Документування управлінської діяльності в організації

Документування управлінської діяльності в організації.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій у процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто у створенні управлінських документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності й змісту управлінських дій, передавання, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов¢язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті підприємства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов’язковими для всіх працівників апарату організації.

Для забезпечення належної організації документування керівництво визначає конкретний комплекс документів, не- обхідних і достатніх для документування діяльності ор- ганізації.

Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій, здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджуються її керівником. Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих доку- ментів здійснюється відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими Коміте-

том у межах своєї компетенції.

Згідно зі статутом, організація видає такі розпорядчі доку- менти: накази, постанови та розпорядження.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в ор- ганізації є:

·      Конституція України, закони України, постанови Вер- ховної Ради України, укази і розпорядження Президен- та України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

·      здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до компе- тенції;

·      потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

Розпорядчі документи видаються обов’язково:

·      з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов’язків посадових осіб, відміни, зміни та припинення дії раніше виданих наказів;

·      з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показ- ників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;

·      з питань фінансування, під час затвердження звітів, при зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та пе- рерозподілі грошових коштів;

·      з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: при-

значення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стяг- нення, про відрядження працівників; у випадках преміювання, виплати одноразових грошових винаго- род, надання відпустки, проведення атестації та при- своєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.

В інших випадках питання про необхідність видання роз- порядчих документів вирішується керівництвом організації.

Вирішення найважливіших питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викла- даються, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються в розпоряджен- нях керівництва організації.

Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначаль- ності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі доку- менти колегіального органу.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Ці спільні документи приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного доку- мента.

Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, якщо спосіб доведення не визначений у само% му документі, доводяться до апарату в порядку, визначе% ному керівництвом.

Це може здійснюватися шляхом:

·      видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких викладається зміст одержаного документа і засоби його виконання або вказівки на дії, що їх повинен здійснити виконавець;

·      розсилки копій документа, якщо одержаний документ не потребує конкретизації завдань щодо його виконан- ня або надісланий до відома;

·      ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується да- ний документ, під розпис.

У разі потреби документи вищих органів розсилають структурним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із су- провідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих доку- ментів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазна- ченням найменування цих документів, дати, їх номерів і назв (заголовків).

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Прото- коли оформлюються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

У тих випадках, коли засідання стенографується, розшиф- рована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання запи- сані на ній тексти виступів друкуються, додаються до ма- теріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань пе- редаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.

Рішення доводиться до відома виконавців — їм надсила- ють виписки з рішень або їх копії.

При здійсненні оперативних зв’язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції можна на- правляти листи, які має право підписувати керівництво згідно з розподілом обов’язків.

Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефо- ну (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.

Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а та- кож за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних струк- турних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офiс-менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватись такими принципами :

·      оперативність (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полег- шують роботу з документами, нумератори, степлери);

·      доцільність усіх діловодних операцій (кожен вид робо- ти з документами повинен бути необхідним у діяль- ності підприємства);

·      вміле поєднання документального забезпечення уп- равління з бездокументальним.

Документування — це процес створення документів.

Документування інформації є обов’язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Докумен- тування інформації здійснюється в порядку, який визна- чається органами державної влади, відповідальними за ор- ганізацію діловодства, стандартизацію документів.

Документування включає такі операції:

·      підготовка документів;

·      складання документів;

·      узгодження документів;

·      оформлення документів;

·      виготовлення документів.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний по- рядок (єдині вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діло- водства (документального забезпечення управління підпри-

ємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціаль- них інструктажів, практичних занять і відповідати критеріями оцінки якості документування систем управління

Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їхньому оперативному виконанню з наступним використанням у довідкових та наукових цілях, створити передумови для авто-

матизованого оброблення інформації, що в них міститься, опе- ративного її пошуку, скоротити затрати праці та коштів на до- кументування та оброблення документів.

Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу, файл) зразків документів, що найчастіше ви- користовуються в практичній діяльності підприємства, які потім будуть використовувати працівники підприємства.

Робота з документами підприємства складається з таких етапів:

·      приймання;

·      розподіл;

·      контроль виконання;

·      довідкова робота;

·      формування справ;

·      передархівне оброблення;

·      використання;

·      зберігання документів.

Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з доку- ментами визначається оперативністю пересування та вико- нання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.

Скачано с www.znanio.ru