Документування та документальне забезпечення діяльності підприємства

Документування та документальне забезпечення діяльності підприємства

Документування – це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами, що забезпечує  її юридичну силу, та спрямований на збереження всієї документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органу державної влади та прийнятих рішень протягом такого часу, допоки ця докумен- тація становить цінність.

Документування, яке займає чільне місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими прави- лами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхід- ність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або пос- тійно. Б. Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналу адміністративної установи для виконання своїх обов’язків.

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваним докумен- там. Юридична сила – властивість офіційного документа, надана йому

чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і вста- новленим порядком його оформлення.

Кожен документ є часткою системи більш високого рівня і вхо- дить у відповідну систему документації як її елемент.

Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери дії, єдиних вимог до їх оформлення. Управлінські документи, які є ча- стиною офіційних документів, забезпечують керованість об’єктів управління.

Зазначені документи утворюють такі види документації:

·        організаційно-правову;

·        планову;

·        розпорядчу;

·        інформаційно-довідкову і довідково-аналітичну;

·        звітну;

·        договірну;

·        документацію із забезпечення кадрами (з особового складу);

·        документацію із забезпечення фінансами (бухгалтерський об- лік і звітність),

·        документацію із матеріально-технічного забезпечення;

·        документацію із документаційного та інформаційного забез- печення діяльності установи;

·        документацію, що відображає основну діяльність установи. Документи, що складають єдиний вид документації,    характеризу-

ються єдністю цільового призначення і у комплексі забезпечують доку- ментування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності. До- кументаційне забезпечення управління передбачає не тільки створення документів, але й організацію роботи з ними – організацію документоо- бігу установи, зберігання документів та їх використання у поточній ро- боті. Документування управлінської діяльності і регламентування по- рядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у мініс- терствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, за- твердженої Постановою Кабінету Міністрів України, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкцією регламентуються загальні питання документування управ- лінської діяльності: прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування,  індексація,

узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК). Комп’ютерні (автоматизовані) техно- логії обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції.

Відповідальність за загальний стан роботи з документами покла- дається на керівника органу державної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами. Так, у Секретаріаті Кабінету Міністрів України функціонує Департамент ді- ловодства та моніторингу у складі Управління діловодства, Управлін- ня моніторингу та Управління автоматизації діловодства.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі викорис- тання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

·        розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

·        організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

·        організовує і забезпечує документаційне та організаційно- технічне обслуговування роботи колегіальних органів, нарад;

·        організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражу- вання документів;

·        уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходи щодо скоро- чення кількості форм і видів документів;

·        здійснює контроль за підготовкою та оформленням докумен- тів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходи щодо скоро- чення термінів проходження і виконання документів, узагаль- нює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

·        приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, операти- вний розшук, інформування за документами та доставляє до- кументи;

·        забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схо- ронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності державного органу, для пере- дачі на державне зберігання;

·        удосконалює форми і методи роботи з документами з ураху- ванням використання організаційної техніки і ПК;

·        здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з до- кументами у структурних підрозділах органу управління;

·        впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи докуме- нтації (УСД), інші нормативи в установі та структурних під- розділах;

·        завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інстру- кцією для роботи з документами.

В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської дія- льності, що пов’язано з реформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловод- них служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлін- ського апарату. Інтенсифікація діловодства передбачає:

·        чітку побудову організаційної структури загальних відділів, секретаріатів;

·        відбір та впровадження найбільш раціональної форми техно- логії діловодства;

·        оптимальне розмежування функцій та обов’язків працівників даної сфери;

·        наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб;

·        чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації та професійної відповідальності працівників;

·        раціональну організацію робочих місць.

Діяльність щодо документаційного забезпечення функціонування органів державної влади регулюється положеннями, посадовими ін- струкціями, річними та перспективними планами робіт, іншими нор- мативними актами. Розробка цих документів покладається на загальні відділи органів державної влади.

Діловодний процес має свою специфічну технологію документоо- бігу організації. Він є сукупністю взаємопов’язаних процедур, що за- безпечують рух документів в установі з моменту їх створення чи над- ходження і до завершення виконання чи відправки. Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою та вихідною документацією. Зокрема, його складовими є: попередній розгляд доку- ментів; реєстрація документів; резолюція посадової особи; оформлення документів; датування документів; індексація документів; узгодження документів; засвідчення документів; затвердження документів.

Під час проходження документа в установі обов’язково робляться такі відмітки:

·        про надходження документа (реєстрація);

·        про взяття документа на контроль;

·        про виконання документа і спрямування його у справу.

Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього ви- конавця, в якій вказується його прізвище і номер службового телефону, що зазначаються на лицьовому чи зворотному боці останньої сторінки документа. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”. В реєстраційній картці чи журналі вказується номер ви- хідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) доку- мента і номер справи, у якій буде зберігатись його копія.

Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом до- кументообігу розуміється кількість документів, що надійшли в органі- зацію і створених нею протягом певного періоду (як правило, року). Обсяг документообігу – важливий показник, що використовується як критерій у виборі організаційної форми діловодства, організації інфо- рмаційно-пошукової системи документів установи, встановленні структури служби діловодства, її штатного складу тощо.

Важливою складовою діловодства є забезпечення дійового вико- навчого контролю. Контроль виконання – це практична робота щодо здійснення поточного нагляду за станом виконання призначеними особами тих чи інших організаційно-розпорядчих документів. Конт- ролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлене певне завдання. Він необхідний для таких цілей:

·        з’ясування фактичного стану в ході поточного виконання кон- кретного доручення;

·        виявлення вузьких місць та вжиття необхідних заходів щодо виправлення ситуації;

·        отримання можливості аналізу організації роботи з метою за- побігання виявленим недолікам у майбутній практичній діяль- ності установи;

·        стимулювання виконавчої дисципліни як стилю роботи.

Здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів в органах виконавчої влади покладається на спеціально створені конт- рольні служби.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Обов’язково контролюється ви- конання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоря- джень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних де- путатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні, дорученні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці.

Документи можуть бути як із зазначенням, так і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути у самому докумен- ті або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календар- них днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Контроль за виконанням документів в установі передбачає:

·        постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

·        перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

·        попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

·        облік і узагальнення результатів контролю за виконанням до- кументів (доручень);

·        інформування керівника про хід та підсумки виконання доку- ментів (доручень);

·        повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних, апаратних нарадах, засіданнях колегіальних ор- ганів;

·        зняття документів з контролю;

·        формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним тільки у тому випадку, коли за- значені у ньому питання (проблеми) знайшли своє вирішення і заяв- ник отримав відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю, причому це може зробити лише та особа, яка поставила йо- го на контроль.