ДОУ- 6

Министерство образования и науки Республики Татарстан

Государственное автономное образовательное учреждение 

среднего профессионального образования 

«Лениногорский нефтяной техникум»

УТВЕРЖДАЮ

Заместитель директора по УР

_____________ И.П. Власова

«_____»____________2010 г.


Задание для выполнения обязательной контрольной работы по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»
Для студентов очного отделения специальности 080110 «Экономика и бухгалтерский учет в нефтегазодобывающей промышленности»


Рассмотрено и одобрено на заседании комиссии

экономических и социально – экономических 

дисциплин протокол № ___ от _____________

председатель комиссии ____М.К. Мальковская

Составила _____ М.К. Мальковская
Лениногорск

2010

^ Пояснительная записка
Обязательная контрольная работа по дисциплине «Документационное обеспечение управления» является итоговой формой контроля по дисциплине и проводится с целью определения уровня знаний студентов по дисциплине. 

Обязательная контрольная работа состоит из 2-х заданий.

^ 1 – е задание компьютерное тестирование. Студентам предлагается ответить на 30 тестовых заданий, на это отводится 30 минут. Вопросы тестов выдаются компьютером в случайном порядке. Тестовые задания разнообразны и включают:

- выбор единственного варианта ответа;

- установление последовательности этапов.

Тестирование проводится по темам:

• 
  Документирование управленческой деятельности
• 
  Система организационно – распорядительной документации
• 
  Организация работы с документами

Критерии оценки:

27-30 верных ответов – оценка «отлично»

21-26 верных ответов – оценка «хорошо»

15-20 верных ответов – оценка «удовлетворительно»

Менее 15 верных ответов оценка «неудовлетворительно»

^ 2 – е задание практическое задание. Дан оформленный документ, в нем необходимо найти ошибки и несоответствия в оформлении на основании требований ГОСТ Р 6.30 – 2003. Пример приведен далле.
Тестовые задания для подготовки к ОКР 

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

1 Документирование — это: 

1. 
   придание юридической силы принятому управленческому решению с помощью документов; 
2. 
   запись в соответствии с законодательством; 
3. 
   создание документов, т.е. запись по установленным формам необходимой для управления информации. 

2 Документационное обеспечение управления - это: 

1. 
   отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и opганизацию работы с официальными документами 
2. 
   прием и обработка документов, необходимых для принятия управленческих решений и реализации управленческих функций 
3. 
   запись по установленным формам информации, необходимой но реализации управленческих решений. 

3 Определение термина «документ»: 

1. 
   зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать 
2. 
   средство закрепления различным способом на специальном материальном носителе информации об управленческих решения 
3. 
   материальный объект с запечатленной информацией 

4 Согласно требованиям, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003 каждое предприятие обязано применять: 

1. 
   общий бланк, бланк приказа, бланки конкретных видов документов 
2. 
   бланк предприятия, бланк письма, бланки конкретных должностных лиц; 
3. 
   бланк письма, общий бланк, бланки конкретных видов документов 

5 Преимущества углового штампа обеспечивают 

1. 
   экономию площади листа 
2. 
   современный дизайн 
3. 
   выполнение требований ГОСТа 

6 Формуляр-образец организационно-распорядительного документа представляет собой 

1. 
   макет бланка документа, подготовленного к изданию типографским способом 
2. 
   образец бланка документа
3. 
   схему расположения реквизитов организационно-распорядительного документа 
4. 
   образец конкретного вида организационно-распорядительного документа. 

7 В каком варианте ответа правильно названы реквизиты общего бланка 

1. 
   наименование организации, эмблема организации или товарный знак, наименование вида документа, ОГРН, ИНН/КПП, заголовок к тексту, адресат
2. 
   наименование организации, место для вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления 
3. 
   наименование организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа 

^ 8 В каком варианте ответа названы реквизиты конкретного вида документа:

1. 
   государственный герб, код формы документа, наименование вида документа, регистрационный номер, дата документа, место составления 
2. 
   наименование организации, эмблема или товарный знак, наименование вида документа, код организации, код формы документа, дата, регистрационный номер 
3. 
   наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дата документа, место создания документа 

9 В каком варианте ответа правильно названы реквизиты бланка письма?

1. 
   наименование организации, код организации, код формы документа, справочные данные об организации 
2. 
   наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер 
3. 
   наименование организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа 

^ 10 В каком варианте правильно названы реквизиты бланка приказа?

1. 
   государственный герб, наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата документа, регистрационный номер, место составления 
2. 
   государственный герб, наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата, регистрационный номер, место составления, справочные данные об организации 
3. 
   эмблема, наименование организации, вид документа «ПРИКАЗ», дата, место составления. 

11 Нумерация страниц документа производится 

1. 
   по центру нижнего поля 
2. 
   в правом нижнем углу документа 
3. 
   по центру верхнего поля 
4. 
   в правом верхнем углу документа 

12 Какие способы оформления даты в документах являются правильными? 

1. 
   05.02.10. 
2. 
   05.02.2010 г. 
3. 
   05 февраля 2010 г. 
4. 
   2010.02.05 
5. 
   5 февраля 2010 г. 
6. 
   10.02.05 
7. 
   05 февраля 2010 

13 Гриф утверждения ставится: 

1. 
   на документах, указанных руководителем фирмы; 
2. 
   на документах, определенных законодательством; 
3. 
   на всех внутренних документах. 

14 Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа: 

1. 
   машинописным способом; 
2. 
   проставляется от руки секретарем после утверждения документа руководителем; 
3. 
   проставляется самим руководителем в момент утверждения документа
4. 
   проставляется любым способом 

15 Обязательному утверждению подлежат 

1. 
   приказы 
2. 
   служебные записки 
3. 
   контракты 
4. 
   штатное расписание 
5. 
   гарантийные письма. 

16 Почтовый адрес в реквизите «Адресат» на служебном письме указывается:

1. 
   всегда 
2. 
   в некоторых случаях 
3. 
   не указывается 

17 На документах разрешается проставлять не более 

1. 
   одного адреса 
2. 
   двух адресов 
3. 
   трех адресов 
4. 
   четырех адресов 

18 На каком служебном письме проставляется ссылка на номер и дату документа 

1. 
   гарантийном 
2. 
   сопроводительном 
3. 
   ответном 
4. 
   циркулярном 
5. 
   на всех письмах 

19 Что является датой протокола 

1. 
   дата подписания 
2. 
   дата заседания 
3. 
   дата регистрации 

20 Заголовок к тексту документа можно не составлять: 

1. 
   на совместных документах 
2. 
   на документах, составленных на бланках должностного лица 
3. 
   на документах, направляемых в подведомственные учреждения 
4. 
   на документах формата А 5 

21 Отметку о наличии приложения обязательно имеет 

1. 
   запрос 
2. 
   информационное письмо 
3. 
   сопроводительное письмо 
4. 
   все служебные документы. 

22 При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не указывается количество листов, если прилагаемый документ 

1. 
   на одном листе 
2. 
   слишком объемный 
3. 
   на одном листе с оборотом 
4. 
   сброшюрован 

23 Реквизит «Подпись» на документах, подписываемых двумя должностными лицами одного уровня, оформляется 

1. 
   в два ряда на одном уровне 
2. 
   одна подпись под другой 
3. 
   по одной подписи в двойном количестве экземпляров документа 

24 Подпись руководителя на приказе заверяется печатью 

1. 
   всегда 
2. 
   никогда 
3. 
   по указанию руководителя 

25 Способ удостоверения документа, производимый после подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц - это: 

1. 
   согласование 
2. 
   визирование 
3. 
   утверждение 
4. 
   проставление печати 
5. 
   заверение 

26 На каких документах требуется обязательное проставление печати

1. 
   на приказе по личному составу 
2. 
   на приказе по основной деятельности 
3. 
   на коммерческом предложении; 
4. 
   на гарантийном письме 

27 Печать на организационно-распорядительных документах проставляется

1. 
   на любом свободном месте 
2. 
   ниже реквизита «Подпись»; 
3. 
   должна быть, захвачена личная подпись; 
4. 
   должна быть захвачена часть наименования должности лица, подписавшего документ 

28 В результате рассмотрения руководителем входящего документа на нем появляется 

1. 
   Подпись 
2. 
   Резолюция 
3. 
   Виза 

29 Визы на распорядительных документах проставляются

1. 
   на первом листе подлинника документа 
2. 
   на последнем листе подлинника документа 
3. 
   на первом листе второго экземпляра документа 
4. 
   на последнем листе второго экземпляра документа 

30 Резолюция проставляется:

1. 
   в правом верхнем углу; 
2. 
   на полях документа 
3. 
   на любом свободном месте документа, кроме полей 
4. 
   под реквизитом «Подпись». 

31 К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих

1. 
   если присутствующих более 5 человек 
2. 
   если присутствующих более 10 человек 
3. 
   если присутствующих более 15 человек 
4. 
   при любом количестве приглашенных 

32 Какой реквизит не входит в формуляр приказа по основной деятельности 

1. 
   название организации 
2. 
   вид документа 
3. 
   место издания 
4. 
   адресат 
5. 
   заголовок к тексту 

33 Отметку об исполнителе располагают:

1. 
   на оборотной стороне первого листа документа; 
2. 
   на лицевой стороне первого листа документа на нижнем поле 
3. 
   на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу 
4. 
   на левом поле документа 

34 Документооборот учреждения реализуется в виде документе потоков: 

1. 
   внешние, внутренние 
2. 
   официальные, личные 
3. 
   информационные, распорядительные 
4. 
   по основной деятельности, по личному составу 
5. 
   входящие, исходящие, внутренние 

35 Перечисленные разновидности документов распределите на три группы 1. Организационные 2. Распорядительные 3. Информационно – справочные 

1. 
   Заявление об увольнении 
2. 
   Должностная инструкция 
3. 
   Справка о доходах 
4. 
   Постановление коллегии
5. 
   Положение об аттестации
6. 
   Инструкция по делопроизводству
7. 
   Докладная записка
8. 
   Распоряжение директора
9. 
   Протокол совещания
10. 
    Штатное расписание
11. 
    Приказ 
12. 
    Акт 

36 Сроки исполнения документов исчисляются

1. 
   в календарных днях 
2. 
   в рабочих днях 
3. 
   по усмотрению руководителя организации 

37 Решение о продлении срока исполнения документа принимается

1. 
   в день истечения срока исполнения; 
2. 
   за день до истечения срока исполнения 
3. 
   за 2-3 дня до истечения срока исполнения 
4. 
   за 3-4 дня до истечения срока исполнения 

38 Документ считается исполненным, если 

1. 
   корреспонденту дан ответ 
2. 
   документ исполнен в назначенный срок 
3. 
   документ подписан руководителем организации 
4. 
   поставленные в документе вопросы решены по существу, корреспонденту дан ответ 

39 Снятие документа с контроля исполнения оформляется 

1. 
   отметкой об исполнении и направлении в дело 
2. 
   отметкой о контроле исполнения 
3. 
   отметкой об исполнителе 
4. 
   отметкой для автоматического поиска документа (код- идентификатор электронной копии документа) 

40 Документы формируются в дела в соответствии с 

1. 
   перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения 
2. 
   ГОСТом на организационно-распорядительную документацию 
3. 
   инструкцией по делопроизводству данной организации 
4. 
   номенклатурой дел организации 
5. 
   положением об организации 

41 Формирование дел в структурных подразделениях организаций осуществляется

1. 
   руководителем структурного подразделения 
2. 
   исполнителями 
3. 
   заместителями руководителей структурных подразделений 
4. 
   делопроизводственными работниками 

42 Когда заканчивается формирование дела:

1. 
   дело формируется в пределах календарного года (за исключением переходящих дел); 
2. 
   дело формируется до достижения максимального объема в листах, т.е. до 250 листов 
3. 
   дело формируется по усмотрению организации 
4. 
   дело формируется до окончания решения вопроса, независимо от календарных сроков 

43 Как правильно должны быть пронумерованы листы дела, представляющие собой иллюстративные и технические документы (фотографии, чертежи, схемы и т.п.):

1. 
   в правом верхнем углу листа 
2. 
   в правом верхнем углу листа, но на оборотной его стороне 
3. 
   такие листы вообще не нумеруются, так как информация о них вносится в лист-заверитель дела 
4. 
   на оборотной стороне листа в левом верхнем углу 

44 Сроки хранения документов могут устанавливать

1. 
   руководитель организации; 
2. 
   заведующий ведомственным архивом 
3. 
   начальник службы ДОУ 
4. 
   экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений 

45 Должностные инструкции сотрудников фирмы хранятся: 

1. 
   5 лет 
2. 
   10 лет 
3. 
   75 лет 
4. 
   3 года после замены новыми 
5. 
   до минования надобности 

46 Входящий документ проходит следующие этапы обработки (установите последовательность):

1. 
   предварительное рассмотрение 
2. 
   регистрация 
3. 
   исполнение 
4. 
   первичная обработка 
5. 
   прием 
6. 
   направление в дело 
7. 
   рассмотрение руководителем 

47 Исходящие документ проходит следующие этапы обработки (установите последовательность)

1. 
   согласование 
2. 
   оформление 
3. 
   регистрация
4. 
   составление проекта 
5. 
   отправка 
6. 
   подписание 

48 Внутренний документ проходит следующие этапы обработки (установите последовательность):

1. 
   подписание 
2. 
   отправка 
3. 
   регистрация 
4. 
   составление проекта 
5. 
   согласование 
6. 
   оформление 
7. 
   исполнение 

49 При проведении первоначальной обработки входящей корреспонденции 

1. 
   конверты всегда уничтожают 
2. 
   конверты не уничтожают никогда 
3. 
   конверты уничтожают кроме корреспонденции с грифом "Конфиденциально" 
4. 
   конверты уничтожают, кроме корреспонденции с отметкой "Лично" 
5. 
   конверты не уничтожают, если на самом документе недостаточно информации об авторе или характере документа 

50 Основание издания приказа по основной деятельности содержится

1. 
   в заголовке 
2. 
   в констатирующей части текста 
3. 
   в позиции текста "Основание" 
4. 
   в прилагаемых документах 
5. 
   в распорядительной части текста приказа 

51 Основание издания приказа об увольнении сотрудника фирмы содержится 

1. 
   в заголовке 
2. 
   в констатирующей части приказа 
3. 
   в позиции текста "Основание" 
4. 
   в прилагаемых документах 
5. 
   в распорядительной части текста приказа 

^ ПРИМЕР ПРАКТИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ

Найденные ошибки выделены красным цветом, студентам предлагается подчеркивать найденные ошибки и давать комментарии по оформлению, например

• 
  Документ содержит признаки оформления реквизитов и по продольному и по угловому признаку. Необходимо оформлять документ по какому – либо одному варианту. 
• 
  Название документа должно быть написано заглавными буквами
• 
  Дата 10.04.2009 г. – оформлена неверно, так как буквы г. быть не должно
• 
  В некоторых фамилиях инициалы расположены после фамилии
• 
  Дата 10.04.09 написана неверно, так как год нельзя писать 09 необходимо писать 2009. 

^ СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. 
   ГОСТ Р 6.30 - 2003
2. 
   Басаков М.И. Делопроизводство : Учебное пособие для студентов образовательных учреждений СПО. М.: Дашков и Ко, 2004
3. 
   Кузнецова И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. – М.: Юрайт, 2010
4. 
   Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. – М.: МЭИ, 2010
5. 
   Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2009
6. 
   Сологуб О.П. Практикум по документационному обеспечению управления. – М.: Омега –Л,2010
7. 
   Полезные ссылки в Internet:

- www.document.ru

- eos.ru/eos/eos lib

- www.docflow.ru

- www.gdm.ru

- www.termika.ru

- www.vniidad.ru

- www.rusarchives.ru