Министерство образования и науки Донецкой Народной Республики

Государственное профессиональное образовательное учреждение

«Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

 

 

УТВЕРЖДЕНА

приказом и.о. директора

ГПОУ «Донецкий государственный

колледж пищевых технологий

и торговли»

от  25.12.2020 №676

 

 

 

 

 

 

 

Инструкция

по делопроизводству

ГПОУ «Донецкий государственный колледж

пищевых технологий и торговли»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

ГПОУ «ДГКПТиТ»

от «24» декабря 2020   № 1

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Общие  положения

Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в ГПОУ «Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли» (далее – Колледж) и составлена  в соответствии с Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, утвержденной Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 № 19-27.

Инструкция устанавливает общие положения функционирования делопроизводства в колледже, требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами независимо от способа фиксации и воспроизведения информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль выполнения

Ответственность за организацию делопроизводства в Колледже несет руководитель.

За содержание, качество подготовки и оформление на надлежащем уровне документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях колледжа отвечают их руководители.

Основной задачей службы делопроизводства является установление в Колледже единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с использованием современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Колледжа. Служба делопроизводства в соответствии с возложенными на неё задачами:

-   разрабатывает инструкцию Колледжа по делопроизводству и номенклатуру дел Колледжа;

-   осуществляет регистрацию и ведет учет документов;

-   организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение или лицу, ответственному за ведение архива Колледжа;

-   обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями Колледжа требований инструкции Колледжа;

-   проводит проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Колледже;

-   принимает участие во внедрении и использовании информационно- телекоммуникационной системы делопроизводства в Колледже;

-   осуществляет контроль своевременного рассмотрения и прохождения документов в Колледже;

-   обеспечивает соблюдение единых требований к подготовке документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

-   организует сохранность документального фонда Колледжа и его использование.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с письменного разрешения руководителя колледжа. Сотрудники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Донецкой Народной Республики ответственность за несоблюдение требований инструкции колледжа.

Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем подразделения со структурой колледжа, установленным порядком работы, Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел и должностной инструкцией.

При увольнении или перемещении работника, ответственного за ведение делопроизводства, производится передача дел и документов иному назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи документов, который утверждается руководителем.

Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого работника колледжа.

 

1.1.   Основные понятия

 

Основные понятия в делопроизводстве:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Учреждении;

документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Учреждении, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Государственного Архивного фонда Донецкой Народной Республики;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Учреждения;

служба делопроизводства – структурное подразделение Учреждения, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицо, ответственное за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Учреждения

 

2.    Документы колледжа

2.1. Документирование управленческой деятельности

2.1.1 Документирование управленческой информации состоит в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях. Виды  документов, создаваемые в колледже:

-        организационные документы (Устав, должностная инструкция, Положение, штатное расписание);

-        распорядительные  документы (приказ, распоряжение);

-        информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, заявление, письмо, справка, доклад, телефонограмма).

 

2.1.2 Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование колледжа - автора документа, название вида документа (кроме писем), дату, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись.

Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его обработки.

 

2.1.3 С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов колледжа.

 

2.1.4 Оформление документов, создающихся при помощи печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными в Приложении 1.

Отдельные внутренние документы (заявления, пояснительные и докладные записки и т.п.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

 

 

2.2. Бланки документов

2.2.1 Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, изготавливаемых в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Разрешается использовать бланки формата А3 (297 х 420 мм) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 мм) - для резолюций (поручений).

Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее и нижнее.

Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково отдалены от границ зоны расположения реквизитов) или флажковым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.

 

2.2.2         В колледже используются такие бланки документов:

-     общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названия вида документа) (Приложение 2);

-     бланк письма (Приложение 3);

-     бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа) (Приложения 4).

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц в год.

 

2.2.3         Обязательному учету в Колледже подлежат бланки строгой отчётности. Соответствующий учёт ведётся бухгалтерией Колледжа.

 

2.2.4         Колледж разрабатывает бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в рамках их полномочий, указанных в разделе 3.16 этой Инструкции.

 

2.2.5   Бланки документов должны изготавливаться печатным способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.

В зависимости от характера деятельности колледжа по решению его руководителя бланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники.

 

2.2.6         Некоторые внутренние документы (заявления сотрудников, докладные записки, справки и т.п.) и документы, которые создаются от лица нескольких учреждений, оформляются не на бланках.

 

3.    Оформление реквизитов документов

 

Во время подготовки организационно-распорядительных документов сотрудники Колледжа оформляют их с учетом требований стандартов.

 

3.1    Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики

 

Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на бланках документов согласно Конституции Донецкой Народной Республики и действующему законодательству.

Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования Учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

 

3.2    Коды

 

3.2.1         Код формы документа (при наличии) размещается согласно стандартам выше названия вида документа.

Решение о необходимости фиксирования кода формы документа принимает руководитель Колледжа отдельно по каждому виду документа.

 

3.3    Наименование Учреждения

 

Наименование Учреждения - автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в уставе. Сокращенное наименование Колледжа употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа.

 

3.4         Справочные данные об Учреждении

 

Справочные данные об Учреждении включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования Учреждения или структурного подразделения.

Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.

 

3.5    Название вида документа

 

Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и т.п.) указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям, предусмотренным стандартами.

 

3.6    Дата документа

 

Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2020

В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например:

02 апреля 2020 года. Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например: 03 июня 2020 г.

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

На документе, созданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая соответствует дате последней подписи.

 

3.7         Регистрационный номер документов

 

Нумерация документов заключается в присвоении им условных обозначений - номеров, которые присваиваются документам при их регистрации.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов.

Для входящих документов регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса по номенклатуре дел или иного индекса, применяемого в Учреждении, например: 153/01-10, где 153 - порядковый номер, 01-10 - индекс дела по номенклатуре.

У исходящего документа регистрационный номер может размещаться в обратной последовательности – индекс по номенклатуре дел (в случае необходимости может указываться также другой индекс, который применяется в Учреждении) и порядковый номер, например: 06-24/178, где 06-24 – индекс дела по номенклатуре дел, 178 – порядковый номер.

С целью дифференцирования групп документов, к регистрационному номеру может добавляться отметка, состоящая из букв, например: 188/03-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».

Место расположения регистрационного номера на документе зависит от вида бланка и вида документа. В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код.

 

3.8         Ссылка на регистрационный номер и дату

 

Для исходящих документов ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного номера в специально отведенном месте на бланке.

 

3.9    Место составления или создания

 

Сведения о месте составления или создания указываются на всех документах, кроме писем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименование Учреждения, этот реквизит не указывается.

 

 

3.10     Адресат

 

Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии 92 мм.

Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления почтовых услуг в Донецкой Народной Республике, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 27 февраля 2015 г. № 2-21 (далее - Правилам предоставления почтовых услуг), например:

ГПОУ «Донецкий государственный

колледж пищевых технологий

и торговли»

ул. Университетская, д. 110

г. Донецк, 283048

 

3.11     Гриф утверждения документа

 

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), в полномочия которого (которых) входит решение вопросов, приведенных в документе, или распорядительным документом Учреждения. Нормативные правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.) утверждаются распорядительным документом Учреждения, которое издает соответствующий акт.

Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения (Приложение 6).

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа на расстоянии  104 мм от левой границы документа.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор колледжа

подпись, инициалы (инициал имени),

фамилия

«___» _______ 0000 г.

 

В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указанием его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Министерства ________________________ от 13 марта 2015 г. № 288

 

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

 

3.12     Резолюция

 

Резолюция – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата.

 

3.13     Заголовок к тексту документа

 

Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа. Заголовок формулируется сотрудником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), разрешается продолжить до границы правого поля с центрированным расположением заголовка. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например: приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) - «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания экспертной комиссии»; должностная инструкция (кого?) - «Главного бухгалтера».

Без заголовка допускается составлять небольшие по объему информации (короткие) документы на бланках формата А5 (210 х 148 мм), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.

 

3.14          Текст документа

 

3.14.1     Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. В тексте документа следует избегать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. При составлении текста документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Текст документа оформляется в виде связного (сплошного) текста или анкеты, или таблицы, или путем сочетания этих форм.

Связный (сплошной) текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется при составлении положений, порядков, правил, организационно-распорядительных документов и писем.

Связный (сплошной) текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа. Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр.

В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других учреждений или ранее изданными документами, указываются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Пункты имеют сквозную порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами с точками.

Подпункты имеют сквозную в пределах пункта порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами со скобкой.

Абзацы пунктов и подпунктов начинаются без всякой отметки (дефис, точка и т.д.).

Каждая структурная единица распорядительного документа отделяется от предыдущей пропуском строки.

В отдельных случаях разделы могут подразделяться на главы и нумероваться римскими цифрами.

 

3.14.2     Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.

 

3.14.3            Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки - со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу − слова «Продолжение таблицы».

 

3.15     Отметки о наличии приложений

 

3.15.1     Приложения к документам могут быть следующих видов: приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.); приложения, дополняющие и/или поясняющие содержание основного документа; приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.

 

3.15.2     На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 3.11 настоящей Инструкции. В соответствующих пунктах распорядительной части документа делается ссылка: «прилагается» или «(прилагается)».

На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительными документами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:

 

Приложение 5 к Инструкции (пункт 8)

 

3.15.3     Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:

 

Приложение

к приказу Министерства образования и науки

Донецкой Народной Республики от 20.04.2020 № 295

 

В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: «прилагается», «согласно приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с приложением 2» или «(см. приложение 3)».

 

3.15.4             Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. На втором и последующих листах приложения проставляется отметка: «Продолжение приложения», «Продолжение приложения 1».

При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.

Все приложения к документам визируются сотрудником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.

Приложения нормативного правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений Учреждения на лицевой стороне последнего листа приложения.

В случае указания в приложении таблицы, заголовки граф таблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки – со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) – если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть существительными в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу – слова «Продолжение приложения» или «Продолжение таблицы».

 

3.15.5     Если приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

 

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не приводится, их необходимо пронумеровать, перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

 

Приложения: 1. Справка о выполнении плана ремонтных работ за I квартал 2020 г. на 6 л. в 1 экз.

2.    График ремонтных работ на I квартал 2020 г. на 6 л. в 1 экз.

 

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:

 

Приложение: письмо ГГАУ от 20.09.2015 № 595/04-12 и приложение к нему, всего на 20 л. в 1 экз.

 

Если документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:

 

Приложение: согласно описи на 3 л.

 

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по следующей форме:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз. первому адресату.

 

3.16     Подпись

 

3.16.1      Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положении (уставе) об Учреждении, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т.п. В вышеперечисленных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя Колледжа и должностных лиц, уполномоченных их подписывать.

Документы, которые направляются в органы государственной власти, подписываются руководителем учреждения или по его поручению – заместителем руководителя.

Документы, которые направляются предприятиям, учреждениям, организациям, гражданам, подписываются руководителем Учреждения или его заместителем в соответствии с распределением полномочий или руководителями структурных подразделений соответственно их полномочий.

3.16.2               Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии, например:

 

Министр связи                           подпись                                  инициалы (инициал имени), фамилия или

Министр                                    подпись                                  инициалы (инициал имени), фамилия

 

Инициалы (инициал имени), фамилия располагаются на расстоянии 125 мм от левой границы документа.

Инициалы и фамилия руководителя печатаются на уровне последней строки наименования должности.

 

3.16.3     Если документ направляется одновременно нескольким учреждениям одного или высшего уровня руководитель подписывает все его экземпляры.

 

3.16.4     Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц. Например:

 

Начальник                                 подпись                                                                     И.И. Иванов

 

Главный бухгалтер                    подпись                                                                     В.А. Смирнова

 

 

3.16.5            Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, например:

 

Председатель комиссии	подпись	инициалы (инициал имени), фамилия
Секретарь комиссии	подпись	инициалы (инициал имени), фамилия

 

3.16.6     В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициалы (инициал имени) которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициалы (инициал имени), фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).

 

3.16.7    Засвидетельствование электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи в соответствии с законодательством.

 

3.16.8    Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.

 

3.17          Визы и гриф согласования

 

3.17.1         Согласование может осуществляться как в Учреждении должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

 

3.17.2         Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.

 

3.17.3         Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые  остаются в Учреждении.

 

3.17.4         Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, то он требует повторного визирования.

 

3.17.5         Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Министр финансов

Донецкой Народной Республики

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

экспертно-проверочной комиссии при ГГУДОАД

Дата                   №

 

3.17.6         Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

 

3.17.7         В случае, когда содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется «Лист согласования», о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например:

 

Лист согласования прилагается.

 

Лист согласования оформляется по такой форме:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Название проекта документа

 

Наименование должности                                 подпись инициалы (инициал имени), фамилия Дата

Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.

 

3.18     Оттиск печати

 

3.18.1     Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

 

3.18.2     На документах, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, в которых фиксируется факт использования денежных средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью Колледжа.

Перечень иных документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, определяется Учреждением на основании нормативных правовых актов и примерного перечня документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью (Приложение 7), в инструкции Колледжа.

 

3.18.3    Оттиск печати, на котором указано наименование Колледжа или его структурного подразделения (без изображения герба), ставится также на копиях документов, которые рассылаются в другие учреждения и на размноженных экземплярах распорядительных документов в случае рассылки.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.».

 

3.18.4     Приказом (распоряжением) руководителя Колледжа определяется порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение (Приложение 25), а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.

 

3.19          Отметка о заверении копий документов

 

3.19.1    Учреждение может заверять копии только тех документов, которые создаются в нем, а также в случаях, предусмотренных в абзаце втором этого пункта. Копия документа изготавливается и выдается только с разрешения руководителя Колледжа, его заместителей или руководителя структурного подразделения.

В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, во время решения вопросов, касающихся вопросов принятия граждан на работу, учебу, заверения их трудовых, жилищных и других прав во взаимоотношениях с Колледжем, а также во время формирования личных дел сотрудников Колледж может изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и т.п.).

Отметка «Копия» проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.

 

3.19.2    Отметка о заверении копии документа состоит из слов «Копия верна», наименования должности, личной подписи лица, заверившего копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии и проставляется ниже реквизита документа «Подпись», например:

 

Копия верна

 

Ведущий специалист отдела

организации делопроизводства                         подпись инициалы (инициал имени), фамилия Дата

Отметка о заверении копии документа скрепляется печатью с указанием на ней наименования колледжа (без изображения герба).

 

3.19.3       Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего  в  копии               л.».

Допускается заверять отметкой «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

 

3.20     Отметки о создании, исполнении документа, наличии его

в электронной форме и поступлении в Колледж

 

3.20.1     Фамилия сотрудника, создавшего документ, и номер его служебного телефона проставляются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, например:

Иванова 234 23 29 или

Иванова Анна Ивановна 234 23 29

 

3.20.2     Отметка о поступлении документа в Колледж проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами вышеуказанного реквизита являются сокращенное наименование Колледжа, регистрационный номер, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа.

Если корреспонденция не раскрывается согласно пункту 5.3 этой Инструкции, отметка о поступлении документа проставляется на конвертах (упаковках).

В случае поступления сброшюрованных документов вместе с сопроводительным письмом отметка проставляется на сопроводительном письме.

В случае, когда учреждение − автор документа подает службе делопроизводства документ вместе с его копией, на копии документа, который возвращается учреждению − автору, регистрационный штамп не проставляется.

 

 

 

 

4.    Составление некоторых видов документов

 

4.1    Приказы (распоряжения)

 

4.1.1 Приказы (распоряжения) издаются как решения организационно- распорядительного или нормативного правового характера. По содержанию управленческого действия приказы издаются по основной деятельности Колледжа или кадровым вопросам (по личному составу).

4.1.2         Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности готовятся и подаются структурными подразделениями по поручению руководителя Колледжа  или по собственной инициативе.

Проекты приказов (распоряжений) по личному составу (о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска и т.д.) готовит кадровая служба на основании заявлений сотрудников, трудовых договоров и других документов.

 

4.1.3         Проекты приказов (распоряжений) по личному составу визируются сотрудником кадровой службы, создавшим документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов - должностными лицами бухгалтерской службы и другими должностными лицами, которых касается документ.

 

4.1.4         Юрисконсультом обязательно визируются при наличии всех необходимых виз проекты приказов нормативного правового характера, а также приказы по личному составу и по другим вопросам, определенным инструкцией Колледжа.

 

4.1.5         Приказы (распоряжения) подписываются руководителем Колледжа, а в случае его отсутствия – должностным лицом, исполняющим его обязанности.

 

4.1.6         Приказ (распоряжение) оформляется на бланке приказа (распоряжения). Содержание приказа (распоряжения) кратко излагается в заголовке. Заголовок начинается с предлога «О» и составляется с помощью деепричастного существительного («Об утверждении ...», «О введении ...», «О создании ...») или существительного («Об итогах ...», «О мерах ...»).

 

4.1.7         Текст приказа (распоряжения) по вопросам основной деятельности Колледжа состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части указываются основание, обоснование или цель издания приказа. Указанная часть может начинаться со слов «Во исполнение», «С целью» и  так далее. Если документ издается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указываются название вида этого документа, его автор, дата, номер и заголовок. Точка в конце констатирующей части не ставится.

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжение может начинаться со слова «ОБЯЗЫВАЮ», которое печатается с новой  строки прописными буквами без отступа от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте должны быть указаны исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные лица), конкретные задания (поручения) и сроки их выполнения.

При этом, как правило, не используется написание неконкретных поручений, которые содержат слова: «ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д.

 

4.1.8         Если приказом (распоряжением) отменяется предыдущий распорядительный документ, в распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со слов:

«Признать утратившим силу ...».

Изменения, которые вносятся в приказ (распоряжение) оформляются отдельным приказом (распоряжением), который должен иметь такой заголовок: «О внесении изменений в приказ (распоряжение) ...» с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения. Распорядительная часть приказа (распоряжения) начинается с такого пункта:

 

«1. Внести изменения в приказ (распоряжение)».

 

Далее отдельными подпунктами формулируются изменения в распорядительный документ, например:

 

«1) пункт 2 изложить в следующей редакции: ...».

«2) пункт 3 исключить»;

«3) абзац второй пункта 4 дополнить словами ...».

 

Если изменения в распорядительный документ оформляются на отдельном листе (листах), в первом пункте распорядительной части приказа (распоряжения) указывается:

 

«1) Внести изменения в… (прилагаются)».

 

4.1.9         Последний пункт распорядительной части в случае необходимости может содержать решение о возложении на структурное подразделение или должностное лицо функций по контролю исполнения приказа (распоряжения).

 

4.1.10     В приказы (распоряжения) не может включаться пункт «Приказ (распоряжение) довести до сведения ...».

 

4.1.11     Приказы (распоряжения) по личному составу оформляются в виде индивидуальных. В индивидуальных приказах (распоряжениях) содержится информация об одном сотруднике. Содержание индивидуального приказа (распоряжения) по личному составу кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога «О» и составляется с помощью деепричастного существительного, например: «О назначении ...», «О принятии ...».

4.1.12     В тексте приказов (распоряжений) по личному составу, как правило, констатирующая часть не указывается, кроме случаев назначения на должность или освобождения от должности руководящих сотрудников органом высшего уровня или по иной процедуре. В таком случае в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование.

 

4.1.13     Распорядительная часть приказа (распоряжения) начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ОСВОБОДИТЬ», «УВОЛИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ», «ОБЪЯВИТЬ» и т.д. Далее указываются прописными буквами фамилия сотрудника, на которого распространяется действие приказа (распоряжения), и строчными - имя, отчество сотрудника и текст приказа.

 

В приказе (распоряжении) о назначении или увольнении сотрудника указывается полная дата (число, месяц, год) фактического выхода сотрудника на работу (прекращения трудовых отношений), размеры его должностного оклада согласно штатному расписанию, надбавок и доплат.

 

4.1.14     В каждом пункте приказа (распоряжения) по личному составу указывается основание для его издания (заявление сотрудника, контракт, докладная записка, решение аттестационной комиссии и т.д.).

 

4.1.15     Во время ознакомления с приказом (распоряжением) упомянутыми в нем лицами на первом экземпляре приказа или на специальном бланке проставляются их  подписи с указанием даты ознакомления.

 

4.1.16     Приказы (распоряжения) нумеруются в порядке их издания в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и о предоставлении отпусков имеют отдельную порядковую нумерацию.

 

4.1.17     В деятельности Колледжа издаются приказы по основной деятельности, по личному составу (к), о предоставлении отпусков (о). Для подготовки приказов по личному составу работников применяются унифицированные формы документов №Т-1, Т-3, Т-4, утвержденные приказом Главстата ДНР от 01.12.2016 № 143.

4.1.18     Образец оформления приказа приведен в Приложении 4, распоряжения – Приложении 5.

 

4.2         Протоколы

 

4.2.1         В протоколах фиксируется информация о ходе проведения заседаний, принятия в Колледже решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и тому подобное. Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, поданных текстов и тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.

 

4.2.2         Протоколы могут составляться в полной или краткой форме. В протоколах, составленных в краткой форме, фиксируются только принятые решения, а не ход обсуждения вопроса.

 

4.2.3         Протокол оформляется на бланке протокола (при наличии такого бланка) или на общем бланке Колледжа, а в случае, когда бланки не предусмотрены, - на чистом листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм) как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

 

4.2.4         Датой протокола является дата проведения заседания. Номер протокола должен соответствовать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующего коллегиального органа. В реквизите «место заседания» указывается название населенного пункта, в котором состоялось заседание. Заголовок к тексту протокола должен отражать вид заседания (совещание, собрание, конференция и т.д.) или коллегиальной деятельности (комиссия, совет, рабочая группа и т.д.) и включать название вида документа.

 

4.2.5         Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части протокола указываются фамилия и инициалы (инициал имени) председателя, секретаря, присутствующих на заседании, и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).

В списке присутствующих указываются в алфавитном порядке сначала фамилии и инициалы присутствующих постоянных членов коллегиального органа без указания должностей, затем - приглашенных лиц с указанием должностей и в случае необходимости - наименований учреждений. Если количество присутствующих превышает 15 человек, указывается их общее количество со ссылкой на список, который прилагается к протоколу. Например:

 

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

 

Вводная часть включает повестку дня - перечень рассматриваемых на заседании вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Повестка дня дается в конце вступительной части.

Слова «Повестка дня» печатаются от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается с абзаца. Формирование вопросов в повестке дня начинается с предлога «О» («Об»).

 

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме:

 

СЛУШАЛИ:

 

ВЫСТУПИЛИ:

 

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)

 

Указанные слова печатаются прописными буквами без отступа от границы левого поля. После слов ставится двоеточие.

 

После слова «СЛУШАЛИ» указывается текст выступления основного докладчика. Инициалы (инициал имени) и фамилия каждого докладчика печатаются с новой строки. Текст выступления излагается в третьем лице единственного числа.

Тексты или тезисы доклада и выступлений, оформленные как отдельные документы, в текст протокола не включаются. После сведений о докладчике ставится тире и отмечается: «Текст доклада (выступления) прилагается».

 

После слова «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются выступления тех лиц, которые приняли участие в обсуждении доклада. Выступления оформляются в протоколе с указанием инициалов (инициалов имени) и фамилий выступающих в именительном падеже, а также с изложением содержания вопроса и ответов на него. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

 

После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») фиксируется принятое решение по обсуждаемому вопросу повестки дня. Решение должно быть конкретным и включать составляющие, отвечающие на такие вопросы: кому, что сделать и в какой срок.

Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

 

4.2.6         В случае если на заседании принимается решение об утверждении документа, который обсуждался на заседании, этот документ прилагается к протоколу и в нем делается ссылка на номер и дату протокола. При наличии других документов, которые рассматривались на заседании и факт обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, они нумеруются арабскими цифрами (Приложение 1, Приложение 2). В соответствующих пунктах протокола делается ссылка на эти приложения. Реквизит «Отметка о наличии приложений» в конце текста протокола не указывается

 

4.2.7         Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

 

4.2.8         Некоторые протоколы заседаний (методических, экспертных, научных советов и комиссий и т.д.) подлежат утверждению. В таком случае протокол должен иметь гриф утверждения.

 

4.2.9         Если выписка из протокола выдается для представления в другое учреждение, она заверяется печатью Колледжа.

 

4.2.10     Образец оформления протокола приведен в Приложении 8.

 

4.3         Служебные письма

 

4.3.1         Служебные письма составляются с целью обмена информацией между учреждениями как:

-        ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

-        инициативные письма;

-        сопроводительные письма.

 

4.3.2         Служебное письмо оформляется на специальном для писем бланке формата A4 (210 х 297 мм). Если текст письма не превышает семи строк, используют бланк формата А5 (210 х 148 мм). Письмо имеет следующие реквизиты: дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в службе делопроизводства.

Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х 297 мм), должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?».

 

4.3.3         Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и т.п., которые размещаются с абзаца.

 

4.3.4         В письме, в основном, затрагивается один вопрос.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: «Просим предоставить информацию...», «разъясняем, что ...» или от третьего лица единственного числа – «управление считает целесообразным…».

Если письмо составлено на бланке должностного лица, текст излагается от первого лица единственного числа – «прошу ...», «предлагаю ...» и т.д.

Служебные письма подписываются в соответствии с пунктом 3.16 настоящей Инструкции.

 

4.3.5         Служебное письмо визирует сотрудник, создавший документ, руководитель структурного подразделения Колледжа, в котором он создан, в случае необходимости (если в письме поднимаются важные и принципиальные вопросы) - руководители заинтересованных структурных подразделений Колледжа, а также заместитель руководителя в соответствии с функциональными обязанностями (если письмо должен подписывать руководитель Колледжа).

 

4.3.6         Оформление письма приведено в Приложении 3.

 

4.4    Заявление

 

4.4.1         Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.

Заявление может быть написано от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном в данной организации.

 

Реквизиты заявления:

-     наименование вида документа – заявление,

-     дата,

-     адресат (кому направлено),

-     от кого направлено,

-     текст,

-     подпись.

    Образец формы заявления приведен в приложении 9.

 

4.5          Характеристика

 

4.5.1         Характеристика - официальный документ, содержащий оценку отличительных личных, деловых качеств, общественной, трудовой, учебной деятельности.

Характеристика может быть:

·       Внутренней – та, которая будет использоваться только в организации, где человек работает (ее составляют для прохождения аттестации на предмет соответствия занимаемой должности и пр.). В таком документе акцент делается на трудовые качества работника, оценивается его творческий потенциал и даются рекомендации по использованию этого потенциала. Во внутренней характеристике не указывается место ее предоставления, а подписать такой документ должен обязательно руководитель отдела, где работает сотрудник, и руководитель организации.

·       Внешней – такой документ составляется по запросу сторонних организаций или самого работника, и предназначается для использования вне организации, где работает человек. Поэтому составляется она наиболее полно, с отражением всех данных и объективной оценкой человека. При этом документ, выдаваемый на руки работнику, может подписать только руководитель учреждения (при условии, что в делопроизводстве или отделе кадров останется второй экземпляр с подписью не только руководителя, но и начальника отдела, где работает человек, а также сотрудника отдела кадров). А в зависимости от того, куда именно требуется характеристика, в документе могут быть сделаны акценты на личных или, напротив, деловых качествах человека.

Виды характеристик:

 Характеристика в военкомат – это документ, который представляет собой социально-психологическую оценку личности призывника.

Данная характеристика выдается для предоставления в призывную комиссию в военкомат с образовательного учреждения либо с места работы призывника.

Характеристика на работника – это документ, который содержит в себе оценку деловых качеств сотрудника и описание его трудовой деятельности. В некоторых случаях ее еще называют производственной характеристикой.

Характеристика на работника может потребоваться при трудоустройстве сотрудника в другую организацию и др.

Характеристика на обучающегося – это документ, который представляет собой оценку социальных, психологических и других личных качеств, черт характера обучающегося.

Характеристика с места работы – это документ, который содержит в себе оценку профессиональной деятельности работника, его деловых и личных качеств.

Характеристика с места работы выдается для предоставления в другие организации – в банк для получения кредита, в военкомат, суд, налоговую и др. либо для использования внутри колледжа – при переводе работника на другую должность, в другой отдел, для определения его соответствия занимаемой должности, при наложении штрафных санкций либо поощрении и т.п.

Характеристика студента с места практики – это документ, который содержит в себе оценку профессиональных знаний и подготовки студента, его деловых и личных качеств во время прохождения им производственной либо преддипломной практики.

Характеристика студента составляется руководителем подразделения организации, в котором студент проходил практику и предоставляется в образовательное учреждение.

Стандартная характеристика содержит следующие сведения:

Наименование документа. Затем следует текст, который включает в себя такую информацию:

·       анкетные данные человека, на которого выдается характеристика (ФИО, дата рождения, образование);

·       сведения о трудовой деятельности (место и период работы/учебы, занимаемые должности, функциональные обязанности);

·       оценка профессиональной деятельности (достижения в работе/учебе, награды, поощрения или наказания, которые применялись в период работы/учебы);

·       оценка личных, деловых качеств;

·       информация о курсах повышения квалификации, дополнительном образовании;

·       для каких целей и куда выдается характеристика;

·       подписи уполномоченных лиц колледжа, которое ее выдает, печать;

·       дата составления.

Характеристики составляются в двух экземплярах, один из которых остается в личном деле сотрудника или обучающегося (Приложение 10).

 

4.6          Телефонограмма

 

4.6.1         Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем и отправителем в журнале учёта исходящих и входящих телефонограмм.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

-     исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

-     должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,                            отправившего телефонограмму;

-     должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму,  в журнале регистрации;

-     входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов, тексты должны быть не сложными, не должны содержать трудно произносимых слов, составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или ответственным исполнителем.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

   

 

4.7          Электронные сообщения

 

4.7.1 Электронными сообщениями называются документы, передаваемые по каналам электронной почты. 

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной подписи признается при наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной подписи осуществляется на основании лицензии.

Сообщения, передаваемые электронной почтой, используются для пересылки сообщений внутри одной организации, между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа  на экране ПК или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи принтера.

Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный «почтовый ящик», которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями  осуществляется через эти почтовые ящики.

Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям, изложенным в пункте служебное письмо.

 

4.8          Информационно-справочные документы

 

4.8.1         Докладная записка может быть адресована руководителю своей организации, в вышестоящую организацию или в другую организацию,  по содержанию и назначению может быть информационной или отчетной.

Внутренние записки пишутся от руки, подписывает автор-составитель, внешние оформляются на общем бланке организации формата А4, подписывает директор колледжа (Приложение 11). Текст докладной записки состоит из 2-х частей: изложения фактов, послуживших причиной ее составления и выводов, мнения организации или должностного лица.

 

4.8.2         Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др. (Приложение 12).

Объяснительная записка, поясняющая содержание документа, является приложением к документу, оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. Внутренние объяснительные записки оформляются, как и внутренние докладные записки.

Реквизиты записок:

-     наименование вида документа (докладная записка, объяснительная записка);

-     дата;

-     адресат;

-     заголовок, текст;

-     приложение (если есть);

-     подпись.

 

4.8.3         Служебная записка – форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей (Приложение 13).

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер, содержать просьбу, предложение. Текст состоит из 2-х частей: изложения фактов и выводов,  предложений по излагаемому вопросу.

 

4.8.4         Акт – справочно-информационный документ. Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов и т.д.)

Текст акта состоит из двух частей: вводной части и констатирующей.

 Во вводной части акта указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части акта излагают установленные факты, выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – отдел кадров,

3-й экземпляр – ___________.

Некоторые акты подлежат утверждению: изданием распорядительного документа или руководителем, к компетенции которого относится содержание акта. Акт может иметь гриф согласования. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении. Акты оформляются на общем бланке, внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Образец формы акта приведен в приложении 14, 14а.

 

4.9         Документы о служебных командировках

 

4.9.1         Служебные командировки сотрудников предусматриваются в плане работы Колледжа.

Для регистрации командировок ведется журнал (Приложение 15).

 

4.9.2         После возвращения из командировки сотрудник в соответствии с порядком, определенным руководителем Колледжа, составляет в трехдневный срок письменный отчет или уведомляет руководителя структурного подразделения о результатах выполнения задания, а также подает отчет об использовании денежных средств в сроки, определенные законодательством.

Отчет о командировке (выполнении задания) утверждается руководителем структурного подразделения, отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку, визируется указанным руководителем, после чего передается в бухгалтерскую службу.

 

5.         Организация документооборота и исполнения документов

 

5.1   Требования для рационализации документооборота

 

5.1.1         Документооборот Колледжа - это прохождение документов в Колледже с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документы независимо от способа фиксации и воспроизведения информации проходят и обрабатываются в Колледже на единых организационных и правовых принципах организации документооборота.

Порядок документооборота регламентируется инструкцией Колледжа, регламентами работы Колледжа, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.

 

5.1.2         Особенности организации электронного документооборота определяются инструкцией Колледжа с учетом требований нормативных правовых актов в этой сфере, которые имеют высшую юридическую силу, а также характеристиками технических и программных средств, функционирующих в Колледже.

В случае внедрения в Колледже системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота служба делопроизводства вместе со структурным подразделением, отвечающим за автоматизацию, разрабатывает регламенты работы с документами в электронной форме.

Организация документооборота в случае применения средств автоматизации делопроизводства должна обеспечить сочетаемость традиционного и автоматизированного способа обработки документов с возможностями средств автоматизации делопроизводства.

 

 

5.2              Учет объема документооборота

 

5.2.1         Объем документооборота Колледжа - это суммарное количество полученных (входящих) и созданных в Колледже (внутренних, исходящих) документов за определенный период (квартал, год).

 

5.2.2         Подсчет количества документов осуществляется по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается документ. Размноженные экземпляры, обработанные службой делопроизводства, подсчитываются отдельно на основе принятой в Колледже системы учета документов.

Учет документов может осуществляться как в Колледже в целом, так и по каждому структурному подразделению, по группе документов.

Результаты учета документов обобщаются службой делопроизводства и подаются руководству Колледжа для принятия мер для усовершенствования работы с документами.

 

 

5.3              Прием и первичная обработка документов, поступающих в Колледж

 

5.3.1         Доставка документов в Колледж осуществляется, как правило, с использованием средств почтовой связи и электросвязи, а также курьерской службой.

Почтой и через курьерскую службу доставляется письменная корреспонденция, бандероли, а также периодические печатные издания.

Каналами электросвязи доставляются: телеграммы, телефонограммы, электронные документы с применением электронной цифровой подписи и документы в электронной форме без электронной цифровой подписи (в сканированной форме).

 

5.3.2         Все документы, поступающие в Колледж, принимаются централизованно в службе делопроизводства.

Рекомендуемая, специальная и корреспонденция с объявленной ценностью принимается под расписку в журнале, реестре или уведомлении о вручении.

В случае поступления корреспонденции с отметкой «Срочно» фиксируется не только дата, но и часы и минуты доставки.

В случае повреждения конверта делается соответствующая отметка в почтовом реестре.

Документы, поступившие в нерабочее время, принимаются дежурным сотрудником Колледжа.

 

5.3.3         В службе делопроизводства раскрываются все конверты, за исключением тех, которые имеют надпись «лично».

 

5.3.4         Конверты хранятся и прилагаются к документам в случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, а также отсутствуют адресные  ярлыки рекомендованных конвертов и пакетов.

В случае выявления отсутствия приложений, указанных в документе, или отдельных листов, а также ошибок в оформлении документа, что делает невозможным его исполнение (отсутствие подписи, печати, грифа утверждения и т.п.), документ не регистрируется и отправителю направляется письменный запрос или ему сообщается об этом по телефону. При этом на документе делается соответствующая отметка с указанием даты запроса (разговора по телефону), должности и фамилии лица, которому сделан запрос, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, совершившего запрос.

В случае отсутствия или нецелостности вложений, повреждения конверта, упаковки, что привело к невозможности прочтения текста документа, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется отправителю, другой - хранится в службе делопроизводства.

 

5.3.5         Присланные не по адресу документы возвращаются отправителю без их рассмотрения.

 

5.3.6         Факт и дата поступления документа в Колледж обязательно фиксируются по правилам, указанным в пункте 3.20 настоящей Инструкции.

 

5.3.7         Электронные носители информации обязательно передаются в Колледж с сопроводительным письмом. При приеме таких документов обрабатывается только сопроводительное письмо.

 

5.4         Предварительное рассмотрение документов

 

5.4.1   Документы, адресованные руководителю Колледжа, а также те, в которых не указано конкретное должностное лицо или структурное подразделение как адресат, подлежат предварительному рассмотрению в службе делопроизводства.

 

5.4.2   Целью предварительного рассмотрения документов является выделение документов, требующих обязательного рассмотрения директором Колледжа, его заместителями или структурными подразделениями.

Обязательному рассмотрению директором Колледжа подлежат акты органов государственной власти, корреспонденция, поступающая от учреждений высшего уровня; решения органов местного самоуправления, а также важнейшие документы, содержащие информацию по основным вопросам деятельности Колледжа и требующие решения непосредственно руководителем.

 

5.4.3   Предварительное рассмотрение документов осуществляется в день поступления или в первый следующий рабочий день в случае поступления их после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные нерабочие дни. Поручения учреждений высшего уровня, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.

 

5.4.4   Во время предварительного рассмотрения документов учитываются полномочия субъектов рассмотрения корреспонденции, предусмотренные в положениях (уставах) Учреждения и в положениях о структурных подразделениях, распорядительных документах о распределении обязанностей между руководителем Учреждения и его заместителями, должностных инструкциях, а также классификатор вопросов деятельности Учреждения, номенклатура дел, схемы прохождения документов.

 

5.4.5   На стадии предварительного рассмотрения осуществляется отбор документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства (Приложение 16), а также тех, которые передаются для регистрации структурным подразделениям.

 

5.5              Регистрация документов

 

5.5.1         Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной форме, которой фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью в указанных формах необходимых сведений о документе. Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля исполнения и оперативным использованием имеющейся в документах информации.

Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.

 

5.5.2         Регистрация актов органов государственной власти, поручений высших должностных лиц, запросов, обращений, а также корреспонденции Министерства образования и науки Донецкой Народной Республики, поступивших на рассмотрение директора Колледжа и его заместителей, распорядительных документов, писем, подписанных директором и его заместителями, протоколов и решений коллегиальных органов проводится централизованно службой делопроизводства Колледжа.

Место регистрации отдельных групп документов (приказы (распоряжения) по личному составу, договоры, отчеты, прейскуранты и т.п.) определяется в инструкции Колледжа.

Регистрации подлежат также документы, созданные в Колледжа (справки, заявления и т.п.).

 

5.5.3         Документы регистрируются по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются:

-     приказы  по основной деятельности Колледжа;

-     приказы по личному составу (согласно их видам и срокам хранения);

-     распоряжения Колледжа;

-     входящая корреспонденция;

-     исходящая корреспонденция;

-     обращения граждан.

 

5.5.4         Оригинал документа, поступившего сразу после факсограммы или по электронной почте в сканированной форме, регистрируется в соответствующих регистрационных формах согласно пункту 5.5.1 Инструкции.

 

5.5.5         При регистрации документа ему присваивается регистрационный номер, который оформляется в соответствии с пунктом 3.7 настоящей Инструкции.

 

5.5.6         В Колледже может применяться одна из трех форм регистрации документов – журнальная, карточная и автоматизированная (с использованием специальных компьютерных программ).

 

5.5.7         В Колледже применяется журнальная форма регистрации документов (Приложения 17).

5.6              Организация передачи документов и их исполнения

 

5.6.1   Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководства Колледжа в день их поступления или на следующий рабочий день в случае поступления документов в нерабочее время. Телеграммы, телефонограммы и другие срочные документы передаются немедленно.

 

5.6.2   Документы, рассмотренные директором, возвращаются с соответствующей резолюцией службе делопроизводства, которая осуществляет передачу документов на исполнение.

 

5.6.3   Документ, исполнителями которого являются несколько структурных подразделений, может быть передан исполнителям в порядке определения их в резолюции или одновременно в виде копий с передачей оригинала главному исполнителю, определенному в резолюции первым. В случае внедрения электронного документооборота соисполнители получают документ в электронной форме.

 

5.6.4   Факт передачи документов исполнителям фиксируется путем проставления соответствующей отметки в регистрационной форме с указанием информации об исполнителях, которым передан оригинал документа и его копии.

 

5.6.5   Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе, резолюции руководителя Колледжа, и сотрудники, которым непосредственно поручено исполнение.

Главный исполнитель организует работу соисполнителей, в частности определяет сроки представления ими предложений, порядок согласования и подготовки проекта документа.

 

5.6.6   Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или нового документа, его  оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) руководителю Колледжа, а в некоторых случаях − руководителю структурного подразделения, а также в случае необходимости − подготовку для пересылки адресату.

 

5.6.7   Перед представлением проекта документа на подпись директору сотрудник, который подготовил документ, обязан проверить правильность его составления и оформления, ссылки на нормативные правовые акты, уточнить цифровые данные, наличие необходимых виз и приложений.

Документ подается на подпись вместе с документами, на основании которых он был составлен.

 

5.6.8   Если документ направляется в несколько учреждений после его регистрации исполнитель организует изготовление необходимого количества экземпляров.

 

5.6.9   Сотрудник, ответственный за исполнение документа, в случае отпуска, командировки, увольнения обязан передать другому сотруднику по согласованию со своим непосредственным руководителем все неисполненные документы и проинформировать руководителя структурного подразделения о передаче документов, исполнение которых находится на контроле, другому исполнителю.

 

5.6.10     При увольнении сотрудника или переводе по службе, передача документов и дел осуществляется по акту.

5.7   Организация контроля исполнения документов

 

5.7.1         Контроль исполнения документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и надлежащего их исполнения.

 

5.7.2         Контроль осуществляется за исполнением всех зарегистрированных документов, в которых установлены задания, а также исполнение которых подлежит обязательному контролю, по перечню документов, утвержденному руководителем Колледжа.

 

5.7.3         Срок исполнения документа может устанавливаться в нормативном правовом акте, распорядительном документе или резолюции руководителя Колледжа. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях начиная с даты подписания (регистрации), а входящих - с даты поступления (регистрации). Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, последним днем срока исполнения документа считается первый день после нерабочего дня.

Документы, в которых не указан срок исполнения, должны быть исполнены не позднее чем за 30 календарных дней с момента регистрации документа в Колледже (Приложение 18).

Если задание требует срочного исполнения, обязательно указывается конкретный конечный срок исполнения.

 

5.7.4         Взятие документа на контроль осуществляется на основании резолюции директора или его заместителя.

 

5.7.5         Контроль исполнения документов включает взятие документов на контроль, определение форм и методов контроля, проверку хода своевременного доведения документов до исполнителей, контроль выполнения, снятием документов с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководства о ходе и результатах их исполнения.

 

5.7.6         После выполнения документ снимается с контроля. Документы считаются выполненными и снимаются с контроля после исполнения заданий, запросов, сообщения о результатах заинтересованным учреждениям и лицам или иного подтверждения исполнения.

Снять документ с контроля может только директора, его заместители, которые установили контрольный срок в резолюции.

 

5.8              Информационно-справочная работа с документами

 

5.5.1 Информационно-справочная работа с документами заключается в поиске необходимых документов с использованием регистрационных журналов.

 

5.5.2 В случае запросов вышестоящих организаций или обращений граждан касающихся информации прошлых лет, дополнительная информация предоставляется архивариусом Колледжа.

 

5.9    Порядок обработки и передачи исходящих документов

 

5.9.1         Исходящие документы направляются адресатам с использованием средств почтовой связи, электросвязи, а также доставляются курьерской службой.

 

5.9.2         Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с Правилами предоставления почтовых услуг.

 

5.9.3         С использованием средств электросвязи служба делопроизводства осуществляет передачу телеграмм, телефонограмм, электронных документов с применением электронной цифровой подписи и документов в сканированной форме без электронной цифровой подписи.

 

5.9.4         В случае отправки документов в сканированной форме без электронной цифровой подписи необходимо отправить также оригинал документа в бумажной форме.

Виды документов, информация из которых передается по каналам электросвязи, а также необходимость и порядок отправки адресату их оригинала в бумажной форме определяются инструкцией Колледжа с учетом имеющихся технических и программных средств.

 

5.9.5         Информационные, телекоммуникационные и информационно- телекоммуникационные системы должны обеспечивать защиту от несанкционированных действий, которые могут привести к случайным или умышленным изменениям или уничтожению информации.

 

5.9.6         Исходящие документы обрабатываются и рассылаются централизованно в день их поступления от структурных подразделений − исполнителей или не позднее следующего рабочего дня.

 

5.9.7         Не допускается рассылка или передача документов без их регистрации в службе делопроизводства.

 

5.9.8         При приеме от исполнителей исходящих документов сотрудники службы делопроизводства обязаны проверить:

-     правильность оформления документа (состав и размещение в нем всех реквизитов);

-     наличие и правильность указания адреса;

-     наличие на документе отметки о приложениях;

-     наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

-     наличие и полноту приложений;

-     соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

 

5.9.9         Документы, которые рассылаются одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт (упаковку). На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые содержатся в конверте.

 

5.9.10     Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется рассылать в конвертах с указанием адреса получателя и отправителя, которые изготовляются заранее машинописным или печатным способом.

 

6.        Систематизация и хранение документов в делопроизводстве

 

6.1    Составление и ведение номенклатуры дел

 

6.1.1                 Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, создаваемых в делопроизводстве Колледжа, оформленный в соответствующем порядке с указанием сроков хранения дел.

Номенклатура дел является основанием для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

 

6.1.2   Номенклатура дел (Приложение 19) составляется службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений.

 

6.1.3   Сводная номенклатура дел Колледжа составляется в трех экземплярах, на каждом из которых должен быть заполнен гриф согласования с экспертной комиссией колледжа. Первый (неприкосновенный) экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства как рабочий, третий - передается в архив колледжа.

Структурные подразделения Колледжа получают выписки из соответствующих разделов утвержденной сводной номенклатуры дел для использования в работе.

 

6.1.4   Номенклатура дел Колледжа по необходимости в изменениях (не позднее декабря) уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

 

6.1.5   В номенклатуру дел включаются названия дел, которые формируются и отображают все участки работы, документируемые в Колледже, в частности дела постоянных и временно действующих советов, комиссий и т.п. В номенклатуру дел вносятся также названия дел, которые ведутся только в электронной форме.

 

6.1.6   Графы номенклатуры дел заполняются таким образом.

В графе 1 проставляется индекс каждого дела. Индекс дела структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например: 05-11, где 05 - индекс самостоятельного отдела, 11 - порядковый номер дела, или 03.1-08, где 03.1 - индекс отдела в составе управления, 08 - порядковый номер дела.

При наличии в деле томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.п.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в сжатой обобщенной форме отображать состав и содержание документов дела.

Не допускается употребление в заголовках дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

При формулировании заголовков дел учитываются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основании отдельного признака или сочетания признаков.

Заголовок дела состоит из элементов, которые размещаются в такой последовательности: название вида дела (переписка, журнал, книга и т.п.) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и т.п.); автор документов (наименование учреждения, структурного подразделения); корреспондент или адресат (наименование учреждения, которому адресованы или от которого поступили документы); краткое содержание документов дела (вопрос, по которому формируется дело); название населенного пункта, с которым связано содержание документа; дата (период), к которой принадлежат документы дела; указания на наличие копий документов в деле (в случае необходимости).

В заголовках личных (персональных) и других дел, содержащих в себе документы по одному вопросу, связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин «дело», например: «Личное дело», «Персональное дело».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин «документы», а после него в скобках указываются основные виды документов дела, например: «Документы (планы, анкеты, справки) по проведению обзора состояния делопроизводства и архивного дела в учреждениях системы образования».

Термин «документы» употребляется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к нормативному правовому акту или распорядительному документу Учреждения.

В заголовках дел, предназначенных для группирования документов одного вида, указывается вид документа во множественном числе и автор документов, например: «Протоколы заседаний административного совета».

В заголовках дел, содержащих переписку, указываются корреспондент и краткое содержание документов, например: «Переписка с Министерством образования и науки Донецкой Народной Республики об утверждении и изменении штатного расписания».

В заголовках дел, содержащих переписку с корреспондентами, однородными по характеру деятельности, такие корреспонденты не перечисляются, а указывается их обобщенное наименование, например: «Переписка с органами местного самоуправления по вопросам обеспечения социальной защиты населения».

В заголовках дел, содержащих переписку с разными корреспондентами, такие корреспонденты не указываются, например: «Переписка об организации семинара по повышению квалификации сотрудников кадровых служб».

В заголовках дел, содержащих планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, полугодие, год), в котором планируется создание документов, или период их фактического исполнения, например:

 

1.           План основных организационных мероприятий Учреждения на 2015 год;

2.           Отчет об использовании бюджетных средств Учреждением за 2015 год.

 

Во время размещения заголовков дел в номенклатуре дел учитывается важность документов, включенных в дело, их взаимосвязь. Вначале размещаются заголовки дел с документами, которые поступили от органов высшего уровня, далее - организационно- распорядительной, планово-отчетной документации, переписка, учетно-справочные виды документов. В каждой из этих групп документы также размещаются с учетом важности и сроков хранения.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года.

В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню документов со сроками хранения.

В графе 5 «Примечание» делаются пометки о переходящих делах; о делах, которые ведутся в электронной форме; о должностных лицах, ответственных за формирование дел; о передаче дел в архив Колледжа или другие учреждения для их продолжения и т.п.

 

6.1.7            В конце года номенклатура дел закрывается итоговой записью об их количестве.

 

6.2    Формирование дел

 

6.2.1   Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела согласно номенклатуре дел.

 

6.2.2   Во время формирования дел следует придерживаться таких общих правил: помещать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре; группировать в дела документы, исполненные на протяжении одного календарного года, за исключением переходящих дел (ведутся на протяжении нескольких лет), личных дел; помещать в дела лишь оригиналы или в случае их отсутствия заверенные в установленном порядке копии документов; не допускать включения в дела черновиков, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату; отдельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; по объему дело не должна превышать 250 листов (30-40 мм толщины).

 

6.2.3   Документы группируются в дела в хронологическом и/или логическом порядке.

Положения, правила, инструкции и т.п., утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности Колледжа, по личному составу группируются в разные дела. Приказы по личному составу группируются в соответствии с их видами и сроками хранения.

Протоколы заседаний коллегиальных органов группируются в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы заседаний коллегиальных органов систематизируются по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, которые касаются одного протокола, - по повестке дня заседания.

Поручения учреждений высшего уровня и документы, связанные с их исполнением, группируются в дела по направлениям деятельности Колледжа или по авторам инициативных документов. Документы в небольшом количестве группируются в одно дело. В деле документы систематизируются по датам поручений.

Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в дела отдельно от проектов этих документов.

Переписка группируется по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируется в хронологическом порядке: документ-ответ размещается за документом- запросом.

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) сотрудников Колледжа систематизируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости по выплате денег (ведомости о начислении заработной платы) должны быть сформированы ежемесячно за год.

 

6.2.4   Методическое руководство и контроль формирования дел в Колледже и его структурных подразделениях осуществляется службой делопроизводства и архивом колледжа.

 

6.3    Хранение документов в Колледже

 

6.3.1   Документы с момента создания (поступления) и до передачи их в архив Колледжа хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений Колледжа и сотрудники обязаны обеспечить хранение документов и дел.

 

6.3.2   В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в закрывающихся шкафах. Для повышения оперативности поиска документов дела размещаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

 

6.3.3   Выдача дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Колледжа осуществляется по разрешению руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело, другим учреждениям - по письменному разрешению руководителя Колледжа. На выданное дело составляется карточка - заменитель. В карточке указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата его выдачи, лицо, которому дело выдано, дата его возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело.

 

6.3.4   Предоставление дел во временное использование осуществляется не более чем на один месяц.

 

6.3.5   Изъятие документов из дела постоянного срока хранения запрещается. В исключительных случаях изъятие документов допускается по разрешению директора Колледжа с обязательным помещением в дело заверенных надлежащим образом копий.

 

7.        Порядок подготовки дел к передаче на архивное хранение

 

7.1    Экспертиза ценности документов

 

7.1.1   Проведение экспертизы ценности документов состоит во всестороннем их изучении с целью отнесения в Архивный фонд Донецкой Народной Республики или изъятия из него и установления сроков хранения документов, которые не подлежат внесению в Архивный фонд Донецкой Народной Республики.

7.1.2   Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Колледже (в случае необходимости – в структурных подразделениях) создаётся постоянно действующие экспертные комиссии.

7.1.3   Экспертиза ценности документов проводится каждый год в структурных подразделениях Колледжа вместе с Экспертной комиссией под методическим руководством службы делопроизводства и архива Колледжа.

7.1.4   Во время проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив Колледжа, изъятия для уничтожения документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы  их ценности запрещается.

 

7.1.5   Отбор документов постоянного хранения осуществляется на основании типовых и ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, номенклатуры дел Колледжа путем пересмотра каждого листа дела. Запрещается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел.

 

7.1.6   По результатам экспертизы ценности документов в Колледже составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 20).

 

7.1.7   Сводные описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и акт об изъятии для уничтожения документов, не подлежащих хранению, рассматриваются Экспертной комиссией Колледжа одновременно. Согласованные акты утверждаются руководителем Колледжа, после чего Колледж имеет право уничтожить документы.

 

7.1.8   Акт об изъятии для уничтожения документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего Колледжа. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указываются перед группой заголовков дел этого подразделения.

 

7.2    Составление описей дел

 

7.2.1        Опись дел - архивный справочник, предназначенный для учета и раскрытия содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации в границах архивного фонда.

 

7.2.2        Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. В случае ликвидации или реорганизации Колледжа такие описи составляются обязательно.

 

7.2.3        Описи дел структурного подразделения Колледжа составляются каждый год по установленной форме (Приложение 21) должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, при методической помощи архива Колледжа.

 

7.2.4        Номер описи дел структурного подразделения Колледжа должен состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел с добавлением начальной буквы названия категории документов, которые включаются в опись, и четырех цифр года, в котором начаты дела, включенные в опись.

Например, описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения № 5, которые учитываются в номенклатуре дел  и  начаты  в  2020  году,  будут  иметь   такие  номера:  5  П  -  2020;  5  Д  -  2020;             5 ЛС - 2020.

 

7.2.5        Во время составления описи дел необходимо придерживаться таких требований:

-     каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов или частей, каждый том или часть вносятся в опись под отдельным номером);

-     графы описи оформляются в соответствии со сведениями, указанными на обложке (титульном листе) дела;

-     в случае включения в описи нескольких дел подряд с одинаковым заголовком указывается полностью заголовок только первого дела, а все другие однородные дела обозначаются словами «то же самое», при этом другие сведения о делах вносятся в описи полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

-     графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям колледжа или другому учреждению, о наличии копий документов в деле.

 

7.2.6        Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации. Дела каждого года составляют годовой раздел описи.

 

7.2.7        В конце описи делается итоговая запись с указанием количества (цифрами и словами) дел, которые учитываются в описи, первый и последний номера дел в описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). В годовой раздел описи дел вносятся также дела, не завершенные на протяжении календарного года. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года, на протяжении которого дела продлевались в делопроизводстве, указывается:

«Документы по этому вопросу см. также в разделе за             год, №      ».

 

7.2.8        Опись дел структурного подразделения Колледжа подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.

 

7.2.9        Опись дел структурного подразделения Колледжа составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Колледжа, а другой остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении.

 

7.2.10    На основании описей дел структурных подразделений архив Колледжа составляет сводные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу.

 

7.2.11    Сводная опись дел постоянного хранения составляется в двух экземплярах, которые после согласования Экспертной комиссией Колледжа утверждаются директором.

 

7.2.12    Сводные описи дел долговременного (свыше 10 лет) хранения составляются в двух экземплярах, согласовываются Экспертной комиссией Колледжа и утверждаются ее директором.

 

7.2.13    Сводные описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах, подписываются составителем, согласовываются Экспертной комиссией Колледжа, после чего утверждаются директором.

 

7.3    Оформление дел

 

7.3.1        Оформление дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения предусматривает нумерацию листов в деле, составление (в случае необходимости) внутренней описи документов дела (Приложение 22), наличие листа-заверителя (заверительной надписи) дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела (Приложение 23), подшивку (количество листов в деле – до 10) или/и переплет дела, оформление обложки (титульного листа) дела (Приложение 24).

 

7.3.2        Документы временного хранения, сформированные в дела, не подшиваются, листы не нумеруются, уточнение элементов оформления обложки не проводится, за исключением первичной бухгалтерской документации.

 

7.3.3        Дела с грифом «Для служебного пользования», личные и отдельные группы дел постоянного срока хранения, названия которых не полностью раскрывают содержание (дела, содержащие постановления, распоряжения, приказы, решения и т.п.), должны иметь размещенную в начале дела внутреннюю опись документов в деле. Необходимость составления внутренней описи документов некоторых дел определяется инструкцией Колледжа.

 

7.3.4        После окончания делопроизводственного года к надписям на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, вносятся в случае необходимости к заголовку дела дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности и т.п.).

 

7.3.5        Дата на обложке дела должна соответствовать году начала и окончания дела; в деле, в котором есть документы за более ранние годы, чем год заведения дела, под датой делается надпись: «есть документы за ... годы».

 

7.3.6        На обложках дел, которые состоят из нескольких томов (частей), проставляются даты первого и последнего документов каждого тома (части). В случае указания точной календарной даты проставляется число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, месяц пишется словом.

 

7.3.7        На обложке дела проставляется номер дела по сводной описи и по согласованию с архивом Колледжа – номер описи.

7.3.8        В случае изменения наименования Колледжа (его структурного подразделения) на протяжении периода, который охватывают документы дела, или во время передачи дела в другое учреждение (структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование Колледжа (структурного подразделения), а предыдущее берется в скобки.

 

7.3.9        Надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения делаются четко черными светостойкими чернилами или пастой. Запрещается наклеивание титульного листа на обложку дела.

 

7.4    Передача дел в архив Колледжа

 

7.4.1        Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу через два года после завершения их ведения передаются в архив Колледжа в упорядоченном состоянии для дальнейшего хранения и пользования.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях Колледжа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению директора Колледжа дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив по описям дел или по номенклатуре дел.

 

7.4.2        Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив Колледжа оформляет выдачу дел во временное пользование.

 

7.4.3        Прием-передача каждого дела осуществляется сотрудником архива Колледжа в присутствии сотрудника структурного подразделения, который передает упорядоченные и оформленные дела.

 

7.4.4        Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Колледжа по описям.

В конце каждого экземпляра описи архивариус Колледжа, расписывается в принятии дел с обязательным указанием количества (цифрами и словами) переданных дел и проставляет дату. Один экземпляр описи возвращается структурному подразделению, все остальные остаются в архиве Колледжа.

 

7.4.5        Дела, которые передаются в архив Колледжа, должны быть связаны надлежащим образом.

 

7.4.6        В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за организацию делопроизводства в подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Колледжа независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Учреждения обязаны обеспечить сохранность архивных документов и передачу документов, входящих в состав Архивного фонда Донецкой Народной Республики, после окончания установленных предельных сроков их хранения в архиве Колледжа для постоянного хранения в Государственном архиве Донецкой Народной Республики.

 

 

 

 

 

 

Приложение 1к Инструкции

(пункт 2.1.4)

 

ТРЕБОВАНИЯ

к оформлению документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств

 

Для печати текстов служебных документов используется гарнитура Tіmes New Roman, шрифт размером 12-14 печатных пунктов. Разрешается использовать шрифт размером 8-12 печатных пунктов для печатания реквизита «Фамилия исполнителя и номер его телефона», сносок, объяснительных надписей к отдельным элементам текста документа или его реквизитов и т.п.

Во время печати заголовков разрешается использовать полужирный шрифт (прямой или курсив).

Текст документов на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) рекомендовано печатать через 1 или 1,5 междустрочных интервала, а формата А5 (148 х 210 мм) - через 1 междустрочный интервал.

Текст документа, который подается для государственной регистрации в Министерство юстиции Донецкой Народной Республики, печатается на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) с использованием гарнитуры Tіmes New Roman и шрифта размером 14 печатных пунктов, через 1 или 1,5 междустрочных интервала.

Реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатаются через 1 междустрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат»,

«Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга через 1,5 междустрочных интервала.

Реквизиты документа отделяются друг от друга через 1,5-3 междустрочных  интервала.

Название вида документа печатается прописными (заглавными) буквами.

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатается на уровне последней строки названия должности.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме реквизита текста) –  73 мм (28 печатных знаков).

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его разрешается продолжать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Во время оформления документов следует придерживаться таких отступов от границы левого поля документа:

12,5 мм - для абзацев в тексте;

92 мм - для реквизита «Адресат»;

104 мм - для реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу»;

125 мм - для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

Не  делается  отступ   от   границы  левого  поля  для  реквизитов   «Дата   документа»,

«Заголовок к тексту документа», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений»,

«Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка о выполнении документа и отправка его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования»,   заверительной   надписи   «Копия   верна»,   а   также   слов   «СЛУШАЛИ»,

«ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они размещаются на одном уровне вертикальными строками. Первый гриф размещается от границы левого поля; второй - через 104 мм от границы левого поля.

 

Продолжение приложения 1

 

Если в тексте документа содержатся ссылки на приложения или на документ, который стал основанием для его издания, слова «Приложение» и «Основание» печатаются от границы левого поля, а текст к ним - через 1 междустрочный интервал.

Во время оформления документов на двух и более страницах вторая и следующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц ставятся посреди верхнего поля листа арабскими цифрами без указания слова «страница» и разделительных знаков. Первая страница не нумеруется.

Тексты документов печатаются на одной стороне листа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2 к Инструкции

(пункт 2.2.2)

 

                          

 

Министерство образования и науки Донецкой Народной Республики

Государственное профессиональное образовательное учреждение

«Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

 

(место для названия вида документа)

 

 

«____» _______ 0000                       Донецк                                    №____

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общий бланк для создания разных видов документов

 

 

 

Приложение 3 к Инструкции

(пункт 2.2.2, 4.3.6)

 

 

 

 

Министерство образования и науки Донецкой Народной Республики

Государственное профессиональное образовательное учреждение

«Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

ул. Университетская, 110, г. Донецк, 283048, т/ф. (062)311-42-28

E-mail: [email protected], идентификационный код 01566005

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бланк письма

 

 

Приложение 4 к Инструкции

(пункт 2.2.2,4.1.18)

 

Государственное  профессиональное образовательное учреждение

«Донецкий государственный колледж  пищевых технологий и торговли»

 

ПРИКАЗ

 

«____» ________ 0000                      г. Донецк                                        №______

Заголовок к тексту

 

 

Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Текст распорядительной части приказа начинается словом

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.   Указывается исполнитель (наименование должности и Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения), предписываемое ему действие и срок исполнения.

2.   Текст пункта оформляется аналогично. Если одному исполнителю предписывают несколько действий, то каждое выделяют в подпункт:

2.1 Действие и срок исполнения.

2.2 Действие и срок исполнения.

3.   Контроль исполнения приказа возложить на (наименование должности, Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения).

 

 

 

Директор                                                    инициалы (инициал имени) фамилия

 

 

Проект приказа подготовлен:

Должность ___________ инициалы (инициал имени), фамилия (в именительном падеже)

 

 

 

 

С приказом ознакомлен:

Фамилия, инициалы (инициал имени) _________ «_____» ______ 0000 г.

 

Бланк приказа

 

 

Приложение 5 к Инструкции

(пункт 2.2.2, 4.1.18)

 

Государственное  профессиональное образовательное учреждение

«Донецкий государственный колледж  пищевых технологий и торговли»

 

распоряжение

 

«____» ________ 0000                      Донецк                                              №______

Об

 

 

Руководствуясь (на основании, в связи и т.п.)

 

 

Обязать:

1. Текст распоряжения с указанием ответственного за исполнение.

2. Контроль исполнения приказа возложить на (наименование должности, Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения).

 

 

 

 

 

 

 

Директор                                                   инициалы (инициал имени), фамилия

 

 

 

Проект распоряжения подготовлен:

Должность ___________ инициалы (инициал имени), фамилия (в именительном падеже)

 

 

 

 

С распоряжением ознакомлен:

Фамилия, инициалы (инициал имени) __________«_____» _______ 0000 г.

 

 

 

Бланк распоряжения

 

 

Приложение 6 к Инструкции

(пункт 3.11)

 

 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, которые утверждаются

с проставлением грифа утверждения

 

1.   Акты (готовности объекта к эксплуатации; списания; инвентаризации; экспертизы; изъятия дел для уничтожения; передачи дел; ликвидации учреждений и т.п.).

2.      Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.п.).

3.     Отчеты (по основной деятельности; командировкам; научно-исследовательским работам и т.п.).

4.       Сметы расходов (на содержание аппарата управления, домов, помещений, сооружений; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.п.).

5.  Номенклатуры дел.

6.    Нормативы (расходования сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности сотрудников и т.п.)

7.  Описи дел.

8.    Перечни (должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем; типовых, ведомственных (отраслевых) документов со сроками хранения и т.п.).

9.    Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-разведывательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; получения прибыли жилищно-коммунальным хозяйством от капитального ремонта; работы коллегии, научно- технического совета, научного совета и т.п.).

10.  Должностные инструкции.

11.       Программы (финансово-экономические; проведения работ и мероприятий; командировок и т.п.).

12.  Протоколы заседаний коллегиальных органов (по необходимости).

13.  Расценки на выполнение работ.

14.  Уставы (положения) учреждений.

15.  Структуры учреждений.

16.  Формы унифицированных документов.

17.  Штатные расписания.

 

 

 

 

 

Приложение 7 к Инструкции

(пункт 3.18.2)

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подписи

на которых скрепляются гербовой печатью

 

1.  Акты (выполнения работ, списания, экспертизы, финансовых проверок; изъятия дел для уничтожения; передачи дел и т.п.).

2.  Листы согласования проектов нормативных правовых актов.

3.       Выводы и отзывы учреждений на диссертации и авторефераты, которые присылаются в Высшую аттестационную комиссию Донецкой Народной Республики.

4.      Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной зарплате и т.п.).

5.   Договоры (о материальной ответственности, научно-техническом сотрудничестве, подряда, аренды помещений; о выполнении работ и т.п.).

6.   Документы (справки, свидетельства и т.п.), которые удостоверяют права граждан и юридических лиц.

7.       Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, бюджетные, банковские, пенсионные, платежные.

8.      Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.п.).

9.  Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.п.).

10.  Заявки (на оборудование, изобретения и т.п.).

11.      Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, которые имеют право осуществлять финансово-хозяйственные операции.

12.   Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию по договору; на капитальное строительство и т.п.).

13.  Гарантийные письма (на выполнение работ, предоставление услуг и т.п.).

14.  Номенклатуры дел.

15.  Описи дел.

16.       Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; о премировании).

17.       Протоколы (согласования планов поставок).

18.  Реестры (чеков, бюджетных поручений).

19.  Спецификации (изделий, продукции и т.п.).

20.  Совместные документы, подготовленные от лица двух и более учреждений.

21.  Уставы учреждений.

22.  Титульные списки.

23.  Трудовые книжки.

24.       Штатные расписания.

 

Приложение 8 к Инструкции

(пункт 4.2.10)

 

Государственное профессиональное образовательное учреждение

«Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

 

ПРОТОКОЛ

заседания ________________

 

00.00.0000                                                                                                                              № 00

 

Место составления

 

Председатель        – Фамилия И.О.

Секретарь              – Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О. и т.д. (фамилии располагают в алфавитном порядке).

или (если присутствует более 15 человек)

20 человек (регистрационный лист прилагается).

Приглашенные:    наименование должности Фамилия И.О., наименование должности Фамилия И.О. и т.д. (в наименование должности включается наименование организации) – в алфавитном порядке (оформляется только в случае наличия приглашенных).

Повестка дня:

1. О чем слушался вопрос. Указывается вид выступления, наименование должности и Фамилия И.О. докладчика, тема выступления.

2. Аналогично.

1. СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О. (в родительном падеже) – Запись текста выступления или пишут фразу «Текст доклада прилагается».

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. (в именительном падеже) – Запись текста выступления.

Фамилия И.О. – Запись текста выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Указывается исполнитель, предписываемое ему действие и срок исполнения.

1.2. Аналогично.

2. СЛУШАЛИ:

Текст  протокола по второму вопросу повестки дня оформляется аналогично по схеме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ.

 

Председатель                                                             Подпись                     И.О. Фамилия

Секретарь                                                                   Подпись                     И.О.Фамилия

 

 

Образец оформления протокола

 

Приложение 9 к Инструкции

(пункт 4.4.1)

 

 

Директору ГПОУ «Донецкий

государственный колледж пищевых

технологий и торговли»

должность

Ф.И.О. (в родительном падеже)

 

 

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

 

Структура текста

 

1. Изложение существа вопроса-просьбы («Прошу перевести ...», «Прошу предоставить...» и т.д.).

2. Изложение деталей, мотивов.

Отметка о наличии приложения (может отсутствовать).

 

 

00.00.0000                                                                                         Подпись

 

 

Визы согласования

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец заявления

 

 

 

 

 

Приложение 10 к Инструкции

(пункт 4.5.1)

 

ХАРАКТЕРИСТИКА

Ф.И.О. (в родительном падеже) 00.00.0000 года рождения занимаемая должность

 

 

 

 

 

 

 

1.    Анкетные данные, где указывают имя, отчество и фамилию сотрудника, дату рождения; занимаемую должность и дату назначения на эту должность, ученую степень и звание (если они имеются). Дополнительно можно сообщить сведения о полученном образовании (какие учебные заведения, где и когда окончил), продолжительности работы в данном учреждении, карьерном росте (какие должности занимал).

2.    Оценка уровня профессионального мастерства, деловых и личностных качеств. Показатели, по которым проводится такая оценка, приведены ниже.

3.     Заключительная часть служебной характеристики содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Показатели служебной характеристики

Обычно оценка проводится по следующим показателям.

• Профессиональная компетентность. Опыт работы и практические навыки, профессиональные знания по своей специальности, эрудиция в других служебных вопросах, самообразование, интерес к передовому опыту, знание необходимых нормативных и законодательных документов, знание своих прав и обязанностей.

• Работоспособность. Степень активности в работе, качество выполнения работы, своевременность выполнения должностных обязанностей, организация личного рабочего времени, мера ответственности за результаты работы, эффективность решения поставленных задач, умение адаптироваться к нововведениям, поведение в сложных ситуациях.

• Деловые качества (для руководящего состава). Умение организовать коллектив на выполнение служебных задач, осуществление контроля над подчинёнными, умение урегулировать конфликты в коллективе, установить деловые отношения с руководителями смежных подразделений, способность проводить анализ эффективности своего структурного подразделения, заниматься планированием.

• Психологические качества и производственная этика. Уровень общей культуры, взаимоотношения с коллегами и клиентами, коммуникабельность, доброжелательность, отзывчивость, скромность, психологическая устойчивость, способность к самооценке

 

 

Директор                                                                    инициалы (инициал имени), фамилия

 

_____________                                                          инициалы (инициал имени), фамилия

 

 

00.00.0000

Образец служебной характеристики

 

Приложение 11 к Инструкции

(пункт 4.8.1)

 

 

Директору ГПОУ «Донецкий

государственный колледж пищевых

технологий и торговли»

должность

Ф.И.О. (в родительном падеже)

 

Занимаемая должность сотрудника

Ф.И.О. (в родительном падеже)

 

 

 

Докладная записка

 

 

1. Вводная часть.

Изложение фактов, событий, ситуации, причин: информирование о ходе работ или исполнении документов.

2. Аналитическая часть (может отсутствовать).

Анализ; возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации.

3. Заключительная часть.

Выводы, предложения или просьбы.

Отметка о наличии приложения (может отсутствовать)

 

 

00.00.0000                                                                                         Подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец докладной записки (внутренней)

Приложение 12 к Инструкции

(пункт 4.8.2)

 

 

Директору ГПОУ «Донецкий

государственный колледж пищевых

технологий и торговли»

должность

Ф.И.О. (в родительном падеже)

 

Занимаемая должность сотрудника

Ф.И.О. (в родительном падеже)

 

 

 

 

Объяснительная записка

 

1. Вводная часть.

Изложение фактов, событий, ситуации, причин.

2. Заключительная часть.

Выводы, предложения или просьбы.

Отметка о наличии приложения (может отсутствовать)

 

 

00.00.0000                                                                                         Подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец объяснительной записки

 

 

 

Приложение 13 к Инструкции

(пункт 4.8.3)

 

 

Наименование должности

адресата (в дательном падеже)

И.О. Фамилия

 

Служебная записка

00.00.00

 

          Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

 

 

Наименование должности лица,

подписавшего документ                  подпись                         И.О. Фамилия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Образец служебной записки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 14 к Инструкции

Государственное профессиональное образовательное учреждение «Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

(пункт 4.8.4)

Утверждаю Директор __________ И.О. Фамилия «______»_______  20____ г.

 

 

 

 

АКТ

Заголовок к тексту

 

00.00.0000                                                                                                                              № 00

 

Место составления

 

Основание: наименование, автор, дата и номер документа, послужившего основанием для составления акта (печатается через один интервал).

Составлен комиссией в составе:

Председатель: наименование должности Фамилия И.О.

Члены комиссии: наименование должности Фамилия И.О., наименование должности Фамилия И.О. и т.д. (список членов комиссии пишут в алфавитном порядке их фамилий или в порядке субординации).

или

1.    Наименование должности Фамилия И.О.

2.    Наименование должности Фамилия И.О. и т.д.

Присутствовали: список присутствующих (если они есть) при составлении акта оформляют аналогично списку членов комиссии.

Текст основной части акта. Приводят описание проделанной комиссией работы, фиксируют установленные факты, приводят выводы и предложения комиссии.

В конце текста указывают количество экземпляров акта и место нахождения каждого экземпляра.

Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями.

Председатель                                                    Подпись                       И.О. Фамилия

 

Члены комиссии                                               Подпись                       И.О. Фамилия

 

                                                                            Подпись                       И.О. Фамилия

Присутствовали                                               Подпись                       И.О. Фамилия

                                                                            Подпись                      И.О. Фамилия

 

 

 

Образец формы акта

Приложение 14а к Инструкции

Государственное профессиональное образовательное учреждение «Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

(пункт 4.8.4)

Утверждаю Директор __________ И.О. Фамилия «______»_______  20____ г.

 

 

 

 

АКТ

о передаче ____________ в архив

 

00.00.0000                                                                                                                             

 

Место составления

 

Мы, нижеподписавшиеся, комиссия в составе________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

следующие документы:

 

 

 

В конце текста указывают количество экземпляров акта и место нахождения каждого экземпляра.

Приложение: текст отметки о наличии приложения, если она есть, оформляют в соответствии с требованиями.

 

 

 

Члены комиссии                                               Подпись                       И.О. Фамилия

 

                                                                            Подпись                       И.О. Фамилия

                                                        

                                                                            Подпись                      И.О. Фамилия

 

 

 

 

 

Образец формы акта о передаче в архив

 

 

 

 

 

Приложение 15 к Инструкции

(пункт 4.9.1)

 

ЖУРНАЛ

регистрации командировок

 

№ п/п	ФИО	Место работы и должность	Место командировки	Дата и номер приказа (распоряжения)	Дата выбытия в командировку	Дата прибытия из командировки	Подпись в получении командировочного удостоверения
1	2	3	4	5	6	7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма журнала регистрации командировок

 

 

 

 

Приложение 16 к Инструкции

(пункт 5.4.5)

 

 

 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, которые не подлежат регистрации службой делопроизводства*

 

1.  Графики, совещания, заявки, разнарядки.

2.  Сводки и информация, к сведению.

3.  Учебные планы, программы (копии).

4.  Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

5.  Прейскуранты (копии).

6.  Нормы затрат материалов.

7.  Поздравительные письма и приглашения.

8.  Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

9.  Научные отчеты по темам.

10.   Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

11.   Формы статистической отчетности.

12.   Договоры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*  Документы, отмеченные в пунктах 1, 3, 8-12, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях учреждений (бухгалтерской службы, кадровой службы, библиотеке

 

Приложение 17 к Инструкции

 (пункт 5.5.7)

 

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов*

ГПОУ «Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

 

Дата поступления и регистрационный номер документа	Корреспондент, дата и номер полученного документа	Краткое содержание документа	Кол-во доку-ментов	Кол-во листов в документе	Резолюция или ответственный исполнитель	Подпись лица, получившего документ,	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

 

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих документов*

ГПОУ «Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

 

Регистрационный номер и дата документа регистрации	На какой номер	Адресат	Краткое содержание документа	Ответственный исполнитель
1	2	3	4	5

 

 

*  В случае надобности журнал может дополняться дополнительными графами.

 

 

Формы журналов регистрации входящих и исходящих документов

Приложение 18 к Инструкции

 (пункт 5.7.3)

Сроки исполнения основных документов

 

1.        Указы, распоряжения и поручения Главы Донецкой Народной Республики - в случае, если в акте или поручении Главы Донецкой Народной Республики срок исполнения задания не определен, исполняются на протяжении 30 календарных дней с даты вступления в силу этого акта.

 

2.        Запрос народного депутата Донецкой Народной Республики исполняется не позднее чем в пятнадцатидневный срок со дня его поступления или в другой установленный Народным Советом срок.

Если запрос народного депутата Донецкой Народной Республики по объективным причинам не может быть рассмотрен в установленный срок, отправляется согласно закону письменное уведомление субъектам внесения запроса.

 

3.        Обращение народного депутата Донецкой Народной Республики исполняется на протяжении не более чем 10 дней со дня поступления.

В случае невозможности рассмотрения обращения народного депутата Донецкой Народной Республики в установленный срок ему сообщают об этом официальным письмом с указанием причин продления срока рассмотрения. Срок рассмотрения депутатского обращения с учетом срока продления не может превышать 30 дней с момента его поступления.

 

4.        Решения Совета Министров Донецкой Народной Республики относительно доработки проектов нормативных правовых актов исполняются до 10 дней после рассмотрения проекта акта на заседании Совета Министров Донецкой Народной Республики (если не установлен другой срок).

 

5.        Постановления и выводы Коллегии Счетной палаты исполняются на протяжении 15 дней со дня регистрации документа в Учреждении (если другой срок не установлен в документе).

 

6.        Согласование проектов актов Совета Министров Донецкой Народной Республики Учреждениями, которым эти проекты присланы для рассмотрения, исполняется в срок, установленный их главными разработчиками.

 

7.        Протест прокурора на акт, который противоречит закону, исполняется в десятидневный срок после его поступления. О результатах рассмотрения протеста в тот же срок сообщается прокурору.

Письменное предписание прокурора об устранении нарушений закона исполняется немедленно, о чем сообщается прокурору.

Представления прокурора с требованиями устранения нарушений закона, причин этих нарушений и условий, которые им содействуют, подлежат неотложному рассмотрению. Не позднее чем в месячный срок следует принять соответствующие меры по устранению нарушений закона, причин и условий, которые их вызывают, и о результатах уведомить прокурора.

Постановление прокурора о возбуждении дисциплинарного производства или производства об административном правонарушении исполняется в десятидневный срок после его поступления, если другое не установлено законом.

 

 

Продолжение приложения 18

 

8.                  Запрос на публичную информацию от физического, юридического лица, объединения граждан без статуса юридического лица, кроме субъектов властных полномочий (далее - запрашивающие), и предоставление ответа на запрос на информацию исполняются не больше пяти рабочих дней со дня поступления запроса.

В случае если запрос на информацию касается информации, необходимой для защиты жизни или свободы личности, о состоянии окружающей среды, качестве пищевых продуктов и предметов быта, аварии, катастрофы, небезопасных природных явлений и других чрезвычайных событий, которые произошли или могут произойти и угрожают безопасности граждан, ответ должен быть предоставлен не позднее, чем на протяжении 48 часов со дня поступления запроса.

В случае если запрос касается большого объема информации или нуждается в поиске информации среди значительного количества данных, распорядитель информации может продлить срок рассмотрения запроса до 20 рабочих дней с обоснованием такого продления. О продлении срока распорядитель информации сообщает запрашивающему в письменной форме не позднее, чем на протяжении пяти рабочих дней со дня поступления запроса.

Отсрочка в удовлетворении запроса на информацию допускается в случае, когда запрашиваемая информация не может быть предоставлена для ознакомления в предусмотренные сроки в случае наступления обстоятельств непреодолимой силы. Решение об отсрочке доводится до сведения лица, которое подало запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования принятого решения.

 

9.                  Обращения граждан исполняются не более одного месяца со дня их поступления, а те, которые не нуждаются в дополнительном изучении, - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления.

Если в месячный срок решить затронутые в обращении вопросы невозможно, руководитель учреждения или его заместитель устанавливает необходимый срок для его рассмотрения, о чем сообщают лицу, которое подало обращение. При этом общий срок решения вопросов, затронутых в обращении, не может превышать 45 дней.

 

10.           Письма-поручения и письма-запросы учреждений высшего уровня исполняются до указанного в них срока.

Телеграммы, в которых затрагиваются вопросы, которые нуждаются в срочном решении, исполняются до двух дней, остальные - на протяжении 10 дней.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 19 к Инструкции

 (пункт 6.1)

 

 

	Государственное профессиональное образовательное учреждение «Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»		Утверждаю Директор __________ И.О. Фамилия «______»_______  20____ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                       

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ  № _____

на 0000 год

 

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов, частей)	№ статьи и срок хранения по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

 

______________________________________________________________________________

(наименование раздела*)

 

 

Делопроизводитель                           ___________            ___________________________     

(подпись)                   (инициалы (инициал имени), фамилия)

«____» _____  20____ г.

 

Виза архивариуса

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Экспертной

комиссии колледжа

№_____  от  «____» _______ 20____ г.                                

                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Продолжение приложения 19

 

 

Итоговая  запись  о  категориях  и  количестве  дел,  составленных  в ______ году в учреждении

 

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭК»
1	2	3	4
Постоянного
Долговременного (больше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Всего

 

Делопроизводитель                                                                                         

                                                                                        (подпись)              (инициалы (инициал имени), фамилия)

 

«____» ______20____ г.

 

Итоговые сведения переданы в архив колледжа

 

 

Наименование должности лица,

ответственного за передачу

сведений                                                   ___________            ___________________________       

(подпись)                   (инициалы (инициал имени), фамилия)

«____» _____  20____ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма сводной номенклатуры дел

Приложение 20 к Инструкции

 (пункт 7.1.6)

 

	Государственное профессиональное образовательное учреждение «Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»		Утверждаю Директор __________ И.О. Фамилия «______»_______  20____ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

АКТ 

«____» ______ 20 ____ г.  № _____

____________________

       (место составления)

 

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

 

            Отобраны к уничтожению  как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы:

 

 

№ п/п	Заголовок дела	Край-ние даты	Индекс дела по номен-клатуре	Кол-во дел, папок, томов	Срок хранения  и №№ статей по перечню
1	2	3	4	5	6

 

Итого _________________________________ дел  за ___________________годы

                   (цифрами и прописью)

 

 

 

Делопроизводитель                           ___________            ___________________________     

(подпись)                   (инициалы (инициал имени), фамилия)

 

 

Архивариус                                       ___________            ___________________________      

(подпись)                   (инициалы (инициал имени), фамилия)

 

 

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

 

 

 

Приложение 21 к Инструкции

 (пункт 7.2.3)

 

 

ГПОУ «Донецкий государственный колледж пищевых технологий и торговли»

 

_____________________________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

 

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного подразделения

____________    ___________________________

 (подпись)               (инициалы (инициал имени), фамилия)

 

 

О П И С Ь № ______

 

№ п/п	Индекс дела	Название (заголовок) дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примеч ание
1	2	3	4	5	6*	7
Название раздела

 

В данную опись внесено                                                       дел с №      по №___ , в том числе:

(цифрами и прописью)

 

литерные номера __________________________

 

пропущенные номера ________________________

 

 

Наименование должности

составителя описи                                       ___________            ___________________________       

(подпись)                   (инициалы (инициал имени), фамилия)

«____» _____  20____ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Продолжение приложения 21

 

 

 

	СОГЛАСОВАНО Делопроизводитель ___________      ___________________________         (подпись)         (инициалы (инициал имени), фамилия) «____» _____  20____ г.		ОДОБРЕНО Протокол заседания экспертной комиссии** структурного подразделения от «____» _____ 20 ____ г. № ____

 

 

                                                                                                                        

 

 

 

 

Передал                                                                                               дел

                                                   (цифрами и прописью)

 

 

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения                      ___________            ___________________________

  (подпись)                   (инициалы (инициал имени), фамилия)

«____» _____  20____ г.

 

 

Принял                                                                                                 дел

                                                         (цифрами и прописью)                                                      

 

 

Архивариус                                                  ___________            ___________________________

  (подпись)                   (инициалы (инициал имени), фамилия)

«____» _____  20____ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

* Графа шестая не заполняется в описях дел постоянного срока хранения.

** При наличии экспертной комиссии структурного подразделения.

 

 

 

 

 

 

 

Форма описи дел структурного подразделения учреждения

 

 

 

Приложение 22 к Инструкции

 (пункт 7.3.1)

 

 

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ________________

 

 

№ п/п	Номер документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

 

 

Итого _______________________________________ документов, количество

(цифрами и прописью)

листов внутренней описи ________________________________.

(цифрами и прописью)

 

 

 

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                                       ___________            ___________________________

  (подпись)                   (инициалы (инициал имени), фамилия)

«____» _____  20____ г.

 

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма внутренней описи документов дела

 

 

Приложение 23 к Инструкции

(пункт 7.3.1)

 

 

 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № __________

(раздела описи)

 

В деле подшито и пронумеровано ______________________________ лист (ов),

                                                            (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ______________________________________________;

пропущенные номера листов _________________________________________;

+ листов внутренней описи ___________________________________________.

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

 

 

Наименование должности сотрудника (лица,

составившего лист-заверитель)          ___________            ___________________________

  (подпись)                   (инициалы (инициал имени), фамилия)

«____» _____  20____ г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат A4 (210 x 297 мм)

 

 

Форма листа-заверителя дела

 

 

 

 

 

Приложение 24 к Инструкции

(пункт 7.3.1)

 

 

Форма обложки (титульного листа) дела

 

Приложение 25 к Инструкции

(пункт 3.18.4)

 

Ж У Р Н А Л

учета печатей и штампов

 

№ п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименова- ние печати (штампа)	Дата по- лучения печати (штампа) от изгото- вителя	Предприятие- изготовитель, дата и № со- проводитель- ного доку- мента	Кому выдана (должность, структурное подразделение)	Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтоже- ния печати	Дата, номер акта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Форма журнала учета печатей и штампов

СОДЕРЖАНИЕ

 

1	Общие положения		2
1.1	Основные понятия		3
2	Документы Колледжа
2.1	Документирование управленческой информации		3
2.2	Бланки документов		4
3	Оформление реквизитов документов
3.1	Изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики		5
3.2	Коды		5
3.3	Наименование учреждения		5
3.4	Справочные данные об учреждении		5
3.5	Название вида документа		5
3.6	Дата документа		5
3.7	Регистрационный номер документов		6
3.8	Ссылка на регистрационный номер и дату		6
3.9	Место составления или издания		6
3.10	Адресат		7
3.11	Гриф утверждения документа		7
3.12	Резолюция		7
3.13	Заголовок к тексту документа		8
3.14	Текст документа		8
3.15	Отметки о наличии приложений		9
3.16	Подпись		10
3.17	Визы и гриф согласования		12
3.18	Оттиск печати		13
3.19	Отметка о заверении копий документов		13
3.20	Отметки о создании, выполнении документа, наличие его в электронной форме и поступление в Колледж		14
4	Составление некоторых видов документов
4.1	Приказы (распоряжения)		15
4.2	Протоколы		17
4.3	Служебные письма		19
4.4	Заявление		20
4.5	Характеристика		20
4.6	Телефонограмма		21
4.7	Электронные сообщения		22
4.8	Информационно-справочные документы		22
4.9	Документы о служебных командировках		23
5	Организация документооборота и исполнения документов
5.1	Требования для рационализации документооборота		23
5.2	Учет объема документооборота		24
5.3	Прием и первичная обработка документов, поступающих в учреждение		24
5.4	Предварительное рассмотрение документов		25
5.5	Регистрация документов		26
5.6	Организация передачи документов и их исполнения		27
5.7	Организация контроля исполнения документов		28
5.8	Информационно-справочная работа с документами		28
5.9	Порядок обработки и передачи исходящих документов		28
6	Систематизация и хранения документов в делопроизводстве
6.1	Составление номенклатуры дел		29
6.2	Формирование дел		31
6.3	Хранение документов в Колледже		32
7	Порядок подготовки дел к передаче для архивного хранения
7.1	Экспертиза ценности документов		33
7.2	Составление описей дел		33
7.3	Оформление дел		35
7.4	Передача дел в архив Колледжа		36
Приложение 1		к Инструкции (пункт 2.1). Требования к оформлению документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств	37
Приложение 2		к Инструкции (пункт 2.2.2). Общий бланк для создания разных видов документов	39
Приложение 3		к Инструкции (пункт 2.2.2, 4.3.6). Бланк письма	40
Приложение 4		к Инструкции (пункт 2.2.2). Бланк приказа	41
Приложение 5		к Инструкции (пункт 2.2.2, 4.1.18). Бланк распоряжения	42
Приложение 6		к Инструкции (пункт 2.15). Примерный перечень документов, которые утверждаются с проставлением грифа утверждения	43
Приложение 7		к Инструкции (пункт 3.18.2). Примерный перечень документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью	44
Приложение 8		к Инструкции (пункт 2.28.4.17). Образец оформления полного протокола	45
Приложение 9		к Инструкции (пункт 4.4). Образец заявления	46
Приложение 10		к Инструкции (пункт 4.5). Образец служебной характеристики	47
Приложение 11		к Инструкции (пункт 4.8.1). Образец оформления докладной записки	48
Приложение 12		к Инструкции (пункт .4.8.2). Образец оформления объяснительной записки	49
Приложение 13		к Инструкции (пункт 4.8.3). Образец оформления служебной записки	50
Приложение 14		к Инструкции (пункт 4.8.4). Образец оформления акта	51
Приложение 14а		к Инструкции (пункт 4.8.4). Образец оформления акта о передаче в архив	52
Приложение 15		к Инструкции (пункт 4.9.1). Журнал регистрации командировок	53
Приложение 16		к Инструкции (пункт 5.4.5). Примерный перечень документов, которые не подлежат регистрации службой делопроизводства	54
Приложение 17		к Инструкции (пункт 5.5.7). Журналы регистрации входящих и исходящих документов	55
Приложение 18		к Инструкции (пункт 5.7.3). Сроки исполнения основных документов	56
Приложение 19		к Инструкции (пункт 6.1). Номенклатура дел учреждения	58
Приложение 20		к Инструкции (пункт 7.1.6). Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	60
Приложение 21		к Инструкции (пункт 7.2.3) Опись дел структурного подразделения учреждения	61
Приложение 22		к Инструкции (пункт 7.3.1) Внутренняя опись документов дела	63
Приложение 23		к Инструкции (пункт 7.3.1) Лист-заверитель дела	64
Приложение 24		к Инструкции (пункт 7.3.1) Титульный лист дела	65
Приложение 25		к Инструкции (пункт 3.18.4) Журнал учета печатей и штампов	66

 

Скачано с www.znanio.ru