ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству: КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Организация контроля исполнения 5.1.1.  Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку   и   регулирование   хода   исполнения,   снятие   с   контроля,   направление   исполненного документа   в   дело,   учет,   обобщение   и   анализ   хода   и   результатов   исполнения   документов, информирование   руководителей   в   целях   своевременного   и   качественного   исполнения поручений, зафиксированных в документах. 5.1.2.  Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие   исполнения, перечень   которых   утверждается   ректором университета 5.1.3.  Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. 5.1.4.   Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних ­ с даты подписания (утверждения) документа,   а   поступивших   из   других   федеральных   и   региональных   органов   исполнительной власти, организаций и обращений граждан ­ с даты их поступления. Сроки   исполнения   документов   определяются   руководителем,   исходя   из   срока,   установленных   направившей   документ,   или   сроков, установленного   организацией, законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения ­ в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» ­ исполняется в 3­дневный срок, имеющие пометку «оперативно» в 10­дневный срок, остальные ­ в срок не более месяца; по   обращениям   граждан,   поступившим   в   университет   и   требующим   дополнительного изучения и проверки, ­ до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям ­ не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в журнале или регистрационно­контрольной форме. 5.1.5.  Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют: Канцелярский   отдел,   который   еженедельно   готовит   перечень   находящихся   на   контроле поручений, сроки исполнения которых истекают на предстоящей неделе, а также представляет сведения о документах, срок исполнения которых истек, ежеквартально готовит аналитическую сводку о ходе выполнения решений и распорядительных документов университета; руководящие работники ДГУ, на которых возложен контроль за исполнением приказов, распоряжений   и   решений   ученого   Совета   ДГУ.   Они   несут   личную   ответственность   за своевременное выполнение поручений; помощники   ректора   университета   ­   за   исполнением   поручений,   данных   в   протоколах совещаний у ректора университета;  ученый секретарь совета ­ за исполнением поручений, внесенных в протоколы заседаний ученого совета ДГУ; помощники   проректоров   ­   за   выполнением   документов,   поступивших   в   приемные проректоров, и поручений, контроль за выполнением которых возложен на проректоров; ответственные   за   делопроизводство   в   деканатах   и   управлениях     ­   за   исполнение документов, поступивших в структурные подразделения. 5.1.6. Руководители структурных подразделений   ДГУ и деканы факультетов обязаны еженедельно   рассматривать   на   оперативных   совещаниях   состояние   исполнительской дисциплины по документам с поручениями ректора ДГУ, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения, требующие исполнения и подготовки ответа. 5.1.7.   В   случае   исполнения   документа   несколькими   структурными   подразделениями подлинник   документа   направляет   ответственному   исполнителю,   остальные   исполнители получают копии документа. 5.1.8.  При уходе в отпуск, в убытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому   работнику   по   согласованию   с   непосредственным   начальником   и   службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы. 5.1.9.   Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения   поручений   по   существу,   документированного   подтверждения   исполнения   и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представляемых по нему материалах   о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 5.1.10.     Правовое   управление   еженедельно   готовит   сводные   данные   о   состоянии исполнительской   дисциплины,   на   основании   которых   формируются   оперативные   и аналитические отчеты для информирования ректора университета в установленные им сроки или по запросам.