Бланк документа

Бланк документа

В об’єктах та суб’єктах службові документи оформляються на бланках, мається на увазі стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа та відведеним місцем для змінної інформації.

Основні вимоги до бланка визначає ДСТУ 4163-2003. Бланк по- винен бути надрукований у друкарні та набраний шрифтами, вказани- ми державним стандартом.

Бланки бувають трьох типів: для листів, загальні бланки для створення різних видів документів, крім листа, та бланк конкретного виду документа.

На бланку для листів можуть бути розміщені такі реквізити: Державний герб; емблема об’єкта або суб’єкта; зображення нагород; найменування міністерства або відомства; найменування установи, організації або підприємства; найменування структурного підрозділу; індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер те- летайпу, телефаксу, телефону (на деяких бланках додатково вказу- ються банк та номер рахунка). Крім того, на бланку обмежувальними позначками-штрихами та кутами відмічають місця для таких реквізи- тів, як дата, індекс, посилання на індекс та дату ініціативного вхідного документа, заголовок до тексту, відмітка про контроль.

Такими ж обмежувальними кутами можна відмітити поля доку- мента, а в бланку для листа – місце адресата.

Загальний бланк для оформлення всіх інших, крім листа, видів організаційно-розпорядчих документів містить ті ж реквізити, що і бланк для листа, лише з двома змінами: замість реквізиту “індекс під- приємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса” проставляється вид документа або це місце залишається вільним для наступного запов- нення, і на місце реквізиту “посилання на індекс та дату вхідного до- кумента” проставляється реквізит “місце складання або видання”.

Таким чином, на бланках дві пари реквізитів є взаємовиключни- ми: адреса суб’єкта-автора або вид документа і посилання на індекс та дату вхідного документа або місце складання. Вони займають однако- ві місця та визначають вид бланка.

Для кожного з цих видів бланків ДСТУ 4163-2003 передбачає два варіанти розміщення реквізитів – кутовий та повздовжній.

При повздовжньому розташуванні реквізитів назва суб’єкта роз- ташовується вздовж верхнього поля документа. При кутовому – біля межі лівого поля у верхньому куті. Найбільш поширеним щодо вико- ристання площі аркуша та зручним для опрацювання є кутовий    варі-

ант розміщення бланка. Його рекомендують для листів та документів, які потребують затвердження, наприклад актів, інструкцій.

В наш час стрімко зростає кількість суб’єктів, які мають постій- них іноземних кореспондентів. Для листування з ними розробляються спеціальні бланки, в яких такі реквізити, як назва суб’єкта та його ад- реса вказуються двічі – українською та іноземною мовами.

На бланках об’єктів спільної діяльності також повинні бути ви- значені назви країн, найменування та юридична адреса суб’єктів. Рек- візити бланків оформляються двома мовами.

Замовляючи тираж бланків у друкарні, креслять макет бланка мі- рилом на основі конструкційної сітки ДСТУ 4163-2003. Цю роботу виконує служба документаційного забезпечення управління. Щоб бланк був виготовлений суворо відповідно до державних стандартів, на макеті слід визначити не тільки формат бланка, але й розміри полів. Бланк виготовляється однією фарбою, як правило, чорною, на папері білого кольору. В ДСТУ 4163-2003 наведені друкарські шрифти, що рекомендуються при друкуванні бланків.

Герб (реквізит 1). Проектуючи макет бланка, слід пам’ятати, що Герб зображується на бланках документів об’єктів та суб’єктів тільки у випадках, передбачених законодавством. Так, Герб зображується на бланках міністерств та відомств, а також установ, які входять до цієї системи, незалежно від їх місцезнаходження. Коло підвідомчих суб’єктів, які мають право зображення Герба на своєму бланку, визна- чає кожний об’єкт (міністерство).

Відтворення зображення Герба на бланку завжди повинно точно відповідати затвердженому чорно-білому зображенню. Зображення Державного герба розташовується на верхньому полі документа над серединою реквізиту “найменування міністерства або відомства”. Ді- аметр зображення має бути не більше 20 мм.

Емблема організації (реквізит 2). Ряд об’єктів та суб’єктів мають емблеми – символічні графічні зображення, що відображають напрям- ки їх діяльності. Емблеми зображуються на бланках та полегшують пошук документів, але емблемою не можна замінити найменування суб’єкта. Емблема суб’єкта може використовуватися як товарний знак (знак обслуговування). Емблему розміщують біля лівого поля бланка на рівні назви суб’єкта.

Найменування автора (реквізити 6, 7, 8). Реквізити, що визнача- ють автора службового документа, розташовуються в такій послідов- ності, щоб чітко була визначена підлеглість. Спочатку йде “наймену- вання міністерства або відомства” (реквізит 6), потім “найменування суб’єкта”   (реквізит   7)   і   в   ряді   випадків   може   бути    реквізит

“найменування структурного підрозділу” (реквізит 8). Всі ці наймену- вання подаються в називному відмінку.

Повне найменування об’єкта чи суб’єкта, вказане на бланку, по- винно відповідати найменуванню, встановленому правовим актом про його створення (статутом, установчим договором та ін.).

Згідно з вимогами, встановленими законами “Про підприємство” та “Про підприємницьку діяльність”, разом з власним найменуванням підприємства повинна зазначатись його організаційно-правова форма.

Адреса організації-автора (реквізит 9). Цей реквізит буває тільки на бланку для листа та містить індекс підприємства зв’язку, поштову та телеграфну адресу, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, телефаксу, номер рахунка в банку. Поштову та телег- рафну адресу вказують відповідно до вимог, які визначені Поштовими правилами Міністерства зв’язку. Зазначаються вулиця, номер будинку, місто, область, країна, поштовий індекс. Наприклад: вул. Коцю- бинського, 40-А, м. Харків, 85, Україна, 01001. Далі вказують номер телефону довідкової служби, комутатора або канцелярії. На бланках листів, призначених для документів, що виконують обліково-грошові операції,  вказують  номер  рахунка  в  банку.  Наприклад:  Р/р № 204  в Придніпровському відділенні Укрсоцбанку м. Кривий Ріг.

Дата документа (реквізит 11). Це обов’язковий реквізит. Його місце вказане обмежувальними рисками. Дата ставиться при завер- шенні оформлення документа; вона повинна бути одночасно датою підписання і його відправлення. Одночасно з датою проставляють ін- декс (умовне визначення документа). Дата – складова пошукових ознак документа. Оформляється вона арабськими цифрами. На неї ві- дводиться 8 знаків: 6 цифр (по парі на число, місяць, рік) та дві відо- кремлюючі крапки. Роки, починаючи з двохтисячного, рекомендуєть- ся зазначати чотирма цифрами, наприклад: 26.12.2002. Якщо цифра дати одна, попереду неї обов’язково ставиться “нуль”. Наприклад: 03.06.2003.

У текстах документів, що містять відомості фінансового характе- ру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат, напри- клад: 29 березня 2000 р. (в цьому разі рік обов’язково зазначають чо- тирма цифрами).

Крім дати, яка ставиться на бланку, зазначаються також дати всіх стадій оформлення та опрацювання документа: погодження (візуван- ня), затвердження, проставлення резолюції, отримання документа, ви- конання. Тому дата є складовою частиною інших реквізитів.

Індекс документа (реквізит 12). Індекс – умовне цифрове, літерне або комбіноване позначення документа, що проставляється на бланку на одному рівні з датою. Для документів внутрішнього обігу – наказів,

протоколів, розпоряджень – це звичайний порядковий номер з початку року. В навчальних закладах нумерація документів може вестись за навчальними роками, тобто з вересня. Для вихідних документів, голо- вним чином листів, індекс складається з кількох частин: індексу стру- ктурного підрозділу, номера справи за номенклатурою, до якої підши- та копія документа, що відправляється, його порядкового номера.

Посилання на індекс та дату вхідного документа (реквізит 13). Місце для посилання подається тільки на бланку для листа, заповню- ється при оформленні листа-відповіді та допомагає суб’єктові, який отримав лист, знайти копію документа, на який надіслана відповідь. Дата та номер переписуються тим, хто складає відповідь з ініціатив- ного документа цифровим способом. Наприклад: на № 02-44/257    від

09.10.99. Слово “рік” або скорочення “р.” не проставляються. Отримавши лист-відповідь, канцелярія направить його в структу-

рний підрозділ, що має індекс 02, а секретар за номером справи в но- менклатурі – 44 та номером самого документа – 257 підбере копію ініціативного документа, на який надійшла відповідь.

Місце складання (реквізит 14) знаходиться на загальному бланку на тому ж місці, де на бланку для листів розташований реквізит 13, тобто це два взаємовиключні реквізити. Скорочення слова “місто” – “м.” при записі Москва та Санкт-Петербург не ставиться. Наприклад: “Москва” але “м. Чигирин”.

Коди (реквізити 4, 5). Враховуючи все ширше застосування обчи- слювальної техніки в управлінні, автоматизації опрацювання докуме- нтів при підготовці загального бланка документа, на верхньому полі необхідно проставити код суб’єкта за Загальнодержавним класифіка- тором підприємств і організацій, визначити лінію, яка відокремлює цей код від коду за Загальнодержавним класифікатором документації управління. Код за ЗКДУ повинен друкуватися при складанні конкре- тного виду документа. Наприклад:

коди за ЗКДУ: 0271110 – наказ про приймання на роботу,  0276030 – графік відпусток

На бланку для листів коди по ЗКПіО і ЗКДУ розташовуються пі- сля адреси суб’єкта-автора перед місцем, яке відводиться для дати та індексу документа.

Оформлення сторінки. На бланку друкується тільки перша сто- рінка, наступні – на чистих аркушах паперу. На другу (останню) сто- рінку не можна переносити тільки підпис, на ній має бути не менше двох рядків. Нумерація сторінок починає проставлятися з другої сто- рінки.  Номери  проставляються  посередині  верхнього  поля   аркуша

арабськими цифрами на відстані не менше ніж 10 мм від краю, якщо текст документа друкується з одного боку аркуша.

Слово “сторінка” не пишеться, біля цифр не ставляться ніякі поз- начки (крапка, риски). Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні –  в лівому.

Під час друкування документів використовують вісім стандарт- них положень табулятора:

0    – від межі лівого поля – для реквізитів “Заголовок до тексту”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатка” (лише слова “Підстава”, “Додаток”), “Підпис” (лише назва посади), “Гриф пого- дження”, “Віза”, “Прізвище виконавця та номер його телефону”, “Ві- дмітка про виконання документа й відправлення його до справи”, за- свідчувального напису “Згідно”, а також  слів  “Слухали”, “Виступили”, “Вирішили”, “Постановили”, “Наказую”, “Пропоную”;

1   – після 5 друкарських знаків – для початку абзаців у тексті;

2   – після 16 друкованих знаків – для складання трафаретних текс- тів, друкування реквізитів “Індекс”, слова “від” у реквізиті “Посилан- ня на індекс та дату вхідного документа”, рекомендується друкувати текст у реквізиті “Позначка про наявність додатка” (можна друкувати й через пробіл після слів “Додаток”, “Підстава”), розшифрування під- писів у реквізитах, “Гриф погодження”, “Візи”.

3    – після 24 друкарських знаків – для складання таблиць та тра- фаретних текстів;

4   – після 32 друкарських знаків – для реквізиту “Адресат”;

5    – після 40 друкарських знаків – для реквізитів “Гриф затвер- дження” та “Гриф обмеження доступу до документа”;

6   – після 48 друкарських знаків – для розшифровки підпису в ре- квізитах “Підпис”, “Гриф затвердження”, “Позначення про завірення копії”;

7    – після 56 друкарських знаків – для кодів ЗКПО та ЗКУД, дру- кування слова “копія”.