Деловые и формальные письма. Структура письма и речевые модели.

Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели

Официальное письмо состоит из следующих частей:

Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.

Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.

В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).

Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.

Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.

Samples of business/formal letters

Примеры деловых официальных писем

Letter of enquiry (письмо-запрос)

1.Dear Sir/Madam,

2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.

I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.

I look forward to your answer.

3.Yours faithfully,

Ann Rudova

Dear Mr. Stevens,

Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.

Sincerely yours,

Brian Warner

Letter of complaint (письмо-жалоба)

Dear Mr. Olsen,

I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.

As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.

Yours sincerely,

Bill Berry

Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:

§          I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…

§           In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…

§           There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.

§           The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.

§           It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.

§           The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.

§      Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…

§          The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.

§           The price was expensive enough. – Цена была завышена.

§          It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…

§           In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…

§           I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…

§   

Letter of application

     (Письмо-заявление)

Dear Sir or Madam,

I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».

I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.

I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Jane Morrison

Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:

§  I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…

§  I am writing in connection with… — Я пишу в связи…

§  I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…

§  I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…

§  I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…

§  My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…

§  As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…

§  I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…

§  I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.

§  I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.

Основные типы деловых писем

·         Поздравление – Congratulation Letter

·         Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.

·         О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.

·         Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.

·         Отказ — Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.

·         Жалоба – Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.

·         Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.

·         Письмо-запрос – Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.

·         Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.

·         Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Letter of Application

Look at the following job advertisement:

Trading and Commercial Bank

Trainee Managers

We will be recruiting trainee managers to start work

In late June or early July in our branches all over

Europe. Applicants should have a degree in an

appropriate area and  knowledge of English and/or

German. Apply in writing to:

The Personnel Officer

Trading and Commercial Bank

134 Collins Street

Manchester

You see the following advertisement in the newspaper. Write a letter applying for one of these positions and asking for more details about the discounts. Do not write any addresses.

Trainee Travel Agents

We are looking for students who are interested in

training to become travel agents. To join our training

scheme you must have a knowledge of English and

an interest in travelling. These positions are unpaid,

but you will receive large discounts on all our organised

tours and holidays.

Write to: Maria Sampras

Director

TRAVELWISE

Via Ardipane

Rome 04100

Useful language:

I am very interested in joining your training scheme.

I have loved travelling since I was a small child.

I have visited many countries in Europe.

I studied English for eight years at school.

I am currently attending a course to prepare for the First Certificate examination.

Could you please give me some more information about the discounts you offer?

Your advertisement mentions discounts, and I would be grateful if you could tell me … 

Could you give me some indication about the possibility of finding a job on completion of the course?

Скачано с www.znanio.ru