Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні

 Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні

Поняття “документ” широко застосовується в усіх сферах діяль- ності. Його розуміють по-різному, залежно від специфіки тих об’єктів, яким надається статус документа.

На міжнародному рівні найбільш загально визнано визначення документа як запис інформації, яка може бути використана як одини- ця в документаційному процесі. Відповідно до стандартів ІСО інфор- мація може бути записаною у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, тобто за допомогою не тільки знакового письма, але й зо- браження, звуку тощо. Таке визначення дозволяє зарахувати до доку- мента всі матеріальні об’єкти, які можна використати для передачі ін- формації в суспільстві.

Виходячи з визначень документа, які зафіксовані в державних стандартах України, основними ознаками документа є:

·        наявність інформації, яка має певний зміст;

·        стабільна матеріальна форма, яка забезпечує довготривале ви- користання та зберігання документа;

·        функціональна визначеність для передачі інформації у просто- рі та часі, тобто для використання у соціальних комунікацій- них каналах (наприклад, управлінський документ).

Таким чином, головною складовою документа є інформація, тоб- то найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання тощо.

Інформація, зафіксована в документі, має свою специфіку, яка проявляється таким чином:

·        документ – носій соціальної інформації, тобто інформації, створеної людиною;

·        документальна інформація має бути змістовною, оскільки є результатом інтелектуальної діяльності людини;

·        інформація передається дискретно, тобто у вигляді окремих повідомлень, переважно завершеного характеру;

·        повідомлення являє собою закодований текст у певній знако- вій системі;

·        інформація зафіксована на матеріальному носієві у спосіб, який створено людиною (письмово, графічно, звукозаписом тощо).

Для документа характерна також стабільна матеріальна форма. Таким чином, документ становить собою єдність матеріальної форми та інформації, яка в ній зафіксована. Двоєдина природа документа – одна з його особливостей, відсутність будь-якої з цих двох складових знищує документ як такий.

Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей дія- льності людства. За допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державними органами, а та- кож налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Ділове спілкування ведеться державною мовою, в Україні такою мовою є українська.

Від об’єктивності, достовірності, оперативності, юридичної сили документа залежить якість рішень, що приймаються. Носієм інформа- ції у традиційному вигляді є документ, визначений стандартом як “матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людьми способом для її передачі у часі і просторі”.

Однією з причин неякісного прийняття управлінських рішень, особливо органами державного управління та місцевого самовряду- вання, є слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівни- ків, які недостатньою мірою володіють комплексом встановлених в установах, організаціях та на підприємствах методів, способів і при- йомів роботи з документами, а в деяких випадках і незнання вимог Держстандартів, що визначають порядок оформлення документів.

Питанням складання текстових документів відповідають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, ін- женерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування, теорія і практика управління підприємством.

З метою економії часу в процесі складання і використання доку- ментів необхідно розмежувати формальний підхід до оформлення до- кументів та творчість у процесі складання текстів. Такий підхід дає можливість скористатися певними рекомендаціями, загальними пра- вилами і нормами при складанні та текстовому викладі ділових папе- рів, а також їх конкретними зразками. Цими проблемами займається такий вид діяльності, як діловодство (справочинство).

Діловодство (справочинство) – це діяльність, що охоплює пи- тання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Останнім часом серед фахівців набуває поширення така назва цього виду діяльності, як “Документаційне забезпечення управління (ДЗУ)”.

Основними елементами справочинства є письмові документи та документування, тобто створення документів. Документ – матеріаль- ний об’єкт, що має інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі у просторі. Документ – це діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось. І тому для юриста документ – це засіб доказу події, для історика – першоджерело, для управлінця – засіб фіксації і передачі управлінського рішення. Держа- вним стандартом України документ визначено так:

Документ – це основний вид ділової мови, засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то документи мають велике правове значення, тобто юридичну силу.

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, вста- новленим порядком оформлення. Виходячи з цього, документ пови- нен бути:

·        достовірним;

·        переконливим;

·        належним чином відредагованим і оформленим;

·        містити конкретні пропозиції та вказівки.

Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придат- ність до тривалого зберігання, максимальна точність.

Документи використовуються відповідно до функцій, які вони покликані виконувати. Усі офіційні документи мають загальні та спе- ціальні функції.

До загальних функцій документів слід віднести:

·        інформаційну (документ створюється для зберігання інформації);

·        соціальну (документ – соціально значимий об’єкт, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу);

·        комунікативну (документ – це засіб зв’язку між організаціями та іншими суспільними структурами);

·        культурну (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку).

До спеціальних функцій документа належать такі:

·        управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні);

·        правова (документ має юридичну силу);

·        історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвер- дженням подій, явищ, що відбувалися у світі). Документи яв- ляють собою джерело історії.

У сучасних умовах для складання документа використовують як звичайну мову, так і штучну, із застосуванням нових носіїв інформа- ції. На сьогодні частина документів обробляється за допомогою обчи- слювальної техніки, тому розрізняють такі документи:

·        машиноорієнтовані – пристосовані для обробки даних засоба- ми обчислювальної техніки;

·        машиночитаємі – пристосовані для автоматичного читання вміщеної в них інформації. Інформація в документі відображена кодом, а її пошук та видача здійснюється тільки машиною;

·        машинні – створені засобами обчислювальної техніки.

Сучасні вимоги до оформлення документів, зокрема організацій- но-розпорядчих, зафіксовані в державних стандартах. Крім того, від- повідно до Примірної інструкції з діловодства..., затвердженої Поста- новою Кабінету Міністрів № 1153 від 14 жовтня 1997 р., в державних установах та інших центральних і місцевих органах виконавчої влади визначається конкретний комплекс документів, передбачених номен- клатурою справ та необхідних і достатніх для документування їх дія- льності.

Склад документів в організації залежить від:

·        порядку прийняття рішення (єдиноначальність або колегіаль- ність);

·        обсягів і характеру взаємозв’язків в організації;

·        характеру взаємостосунків з іншими організаціями та держав- ними органами.