БазыДанных_Access2003.ppt

Расширение: *.mdb, один файл
Состав:
таблицы;
формы – диалоговые окна для ввода и редактирования данных;
запросы – обращения к базе данных для выбора нужной информации или изменения базы;
отчеты – документы для вывода на печать;
макросы – средства автоматизации работы;
модули – дополнительные процедура на языке Visual Basic.

Удалить связь: ЛКМ + Delete.
Создать связь: перетащить нужное поле на соответствующее поле второй таблицы.

Фильтрация – это отбор записей, удовлетворяющих некоторому условию (фильтру).Остальные записи временно скрываются, пока фильтр не будет снят.
Фильтр по выделенному
Щелкнуть в нужной ячейке или выделить часть текста.
Щелкнуть по кнопке .
Снятие фильтра .

Полный вариант:
Записи – Фильтр – Расширенный фильтр
можно переставлять столбцы
можно выводить не все столбцы
можно устанавливать порядок сортировки

Сервис – Служебные программы:
Преобразовать базу данных
в формат Access-97
в формат Access-2000
Сжать и восстановить базу данных
(физически удалить лишние записи)
Резервная копия базы данных
Установка пароля:
Сервис – Защита – Задать пароль базы данных

ввод данных и названий полей (режим таблицы);
конструктор – ручная настройка;
мастер таблиц – создание таблиц стандартных типов (Товары, Клиенты, Сотрудники, …);
импорт таблиц – загрузка данных из других источников (БД других форматов, Excel, текстовые файлы, …).

Импорт
из других БД Access
из БД других форматов (*.db, *.dbf)
из таблиц Excel
из документов XML
из текстовых БД (CSV – comma separated values)

перейти в
конструктор

перейти в
режим таблицы

ключ

текущее поле

Размер поля: байт, целое, вещественное, …
Формат поля: как выводить на экран.
Маска ввода: шаблон (ввод телефона).
Подпись: как называется столбец при выводе на экран (можно использовать скобки, знаки и т.д. («Население, млн. чел.»)
Значение по умолчанию (вписывается автоматически).
Условие на значение: защита от ошибок ввода («>18»).
Сообщение об ошибке («Возраст должен быть больше 18 лет!»)
Обязательное поле (да/нет)
Индексированное поле (да/нет)

сделать поле ключевым (отменить…)

добавить поле выше текущего

удалить текущее поле (или все выделенные)

индексы

Цель: сделать защиту от ошибок ввода.
Решение: выбор из списка = поле подстановки
Варианты:
заданный список («да» или «нет», «М» или «Ж»)
из другой таблицы (например, выбор названия фирмы)
Как сделать:

Форма – это диалоговое окно для
просмотра и редактирования данных
ввода новых записей
управления ходом работы (кнопки)
вывода вспомогательной информации
Создание форм:

Конструктор – полностью вручную.
Мастер форм – режим «вопросы – ответы».
Автоформа в столбец:

Автоформа ленточная:

Автоформа табличная:

Диаграмма:

перейти в
конструктор

перейти в
режим формы

Окно свойств

область выделения

кнопки перехода

Данные
Источник – таблица или запрос
Фильтр – условие отбора записей
Сортировка
События (назначение макросов)
нажатие на клавиши, действия мышью, …
открытие, закрытие, изменение записи, …

надпись (текст можно менять)

поле (название поля таблицы)

маркеры (изменение размеров)

выбранный элемент

название шрифта

размер шрифта

жирный, курсив, подчеркивание

выравнивание

цвет фона

цвет текста

цвет рамки

толщина рамки

стиль

нормальный, приподнятый, утопленный, вдавленный, с тенью, рельефный

Выделение элементов:
ЛКМ на рамке элемента
+ Shift = выделить несколько элементов

Окно свойств

Макет:
размеры
оформление
Данные:
Данные – название поля
Маска ввода – шаблон (для телефона)
Значение по умолчанию
Условие на значение
Сообщение об ошибке
События
действия пользователя (клавиатура, мышь)
изменения данных

Вывести (скрыть) панель элементов

выбор объектов

мастера

надпись

поле (информация из базы данных

рисунок

независимый объект (например, диаграмма Excel)

элементы интерфейса

связанный объект (хранящийся в БД)

разрыв страницы

подчиненная форма

другие элементы

Макрос – это набор макрокоманд.
Макрокоманда описывает действие, которое надо выполнить:
открытие и закрытие таблиц, отчетов, форм
выполнение запроса
установка значений полей
поиск данных
управление выводом на экран
печать данных
сообщения пользователю
запуск других программ
Событие (для запуска макроса)
действия пользователя (клавиатура, мышь)
внутреннее событие (открытие и закрытие формы изменение записи и т.д.)

Отладка макроса
перейти в конструктор
Запуск – По шагам
запустить на выполнение
Использование макросов
AutoExec – выполняется автоматически при открытии базы
назначение событиям

Группы макросов
Вид – Имена макросов
Запуск
Макрос1: QQQ
Макрос1: MMM
Макрос1 только первая группа
Условное выполнение
Вид – Условияили

«Ну и запросы у вас!» - сказала база данных и «повисла».(Фольклор)

Запрос – это обращение к СУБД для выполнения каких-либо операций с данными.
Типы запросов:
выборка
создание таблицы
обновление (изменение данных)
добавление записей
удаление записей
…

Дополнительные возможности запросов:
отбор информации из нескольких связанных таблиц
вывести не все столбцы
вычисляемые поля (общая стоимость)
итоговые расчеты (сумма, среднее)
можно сохранить в базе много разных запросов
служат основой для других запросов и отчетов

перейти в
конструктор

перейти в
режим таблицы

таблица
(ПКМ – Добавить таблицу)

перетащить ЛКМ

все поля

по возрастанию
по убыванию
отсутствует

фильтр

выделить (ЛКМ)

ПКМ:
вырезать
копировать
вставить
свойства

перетащить (ЛКМ)

* любое количество любых символов
? один любой символ # любая цифра

ввести Цена*Количество
Выражение1: [Цена]*[Количество]
заменить Выражение1 на Сумма

ввести Year(Дата) Выражение1: Year([Дата])
заменить Выражение1 на Год

или ПКМ - Построить

Задача: вводить числовые данные для фильтра не в конструкторе, а при выполнении запроса.
Пример: «Какой суммой Вы располагаете?»

Мастер – не позволяет выбрать информацию из нескольких таблиц (только через лишний запрос).

Задача: во всех записях, относящихся к 2007 году, заменить дату в поле Дата на сегодняшнее число.
Решение:
запрос, который отбирает все нужные записи
резервная копию таблицы (Копировать – Вставить)
меню Запрос – Обновление
в строке Обновление ввести новое значение поля:
выполнить запрос

Удаление:
запрос на выборку нужных записей
резервная копия таблицы
Запрос – Удаление
выполнить запрос
Создание таблицы:
Запрос – Создание таблицы
Добавление данных в итоговую таблицу:
Запрос – Добавление
Повторяющиеся записи:
Запросы – Создать – Повторяющиеся записи
Записи без подчиненных:
Запросы – Создать – Записи без подчиненных

Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать.

Источник: таблица или запрос

– перейти в конструктор
– печать
– масштаб (переключение режима)
– одна страница
– две страницы
– несколько страниц
– масштаб в процентах
– закрыть окно просмотра
– настройка (поля, формат бумаги)

Заголовок отчета – один раз в начале отчета.
Верхний колонтитул – в начале каждой страницы.
Область данных – информация из БД.
Нижний колонтитул – в конце каждой страницы.
Примечание отчета – один раз в конце отчета.

– вывести (скрыть) панель элементов

– свойства выбранного элемента

ЛКМ – выделить элемент

сортировка и группировка