Документ, его роль и место в государственном управлении и местном самоуправлении

Документ, его роль и место в государственном управлении и местном самоуправлении.

Понятие «документ» широко применяется во всех сферах деятельности. Его понимают по-разному, в зависимости от специфики тех объектов, которым предоставляется статус документа. На международном уровне наиболее общепризнанным является определение документа как записи информации, который может быть использован в качестве единицы в документационному процессе. В соответствии со стандартами ИСО, информация может быть зафиксирована в любой способ, то есть не только с помощью знакового письма, но и изображения, звука и тому подобное.

Главной составляющей документа является информация, то есть самые разнообразные данные, сведения, сообщения, знания и т. Для документа является характеристикой также стабильная материальная форма, то есть документ представляет собой единство материальной формы и информации, в ней зафиксирована. Деловая сфера - одна из основных жизненно необходимых сфер деятельности человечества. С помощью деловых бумаг, документов, писем устанавливаются официальные, служебные, деловые, партнерские контакты между учреждениями, предприятиями, учреждениями, государственными органами, а также налаживаются частные отношения между людьми.

Деловое общение ведется на государственном языке; в Украине таким языком является украинский.

От объективности, достоверности, оперативности, юридической силы документов зависит качество принимаемых решений. Одной из причин некачественного принятия управленческих решений, особенно органами государственного управления и местного самоуправления, является слабая теоретическая и практическая подготовка многих работников, в недостаточной степени владеют комплексом установленных методов, способов и приемов работы с документами; в некоторых случаях к негативным последствиям приводит незнание требований ГОСТов, устанавливающих порядок оформления документов. Делопроизводство (справочинство) - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий.

Основными элементами делопроизводства являются письменные документы и документирования, то есть создание документов. Документ (от лат. Documentum - образец, образец, свидетельство, доказательство) - это материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи в пространстве. Документ - это деловой бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Именно поэтому для юриста документ - это средство доказательства события, для историка - первоисточник, для управленца - средство фиксации и передачи управленческих решений. Государственный стандарт Украины так определяет документ: «Документ - это основной вид делового языка, средство фиксации определенным образом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».

Поскольку документ является средством удостоверения, доведение определенных фактов, он имеет большое правовое значение, то есть юридическую силу. Юридическая сила - это свойство документа, которая предоставляется ему действующим законодательством, компетенцией органа, который его выдал, и установленным порядком оформления. Исходя из этого, документ должен быть:

·         достоверным;

·         убедительным;

·         должным образом отредактировано и оформленным;

·         содержащим конкретные предложения и указания.

·         Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению и точностью.

·         Документы используются в соответствии с функциями, которые они призваны выполнять. Все официальные документы имеют общие и специальные функции. К общих функций документов следует отнести:

·         информационную (документ создается для хранения информации);

·         социальную (документ является социально значимым объектом, поскольку он удовлетворяет определенную социальную потребность)

·         коммуникативную (документ является средством связи между организациями и другими общественными структурами)

·         культурную (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности уровень научного и технического развития).

·         К специальных функций документа относятся следующие:

·         управленческая (документ играет большую роль в управлении);

·         правовая (документ имеет юридическую силу);

·         историческая (документ является достоянием истории, материальным подтверждением событий, явлений, происходивших в мире). Документы представляют собой источник истории.

·         Состав документов в организации зависит от:

·         порядка принятия решения (единоначалие или коллегиальность)

·         объемов и характера взаимосвязей в организации;

·         характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.