивы, для заведования ими была учреждена особая должность — архивариус.

Архивы должны были стать обособленными от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку, причем был определен и срок сдачи дел в архив — через три года по завершении их произ- водства в канцелярии. Архивы создавались при каждой коллегии.

Стремлением сохранять в тайне государственные дела, т. е. защитить информацию, было обусловлено введение присяги для канцелярских чинов, запрета на хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.

Существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало их составлять.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа.

В начале 19 века коллегиальная процедура принятия решений была заменена на единоличную, получившей название министерской (исполнительской). Основным законодательным актом, определявшим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век, было «Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. Этот манифест был подготовлен  М.М.Сперанским видным государственным деятелем.

В документе были определены: единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями, рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения — на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений — общее присутствие.

Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения,  где было сосредоточено все «письмоводство» (т. е. делопроизводство).

«Общим              учреждением     министерств»     устанавливался    единообразный    порядок

«производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

-порядок вступления дел; движение их, или собственно так называемое «производ- ство»; отправление дел; ревизия; отчеты.

Документы могли поступать как непосредственно министру через канцелярию, так и в департаменты. Министр получал только указы и повеления верховной власти, документы других министров. Он ведал секретными делами, на его имя подавались и жалобы на действия департаментов.

Департаменты вели переписку с другими равными и подчиненными учреждениями, составляли отзывы на предписания министра, исполняли документы, поступавшие из канцелярии министра. Представления от подчиненных органов направлялись министрам только по делам особой важности или срочности. В департаменты поступали предписания министра, о своей работе департаменты представляли министру отчеты.

Секретные и срочные документы немедленно представлялись руководителю,  все прочие предписывалось раскрывать в его присутствии в назначенные часы. Документ, адресованный в департамент, распечатывался его директором: В присутственном месте до- кументы из высших инстанций распечатывались самим председателем, все остальные — старшим членом присутствия.

На поступившем документе секретарь отмечал дату его получения. Подчиненным в типовых формулировках: «К сведению», «К делу», «К докладу со справкой» — давались указания об исполнении.

Процесс регистрации документов также был многоступенчатым: поступившие документы регистрировались на всех ступенях его движения — в канцелярии министерства, в департаменте, в отделении. Порядок исполнения документов был определен отдельно для канцелярии министра, департамента, совета министра, общего присутствия департамента, особенных установлений (канцелярий) при директорах департаментов.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надпи- си. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена. Впервые вводилось унифицирование служебной документации и строгие языковые правила.

Употребление наименования разновидностей документов стало обязательным и также регламентировалось. Разновидность документа часто определялась положением корреспондентов на иерархической лестнице. Наименование таких документов, как:   пред-

ставление, рапорт, донесение, объяснение, прошение, жалоба, донос, подаваемых должностным лицам, обозначалось после указания их автора, например: «Отставного штабс-капитана Копейкина... прошение».

Изложение содержания документа стало полностью зависеть от его формы. Таким образом, порядок составления документов и оформления реквизитов документов каждой разновидности зависел не столько от назначения документа, сколько- от инстанции го- сударственного управления, куда он посылался. Поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались бланковые надписи: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата от- правления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские  бланки и штампы с бланковыми надписями.

Для хранения дел в каждом департаменте министерства и в каждом учреждении создавались текущие и окончательные архивы. Согласно законодательству текущий архив составляли документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему делопроизводству.

Окончательный архив составляли дела, не подлежащие более решению и исполнению, т. е. ненужные для текущей справочной работы. В этот архив предписывалось сдавать дела по истечении трех лет. Для сдачи дел в архив составлялась опись всем делам за год.

По закону архив не имел права выдавать дело или выписку из документов без разрешения директора департамента, губернатора или вице-губернатора.

Советские и современные российские технологии документационного обеспечения управления продолжили развитие делопроизводственных технологий, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

Исходной методологической посылкой теоретических построений и практической рационализаторской деятельности 1920-х годов явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. С позиций данной концепции удалось эффективно решить многие «локальные» управленческие вопросы: рационализация организации управленческих  структур;  совершенствование  документирования исполнения, планирования и учета; упрощение технологии управленческих процедур и операций; разработка частных рекомендаций по улучшению делопроизводства в аппарате управления.

Главный недостаток концепции состоял в игнорировании преемственности в развитии системы управления, а следовательно, и системы делопроизводства.

Начался период активного поиска оптимальных подходов к совершенствованию управления и его документационного обеспечения. Институтом техники управления в 1928 г. совместно с Архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

Для сокращения видов и форм документов в конце 1920-х гг. были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других документов. Стандартизировались и материалы, применяемые в делопроизводстве: бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т. д.; средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. При этом учитывался и зарубежный опыт, в частности, при стандартизации форматов бумаги успешно использовался опыт Германии.

В 1966 г. в рамках Архивной службы был учрежден Всесоюзный научно- исследовательский    институт    документоведения   и    архивного   дела   (ВНИИДАД),

которому поручалась основная часть разработки Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта Основных положений  ЕГСД  кроме него приняли участие научно-исследовательские институты: труда, оргтехники, стандартизации, Институт государства и права Академии наук СССР. В 1973 г. Основные положения ЕГСД были одобрены Госкомитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для  использования.

Утвержденная в 1988 г. Архивной службой «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГС ДОУ) является актуализированной версией ЕГСД и до настоящего времени остается основным норма- тивным документом по организации работы с управленческой документацией в стране. Необходимо отметить, что при последующих переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

В 1993 г. была введена в действие разработанная на ее основе Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, замененная в 2000 г. новой Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации.

Таким образом, в настоящее время основы документационного обеспечения управления регламентированы ГС ДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе: по работе с документами в аппарате Правительства, Президента, Государственной Думы и др.

В настоящее время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационной деятельности, и, чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, осознается необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организацию своих делопроизводственных служб. Важно отметить, что эта организация определяется не столько размерами предприятия, сколько объемами используемой и передаваемой информации.

Каждой из основных функций организации ведает ответственное лицо. Основные решения принимает главный руководитель, но ответственные за определенные функции лица уже наделены определенными полномочиями.

С середины 1970-х годов активно осуществлялась политика насыщения офисов разнообразными техническими средствами.

Использование новых информационных технологий позволяет, усовершенствовать коммуникации, что в конечном итоге должно вести не только  к  повышению эффективности, но и изменению технологий ДОУ.

Ведение ДОУ на современном уровне требует комплексной системы документной информации, поток которой еще нужно организовать. Необходимо, чтобы потоки документной информации стали «нервной системой», составляющей  основу рациональных действий всей организации.

Усиливающаяся интеллектуализация управления ведет к увеличению численности занятых непосредственно делопроизводством работников из числа специалистов, которые все чаще сами изготавливают, оформляют и форматируют документы. Существенно изменяются требования и к секретарским должностям, современный секретарь должен лучше знать процессы управления, иметь высокую профессиональную подготовку — в электронном офисе он уже может принимать за руководителя второстепенные решения, готовить проекты важнейших документов по поручению руководителя, выполнять другие работы по ДОУ.