70. Создание базы данных. Формирование запросов, форм, отчетов в базе данных

Практическая работа № 21

Тема работы: Создание базы данных. Формирование запросов, форм, отчетов в базе данных

Цель работы: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

Время выполнения: 2 часа.

Оснащение работы: персональный компьютер, подключенный к сети Интернет, MS Access.

Порядок выполнения работы:

- ознакомиться с теоретическими положениями по данной теме;

- выполнить задания практической работы;

- сформулировать вывод.

- оформить отчет.

Краткий теоретический материал

Объекты Access:

Таблица  - это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

Запрос - объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Форма - объект  Microsoft  Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

Отчет - объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для печати данных.

Макросы - это макрокоманды. Макрокоманда - несколько команд сгруппированных в одну команду и ей выделена комбинация клавиш.

Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic.

Большинство баз данных имеют табличную структуру.

Поле - это элемент таблицы. Каждое поле имеет Имя. У поля задается ее тип.

Типы полей:

Текстовый, Числовой, Дата/Время, Денежный, тип объекта OLE (картинки, клипы и т.д.), тип МЕМО (длинный текст), поле Счетчик.

Запрос на выборку - выборка из итоговых таблиц данных, соответствующих заданному условию отбора или указанному параметру.

Виды запроса на выборку:

Запрос по образцу;

Запрос по параметру;

Запрос с использованием вычислений;

Итоговый запрос.

Отличительная черта любого запроса на выборку- наличие условия отбора.

Этапы создания запроса на выборку:

1.    Выбрать пункт «Запрос» основного меню, команду «Создать».

2.    В открывшемся диалоговом окне выбрать режим Конструктор.

3.    Выбрать таблицы, необходимые для построения запроса. Выбор производится в диалоговом окне «Добавление таблиц», которое вызывается с помощью контекстного меню (нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «Добавить таблицу»)

4.    Перетащить поля, необходимые для построения запроса, в соответствующие ячейки запроса.

Запрос по образцу:

В данном запросе указывается условие отбора

1.    Верхняя панель запроса содержит списки полей рабочих таблиц, нижняя панель определяет структуру создаваемого запроса.

2.    Строку «Поле»заполняют перетаскиванием названий полей, участвующих в запросе, из верхней части окна.

3.    Строка «Имя таблицы» заполняется автоматически.

4.    В случае необходимости возможно проведение сортировки полей по убыванию (возрастанию).

5.    Имеется возможность установить флажок скрытия полей.

6.    По требуемому полю задается условие отбора (например, [Цена] <50).

7.    Запуск запроса выполняют щелчком по кнопке!

 Запрос с параметром:

Вместо условия отбора записывается команда:

Like [..:], где в скобках указывается текст, обращенный к пользователю.

Например: Like [Введите название товара]

Вычисления в запросах:

В структуру запроса добавляется новый столбец, в качестве заголовка которого записывается формула для вычисления. Формула имеет следующую структуру: Имя нового поля: [имя поля таблицы] * 100

Например: Стоимость: [Цена]* [Количество]

Итоговый запрос

Кроме выбора отдельных записей и вычислений, данные запросы позволяют производить итоговые операции. Для этого необходимо в структуру запроса добавить строку «Группировка».

Это осуществляется щелчком по клавише ∑

В тех полях, где необходимо произвести вычисления, выбирают итоговую функцию из предложенного списка.

Если необходимо произвести несколько вычислений по одному и тому же полю, Его добавляют в список несколько раз.

Выполнение практической части. Работа на ПК

Технология выполнения работы:

1.    Запустите программу Microsoft Access (Пуск Программы Microsoft Access)

2.    В окне Microsoft Access выполните команду Файл/Открыть. В правой части окна выберите файл с именем Магазин-номер вашей группы, созданный на предыдущем занятии.

Задание 1. Создать запросы по следующим пунктам:

·  Создать запрос на выборку товаров, размер которых меньше 50 и оптовая цена меньше 2000. Результирующая таблица должна содержать адрес поставщика и номер телефона поставщика.

·  Создать запрос для выбора одежды с оптовой ценой 1500 рублей.

·  Создать запрос для выбора одежды 48 размера.

·  Создайте запрос с параметром для выбора определённого вида одежды.

·  Создайте запрос с параметром, позволяющий узнать адрес и телефон поставщика снабжающего Магазин определённым видом одежды.

Задание 2. Создать отчет с расчетами. Предположим, что в магазине существует три отдела: «Вечерняя одежда», «Детская одежда», «Спортивная одежда». Ваша задача подготовить итоговый отчёт, с помощью которого можно определить определённую цену и количество одежды, находящуюся в каждом отделе.

Порядок выполнения задания:

1.    Открыть таблицу «Товары» в режиме Конструктор (выделить запрос, нажать правую кнопку мыши, выбрать меню конструктор).

2.    Добавить поле «Название отдела» и заполнить данные в таблице.

3.    Открыть простой запрос «Товарные заказы» в режиме Конструктор и добавить поле «Название отдела».

4.    Создать отчёт.

Выделить запрос→Создание→Мастер отчётов→выбрать поля→если необходимо задайте уровень группировки и сортировки→выбрать вид макета для отчёта (табличный, в столбец)→выбрать требуемый стиль (официальная, открытая)→дать имя отчёта→Готово

Результат деятельности: Отчет по практической работе с выполненными заданиями 1-2.

Контрольные вопросы:

1.    Дайте определение БД и СУБД?

2.    Дайте определение и характеристику реляционной базы данных?

3.    Перечислите возможности, достоинства и недостатки MS Access?

4.    Назовите основные объекты СУБД MS Access?

5.    В чём состоит особенность создания объектов баз данных MS Access в режиме конструктор?

6.    Каким образом производятся вычисления в базе данных?