Бережливые технологии в образовательной организации. Построение матрицы компетенций

Бережливые технологии в образовательной организации. Построение матрицы компетенций

Бережливые технологии все более плотно входят в нашу жизнь, захватывая абсолютно все её сферы. Область образования также претерпевает изменения в соответствии с новыми условиями жизни и приоритетными направлениями развития. Курс на бережливость – одно из трендовых направлений, которые позволяют сделать многие процессы более комфортными, легкими, экологичными. Образовательные организации Сахалинской области, являющиеся флагманами данного направления, призваны стать диссеминаторами опыта, первыми внедряют бережливые технологии в образовательный процесс, в процесс документооборота организации, в процессы коммуникации и так далее. Они являются частью проекта «Эффективный регион».

«Эффективный регион» — совместный проект нескольких субъектов Российской Федерации и государственной корпорации «Росатом» по оптимизации государственного и муниципального управления, а также по внедрению гибких методов в работу органов власти и местного самоуправления.

Сегодня в проекте участвует 43 региона России, среди них – Сахалинская область. В островном регионе по данному направлению работа производится уже не первый год и реализовано за весь период действия проекта "Эффективный регион" — 718 проектов "Бережливых технологий", из них 243 проекта в 2022 году. Одно из основных направлений работы по внедрению "Бережливых технологий" в Сахалинской области - создание образцовых учреждениях и их тиражирование.

Область образования – один из участников направления. Сюда вошли организации дошкольного, основного общего и среднего профессионального образования Сахалинской области. Каждая организация на пути познания бережливых технологий проходит ряд этапов, помимо работы непосредственно над проектами бережливого производства (что тоже весьма специфично в образовательной сфере и имеет определенные отличительные черты в отличии от внедрения бережливых технологий в производственные процессы), одна из работ в рамках создания Образцового учреждения – разработка матрицы компетенций. Разберем данный не самый простой инструмент более подробно.

Матрица компетенций персонала — это таблица с данными об уровне компетентности сотрудников. Она описывает требования к поведению сотрудников на рабочем месте для всех должностей образовательной организации.

Назначение матрица компетенций

Заполненная матрица компетенций показывает, какие навыки нужны сотрудникам для работы, какие у них уже развиты, а какие нужно развить. Эта информация полезна как для руководства, так и для самих сотрудников. Она помогает решать ряд управленческих задач на всех этапах взаимодействия с персоналом — от найма до увольнения.

Матрица компетенций дает сотруднику понимание, какое поведение он должен проявлять для успешной работы в команде. Также она показывает его сильные и слабые стороны. Это отличная стартовая точка для мотивированного обучения и развития.

На основе матрицы можно составлять индивидуальные планы развития сотрудников, а также переводить работников на более подходящие должности, чтобы увеличить их продуктивность. Иногда, опираясь на матрицу, принимают решение о повышении или увольнении сотрудника.

Главная проблема: адаптировать матрицу компетенций для образовательных организаций, что обычно составляет определенные сложности по опыту работы ОО, вошедших в проект.

Матрица разрабатывается на основе моделей компетенций. Модель состоит из набора компетенций для одной должности или группы смежных должностей. Ко всем сотрудникам предъявляются разные требования, поэтому в одной образовательной организации должно быть несколько моделей с различным набором характеристик. Например, руководители должны проявлять лидерские качества, а для линейных сотрудников важнее исполнительность.

Пример заполнения простой матрицы:

Эталонные оценки:

Как создать матрицу компетенций

В процессах каждой образовательной организации есть свои особенности, поэтому для каждой должности создаются уникальные наборы компетенций — модели. После чего все модели объединяются в единую матрицу.

Это происходит за 8 шагов.

1 — Выделите должности для разработки матрицы

Обозначьте список должностей, для которых будете создавать модели компетенций. Часто делают ошибку, выделяя виды деятельности, а не должности.

В образовательных организациях следует руководствоваться единым квалификационным справочником (ЕКС) при формировании списка должностей. Обратите внимание, что если в образовательной организации есть несколько видов заместителей директора (по учебной работе, по воспитательной работе, по начальному образованию и прочее), то моделей будет столько же, сколько и видов. Составление моделей поможет понять, для какой должности лучше подходит тот или иной сотрудник.

2 — Опишите функции каждой должности

Выберите первую должность для проработки. Опишите каждую функцию, которую выполняет сотрудник на этой должности. Список трудовых действий представлен в профессиональном стандарте «Педагог» от 18 октября 2013 г. N 544н и может быть взят непосредственно оттуда.

Когда вы описали функции, важно определить критерии их успешного выполнения. На основе этих показателей определите самых результативных сотрудников. 

3 — Подберите компетенции для каждой функции

Компетенции можно выбирать из умений по определенной должности профессионального стандарта «Педагог», либо за основу возможно взять обобщенные компетенции педагогического работника: методическая, предметная, коммуникационная, психолого-педагогическая и ИКТ-компетентность.

Для выполнения разных функций могут требоваться одни и те же компетенции, поэтому компетенции в списке могут повторяться.

4 — Выделите важные компетенции

Изначально у вас получится длинный список компетенций для выбранной должности. Опираясь на частоту упоминаний, составьте их рейтинг. Затем разделите компетенции на группы — корпоративные, личной эффективности, профессионально-технические и управленческие.

Опираясь на рейтинг, сократите список до 6-10 штук, чтобы акцентировать внимание на самых важных. Именно они будут включены в модель компетенций. Чем больше пунктов вы оставите, тем сложнее будет их внедрить.

5 — Составьте шкалу оценки каждой компетенций и опишите ее уровни

Когда готов итоговый список компетенций для должности, составьте шкалу их оценки. Выделите 4-5 уровней. Для этого можно использовать пятибалльную, десятибалльную или процентную шкалу оценки.

Например:

• 1 балл — качество практически не проявлено
• 2 балла — качество проявляется не всегда
• 3 балла — уровень компетенции позволяет справляться со стандартными задачами
• 4 балла — сотрудник проявляет это качество в нестандартных условиях

·    5 баллов — качество проявляется в критических условиях, его опыт можно использовать для обучения других

На основе готовой шкалы пропишите в отдельной таблице индикаторы поведения для каждого уровня. Должна прослеживаться очевидная разница между каждым уровнем. Кроме позитивных индикаторов, важно описать и негативные, которые демонстрируют отсутствие нужного качества. 

Например, индикаторы для компетенции “Убедительность в общении” могут выглядеть следующим образом:

Аналогичным образом описывается каждую компетенцию из составленного списка. Обратите внимание, что требования к уровню компетенций на той или иной должности должны различаться. Поведение, которое считается базовым уровнем для руководителя, может быть продвинутым уровнем для линейного сотрудника.

6 — Заполните матрицу

Опираясь на готовые модели компетенций, сведите информацию обо всех должностях в единую таблицу. Формат таблицы произвольный, он зависит от целей оценки и количества информации, которую вы добавляете.

Например, для оценки соискателей на должность достаточно использовать простую таблицу, в которой перечислены основные компетенции для каждой должности. А для управления развитием персонала подойдет более сложная матрица, в которой описана модель поведения для каждого сотрудника. Можно разбить компетенции на группы и добавить дополнительные сведения, например, о повышении квалификации или прохождении аттестации. Образец сложной матрицы для образовательной организации:

Эталонные оценки (фрагмент, пример)):

7 — Оцените уровень компетенций сотрудников образовательной организации

Когда эталонная матрица готова, можно приступать к оценке сотрудников на ее основе. Продумайте, каким образом вы будете оценивать уровень компетенций сотрудников. Например, можно провести тестирование оцениваемого сотрудника или опрос его коллег и руководителей.

Результаты оценки внесите в матрицу компетенций. Для наглядности можно подсветить ячейки другим цветом, чтобы показать степень соответствия эталонным критериям. Например:

• Красная ячейка — критично для выполнения обязанностей
• Желтая ячейка — возможность для развития
• Белая ячейка — не требует изменений 

Проводите регулярную оценку компетенций, чтобы в матрице всегда были актуальные данные об уровне развития сотрудников. 

8 — Примите управленческие решения

Используйте матрицу компетенций для принятия управленческих решений: прием на работу, кадровые перестановки или разработка индивидуального плана развития.

Вывод:

Матрица компетенций показывает актуальный уровень развития сотрудников и помогает принимать важные управленческие решения.

Рекомендуем раз в год пересматривать модели компетенций, и при необходимости вносить в них изменения.

Данная матрица очень динамично может надстраиваться в зависимости от новых требований и меняющимся условиям.