ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству: ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Организация   документов   в   делопроизводстве   представляет   собой   совокупность   видов работ,   обеспечивающих   сохранность,   учет,   систематизацию   документов,   формирование   и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив университета (далее именуется ­ архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на доку­ менты,  нормативно­методическими  документами   Федерального  архивного  агентства,   а  также соответствующими   нормативно­методическими   документами   по   архивному   делу   и делопроизводству университета. Основными   видами   работ,   обеспечивающими   правильную   организацию   документов   в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 7.1.  Формирование и оформление дел 7.1.1.  Формирование дел ­ группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 7.1.2.     Контроль   за   правильным   формированием   дел   осуществляется   канцелярским отделом ДГУ. 7.1.3.     При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело   только   исполненные   документы   в   соответствии   с   заголовками   дел   по   номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; поме­ щать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «2» и т.д. 7.1.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно­логической последовательности или их сочетании. Распорядительные   документы   группируются   в   дела   по   видам   и   хронологии   с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных и региональных законов в области образования, нормативно­правовых документов Минобрнауки России, Федеарльного агентства по образованию, Федеральных служб по надзору в сфере образования и науки. Документы заседаний ученого совета группируются в одно дело. Положения,   инструкции,   утвержденные   распорядительными   документами,   являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы   по   основной   деятельности   группируются   отдельно   от   приказов   по   личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ­ответ помещается за документом­запросом. При   возобновлении   переписки   по   определенному   вопросу,   начавшейся   в   предыдущем   году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. 7.1.5.   Для   учета   документов   определенных   категорий   дел   постоянного   и   временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя   опись   документов   дела   составляется   также   на   дела   постоянного   и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки   которых   не   раскрывают   конкретное   содержание   документов.   Внутренняя   опись составляется   на   отдельном   листе   по   установленной   форме,   которая   содержит   сведения   о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой   указывается   цифрами   и   прописью   количество   включенных   в   нее   документов   и количество листов внутренней описи. Внутренняя   опись   документов   дела   подписывается   составителем   с   указанием расшифровки  подписи,  должности  и даты  составления описи. Если  дело уже  переплетено и подшито,   то   заверенная   составителем   внутренняя   опись   документов   дела   подклеивается   за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 7.1.6.     Документы,   составляющие   дело,   подшиваются   или   переплетаются   с   учетом возможного   свободного   чтения   текста   всех   документов.   При   подготовке   дел   к   подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела   временного   (до   10   лет   включительно)   хранения   допускается   хранить   в скоросшивателях,   не   проводить   пересистематизацию   документов   в   деле,   листы   дела   не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 7.2. Организация оперативного хранения документов 7.2.1.     С   момента   заведения   и   до   передачи   в   архив     дела   хранятся   по   месту   их формирования. Начальники структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела,   находящиеся   в   рабочих   комнатах   и   специально   отведенных   для   этой   цели помещениях,   располагаются   в   вертикальном   положении   корешками   наружу   в   запираемых шкафах,   обеспечивающих   их   полную   сохранность,   предохраняющих   документы   от   пыли   и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные   дела   постоянного   и   долговременного   (свыше   10   лет)   сроков   хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив университета.