ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству: ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 4.1. Организация документооборота 4.1.1.   Движение   документов   с   момента   их   создания   или   получения   до   завершения исполнения или отправки образует документооборот  4.1.2.   Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в университете, регламентируются инструкцией по делопроизводству.  4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов 4.2.1.     Документы,   поступающие   в,   проходят   первичную   обработку,   предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. 4.2.2.     Вся   корреспонденция,   поступающая   в,   принимается   и   регистрируется сотрудниками Канцелярского отдела. 4.2.3.     Документы   сортируются   на   регистрируемые   и   нерегистрируемые   согласно перечню. 4.2.4.     Конверты   от   поступившей   корреспонденции   сохраняются   и   прилагаются   к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки, согласно почтовому штемпелю, имеют большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате коррес­ понденции. 4.2.5.     На   всех   входящих   документах   на   нижнем   свободном   от   текста   поле   первой страницы   поступившего   документа   канцелярия   ставит   штамп   с   указанием   порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте. 4.2.6.     Документы,   адресованные   руководству   университета,   а   также   без   указания конкретного   лица   или   структурного   подразделения,   предварительно   рассматриваются   в правовом управлении, затем направляются руководству или в подразделение. Предварительное   рассмотрение   документов   проводится   с   целью   распределения поступивших   документов,   не   требующих   обязательного   рассмотрения   руководством,   и направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное   рассмотрение   осуществляется,   исходя   из   оценки   их   содержания,   на основании установленного в университете распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные   руководством   документы   возвращаются   в   Канцелярский   отдел,   где   в специальном журнале  вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник   документа,   который   исполняется   несколькими   структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. 4.2.7.     Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст   поступившей   телефонограммы   записывается   (печатается)   получателем   на специальном бланке или в журнале и  оперативно передается ;  руководителю,  которому она адресована. 4.2.8.   Поступающие   оригиналы   документов   с   электронной   копией   должны   иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. 4.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов 4.3.1.  Документы, отправляемые университетом, передаются почтовой и электрической связью. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Документы,  подлежащие  отправке,  должны  обрабатываться  и  отправляться  в день  их подписания или не позднее следующего рабочего дня. 4.3.2.  С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. 4.4. Порядок прохождения внутренних документов 4.4.1.     Прохождение   внутренних   документов  на   этапах   их   подготовки   и   оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе их исполнения ­ поступающих документов. 4.4.2.     Проекты   распорядительных   документов   после   подготовки   и   согласования   с заинтересованными   подразделениями   и   должностными   лицами   передаются   в   управление правового обеспечения ДГУ для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в канцелярский отдел и общий отдел Управления делами и правового обеспечения для осуществления контроля за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.   4.4.3.     Копии   подписанных   руководителями   распорядительных   документов   в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. 4.4.4.       Передача   документов   между   структурными   подразделениями   осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство.  4.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 4.5.1.     Электронная   почта   ­   один   из   компонентов   системы   автоматизации документооборота,   средство   доставки,   отправки   информации   и   ее   передачи   между пользователями   как   внутри   университета,   так   и   между   организациями,   имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 4.5.2.     Электронные   сообщения,   посылаемые   по   электронной   почте,   исполняются аналогично   документам   на   бумажных   носителях,   при   наличии   определенной   специфики   в процессе исполнения. 4.5.3.     Отправитель   электронного   сообщения   запускает   программу   отправки   почты   и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и   редактировать   с   помощью   текстовых   редакторов.   Электронные   сообщения   передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому   абоненту   в   электронной   почте   выделяется   индивидуальный   почтовый   ящик (область   памяти   ЭВМ),   которому   присваивается   код   пользователя,   и   обмен   электронными ящики. сообщениями осуществляется почтовые через       эти     Электронные документы включаются в номенклатуру дел университета. 4.5.4.   При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи   автоматизированной   регистрации.   Отправителю   необходимо   поставить   отметку «соответствует оригиналу». 4.5.5.  При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем   передаваемого   документа   (текста,   схемы,   графического   изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявка хранится в течение одного года; ответственность   за   содержание   передаваемой   информации   возлагается   на   исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»; подлежащий   передаче   документ   учитывается   в   журнале   установленной   формы. Подлинники  документов  после  передачи  возвращаются  исполнителям   с  отметкой  о  времени отправки; поступившие   факсограммы   учитываются   в   журнале   установленной   формы   без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные ­ немедленно; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 4.6. Работа исполнителей с документами 4.6.1.   Деканы,   начальники   структурных   подразделений   университета   обеспечивают оперативное   рассмотрение   документов,   доведение   их   до   исполнителей   в   день   поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 4.6.2.   При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. При   необходимости   размножения   документа   или   других   задержках   исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования. 4.6.3.     Исполнение   документа   предусматривает:   сбор   и   обработку   необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание   (утверждение)   руководством   университета   или   начальниками   структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель   определяет   необходимое   количество   экземпляров   документа,   передает документ   на   тиражирование.   На   документ,   рассылаемый   более,   чем   в   четыре   адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 4.6.4.   Ответственный  исполнитель  несет  персональную  ответственность  за полноту  и достоверность информации, использованной при подготовке документа.