ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству: Общие положения

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.   Инструкция  по делопроизводству в Дагестанском государственном университете (далее ­ Инструкция) устанавливает порядок ведения делопроизводства в). Инструкция   подготовлена   в   соответствии   с   федеральными   законами,   Типовой инструкцией по  делопроизводству. 1.2.     Организация,   ведение   и   совершенствование   системы   документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических   средств   в   работе   с   документами,   методическое   руководство   и   контроль   за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляется Управлением  делами и правового обеспечения. 1.3.     Ответственность   за   организацию   и   состояние   делопроизводства   в   структурных подразделениях,   своевременное   и   качественное   исполнение   документов,   а   также   за   их сохранность   возлагается   на   проректоров,   деканов,   руководителей   управлений   и   отделов. Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к сокращению переписки, не требовать от подведомственных организаций  отчетной документации,  не  предусмотренной действующими   формами   отчетности   и   соответствующими   инструкциями,   обеспечивать правильное   и   рациональное   использование   средств   оргтехники,   расходование   служебных бланков и бумаги. 1.4.  Непосредственное ведение делопроизводства в структурных                          под ­ разделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают   учет   и   прохождение   документов   в   установленные   сроки,   информируют руководство   о   состоянии   их   исполнения,   осуществляют   ознакомление   работников   с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.5.  Сотрудники структурных подразделений несут персональную                             от­ ветственность   за   выполнение   требований   Инструкции,   сохранность   находящихся   у   них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения, который назначает служебную проверку.     Результаты     проверки     сообщаются     в   правовое управление. 1.6.   Передача документов или их копий сторонним организациям допускается после получения официального письменного запроса в адрес с разрешения руководства университета. 1.7.  При уходе работников структурных подразделений университета в отпуск, выезде в командировку (или при длительном отсутствии по другим причинам) все неисполненные ими документы передаются  замещающим  их сотрудникам. 1.8.  При   увольнении   или   переводе   на   другую   работу   работника,   отвечающего   за делопроизводство,   составляется   акт   о   сдаче­приемке   дел   и   документов,       утверждаемый руководителем   структурного   подразделения университета. 1.9. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, осуществляются с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.10.     Правила   ведения   делопроизводства,   установленные   настоящей   Инструкцией, являются обязательными для каждого сотрудника. 1.11.   Порядок   ведения   делопроизводства,   установленный   настоящей   Инструкцией, распространяется   на   документы   несекретного   характера,   включая   документы   ограниченного распространения с грифом «Для служебного пользования». 1.12.  Порядок работы с секретными документами, с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется соответствующими инструкциями