Инструкция о подразделениях

ГБПОУ  «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Система менеджмента качества Нормативные документы                                Инструкция о структурных подразделениях Рег. № ____ Экз. № __                                                                          Директор ГБПОУ  «Сахалинский техникум                                                                          отраслевых технологий и сервиса» ________________ /Д.А.Мартынов УТВЕРЖДАЮ: «_______» _____________  2017г. ИНСТРУКЦИЯ Система менеджмента качества Версия № 1 О структурных подразделениях, о видах деятельности и должностных инструкциях. Порядок разработки, изложения, оформления и содержания. в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2008 Введено с  «___»___________20____г. НД Количество листов: 2017 г Содержание 1 Область применения 2 Нормативные ссылки 3 3 3 Термины, определения и сокращения 4 Общие положения 4 3 5 Управление положениями 6 Управление должностными инструкциями 5 9 7 Порядок утверждения, учета, хранения, внесения изменений и отмены положений и  должностных инструкций 13 8 Порядок учета, внесение изменений и хранение инструкции 14 Приложение А 15 Форма титульного листа П и ДИ 15 Приложение Б 17 Форма колонтитула 17 Формы журналов регистрации 17 Приложение В 18 Форма листа согласования ДИ Лист регистрации изменений Перечень рассылки 20 20 17 18 19 1 Область применения Настоящая   Инструкция   устанавливает   порядок   разработки, 1.1 оформления,   согласования,   введения   в   действие,   регистрации,   внесения изменений и отмены положений о структурных подразделениях, положений о видах деятельности и должностных инструкций. 1.2 Требования настоящей инструкции распространяются на все подразделения ГБПОУ   «Сахалинский   техникум   отраслевых   технологий   и   сервиса», участвующие в сертификации СМК. 2 Нормативные ссылки 2.1 В данной инструкции использованы ссылки на следующие документы: ДП  СМК. Управление документацией. И­СМК  Делопроизводство.  Квалификационный   справочник   должностей   руководителей,   специалистов   и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования»  от   14  августа   2009  г.  N 593  (с  последующими   изменениями   и дополнениями). 3 Термины, определения и сокращения  В   настоящей   инструкции   применены   следующие   термины   с 3.1 соответствующими определениями: Должностная   инструкция  ­   документ,   регламентирующий   деятельность   по каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность.   присвоение   объекту   условного   обозначения Идентификация  (идентификатора)   установленного   в   нормативной   документации,   с   целью выделения   его   в   однородной   массе   или   однородном   массиве   и   исключения ­ возможности перепутывания. Качество – степень соответствия присущих характеристик требованиям. Подлинник – документ, оформленный подлинными установленными подписями и   выполненный   на   любом   материале,   позволяющем   многократное воспроизведение   с   него   копий.   Подлинник   используют   для   изготовления дубликатов и копий. Подразделение – управления, службы, отделы техникума. Положение  –   нормативный   акт,   рассчитанный   на   длительное   действие, устанавливающий   права,   обязанности,   формы,   порядок   деятельности, ответственность подразделений техникума и их должностных лиц.  Система   менеджмента   качества   ­   система   менеджмента   для   руководства   и управления организацией применительно к качеству. При разработке инструкции использовались следующие сокращения: 3.2 ГОС СПО – государственные образовательные стандарты среднего  профессионального образования; ДП – документированная процедура; СТОТиС – Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса; ПРК – представитель руководства по качеству; СМК – система менеджмента качества; ГБПОУ  –  государственное бюджетное профессиональное образовательное  учреждение . ДИ – должностная инструкция; П – положения о видах деятельности и о структурных подразделениях 4 Общие положения 4.1 Положения   о   структурных   подразделениях,   о   видах   деятельности, должностные инструкции, являются документами, регламентирующими работу подразделений   и   конкретных   исполнителей,   и   служат   нормативной   основой четкого   разграничения   выполняемых   подразделениями   и   сотрудниками служебных обязанностей. 4.2 Положения   о   структурных   подразделениях,   о   видах   деятельности, должностные   инструкции   разрабатываются   в   целях   совершенствования управления   техникумом,   повышения   персональной   ответственности сотрудников   за   порученный   объем   работы,   нормирования   и   регламентации трудовых функций. 4.3 Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции разрабатываются   с   учётом   штатного   расписания,   на   основе   единого квалификационного   справочника   должностей   руководителей,   специалистов   и служащих, законодательства в области образования и настоящей инструкции.   Положения о видах деятельности – с учетом требований законодательства в   государственных   образовательных   стандартов, области   образования, нормативно­правовых документов в области образования, на основе настоящей инструкции. 4.4 Необходимость разработки положений о структурных подразделениях, о видах деятельности и должностных инструкции определяется:   изменениями структурно­организационной схемы техникума;  наличием новых требований;  по инициативе руководителя подразделения;  плановым пересмотром.  4.5 Ответственность за своевременную разработку и пересмотр положений о структурных подразделениях, о видах деятельности, должностных инструкций несут руководители структурных подразделений.  Организационно­методическое руководство работами по разработке, а 4.6 также   контроль   за   наличием   утвержденных   положений   о   структурных подразделениях, о видах деятельности, должностных инструкций осуществляют руководители подразделений.  5 Управление положениями 5.1 Положения о видах деятельности являются организационно ­ правовым и методическим документом о видах деятельности подразделения. 5.2 Структурные   элементы   положений   о   видах   деятельности разрабатываются   на   основе   базовой   документации   (нормативно­правовые документы   в   области   образования,   государственные   образовательные стандарты), если не предусмотрены другие регламентирующие требования, то положения о видах деятельности оформляются в соответствии с разделом 5.4 настоящей инструкции.  5.3 Положения   о   структурных   подразделениях   являются   локальным нормативными   актами,   относящимся   к   группе   организационно­правовых документов,   и   определяют   правовой   статус,   задачи   и   функции,   права, обязанности   и   ответственность   подразделения,   а   также   квалификационные требования, права и ответственность его руководителя. Положения содержат следующие разделы: 5.4 Титульный лист (Приложение А) Раздел 1 "Общие положения";  Раздел 2 "Основное содержание (функции, задачи)";  Раздел 3 "Права и ответственность "; Раздел 4 "Взаимодействие с другими подразделениями". Лист согласования; Лист ознакомления. 5.4.1 В разделе «Общие положения» указывается:  точное название структурного подразделения;  место подразделения в организационной структуре техникума;  в чьем непосредственном подчинении находится подразделение;  должность   руководителя   подразделения,   порядок   его   назначения   и освобождения   от   должности,   порядок   его   замещения   в   случае   временного отсутствия;  перечень   основных   правовых,   нормативных   и   инструктивных   материалов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности, в том числе и внутренних документов по техникуму. Ими   могут   быть:   законодательные   акты,   нормативные,   технические   и методические   документы,   требования   которых   распространяются   на деятельность техникума, оказываемые услуги и выпускаемую продукцию, Устав техникума,   документация   СМК,   распорядительные   и   организационно­ нормативные документы организации. 5.4.2 В разделе «Основные положения»:  формулируются   задачи,   направления   деятельности   данного   структурного подразделения или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности;  устанавливается   перечень   функций,   то   есть   перечисляются   действия   или виды   работ,   которые   должно   выполнять   подразделение   для   осуществления поставленных   перед   ним   задач   по   отношению   к   другим   подразделениям техникума.  Функции   должны   полностью   отражать   специфику   деятельности подразделения;   дается   описание   организационной   структуры   подразделения,   указания   о месте   руководителя   внутри   самого   органа,   например,   при   наличии   групп, комиссий и т. д.);  определяется   периодичность,   время   и   вид   проводимых   организационных мероприятий (планерки, совещания я т. п.). В разделе «Права и ответственность» перечисляются права, которыми 5.4.3 обладает подразделение в ходе осуществления своей деятельности:  право   на   получение   необходимых   для   выполнения   задач   и   функций подразделения ресурсов;  право на получение от руководства и структурных подразделений техникума информации, необходимой для эффективной деятельности;  право   знакомиться   с   проектами   организационно­распорядительных   и организационно­нормативных   документов,   регулирующих   сферу   деятельности подразделения;  право   вносить   предложения   руководству   техникума   по   планированию деятельности подразделения, улучшению организации его работы, оптимизации его структуры и штатного состава. Указывается   распределение   ответственности  за   выполнение   разного   вида обязанностей между сотрудниками подразделения. Если иное не предусмотрено законодательством или локальными нормативными правовыми документами, то руководитель   подразделения   несет   ответственность   перед   администрацией техникума согласно действующему законодательству и локальной нормативно­ правовой базе за обеспечение:  выполнения   поставленных   перед   подразделением   задач   и   определенных функций;  работы с документами и их сохранности, своевременного и качественного исполнения поручений и обращений;  выполнения требований правил внутреннего трудового распорядка;  соблюдения в подразделении правил противопожарной безопасности. Материальную ответственность за сохранность ценного имущества техникума несет   сотрудник   подразделения,   принявший   его   на   хранение,   согласно действующему   законодательству   и   локальным   нормативным   правовым документам.   Этот   раздел   отличается   наибольшей   сложностью   разработки,   так   как   здесь нужно   указать   применение   санкций   за   невыполнение   или   некачественное выполнение   задач,   функций,   а   также   определить   условия,   при   которых наступает   та   или   иная   ответственность.   Но,   как   правило,   в   этом   разделе делается   такая   запись:  «Подразделение   несет   ответственность   за   выполнение закрепленных за ним задач и функций».    5.4.4 Раздел «Взаимодействие с другими подразделениями» разрабатывается для определения основных взаимосвязей. В разделе должны быть указаны основные виды   служебных   взаимодействий   подразделения   со   структурными подразделениями техникума, должностными лицами, различными категориями персонала и обучающихся, а также внешними организациями. В этом разделе могут устанавливаться взаимосвязи структурного подразделения с общественными организациями — всевозможными общественными советами и комиссиями, профсоюзом и т. д. 5.4.5 Делопроизводство   ведется   на   основании  И­БМСТ­001.   В   положении может   приводится   перечень   разрабатываемых,   входящих   и   исходящих документов.   5.4.6 Подписи разработчиков, соисполнителей и согласующих лиц располагают на   отдельной   странице   документа.   Порядок   разработки,   согласования   и утверждения положений производится согласно Таблицы 1.  Таблица 1. Порядок разработки, согласования и утверждения положений. Наименование  положения Положения о структурных подразделениях; Положения о видах деятельности Разрабатывают Согласовывает Утверждает Руководители подразделений ПРК Зам директора по НМР Зам.директора по УР Зав учебной частью Директор 5.4.7 С   целью   ознакомления   с   положениями,   в   конец   документа приводится   лист   ознакомления,   в   котором   под   роспись   производится ознакомление   с   должностными   лицами,   участвующими   в   деятельности, описанной в положении. 5.4.8 Материал,   дополняющий   положения   документации,   допускается помещать в приложениях.  5.4.9 В положения не вносятся изменения, они полностью аннулируются и утверждаются вновь. 6 Управление должностными инструкциями 6.1ДИ является локальным нормативным актом, относящимся к группе организационно­правовых   документов,   и   устанавливает   функции,   права, обязанности и ответственность работника. 6.2ДИ   разрабатывается   по   каждой   штатной   должности,   носит обезличенный характер и является организационно­правовой основой для:  определения   соответствия   работника   занимаемой   должности   при оценке его компетентности при приеме на работу, аттестации или увольнении;  привлечения   к   установленной   ответственности   (административной, гражданской или уголовной) за ненадлежащее выполнение своих обязанностей и неиспользование полномочий. 6.3 ДИ составляется на неопределенный срок, описывает обязанности и права   работников.  Все   обязанности   работника   в   соответствии   с   законом подразделяются на три части:   требования, предусмотренные должностной инструкцией;   обязанности,   установленные   государством   и   отмеченные   в   трудовом законодательстве;  обязанности   работника   ­   это   выполнение   индивидуальных   указаний непосредственного руководителя. Если такие распоряжения не выполняются, то это является нарушением трудового законодательства. 6.4  ДИ должны содержать следующие разделы: Титульный лист (Приложение А) Раздел 1 «Общие положения»;  Раздел 2 «Функции»; Раздел 3 «Должностные обязанности»; Раздел 4 «Права»; Раздел 5 «Ответственность»; Лист согласования и ознакомления. 6.4.1 Раздел   "Общие   положения"  содержит   наименование   должности   в соответствии   со   штатным   расписанием   и   основные   сведения   о   ней:   название структурного   подразделения,   подчиненность   данного   работника,   порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период   временного   отсутствия   работника,   требования   к   профессиональной подготовке и квалификации.  Квалификационные   требования   учитывают   два   основных   направления: уровень   образования   (общее,   среднее,   высшее,   специальное)   и   практический опыт, т. е. стаж  работы  на  аналогичной  должности,  однако  техникум  может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.  Отдельным   пунктом   перечисляют   законодательные,   нормативные   и нормативно­методические   документы,   которыми   должен   руководствоваться работник   в   своей   профессиональной   деятельности.   Помимо   актов   общего действия   сюда   включают   перечень   внутренних   организационных   и распорядительных   документов,   которые   должны   быть   известны   работнику, занимающему   ту   или   иную   должность   (Устав,   приказы   и   распоряжения директора   и   непосредственного   руководителя,   положение   о   структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.). 6.4.2   В   разделе  "Функции"   формулируются   основные   направления деятельности должностного лица, виды работ, режим совмещения и замещения. В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, порядок исполнения отдельных поручений.  Раздел   "Функции"   может   быть   совмещен   с   разделом   «Должностные обязанности».   Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа. 6.4.3   В   разделе   «Должностные   обязанности»   устанавливается   порядок исполнения   функций,   видов   работ,   отдельных   поручений,  а   также   этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.  6.4.4 Раздел «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Содержание раздела «Права» напрямую связано с перечнем функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему   для   выполнения   возложенных   на   него   обязанностей,   к   ним   относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных,   необходимых   в   работе,   право   визирования   определенных   видов документов,   а   также   контроля   (над   оформлением   документов,   работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.) 6.4.5   Раздел   «Ответственность»  раскрывает   содержание   и   формы ответственности   должностного   лица   за   результаты   и   последствия   своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В   инструкции   устанавливается   административная,   дисциплинарная   и материальная   ответственность.   Меры   ответственности   устанавливаются   в соответствии с действующим законодательством, Коллективным договором  и с учетом специфики работы ГБОУ СПО «БМСТ». При подготовке этого раздела за основу следует брать разделы «Функции» и «Должностные обязанности», в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица. 6.4.6 Подписи   разработчиков,   соисполнителей   и   согласующих   лиц располагают   на   отдельной   странице   документа.   Порядок   разработки, согласования и утверждения ДИ производится согласно Таблицы 2.  Таблица 2. Порядок разработки, согласования и утверждения ДИ. Наименование  Разрабатывают Согласовывает Утверждает ДИ Руководители подразделений Зам директора по НМР Юрист Инженер по ТБ Директор техникума 6.4.7 Каждый   работник   должен   быть   ознакомлен   с   должностной инструкцией под роспись. 7 Порядок   утверждения,   учета,   хранения,   внесения   изменений   и отмены положений и должностных инструкций 7.1Введение   в   действие   положений   и   ДИ   определяется   датой   их утверждения и действует до ее замены новым документом. 7.2Утвержденные   положения   и   ДИ   регистрируются   в   журналах регистрации   в   отделе   кадров   техникума.   Формы   журналов   регистрации   и оформление колонтитула приведены в Приложении Б.  7.3Подлинники   положений   хранятся   в   учебной   части;   ДИ   ­     в   отделе кадров, второй экземпляр ­ в структурном подразделении. 7.4При необходимости внесения изменений в положения и ДИ проводится полный   пересмотр   и   замена   их   на   новый   документ   с   переутверждением. Ответственность за пересмотр положений и ДИ возлагается на руководителей подразделений и лиц задействованных в их деятельности. 7.5Ознакомление всех работников при приеме на работу с положениями и ДИ под роспись, в листе ознакомления с указанием должности, подписи, даты и расшифровки подписи, производит инспектор отдела кадров.  7.6Непосредственно на рабочих местах, с положениями и ДИ сотрудников знакомит руководитель подразделения, под роспись в копиях положений и ДИ, находящихся в подразделении. 7.7 При   пересмотре   положений   и  ДИ   и   замене   их   на   новую   редакцию, ознакомление работников производится вновь, под роспись в листе согласования и ознакомления подлинника и копии документа. 7.8   ДИ   подписывается   руководителем   структурного   подразделения,   в штатное расписание которого входит указанная должность, как разработчиком, согласовывается с   зам директора по НМР, УР, начальником отдела кадров, юрисконсультом   и   инженером   по   ТБ.   Форма   листа   согласования   документа представлена в Приложении В. 8 Порядок учета, внесение изменений и хранение инструкции 8.1Порядок учета, внесение изменений, хранение и обращение инструкции производится в соответствии с ДП БМСТ­001. 8.2Инструкция рассылается в подразделения, согласно перечня рассылки.  Зам. директора по НМР  __________________ Сафина В.Г. ____ __________20__ г Приложение А (Рекомендуемое) Форма титульного листа П и ДИ Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Сахалинский техникум отраслевых технологий и сервиса» Рег. № ____ Экз. № __                                                                          Директор ГБПОУ  «Сахалинский техникум                                                                          отраслевых технологий и сервиса» УТВЕРЖДАЮ: ________________ /Д.А.Мартынов «_______» _____________  2012г. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Система менеджмента качества Версия № 1 в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2008 «___»___________20____г. НД Количество листов:  Введено с г. Холмск Приложение Б (Рекомендуемое) Форма колонтитула  Организация: ГБПОУ «СТОТиС» Вид документа:  Инструкция о структурных  подразделениях, о видах деятельности и должностных  инструкциях. Порядок разработки, изложения, оформления и содержания.  Стр. в документе: 17 Формы журналов регистрации Форма журнала регистрации П № докуме нта Наименование деятельности Наименование П Дата утвержде ния Фамилия, роспись работника, предоставившего документ на регистрацию Форма журнала регистрации ДИ № докуме нта Наименование подразделения Наименование ДИ Дата утвержде ния Фамилия, роспись работника, предоставившего документ на регистрацию Приложение В  Форма листа согласования ДИ Представитель руководства по качеству __________ Зам директора по НМР __________ Председатель ЦМК __________ Начальник ОК __________ Юрист __________ Инженер по ТБ __________ Разработчик  __________ _______________ Ф.И.О. ___  _________20_ г. _______________ Ф.И.О. ___  _________20_ г. _______________ Ф.И.О. ____ _________20_ г. _______________ Ф.И.О. ____ _________20_ г. _______________ Ф.И.О. ____ _________20_ г. _______________ Ф.И.О. ____ _________20_ г. _______________ Ф.И.О. ____ _________20_ г. Лист регистрации изменений  Номера листов (страниц) Изм Изменен­ Заменен­ ных ных Новых Аннули­ рованных Всего листов (страниц) № докум Входящий № сопроводит ельного документа и дата Подп. Дата № п/п Перечень рассылки  Подразделение